Έχεις εξαιρετικά δεδομένα. Τα έσοδα ανέβηκαν είκοσι τοις εκατό. Η διαχρονική αξία πελάτη αυξήθηκε. Η διατήρηση βελτιώθηκε. Οι ενδιαφερόμενοι όμως δεν νοιάζονται. Έθαψες την ιστορία σε πίνακες. Νούμερα χωρίς νόημα. Η αναφορά είναι να λες την ιστορία. Τα δεδομένα είναι γεγονότα. Η αναφορά είναι αφήγηση. Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να αναφέρεις δεδομένα αποτελεσματικά και να επικοινωνείς με τους ενδιαφερόμενους.
Κατανόηση του κοινού σου και των αναγκών του
Το οικονομικό τμήμα νοιάζεται για το ROI
Το οικονομικό τμήμα θέλει να ξέρει αν τα χρήματα ξοδεύτηκαν καλά. Το SEO κόστισε πενήντα χιλιάδες δολάρια. Έφερε πεντακόσιες χιλιάδες δολάρια έσοδα. Το ROI είναι δέκα φορές. Το οικονομικό τμήμα το αγαπά αυτό. Δείξε ROI. Δείξε περίοδο αποπληρωμής. Το οικονομικό τμήμα μιλά τη γλώσσα της απόδοσης επένδυσης.
Το μάρκετινγκ νοιάζεται για επισκεψιμότητα και μετατροπή
Το μάρκετινγκ θέλει να ξέρει αν οι καμπάνιες δούλεψαν. Η επισκεψιμότητα ανεβαίνει. Η μετατροπή ανεβαίνει. Αποκτήθηκαν πελάτες. Το μάρκετινγκ το αγαπά αυτό. Δείξε αύξηση επισκεψιμότητας. Δείξε βελτίωση μετατροπής. Δείξε κόστος πελάτη. Το μάρκετινγκ μιλά τη γλώσσα της επισκεψιμότητας και της μετατροπής.
Δημιουργία εκτελεστικών περιλήψεων
Μία σελίδα λέει ολόκληρη την ιστορία
Εκτελεστική περίληψη: μία σελίδα. Τι συνέβη. Γιατί συνέβη. Τι ακολουθεί. Νούμερα. Σημαντικά σημεία. Βασικά ευρήματα. Μία σελίδα. Τέλος.
Έμφαση στα βασικά ευρήματα
Έντονα το πιο σημαντικό εύρημα. Έσοδα πάνω είκοσι τοις εκατό. Αυτός είναι ο τίτλος. Οι λεπτομέρειες ακολουθούν. Ο τίτλος όμως πρώτος. Τράβηξε την προσοχή. Μετά εξήγησε.
Οπτική παρουσίαση δεδομένων
Γραφήματα αντί για πίνακες
Μην δείχνεις ποτέ πίνακα σε διευθυντές. Ένας πίνακας με είκοσι νούμερα μπερδεύει. Ένα γράφημα με τη γραμμή να ανεβαίνει είναι καθαρό. Χρησιμοποίησε γραφήματα. Γραμμικά για τάσεις. Ραβδωτά για συγκρίσεις. Κυκλικά για μείγμα.
Χρώμα και σχεδιασμός για σαφήνεια
Κόκκινο για το κακό. Πράσινο για το καλό. Κίτρινο για προσοχή. Τα χρώματα μεταφέρουν συναίσθημα. Σχεδίασε για σαφήνεια. Όχι φανταχτερές γραμματοσειρές. Όχι σύνθετα γραφήματα. Απλός καθαρός σχεδιασμός. Κατανόηση σε πέντε δευτερόλεπτα.
Αφήγηση ιστορίας με δεδομένα
Τι συνέβη, γιατί, τι ακολουθεί
Τι συνέβη: τα έσοδα ανέβηκαν είκοσι τοις εκατό. Γιατί: η καλοκαιρινή καμπάνια έφερε πωλήσεις. Τι ακολουθεί: μεγάλωσε την καμπάνια. Έρχεται η κορύφωση του φθινοπώρου. Χτίσε απόθεμα. Τρεις προτάσεις. Η ιστορία ολοκληρώθηκε.
Το πλαίσιο διώχνει τη σύγχυση
Τα έσοδα ανέβηκαν είκοσι τοις εκατό. Είναι καλό αυτό. Εξαρτάται από το πλαίσιο. Πέρυσι ανέβηκαν τριάντα τοις εκατό. Φέτος πιο αργά. Πλαίσιο: η ανάπτυξη επιβραδύνεται. Αυτό είναι διαφορετικό από ανάπτυξη που επιταχύνεται. Πρόσθεσε πλαίσιο.
Σύγκριση με προηγούμενες περιόδους
Ανάπτυξη μήνα με μήνα
Αυτόν τον μήνα έσοδα εκατόν είκοσι χιλιάδες. Τον προηγούμενο εκατό χιλιάδες. Ανάπτυξη μήνα με μήνα είκοσι τοις εκατό. Δείχνει δυναμική. Πάνω ή κάτω.
Τάσεις χρόνο με τον χρόνο
Φέτος τον ίδιο μήνα εκατόν είκοσι χιλιάδες. Πέρυσι τον ίδιο μήνα εκατό χιλιάδες. Ανάπτυξη χρόνο με τον χρόνο είκοσι τοις εκατό. Δείχνει πραγματική ανάπτυξη, όχι εποχικότητα. Αφαίρεσε την επίδραση της εποχικότητας.
