Ο υπεύθυνος πωλήσεων έχει είκοσι συμφωνίες στη ροή. Συνολική αξία συμβολαίων: πέντε εκατομμύρια. Ιστορικό ποσοστό κλεισίματος τριάντα τοις εκατό. Η πρόβλεψη λέει ότι θα κλείσουμε ένα κόμμα πέντε εκατομμύρια αυτό το τρίμηνο. Πραγματικά έσοδα μέχρι τώρα: διακόσιες χιλιάδες. Η ταχύτητα της ροής πέφτει. Γιατί;
Χωρίς πίνακα ελέγχου πωλήσεων, ο υπεύθυνος δεν το μαθαίνει μέχρι να τελειώσει το τρίμηνο και να χαθούν οι αριθμοί.
Με πίνακα ελέγχου πωλήσεων, ο υπεύθυνος βλέπει τη ροή ανά στάδιο και ξέρει: οι αρχικές συναντήσεις έπεσαν σαράντα τοις εκατό αυτό το μήνα, οι προτάσεις τριάντα τοις εκατό, οι διαπραγματεύσεις ανέβηκαν αλλά είναι πολύ αργές. Βλέπει ακριβώς πού κολλάνε οι συμφωνίες.
Τι να παρακολουθείς στους πίνακες ελέγχου πωλήσεων
Ροή ανά στάδιο
Συμφωνίες στην αναζήτηση πελατών. Συμφωνίες σε συζήτηση. Συμφωνίες σε πρόταση. Συμφωνίες σε διαπραγμάτευση. Συμφωνίες έτοιμες να κλείσουν. Κάθε στάδιο δείχνει αριθμό συμφωνιών και συνολική αξία συμβολαίων. Η απεικόνιση δείχνει σχήμα χοάνης. Φαρδιά πάνω (πολλοί υποψήφιοι). Στενότερη κάτω (λιγότερα κλεισίματα). Αν το σχήμα είναι λάθος (άδειο αρχικό στάδιο ή πολύ φαρδύ τελικό), το πρόβλημα φαίνεται αμέσως.
Ταχύτητα πωλήσεων
Πόσες ημέρες μένουν οι συμφωνίες σε κάθε στάδιο. Ιστορικά: αναζήτηση πέντε ημέρες. Συζήτηση δέκα ημέρες. Πρόταση δεκαπέντε ημέρες. Διαπραγμάτευση είκοσι ημέρες. Κλείσιμο πέντε ημέρες. Αυτό το μήνα: αναζήτηση έξι ημέρες (λίγο αργά). Συζήτηση δώδεκα ημέρες (λίγο αργά). Πρόταση είκοσι δύο ημέρες (οκτώ ημέρες πιο αργά από το φυσιολογικό). Αυτό είναι το σημείο συμφόρησης. Γιατί οι προτάσεις παίρνουν περισσότερο;
Επίτευξη στόχου πωλήσεων
Στόχος ομάδας: ένα κόμμα πέντε εκατομμύρια αυτό το τρίμηνο. Τρέχοντα έσοδα: τετρακόσιες χιλιάδες. Επίτευξη: είκοσι επτά τοις εκατό στα μισά του τριμήνου (θα έπρεπε να είναι πενήντα τοις εκατό). Πίσω. Πωλητής Α: εξακόσιες χιλιάδες. Στον δρόμο. Πωλητής Β: τριακόσιες χιλιάδες. Μισός στόχος. Πωλητής Γ: δεν φαίνεται (καμία συμφωνία). Βοήθησε τους πωλητές Β και Γ.
Ποσοστό κλεισίματος ανά πωλητή
Ο πωλητής Α κλείνει τριάντα πέντε τοις εκατό των προτάσεων. Ο πωλητής Β κλείνει είκοσι τοις εκατό. Ο πωλητής Γ κλείνει δεκαπέντε τοις εκατό. Ο πωλητής Α είναι ο καλύτερος στο κλείσιμο. Όταν ο πωλητής Γ περνά στο στάδιο της πρότασης, φαίνεται το χαμηλό ποσοστό κλεισίματος. Ευκαιρία για καθοδήγηση.
