Ένα dashboard είναι πιο χρήσιμο όταν φαίνεται τη στιγμή της απόφασης.
Ένας διευθυντής πωλήσεων αποφασίζει για το pipeline. Βοηθά αν το dashboard είναι ενσωματωμένο στο CRM, εκεί που δουλεύει. Βοηθά αν το έχει στους σελιδοδείκτες και ανοίγει σε δύο δευτερόλεπτα. Βοηθά αν παίρνει το dashboard με email και βλέπει τον δείκτη κάθε Δευτέρα.
Ενσωμάτωση σημαίνει ότι βάζεις το dashboard εκεί που δουλεύει ήδη ο χρήστης. Κοινοποίηση σημαίνει ότι το στέλνεις στον χρήστη.
Και τα δύο μειώνουν την τριβή. Ο δείκτης φτάνει σε αυτόν που αποφασίζει. Δεν χρειάζεται αλλαγή εργαλείου.
Ενσωμάτωση dashboards
Ενσωμάτωση στο CRM
Το dashboard πωλήσεων είναι ενσωματωμένο στο CRM. Ο διευθυντής πωλήσεων ανοίγει το CRM και βλέπει το dashboard στην πλαϊνή στήλη. Δεν αλλάζει εργαλείο.
Ενσωμάτωση στο προϊόν
Το dashboard προϊόντος είναι ενσωματωμένο στο εσωτερικό εργαλείο διαχείρισης. Ο υπεύθυνος προϊόντος βλέπει δεδομένα χρηστών. Δίπλα στο προφίλ του χρήστη βλέπει το dashboard υιοθέτησης λειτουργιών. Το περιεχόμενο ταιριάζει με αυτό που κάνει εκείνη τη στιγμή.
Ενσωμάτωση στο εργαλείο επικοινωνίας
Το dashboard είναι ενσωματωμένο στο chat της ομάδας. Ένα μήνυμα δημοσιεύει κάθε μέρα τα έσοδα. Η ομάδα δεν χρειάζεται να ανοίξει το εργαλείο των dashboards. Βλέπει τον δείκτη μέσα στο chat.
Ενσωμάτωση στο email
Οι δείκτες του dashboard στέλνονται με email στους ενδιαφερόμενους. Το email δείχνει έσοδα, μετατροπές και churn. Ανοίγουν το email αντί να φορτώσουν το dashboard.
Αποτέλεσμα
Η ενσωμάτωση μειώνει την τριβή. Ο χρήστης βλέπει τον δείκτη στο εργαλείο που ήδη χρησιμοποιεί. Χωρίς έξτρα κλικ. Χωρίς αλλαγή εργαλείου.
Κοινοποίηση dashboards
Αναφορές με email
Το dashboard στέλνεται με email κάθε εβδομάδα ή κάθε μέρα. Ο παραλήπτης διαβάζει το email και βλέπει τον δείκτη.
Ειδοποιήσεις στο chat
Ο δείκτης του dashboard δημοσιεύεται στο chat όταν αλλάζει. Ειδοποίηση: τα έσοδα πέφτουν. Τρία τοις εκατό κάτω από τον στόχο. Έλεγξε τι συμβαίνει.
Ενσωμάτωση μέσω API
Ένα εξωτερικό σύστημα τραβά τον δείκτη του dashboard. Παράδειγμα: η κεφαλίδα της ιστοσελίδας δείχνει πέντε χιλιάδες πελάτες που εξυπηρετήθηκαν. Ο αριθμός έρχεται από το dashboard πελατών μέσω API.
Δημόσια dashboards
Το dashboard έχει δημόσιο URL. Όποιος έχει τον σύνδεσμο μπορεί να το δει. Δεν χρειάζεται σύνδεση. Βολεύει για dashboards προς ενδιαφερόμενους (επενδυτές, δείκτες που βλέπουν οι πελάτες).
Εγγραφή σε dashboard
Ο χρήστης γράφεται σε ένα dashboard. Παίρνει ειδοποίηση όταν αλλάζει ένας δείκτης. Ειδοποίηση: το ποσοστό μετατροπής έπεσε κάτω από δύο τοις εκατό. Έλεγξε τι συμβαίνει.
Πραγματικό παράδειγμα: dashboards σε όλο τον οργανισμό
Ομάδα πωλήσεων
Το dashboard είναι ενσωματωμένο στο CRM. Ο διευθυντής πωλήσεων ανοίγει το CRM και η πλαϊνή στήλη δείχνει το dashboard του pipeline. Pipeline ανά στάδιο, πρόοδος στόχου, πρόβλεψη. Δεν χρειάζεται να αλλάξει εργαλείο. Όλες οι πληροφορίες είναι στο CRM.
