Τι είναι το email domain;

Αυτό το κεφάλαιο εξηγεί τι είναι το email domain, πώς συνδέεται με το όνομα domain που κλείνεις, τι είναι η φιλοξενία email και πώς διαφέρει από την εγγραφή domain, και γιατί η διαφορά ανάμεσα σε μια δωρεάν διεύθυνση email και σε μια δική σου μετράει περισσότερο απ' όσο συχνά νομίζουν οι άνθρωποι.

Τι είναι το email domain;

Κάθε διεύθυνση email έχει δύο μέρη που χωρίζονται με το σύμβολο @. Το μέρος πριν το @ είναι το όνομα χρήστη. Το μέρος μετά το @ είναι το email domain. Στη διεύθυνση hello@yourbrand.com, το email domain είναι το yourbrand.com.

Το email domain λέει στους διακομιστές email που παραλαμβάνουν πού να παραδώσουν το μήνυμα. Όταν κάποιος σου στέλνει email, το σύστημα αλληλογραφίας ψάχνει το email domain για να βρει τον σωστό διακομιστή email και παραδίδει εκεί το μήνυμα. Το email domain δεν είναι απλά μια ετικέτα. Είναι λειτουργική διεύθυνση που η υποδομή email του διαδικτύου χρησιμοποιεί για να δρομολογεί τα μηνύματα στον σωστό προορισμό.

Για τα brands, το email domain είναι και ορατό σήμα. Κάθε μήνυμα που στέλνεις δείχνει στον παραλήπτη ακριβώς από ποιο domain έρχεται το email σου. Άρα η επιλογή του email domain είναι μέρος του τρόπου που παρουσιάζεται το brand σου κάθε φορά που επικοινωνείς.

Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε γενικό email και σε δικό σου email domain;

Μια γενική διεύθυνση email χρησιμοποιεί domain που ανήκει σε τρίτο πάροχο. Οι διευθύνσεις σε δωρεάν υπηρεσίες email ανήκουν σε αυτή την κατηγορία. Το domain το κατέχει ο πάροχος, εσύ κατέχεις μόνο το όνομα χρήστη. Αν ο πάροχος αλλάξει ποτέ τις πολιτικές του, κλείσει τον λογαριασμό σου ή σταματήσει να λειτουργεί, η διεύθυνση email σου φεύγει μαζί του.

Ένα δικό σου email domain χρησιμοποιεί domain που εσύ κλείνεις και κατέχεις. Αν κατέχεις το yourbrand.com, μπορείς να φτιάξεις διευθύνσεις email σε αυτό το domain, όπως hello@yourbrand.com, support@yourbrand.com ή jessica@yourbrand.com. Το domain είναι δικό σου. Η διεύθυνση είναι δική σου. Κανένας τρίτος δεν μπορεί να στην πάρει αλλάζοντας τους όρους του.

Η διαφορά δεν είναι μόνο τεχνική. Από τη σκοπιά του παραλήπτη, ένα μήνυμα από το hello@yourbrand.com φαίνεται επαγγελματικό και προσεγμένο. Ένα μήνυμα από το yourbrand2024@genericmail.com φαίνεται αυτοσχέδιο. Και τα δύο μηνύματα μπορεί να έχουν ακριβώς το ίδιο περιεχόμενο, αλλά το email domain διαμορφώνει την πρώτη εντύπωση πριν καν ανοιχτεί το θέμα.

Γιατί μετράει ένα δικό σου email domain για την αξιοπιστία του brand;

Άνοιξε το inbox οποιουδήποτε brand που στέλνει τακτικά μηνύματα και θα δεις ένα μοτίβο. Τα brands που φαίνονται καθιερωμένα και αξιόπιστα χρησιμοποιούν το δικό τους domain σε κάθε διεύθυνση email. Αυτά που φαίνονται ημιτελή χρησιμοποιούν διευθύνσεις δωρεάν παρόχων. Υπάρχουν τέσσερις λόγοι που μετράει αυτή η διαφορά.

