Μια ιστοσελίδα εκδήλωσης είναι η κεντρική πηγή πληροφοριών για όποιον σκέφτεται να παρακολουθήσει μια εκδήλωση. Η ημερομηνία, ο χώρος, οι ομιλητές, το πρόγραμμα και η διαδικασία εγγραφής βρίσκονται σε ένα μέρος και δίνουν στους πιθανούς συμμετέχοντες ό,τι χρειάζονται για να αποφασίσουν.
Κάθε εκδήλωση ανταγωνίζεται για την προσοχή. Όποιος ακούει για ένα συνέδριο, ένα εργαστήριο ή μια έκθεση έχει και άλλα πράγματα να κάνει με τον χρόνο και τα χρήματά του. Η απόφαση για εγγραφή εξαρτάται συχνά από το πόσο γρήγορα και καθαρά η ιστοσελίδα απαντά στις ερωτήσεις που ήδη έχει ο πιθανός συμμετέχων: τι είναι αυτό, αξίζει να πάω και πώς γράφομαι;
Μια καλοφτιαγμένη ιστοσελίδα εκδήλωσης απαντά και στα τρία πριν ο επισκέπτης προσπεράσει την πρώτη ενότητα. Μια κακοφτιαγμένη τον χάνει από σύγχυση ή αβεβαιότητα πριν φτάσει στο κουμπί εγγραφής.
Τι είναι μια ιστοσελίδα εκδήλωσης;
Μια ιστοσελίδα εκδήλωσης είναι μια ιστοσελίδα φτιαγμένη για μία εκδήλωση ή για μια σειρά επαναλαμβανόμενων εκδηλώσεων. Σκοπός της είναι να παρουσιάσει καθαρά την εκδήλωση, να χτίσει αξιοπιστία και να μετατρέψει τους επισκέπτες που ενδιαφέρονται σε εγγεγραμμένους συμμετέχοντες. Λειτουργεί ως η επίσημη πηγή πληροφοριών για όποιον θέλει να μάθει τι είναι η εκδήλωση, σε ποιους απευθύνεται, πού και πότε γίνεται και πώς μπορεί να παρακολουθήσει.
Οι ιστοσελίδες εκδηλώσεων κυμαίνονται από απλά μονοσέλιδα site για ένα τοπικό εργαστήριο μέχρι πολυσέλιδα site για μεγάλα συνέδρια με πολλές ενότητες, ομιλητές, χορηγούς και κατηγορίες εισιτηρίων. Η πολυπλοκότητα μεγαλώνει με την εκδήλωση, αλλά η βασική δουλειά μένει η ίδια.
Ποιος χρησιμοποιεί ιστοσελίδες εκδηλώσεων;
Τις ιστοσελίδες εκδηλώσεων χρησιμοποιεί κάθε οργανισμός ή άτομο που διοργανώνει μια εκδήλωση που απαιτεί εγγραφή, αγορά εισιτηρίου ή προγραμματισμό εκ των προτέρων από τους συμμετέχοντες. Για παράδειγμα:
- Διοργανωτές συνεδρίων και συναντήσεων κορυφής που διαχειρίζονται τη λίστα ομιλητών, τις συνεδρίες και τις εγγραφές
- Εκπαιδευτές εργαστηρίων και σεμιναρίων που χρειάζονται ροή εγγραφής και πληρωμής
- Διοργανωτές μουσικών, καλλιτεχνικών και πολιτιστικών εκδηλώσεων που χειρίζονται πωλήσεις εισιτηρίων και πληροφορίες
- Ομάδες εταιρικών εκδηλώσεων που διοργανώνουν εσωτερικές ή εξωτερικές εκδηλώσεις με επίσημη εγγραφή
- Κοινοτικοί οργανισμοί και μη κερδοσκοπικές που διοργανώνουν εράνους, εκθέσεις ή ετήσιες συναντήσεις
Κάθε εκδήλωση που απευθύνεται σε κοινό πέρα από μια κλειστή λίστα προσκεκλημένων ωφελείται από μια ειδική ιστοσελίδα ως μοναδική πηγή αλήθειας.