Μέση αξία συμφωνίας ανά πωλητή
Μέση συμφωνία πωλητή Α: εκατόν είκοσι χιλιάδες. Μέση συμφωνία πωλητή Β: σαράντα χιλιάδες. Μέση συμφωνία πωλητή Γ: είκοσι χιλιάδες. Ο πωλητής Α φέρνει μεγαλύτερες συμφωνίες. Οι πωλητές Β και Γ φέρνουν μικρότερες. Είναι σκόπιμο; Πρέπει οι μικρότερες συμφωνίες να έχουν διαφορετική προσέγγιση πώλησης;
Ποσοστό επιτυχίας ανά κλάδο
Πελάτες SaaS: σαράντα τοις εκατό ποσοστό επιτυχίας. Πελάτες λιανικής: είκοσι τοις εκατό ποσοστό επιτυχίας. Κατασκευαστές B2B: τριάντα τοις εκατό ποσοστό επιτυχίας. Το SaaS είναι το κανάλι που κερδίζει. Κατάνειμε περισσότερη αναζήτηση πελατών στο SaaS.
Ποσοστό επιτυχίας ανά στάδιο πώλησης
Χάθηκαν στην αναζήτηση: οι υποψήφιοι λένε ότι δεν ενδιαφέρονται. Χάθηκαν στη συζήτηση: δεν εγκρίθηκε ο προϋπολογισμός. Χάθηκαν στην πρόταση: διάλεξαν ανταγωνιστή. Χάθηκαν στη διαπραγμάτευση: η τιμή ήταν πολύ υψηλή. Οι περισσότερες απώλειες γίνονται στο στάδιο της πρότασης. Δείχνει η πρόταση λάθος αξία; Οι απώλειες στη διαπραγμάτευση είναι ζήτημα τιμής. Χρειάζεται εκπαίδευση στη διαπραγμάτευση ή προσαρμογή τιμών.
Πραγματικό παράδειγμα: πίνακας ελέγχου ομάδας πωλήσεων SaaS
Στόχος τριμήνου
Ένα κόμμα πέντε εκατομμύρια έσοδα.
Χοάνη ροής
Αναζήτηση: τριάντα συμφωνίες συνολικής αξίας πεντακόσιες χιλιάδες. Πρέπει να κλείσουν εννέα συμφωνίες (ποσοστό τριάντα τοις εκατό) ίσον εκατόν πενήντα χιλιάδες.
Συζήτηση: είκοσι συμφωνίες αξίας ένα κόμμα δύο εκατομμύρια. Πρέπει να κλείσουν έξι συμφωνίες ίσον τριακόσιες εξήντα χιλιάδες.
Πρόταση: οκτώ συμφωνίες αξίας εξακόσιες χιλιάδες. Πρέπει να κλείσουν δύο κόμμα τέσσερις συμφωνίες (τριάντα τοις εκατό) ίσον εκατόν ογδόντα χιλιάδες.
Διαπραγμάτευση: δύο συμφωνίες αξίας τριακόσιες χιλιάδες. Πρέπει να κλείσουν μηδέν κόμμα έξι συμφωνίες ίσον εκατόν ογδόντα χιλιάδες.
Έτοιμες να κλείσουν: μία συμφωνία αξίας εκατό χιλιάδες. Πρέπει να κλείσει μία ίσον εκατό χιλιάδες.
Αναμενόμενα έσοδα αν συνεχιστεί η φυσιολογική ταχύτητα: εκατόν πενήντα συν τριακόσιες εξήντα συν εκατόν ογδόντα συν εκατόν ογδόντα συν εκατό ίσον εννιακόσιες δέκα χιλιάδες. Ο στόχος όμως είναι ένα κόμμα πέντε εκατομμύρια. Η ροή είναι υποδιαστασιολογημένη. Πρέπει να προσθέσεις περισσότερες συμφωνίες στην αναζήτηση.