Διαμορφώνει την πρώτη εντύπωση πριν διαβάσει κανείς το μήνυμά σου

Όταν ένας πιθανός πελάτης, καταναλωτής ή συνεργάτης λαμβάνει email από δωρεάν διεύθυνση, καταγράφονται αρκετά πράγματα πριν καν ανοιχτεί το μήνυμα. Το brand δεν έχει επενδύσει σε κανονικό domain. Η διεύθυνση μπορεί να αλλάξει χωρίς ειδοποίηση. Δεν υπάρχει προφανής τρόπος να επαληθευτεί ότι ο αποστολέας είναι αυτός που ισχυρίζεται. Αυτά τα σημεία τριβής προστίθενται, ειδικά σε περιστάσεις που θέλουν εμπιστοσύνη, όπως μια πρώτη επαφή, μια πρόταση, ένα τιμολόγιο ή μια απάντηση υποστήριξης.

Δείχνει ότι το brand σου είναι σωστά στημένο

Ένα δικό σου email domain δείχνει ότι το brand έχει κλεισμένο domain, έχει στήσει σωστή υποδομή και επικοινωνεί από διεύθυνση που του ανήκει. Τίποτα από αυτά δεν χρειάζεται να ειπωθεί φωναχτά. Το λέει η ίδια η διεύθυνση.

Βελτιώνει την παράδοση των email

Τα συστήματα επαλήθευσης email όπως τα DMARC, DKIM και SPF σχεδιάστηκαν για domains και όχι για διευθύνσεις δωρεάν παρόχων. Όταν στέλνεις email από το δικό σου domain με σωστά ρυθμισμένη επαλήθευση, οι πάροχοι inbox έχουν πιο ισχυρό σήμα ότι τα μηνύματά σου είναι νόμιμα. Ένα επαληθευμένο email από δικό σου domain έχει λιγότερες πιθανότητες να καταλήξει στα spam από ένα email από δωρεάν διεύθυνση χωρίς φήμη domain πίσω του.

Κρατά τη διεύθυνσή σου υπό τον έλεγχό σου

Με μια γενική δωρεάν διεύθυνση, το domain το κατέχει ο πάροχος. Αν αλλάξει τις πολιτικές του, κλείσει τον λογαριασμό σου ή σταματήσει την υπηρεσία, η διεύθυνσή σου εξαφανίζεται μαζί της. Ένα δικό σου email domain δένεται με ένα domain που κατέχεις. Όσο κρατάς ενεργή την εγγραφή, η διεύθυνση είναι δική σου.

Πώς συνδέεται το email domain με το όνομα domain που έχεις κλείσει;

Το email domain και το όνομα domain είναι το ίδιο πράγμα. Δεν μπορείς να έχεις δική σου διεύθυνση email στο yourbrand.com αν δεν κατέχεις το yourbrand.com. Η εγγραφή του domain έρχεται πρώτη.

Όταν κατέχεις το domain, μπορείς να φτιάξεις διευθύνσεις email σε αυτό. Το να κατέχεις όμως το domain δεν σου δίνει αυτόματα email που δουλεύει. Χρειάζεται ξεχωριστό βήμα. Πρέπει να στήσεις φιλοξενία email και να δείξεις τις εγγραφές DNS του domain σου σε αυτήν. Η εγγραφή domain και η φιλοξενία email είναι δύο ξεχωριστές υπηρεσίες και χρειάζονται και οι δύο για να δουλέψει μια δική σου διεύθυνση email.

Αν δεν έχεις κλείσει ακόμα domain, το κεφάλαιο για το πώς κλείνεις ένα domain καλύπτει όλη τη διαδικασία. Το κεφάλαιο για το τι είναι ένα όνομα domain εξηγεί τη βασική έννοια αν θέλεις να ξεκινήσεις από εκεί.

Τι είναι οι εγγραφές MX και πώς συνδέουν ένα domain με το email;

Όταν κατέχεις ένα domain, η σύνδεση ανάμεσα σε αυτό και στο email σου γίνεται με έναν τύπο εγγραφής DNS που λέγεται εγγραφή MX. Το MX σημαίνει Mail Exchange. Είναι μια οδηγία που αποθηκεύεται στις ρυθμίσεις DNS του domain σου και λέει στο σύστημα email του διαδικτύου ποιος διακομιστής χειρίζεται το email του domain σου.