Πώς αναφέρεις άσχημα νέα στις αναφορές
Η διαφάνεια χτίζει εμπιστοσύνη
Τα έσοδα έπεσαν δέκα τοις εκατό αυτόν τον μήνα. Μην το κρύψεις. Αναφέρ' το. Οι ενδιαφερόμενοι ξέρουν ότι κάτι δεν πάει καλά. Η απόκρυψη βλάπτει την εμπιστοσύνη. Η αναφορά με εξήγηση τη χτίζει. Τα έσοδα έπεσαν λόγω λανσαρίσματος ανταγωνιστή. Σχέδιο απάντησης τον επόμενο μήνα.
Προσθήκη πλαισίου και επόμενων βημάτων
Ένα κακό αποτέλεσμα χωρίς εξήγηση είναι καταστροφή. Ένα κακό αποτέλεσμα με εξήγηση και σχέδιο είναι διαχειρίσιμο. Τα έσοδα έπεσαν λόγω αλλαγής στην αγορά. Η διατήρηση όμως είναι σταθερή. Η διαχρονική αξία πελάτη ανέβηκε. Πλαίσιο: χάνουμε νέους πελάτες αλλά κρατάμε τους υπάρχοντες. Σχέδιο: προσαρμογή της στρατηγικής απόκτησης.
Συχνότητα και διανομή αναφορών
Εβδομαδιαίος, μηνιαίος, τριμηνιαίος ρυθμός
Εβδομαδιαίες αναφορές για επιχειρήσεις που κινούνται γρήγορα. Οι ημερήσιες αλλαγές θέλουν εβδομαδιαία ανασκόπηση. Μηνιαίες αναφορές για κανονικές επιχειρήσεις. Τριμηνιαίες για σταθερές. Ταίριαξε τη συχνότητα με τον ρυθμό της επιχείρησης.
Αυτοματοποίηση της δημιουργίας αναφορών
Σταμάτα να φτιάχνεις αναφορές με το χέρι. Αυτοματοποίησέ τες. Στήσε ένα dashboard. Οι αναφορές παράγονται αυτόματα. Στέλνονται αυτόματα στους ενδιαφερόμενους. Εβδομαδιαία τη Δευτέρα το πρωί. Μηνιαία την πρώτη Δευτέρα. Τριμηνιαία την πρώτη μέρα του τριμήνου. Η αυτοματοποίηση εξοικονομεί χρόνο.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει οι αναφορές να δείχνουν όλα τα δεδομένα ή μόνο τα σημαντικά σημεία;
Μόνο τα σημαντικά σημεία. Εκτελεστική αναφορά: πέντε βασικά ευρήματα. Τα υποστηρικτικά δεδομένα ακολουθούν. Η πλήρης αναλυτική αναφορά πηγαίνει στους αναλυτές. Οι ενδιαφερόμενοι θέλουν τίτλους. Οι αναλυτές θέλουν λεπτομέρειες. Δύο αναφορές. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY, μπορείς να το στήσεις απευθείας στην ιστοσελίδα σου.
Πώς εξηγείς τα κακά αποτελέσματα χωρίς να ακούγεσαι σαν να δικαιολογείσαι;
Αναλάβε την ευθύνη. Αναγνώρισε το πρόβλημα. Εξήγησε το πλαίσιο. Παρουσίασε λύση. Τα έσοδα έπεσαν. Το ξέρουμε. Η αγορά άλλαξε. Να πώς αντιδρούμε. Ευθύνη χωρίς δικαιολογίες.
Τι γίνεται αν τα δεδομένα είναι ελλιπή ή ακατάστατα;
Παραδέξου το. Μην κρύβεις τα ελλιπή δεδομένα. Τα δεδομένα εσόδων είναι ελλιπή επειδή ένας προμηθευτής καθυστέρησε να αναφέρει. Εκτιμώμενη επίδραση. Πλήρης αναφορά την επόμενη εβδομάδα. Η διαφάνεια μετράει περισσότερο από την τελειότητα.
Πρέπει κάθε ενδιαφερόμενος να παίρνει την ίδια αναφορά;
Όχι. Το οικονομικό τμήμα παίρνει οικονομική αναφορά. Το μάρκετινγκ παίρνει αναφορά μάρκετινγκ. Η λειτουργία παίρνει επιχειρησιακή αναφορά. Ο γενικός διευθυντής παίρνει εκτελεστική περίληψη όλων. Διαφορετικοί ενδιαφερόμενοι θέλουν διαφορετικές αναφορές.
Πώς κάνεις τα δεδομένα ενδιαφέροντα για μη τεχνικούς ανθρώπους;
Πες μια ιστορία. Μην δείχνεις εξισώσεις. Δείξε τον τίτλο. Τα έσοδα ανέβηκαν είκοσι τοις εκατό. Αυτό είναι ενδιαφέρον. Γιατί ανέβηκαν είναι πιο ενδιαφέρον. Τι κάνεις στη συνέχεια είναι το πιο ενδιαφέρον. Τα δεδομένα στηρίζουν την ιστορία, όχι το αντίθετο.
Πότε να ενημερώνεις τις αναφορές, ημερήσια, εβδομαδιαία ή μηνιαία;
Ταίριαξε με τον ρυθμό της επιχείρησης. Γρήγορος ρυθμός: ημερήσια. Κανονικός: εβδομαδιαία. Σταθερός: μηνιαία. Μην υπερβάλλεις με τις αναφορές. Πάρα πολλές αναφορές δημιουργούν θόρυβο. Πολύ λίγες δημιουργούν τύφλωση. Βρες την ισορροπία.