Ανάλυση ανά πωλητή
Πωλητής Α: τετρακόσιες χιλιάδες ήδη κλεισμένες. Στόχος εκατόν πενήντα χιλιάδες. Έχει ήδη ξεπεράσει τον στόχο. Ανάθεσε τον Α σε νέα αγορά.
Πωλητής Β: εκατόν πενήντα χιλιάδες κλεισμένες. Στόχος εκατόν πενήντα χιλιάδες. Στον δρόμο αλλά οριακά. Στο στάδιο της πρότασης με διακόσιες χιλιάδες δυνητικά. Πιθανότατα θα τελειώσει λίγο πάνω από τον στόχο.
Πωλητής Γ: πενήντα χιλιάδες κλεισμένες. Στόχος εκατόν πενήντα χιλιάδες. Θα χάσει τον στόχο αν δεν αλλάξει κάτι. Έχει μόνο εκατό χιλιάδες στη ροή. Αυτή τη στιγμή βρίσκεται στο τριάντα τρία τοις εκατό του ρυθμού του στόχου. Δεν μπορεί να πετύχει τον στόχο.
Ενέργεια
Ο πωλητής Γ δυσκολεύεται. Έλεγξε τους δείκτες αναζήτησης του Γ. Πόσες κλήσεις κάνει ο Γ. Πόσες συναντήσεις κλείνει ο Γ. Δυσκολεύεται ο Γ στην εκτέλεση ή στη δραστηριότητα; Αν η δραστηριότητα είναι χαμηλή, καθοδήγησε τον Γ στην αναζήτηση πελατών. Αν η δραστηριότητα είναι υψηλή αλλά η μετατροπή χαμηλή, καθοδήγησε τον Γ στις δεξιότητες συζήτησης.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο συχνά πρέπει να ελέγχει η ομάδα πωλήσεων τον πίνακα ελέγχου;
Καθημερινά τις δύο τελευταίες εβδομάδες του μήνα. Εβδομαδιαία τις δύο πρώτες εβδομάδες. Το τέλος του μήνα είναι ώρα πίεσης. Οι πωλήσεις θέλουν να ξέρουν καθημερινά την πρόοδο προς τον στόχο. Η αρχή του μήνα αφορά την αναζήτηση πελατών και το γέμισμα της ροής. Αρκεί εβδομαδιαίος έλεγχος. Προσάρμοσε τη συχνότητα ανάλογα με το μέγεθος των συμφωνιών και τον κύκλο πώλησης. Αν μια μέση συμφωνία κλείνει σε έξι μήνες, αρκεί μηνιαίος έλεγχος. Αν μια μέση συμφωνία κλείνει σε δύο εβδομάδες, ο καθημερινός έλεγχος είναι απαραίτητος. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY, μπορείς να το ρυθμίσεις απευθείας στην ιστοσελίδα σου.
Πρέπει ο πίνακας ελέγχου πωλήσεων να δείχνει την απόδοση κάθε πωλητή ή μόνο τα σύνολα της ομάδας;
Και τα δύο. Τα σύνολα της ομάδας δείχνουν αν η ομάδα θα πετύχει τον στόχο. Οι ατομικοί δείκτες δείχνουν ποιοι πωλητές χρειάζονται βοήθεια. Πρόσεξε όμως πώς εμφανίζονται οι ατομικοί δείκτες. Αν εμφανίζονται δημόσια, η σύγκριση πωλητών μπορεί να αποθαρρύνει όσους αποδίδουν λιγότερο. Δείξε τα ατομικά σε ιδιωτικές αναφορές προς τον υπεύθυνο. Δείξε το σύνολο της ομάδας στις ομαδικές συσκέψεις. Διαφάνεια με τα άτομα, διακριτικότητα με τις ομάδες.