Ομάδα marketing
Το dashboard έρχεται μέσα στο email. Κάθε Δευτέρα στις 6 το πρωί φτάνει email με τους δείκτες της προηγούμενης εβδομάδας. Επισκέψεις, μετατροπές, κόστος ανά απόκτηση, ROAS. Η ομάδα το διαβάζει με τον καφέ. Έχει όλη την εικόνα για την εβδομάδα που ξεκινά.
Διοικητική ομάδα
Το dashboard είναι ενσωματωμένο στο chat. Κάθε μέρα στις 8 το πρωί ένα μήνυμα δείχνει: έσοδα (πεντακόσιες χιλιάδες), churn (δύο τοις εκατό), νέοι πελάτες (είκοσι), έσοδα επέκτασης (μία κόμμα δύο χιλιάδες). Ο CEO διαβάζει το μήνυμα. Ξέρει την υγεία της επιχείρησης με ένα μήνυμα.
Ομάδα προϊόντος
Το dashboard είναι ενσωματωμένο σε εσωτερικό εργαλείο. Ο υπεύθυνος προϊόντος διαβάζει σχόλια χρηστών. Το εσωτερικό εργαλείο δείχνει την υιοθέτηση λειτουργιών από τον χρήστη. Η πλαϊνή στήλη δείχνει: υιοθέτηση λειτουργίας σε όλη την εταιρεία (σαράντα τοις εκατό), υιοθέτηση σε αυτό το τμήμα χρηστών (τριάντα τοις εκατό). Ο υπεύθυνος βλέπει το πλαίσιο του χρήστη και της εταιρείας. Αποφασίζει.
Ομάδα λειτουργιών
Το dashboard έχει δημόσιο URL. Η σελίδα κατάστασης δείχνει uptime (99,95 τοις εκατό) και χρόνο απόκρισης (150ms). Οι πελάτες ελέγχουν την κατάσταση του συστήματος χωρίς σύνδεση. Δημόσια εμπιστοσύνη ότι το σύστημα είναι υγιές.
Ομάδα υποστήριξης
Ειδοποιήσεις dashboard στο chat. Όταν η ικανοποίηση πελατών πέφτει κάτω από τον στόχο, στέλνεται ειδοποίηση. Ο υπεύθυνος υποστήριξης ελέγχει αμέσως. Η ειδοποίηση εμποδίζει την ποιότητα να πέσει απαρατήρητα.
Αποτέλεσμα
Με την ενσωμάτωση και την κοινοποίηση, οι δείκτες φτάνουν σε αυτούς που αποφασίζουν, εκεί που βρίσκονται. Χωρίς τριβή. Χωρίς έξτρα εργαλείο. Οι αποφάσεις βγαίνουν πιο γρήγορα και με καλύτερη πληροφόρηση.
Καλές πρακτικές για ενσωμάτωση και κοινοποίηση
Κράτα το απλό
Το ενσωματωμένο dashboard πρέπει να είναι πιο απλό από το πλήρες. Δείξε μόνο τρεις έως πέντε δείκτες. Κάθε τι παραπάνω είναι θόρυβος σε ενσωματωμένο περιβάλλον.
Σεβάσου το πλαίσιο
Το email πρέπει να διαβάζεται στο πρόγραμμα email (όχι screenshot που θέλει μεγέθυνση). Το chat πρέπει να χωράει στη μορφή του μηνύματος. Ο ενσωματωμένος δείκτης πρέπει να ταιριάζει με το περιβάλλον που τον φιλοξενεί.
Σεβάσου τη συχνότητα
Καθημερινό email είναι πολύ (υπερφόρτωση). Το εβδομαδιαίο είναι καλό. Οι ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο πρέπει να είναι σπάνιες (με βάση όριο, όχι σε κάθε αλλαγή).
