Υπάρχουν δύο τρόποι για dashboards: σε πραγματικό χρόνο και προγραμματισμένα.
Το dashboard σε πραγματικό χρόνο ανανεώνεται κάθε λεπτό ή κάθε ώρα. Παράδειγμα: ένα dashboard λειτουργιών για την ομάδα που παρακολουθεί το uptime. Η ομάδα βλέπει αμέσως ένα άλμα στα σφάλματα. Αντιδρά αμέσως. Κόστος: ακριβή υποδομή που υπολογίζει συνεχώς τους δείκτες.
Το προγραμματισμένο dashboard ανανεώνεται μία φορά την ημέρα στις 6 το πρωί. Παράδειγμα: dashboard για τη διοίκηση. Ο CEO βλέπει τα έσοδα στις 6 το πρωί. Αρκεί για αποφάσεις που παίρνονται μία φορά την ημέρα. Κόστος: φθηνή και απλή υποδομή.
Διάλεξε με βάση το πόσο συχνά αποφασίζεις και πόσο κόστος αντέχεις.
Πότε χρειάζεται πραγματικός χρόνος
Dashboards λειτουργιών
Το σύστημα μπορεί να πέσει. Η ομάδα πρέπει να το μάθει αμέσως. Μία ώρα καθυστέρηση είναι πολλή. Φτιάξε το σε πραγματικό χρόνο.
Dashboards αντιμετώπισης συμβάντων
Συμβαίνει ένα πρόβλημα. Ο μηχανικός εφημερίας πρέπει να δει την τρέχουσα κατάσταση. Τα παλιά δεδομένα είναι επικίνδυνα. Φτιάξε το σε πραγματικό χρόνο.
Dashboards συναλλαγών
Μετράνε τα δευτερόλεπτα. Δεδομένα πέντε λεπτών είναι άχρηστα. Φτιάξε το σε πραγματικό χρόνο.
Dashboards για πελάτες
Οι πελάτες θέλουν να δουν την τρέχουσα κατάσταση του συστήματος. Μια κατάσταση από έξι ώρες πριν παραπλανά. Φτιάξε το σε πραγματικό χρόνο.
Πότε αρκεί το προγραμματισμένο
Dashboards διοίκησης
Ο CEO κοιτά μία φορά την ημέρα. Δεδομένα των 6 το πρωί αρκούν. Η απόφαση παίρνεται μία φορά την ημέρα. Κοστίζει λιγότερο να υπολογίζεται μία φορά την ημέρα.
Dashboards marketing
Τα δεδομένα καμπάνιας ανανεώνονται καθημερινά. Μία μέρα καθυστέρηση δεν είναι κρίσιμη. Η ομάδα αποφασίζει μία φορά την ημέρα.
Οικονομικά dashboards
Τα δεδομένα του τέλους του μήνα είναι οριστικά. Δεν χρειάζονται καθημερινές ενημερώσεις. Εβδομαδιαία ή μηνιαία ενημέρωση αρκεί.
Dashboards πωλήσεων
Ο διευθυντής πωλήσεων ελέγχει τον στόχο κάθε μέρα. Τα δεδομένα της χθεσινής μέρας αρκούν. Η απόφαση βασίζεται σε πρόσφατα δεδομένα, όχι σε πραγματικό χρόνο.
Σύγκριση κόστους
Dashboard σε πραγματικό χρόνο: κόστος υποδομής εκατό χιλιάδες δολάρια τον χρόνο. Κόστος συντήρησης πενήντα χιλιάδες τον χρόνο. Σύνολο: εκατόν πενήντα χιλιάδες ετησίως.
Προγραμματισμένο dashboard: κόστος υποδομής πέντε χιλιάδες δολάρια τον χρόνο. Κόστος συντήρησης πέντε χιλιάδες τον χρόνο. Σύνολο: δέκα χιλιάδες ετησίως.
Διαφορά: εκατόν σαράντα χιλιάδες δολάρια τον χρόνο. Τεράστια. Χρησιμοποίησε πραγματικό χρόνο μόνο αν τον χρειάζεσαι πραγματικά.
Πραγματικό παράδειγμα: τρία dashboards με διαφορετική συχνότητα ανανέωσης
Dashboard διοίκησης (προγραμματισμένο καθημερινά στις 6 το πρωί)
Έσοδα, churn, κόστος απόκτησης, έσοδα επέκτασης. Ανανεώνεται μία φορά την ημέρα. Κόστος: χαμηλό.
Dashboard πωλήσεων (προγραμματισμένο ανά ώρα)
Pipeline, στόχος, πρόβλεψη. Ανανεώνεται κάθε ώρα, στην αρχή της ώρας. Η ομάδα το ελέγχει στην αρχή και στο τέλος της ημέρας. Κόστος: μέτριο.
Dashboard λειτουργιών (πραγματικός χρόνος)
Uptime, ποσοστό σφαλμάτων, χρόνος απόκρισης. Ανανεώνεται κάθε λεπτό. Η ομάδα το παρακολουθεί συνεχώς. Ο μηχανικός εφημερίας το χρησιμοποιεί σε συμβάντα. Κόστος: υψηλό.
Στρατηγική
Τρία dashboards με τρεις διαφορετικές συχνότητες ανανέωσης. Το καθένα ταιριάζει στη χρήση του. Μην κάνεις όλα τα dashboards σε πραγματικό χρόνο (πολύ ακριβό). Μην τα κάνεις όλα προγραμματισμένα (θα χάσεις προβλήματα που θέλουν άμεση αντίδραση).