Πώς χειριζόμαστε συμφωνίες που μένουν στάσιμες;
Παρακολούθησε την ηλικία των συμφωνιών σε κάθε στάδιο. Συμφωνίες που είναι στην πρόταση πάνω από τριάντα ημέρες είναι στάσιμες. Πρέπει να μετακινηθούν σε χαμένες ή σε διαπραγμάτευση ή πίσω σε συζήτηση. Οι στάσιμες συμφωνίες είναι σημείο συμφόρησης στις αποφάσεις. Δεν πρέπει να κλείνει κάθε συμφωνία. Κάποιες πρέπει να αποτυγχάνουν γρήγορα ώστε οι πωλήσεις να προχωρούν. Βάλε κανόνα: συμφωνίες που μένουν σε οποιοδήποτε στάδιο πάνω από Χ ημέρες πρέπει να γίνουν ενεργές ή να κλείσουν. Όρισε το Χ με βάση τον κύκλο πώλησής σου. Αν το μέσο στάδιο πρότασης είναι δεκαπέντε ημέρες, οι τριάντα ημέρες είναι διπλάσιο του φυσιολογικού. Επισήμανε στις τριάντα ημέρες.
Τι γίνεται αν ο κύκλος πώλησής μας είναι έξι μήνες;
Δείξε μακροπρόθεσμη πρόβλεψη της ροής. Η αναζήτηση πελατών σήμερα γίνεται τα έσοδα του επόμενου τριμήνου. Δείξε «αναμενόμενα έσοδα σε 90 ημέρες» κοιτάζοντας τις συμφωνίες στα πρώτα στάδια. Δείξε «αναμενόμενα έσοδα σε 180 ημέρες» κοιτάζοντας όλη τη ροή. Οι μεγάλοι κύκλοι πώλησης θέλουν δείκτες που κοιτούν μπροστά. Ο μηνιαίος στόχος δεν βγάζει νόημα. Ο τριμηνιαίος ή ο ετήσιος στόχος βγάζει. Για κύκλους έξι μηνών, όρισε ετήσιους στόχους και δείξε την τριμηνιαία πρόοδο προς τον ετήσιο στόχο.
Πρέπει να δείχνουμε δεδομένα νίκης/απώλειας έναντι ανταγωνιστών στον πίνακα ελέγχου πωλήσεων;
Ναι, αν τα παρακολουθείς. Σε ποιον ανταγωνιστή χάσαμε. Αν χάνουμε επανειλημμένα από τον ίδιο ανταγωνιστή, έχουμε πρόβλημα ανταγωνισμού. Αν χάνουμε λόγω τιμής από έναν ανταγωνιστή και λόγω λειτουργιών από άλλον, έχουμε σαφείς ενέργειες. Μόνο όμως αν πραγματικά συλλέγεις αυτά τα δεδομένα. Μην μαντεύεις ονόματα ανταγωνιστών. Ζήτα από την ομάδα πωλήσεων να καταγράφει το όνομα του ανταγωνιστή όταν χάνεται μια συμφωνία. Μηνιαία: ποιοι ανταγωνιστές κέρδισαν περισσότερο. Μετά αντιμετώπισε αυτόν τον συγκεκριμένο ανταγωνιστή με εκπαίδευση πωλήσεων ή αλλαγές στο προϊόν.
Πώς εμποδίζουμε τους πωλητές να παίζουν με τη ροή;
Συνδύασε τους δείκτες ροής με πραγματικά έσοδα. Αν ένας πωλητής δείχνει ένα εκατομμύριο στη ροή αλλά δεν κλείνει τίποτα, η ροή είναι ψεύτικη. Ζήτα από τον υπεύθυνο να ελέγχει την τοποθέτηση σε στάδια. Αν μια συμφωνία δεν πληροί τα κριτήρια του σταδίου, γύρισέ την πίσω. Παράδειγμα κριτηρίου: μια συμφωνία μπορεί να είναι στο στάδιο της πρότασης μόνο αν έχει σταλεί γραπτή πρόταση και την έχει παραλάβει ο πελάτης. Όχι προφορικές προτάσεις. Αν ο πωλητής βάλει μια συμφωνία σε πρόταση αλλά δεν έχει στείλει πρόταση, ο υπεύθυνος τη γυρίζει πίσω σε συζήτηση. Η διαφάνεια εμποδίζει το παιχνίδι με τη ροή. Σύνδεσε επίσης την αμοιβή των πωλητών με τα έσοδα που έκλεισαν και όχι με το μέγεθος της ροής.