Προστάτεψε τα ευαίσθητα δεδομένα
Μη μοιράζεσαι dashboards με αμοιβές. Μη μοιράζεσαι δεδομένα συγκεκριμένων πελατών. Μοιράσου μόνο δείκτες που μπορούν να είναι δημόσιοι.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο συχνά πρέπει να στέλνουμε dashboards με email;
Η εβδομαδιαία αποστολή είναι το σύνηθες. Η καθημερινή είναι πολλή (υπερφόρτωση). Η μηνιαία είναι αραιή (τα στοιχεία παλιώνουν ως το τέλος του μήνα). Το εβδομαδιαίο email φτάνει Δευτέρα πρωί και ο παραλήπτης το διαβάζει όταν σχεδιάζει την εβδομάδα. Για έκτακτες ειδοποιήσεις (κάτι πήγε πολύ στραβά), στείλε αμέσως. Για τους συνηθισμένους δείκτες, το ρυθμό τον δίνει η εβδομάδα. Δοκίμασε όμως με τους παραλήπτες. Αν η εβδομαδιαία αποστολή είναι πολλή, πήγαινε σε δεκαπενθήμερη. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY μπορείς να το στήσεις κατευθείαν στην ιστοσελίδα σου.
Τα ενσωματωμένα dashboards πρέπει να ανανεώνονται αυτόματα ή να είναι στατικά στιγμιότυπα;
Καλύτερα να ανανεώνονται αυτόματα. Το ενσωματωμένο dashboard πρέπει να δείχνει τρέχοντα δεδομένα, όχι στιγμιότυπο από το πρωί. Αν η αυτόματη ανανέωση προκαλεί καθυστέρηση, χρησιμοποίησε στιγμιότυπο. Η καθυστέρηση είναι χειρότερη από τα λίγο παλιά δεδομένα. Τεστ: αν η ανανέωση κρατά πάνω από πέντε δευτερόλεπτα, χρησιμοποίησε στατικό στιγμιότυπο (ανανέωση κάθε ώρα αντί για κάθε λεπτό). Ισορρόπησε φρεσκάδα και ταχύτητα.
Πώς εμποδίζουμε τα ενσωματωμένα dashboards να επιβραδύνουν το σύστημα που τα φιλοξενεί;
Φόρτωσε το dashboard ως iframe. Το σύστημα που το φιλοξενεί δεν επιβαρύνεται από τη φόρτωση. Το dashboard φορτώνει ανεξάρτητα. Αν το dashboard είναι αργό, αργεί μόνο η ενσωματωμένη προβολή, όχι το σύστημα. Η απομόνωση με iframe είναι καλή πρακτική για την ταχύτητα. Εναλλακτικά: κράτα το dashboard στη μνήμη cache και ανανέωσέ το κάθε ώρα αντί για πραγματικό χρόνο.
Τα ενσωματωμένα dashboards πρέπει να δείχνουν ανάλυση σε βάθος ή μόνο τον κύριο δείκτη;
Μόνο τον κύριο δείκτη σε ενσωμάτωση σε email ή chat (δεν υπάρχει χώρος για ανάλυση σε βάθος). Ανάλυση σε βάθος στα dashboards που είναι ενσωματωμένα σε εργαλείο (περισσότερος χώρος, ο χρήστης μπορεί να εξερευνήσει). Ταίριαξε τη μορφή ενσωμάτωσης με το τι μπορεί να κάνει ο χρήστης. Το dashboard σε email δείχνει το πολύ τρεις δείκτες. Το dashboard σε εργαλείο μπορεί να δείχνει δέκα δείκτες με ανάλυση σε βάθος.
Πώς αποφεύγουμε την κούραση από πάρα πολλές αυτόματες αποστολές dashboards;
Όρισε το πολύ τρία dashboards ανά άτομο. Πάρα πολλά email, μηνύματα και ειδοποιήσεις κάνουν τον κόσμο να τα αγνοεί. Άφησε τον χρήστη να διαλέξει σε ποια dashboards γράφεται. Η κούραση από ειδοποιήσεις σκοτώνει τη χρησιμότητα. Ξεκίνα με ένα κρίσιμο dashboard. Πρόσθεσε κι άλλα μόνο αν ζητηθούν. Ρώτα τους χρήστες ποια dashboards χρησιμοποιούν πραγματικά. Κόψε τα υπόλοιπα.
Πρέπει να δείχνουμε στους χρήστες την πηγή και την ώρα ανανέωσης του dashboard;
Ναι, για διαφάνεια. Το email πρέπει να γράφει: Δεδομένα από τις 6 το πρωί σήμερα ή Τελευταία ενημέρωση πριν από δύο λεπτά. Ο χρήστης πρέπει να ξέρει πόσο φρέσκα είναι τα δεδομένα. Δείχνει διαφάνεια. Δείχνει ότι το dashboard συντηρείται. Αποφεύγει και τη σύγχυση: ο χρήστης βλέπει έναν παλιό αριθμό και θέλει να μάθει γιατί. Η ώρα ανανέωσης το εξηγεί.