Όταν κάποιος στέλνει μήνυμα στο hello@yourbrand.com, ο διακομιστής αποστολής κάνει αναζήτηση DNS στο yourbrand.com για να βρει τις εγγραφές MX. Αυτές οι εγγραφές δείχνουν σε έναν διακομιστή email. Το μήνυμα παραδίδεται σε αυτόν τον διακομιστή και από εκεί στο inbox σου.

Χωρίς εγγραφές MX που να δείχνουν σε ενεργό διακομιστή email, τα email που στέλνονται στο domain σου δεν έχουν πού να πάνε. Ο αποστολέας παίρνει μήνυμα αποτυχίας παράδοσης. Γι' αυτό η εγγραφή domain και η φιλοξενία email είναι ξεχωριστά βήματα. Η εγγραφή του domain σου δίνει τη διεύθυνση. Η προσθήκη εγγραφών MX μέσω του παρόχου φιλοξενίας email ολοκληρώνει τη σύνδεση.

Οι εγγραφές MX προστίθενται από τον πίνακα διαχείρισης DNS του registrar σου. Ο πάροχος φιλοξενίας email σου δίνει τις συγκεκριμένες τιμές που θα βάλεις. Όταν οι εγγραφές ενεργοποιηθούν και ολοκληρωθεί η διάδοση του DNS, η δική σου διεύθυνση email δουλεύει.

Τι είναι η φιλοξενία email και πώς διαφέρει από την εγγραφή domain;

Η εγγραφή domain και η φιλοξενία email μπερδεύονται συχνά, επειδή και οι δύο αφορούν το όνομα του domain σου. Είναι διαφορετικές υπηρεσίες που κάνουν διαφορετικά πράγματα.

Η εγγραφή domain είναι η πράξη να κρατάς ένα όνομα domain μέσω registrar. Σου δίνει το δικαίωμα να χρησιμοποιείς αυτό το όνομα και να ελέγχεις τις ρυθμίσεις DNS του. Η εγγραφή δεν περιλαμβάνει ιστοσελίδα που δουλεύει, email που δουλεύει ή οποιοδήποτε περιεχόμενο. Είναι απλά η διεύθυνση.

Η φιλοξενία email είναι η υπηρεσία που αποθηκεύει και διαχειρίζεται τα email σου. Ένας πάροχος φιλοξενίας email συντηρεί τους διακομιστές email που παραλαμβάνουν, αποθηκεύουν και στέλνουν μηνύματα για το domain σου. Συνδέεις το domain σου με τους διακομιστές του μέσω εγγραφών MX, και από εκείνη τη στιγμή οι διευθύνσεις email σου σε αυτό το domain λειτουργούν.

Μερικοί πάροχοι συνδυάζουν και τα δύο, χειρίζονται την εγγραφή domain και τη φιλοξενία email στον ίδιο λογαριασμό. Άλλοι τα κρατούν χωριστά, δηλαδή κλείνεις domain σε έναν πάροχο και στήνεις φιλοξενία email σε άλλον. Και οι δύο τρόποι δουλεύουν. Αυτό που μετράει είναι να υπάρχουν και τα δύο πριν περιμένεις να δουλέψουν οι διευθύνσεις email σου.

Η διαφορά ανάμεσα σε ένα domain και στις υπηρεσίες που τρέχουν πάνω του εξηγείται πιο αναλυτικά στο κεφάλαιο για το domain και φιλοξενία. Η ίδια αρχή ισχύει και για το email: το domain είναι η διεύθυνση και η φιλοξενία είναι η υποδομή που την κάνει χρήσιμη.

Πώς φαίνεται ένα επαγγελματικό στήσιμο email;

Ένα επαγγελματικό στήσιμο email έχει μερικά σταθερά χαρακτηριστικά, ανεξάρτητα από το μέγεθος του brand.

• Η διεύθυνση χρησιμοποιεί domain που κατέχει το brand
• Το domain είναι κλεισμένο και ενεργό
• Οι εγγραφές MX δείχνουν σε πάροχο φιλοξενίας email
• Υπάρχουν βασικές εγγραφές επαλήθευσης ώστε τα μηνύματα να παραδίδονται αξιόπιστα

Για ένα μικρό brand που μόλις ξεκινά, μία διεύθυνση όπως το hello@yourbrand.com ή το yourname@yourbrand.com συχνά αρκεί. Όσο το brand μεγαλώνει, είναι συνηθισμένο να προστίθενται λειτουργικές διευθύνσεις όπως support@, info@ ή accounts@. Κάθε μία βρίσκεται στο ίδιο domain και δρομολογείται σε όποιον χειρίζεται αυτή τη λειτουργία.