Υβριδική προσέγγιση: ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο και προγραμματισμένα dashboards
Το dashboard ανανεώνεται μία φορά την ημέρα (φθηνό). Μια ειδοποίηση στέλνεται αν ένας δείκτης περάσει ένα όριο (ακριβό αλλά ακριβές). Παράδειγμα: το dashboard εσόδων ανανεώνεται καθημερινά. Αλλά μια ειδοποίηση στέλνεται αν τα ημερήσια έσοδα πέσουν πενήντα τοις εκατό (έλεγχος ορίου σε πραγματικό χρόνο). Η ειδοποίηση είναι σπάνια, αλλά άμεση όταν χρειάζεται. Γλιτώνεις κόστος και μένεις σε εγρήγορση.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς ξέρουμε αν χρειαζόμαστε πραγματικό χρόνο ή προγραμματισμένη ανανέωση;
Ρώτα: πόσο κοστίζει μία ώρα καθυστέρηση. Αν το κόστος είναι χίλια δολάρια την ώρα, ο πραγματικός χρόνος δικαιολογείται. Αν το κόστος είναι μηδέν (η απόφαση δεν παίρνεται πριν από αύριο έτσι κι αλλιώς), αρκεί το προγραμματισμένο. Παράδειγμα: ένα dashboard λειτουργιών παρακολουθεί το checkout. Το checkout είναι κάτω μία ώρα. Εκατό πελάτες δεν μπορούν να αγοράσουν. Εκατό συναλλαγές των πενήντα δολαρίων είναι πέντε χιλιάδες δολάρια χαμένα. Ο πραγματικός χρόνος δικαιολογείται. Ένα dashboard marketing δείχνει την απόδοση μιας καμπάνιας. Η καμπάνια τρέχει ένα μήνα. Μία μέρα καθυστέρηση στα δεδομένα δεν είναι κρίσιμη. Αρκεί το προγραμματισμένο. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY μπορείς να το στήσεις κατευθείαν στην ιστοσελίδα σου.
Ποια είναι η ελάχιστη συχνότητα ανανέωσης σε πραγματικό χρόνο;
Το ένα λεπτό είναι το πρακτικό ελάχιστο. Ανανεώσεις πιο γρήγορες από ένα λεπτό δημιουργούν θόρυβο (τα δεδομένα αλλάζουν συνεχώς). Οι ειδοποιήσεις στέλνονται συνέχεια. Η ομάδα είναι διαρκώς σε κατάσταση αντίδρασης. Οι ανανεώσεις του ενός λεπτού ταιριάζουν σε dashboards λειτουργιών. Οι ανανεώσεις των πέντε λεπτών είναι πιο πρακτικές (λιγότερος θόρυβος, λιγότερη υποδομή). Ισορρόπησε την ανταπόκριση και τον θόρυβο.
Τι κάνουμε με dashboards σε πραγματικό χρόνο όταν τα δεδομένα της πηγής δεν είναι σε πραγματικό χρόνο;
Χρησιμοποίησε σχεδόν πραγματικό χρόνο. Το dashboard δείχνει δεδομένα πέντε λεπτών πριν (τα πιο πρόσφατα που υπάρχουν). Καλύτερα λίγο παλιά δεδομένα παρά καθόλου δεδομένα. Παράδειγμα: η βάση δεδομένων ενημερώνεται κάθε πέντε λεπτά. Το dashboard δείχνει τα δεδομένα των πέντε λεπτών ως τρέχοντα. Γράψε: τελευταία ενημέρωση πριν από πέντε λεπτά. Η διαφάνεια αποφεύγει τη σύγχυση.
Πρέπει να έχουμε ξεχωριστές εκδόσεις του ίδιου dashboard, μία σε πραγματικό χρόνο και μία προγραμματισμένη;
Όχι. Ένα dashboard με δύο επιλογές ανανέωσης. Ο χρήστης διαλέγει: ανανέωση κάθε λεπτό (λειτουργία πραγματικού χρόνου) ή μία φορά την ημέρα (προγραμματισμένη λειτουργία). Διαφορετικοί χρήστες έχουν διαφορετικές ανάγκες. Ίδιο dashboard, ευέλικτη ανανέωση. Η συντήρηση γίνεται πιο απλή.
Πώς εμποδίζουμε τα dashboards σε πραγματικό χρόνο να προκαλούν κούραση από ειδοποιήσεις;
Όρισε υψηλά όρια. Η ειδοποίηση σε πραγματικό χρόνο πρέπει να στέλνεται μόνο όταν ένας δείκτης είναι σοβαρά εκτός. Όριο: ποσοστό σφαλμάτων πάνω από δύο τοις εκατό. Όχι πάνω από μηδέν κόμμα δύο τοις εκατό. Υψηλό όριο σημαίνει λιγότερες ειδοποιήσεις και λιγότερη κούραση. Η ειδοποίηση πρέπει να δείχνει πραγματικό πρόβλημα, όχι κανονική διακύμανση.
Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος να δείξουμε αν ένα dashboard είναι σε πραγματικό χρόνο ή προγραμματισμένο;
Γράψε το καθαρά. Κεφαλίδα dashboard σε πραγματικό χρόνο: Ανανεώνεται κάθε λεπτό. Κεφαλίδα προγραμματισμένου dashboard: Ανανεώνεται καθημερινά στις 6 το πρωί. Μην υποθέτεις ότι ο χρήστης ξέρει τη συχνότητα ανανέωσης. Γράψε την ρητά. Ο χρήστης πρέπει να ξέρει πάντα πόσο φρέσκα είναι αυτά τα δεδομένα.