Πώς το στήνεις

• Κλείσε ένα όνομα domain
• Διάλεξε πάροχο φιλοξενίας email
• Πρόσθεσε στις ρυθμίσεις DNS του domain σου τις εγγραφές MX που ορίζει ο πάροχός σου
• Φτιάξε τους λογαριασμούς email μέσω του παρόχου
• Ρύθμισε το πρόγραμμα email σου να στέλνει και να λαμβάνει από αυτούς τους λογαριασμούς

Οι περισσότεροι πάροχοι φιλοξενίας email σε οδηγούν βήμα βήμα σε αυτή τη διαδικασία μόλις εγγραφείς. Το κεφάλαιο για το αν χρειάζεσαι όνομα domain εξηγεί γιατί η κυριότητα ενός domain είναι βάση για να λειτουργείς επαγγελματικά online. Το email είναι ένα από τα πιο καθαρά παραδείγματα.

Ποια είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη των brands με τα email domains;

Χρήση προσωπικής ή γενικής διεύθυνσης για την επικοινωνία του brand

Κάνει το brand να φαίνεται σαν δευτερεύον project, όσο προσεγμένα κι αν είναι όλα τα άλλα. Μια δωρεάν διεύθυνση σε γενικό πάροχο λέει στον παραλήπτη ότι ο αποστολέας δεν έχει κάνει ακόμα το βήμα να στήσει κανονικό domain. Αυτή η εντύπωση είναι δύσκολο να διορθωθεί αφού δημιουργηθεί.

Στήσιμο email πριν επιβεβαιώσεις την κυριότητα του domain

Κάποιος κλείνει αυτό που νομίζει ότι είναι διαθέσιμο domain, στήνει email, και μετά ανακαλύπτει ότι χάθηκε η ανανέωση ή ότι η εγγραφή δεν ολοκληρώθηκε σωστά. Όλα τα email που στάλθηκαν από εκείνη τη διεύθυνση προέρχονται τώρα από domain που μπορεί να αποκτήσει κάποιος άλλος. Βεβαιώσου πάντα ότι το domain είναι κλεισμένο, ενεργό και στον λογαριασμό σου πριν χτίσεις οτιδήποτε πάνω του.

Χρήση domain με κακή φήμη αποστολής

Κάθε domain χτίζει φήμη με τον καιρό, με βάση το πώς χρησιμοποιείται. Ένα domain που χρησιμοποιούνταν παλιότερα για μαζικά ανεπιθύμητα email μπορεί να περάσει αυτή τη φήμη στην παράδοση των δικών σου email. Αν κλείνεις καινούργιο domain, αυτό σπάνια είναι πρόβλημα. Αν όμως χρησιμοποιείς domain που άλλαξε χέρια, αξίζει να ελέγξεις τη φήμη του πριν στείλεις από αυτό.

Το κεφάλαιο για το πώς κρατάς ένα domain μόνιμα εξηγεί πώς κρατάς το domain σου ενεργό και υπό τον έλεγχό σου. Αν το domain σου λήξει, το email σου σταματά μαζί με όλα τα άλλα.

Δικά σου email domains και WEMASY

Ο δημιουργός ιστοσελίδων του WEMASY σου επιτρέπει να φτιάξεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.

Η φιλοξενία email στο WEMASY έρχεται σύντομα.

Το κεφάλαιο για το δικό σου domain ή subdomain καλύπτει την ευρύτερη εικόνα του πώς η κυριότητα του domain σου δίνει αυτό το είδος ελέγχου.

Δες τι περιλαμβάνει κάθε πακέτο στις τιμές του WEMASY.

Συχνές ερωτήσεις

Το επόμενο κεφάλαιο καλύπτει τις μεταφορές domain: τι σημαίνει να μετακινήσεις ένα domain από έναν registrar σε άλλον, πότε θα χρειαστεί να το κάνεις και τι να ελέγξεις πριν ξεκινήσεις τη διαδικασία.