Τι κάνει μια ιστοσελίδα εκδήλωσης διαφορετική από τις άλλες ιστοσελίδες;
Μια ιστοσελίδα εκδήλωσης δουλεύει υπό πίεση χρόνου, κάτι που δεν ισχύει για τις περισσότερες άλλες ιστοσελίδες. Έχει αυστηρή προθεσμία: την ημερομηνία της εκδήλωσης. Ό,τι υπάρχει στο site στοχεύει στο να γραφτούν οι άνθρωποι πριν από αυτή την ημερομηνία. Μετά την εκδήλωση, το site γίνεται αρχείο ή ξαναχρησιμοποιείται για την επόμενη διοργάνωση.
Αυτή η επείγουσα φύση καθορίζει τις προτεραιότητες του σχεδιασμού. Οι ημερομηνίες και οι προθεσμίες πρέπει να ξεχωρίζουν. Η εγγραφή πρέπει να γίνεται χωρίς τριβή. Τα σημάδια αξιοπιστίας που μειώνουν τον δισταγμό, όπως τα προφίλ των ομιλητών, οι μαρτυρίες από προηγούμενες εκδηλώσεις και τα λογότυπα των χορηγών, πρέπει να φαίνονται αμέσως. Μια ιστοσελίδα εκδήλωσης που κρύβει τον σύνδεσμο εγγραφής ή δυσκολεύει την εύρεση της ημερομηνίας θα χάσει πιθανούς συμμετέχοντες που απλώς θα προχωρήσουν παρακάτω.
Τι χρειάζεται μια ιστοσελίδα εκδήλωσης για να δουλεύει καλά;
Καθαρές λεπτομέρειες της εκδήλωσης στην κορυφή
Το όνομα της εκδήλωσης, η ημερομηνία, ο χώρος και μια περιγραφή μίας πρότασης για το σε ποιους απευθύνεται πρέπει να φαίνονται χωρίς κύλιση. Ο επισκέπτης που δεν καταλαβαίνει αμέσως τι είναι η εκδήλωση και πότε γίνεται δεν θα κάνει κύλιση για να το μάθει.
Ένας ευδιάκριτος δρόμος προς την εγγραφή
Η προτροπή για εγγραφή πρέπει να εμφανίζεται νωρίς στη σελίδα, να επαναλαμβάνεται καθώς ο επισκέπτης κάνει κύλιση και να μην απέχει ποτέ πάνω από ένα κλικ. Οι τιμές early bird, οι περιορισμένες θέσεις και οι υπενθυμίσεις προθεσμίας δημιουργούν επείγον αίσθημα που επιταχύνει την απόφαση.
Πληροφορίες για ομιλητές και πρόγραμμα
Στις περισσότερες εκδηλώσεις, οι ομιλητές ή το πρόγραμμα είναι ο λόγος που πηγαίνουν οι άνθρωποι. Τα προφίλ ομιλητών με φωτογραφίες, σύντομα βιογραφικά και τίτλους ομιλιών δίνουν στους υποψήφιους συμμετέχοντες σιγουριά ότι το περιεχόμενο θα αξίζει τον χρόνο τους. Ένα πρόγραμμα, ακόμη κι αν είναι προσωρινό, βοηθά τους ανθρώπους να οργανωθούν και μειώνει την αβεβαιότητα που εμποδίζει κάποιους να δεσμευτούν.
Κοινωνική απόδειξη από προηγούμενες διοργανώσεις
Φωτογραφίες, μαρτυρίες και αριθμοί συμμετοχής από προηγούμενες εκδηλώσεις καθησυχάζουν όσους έρχονται για πρώτη φορά ότι η εκδήλωση κάνει αυτό που υπόσχεται. Ιδιαίτερα πειστική είναι η απόδειξη ότι οι προηγούμενοι συμμετέχοντες γύρισαν και στις επόμενες διοργανώσεις.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι καλύτερο να φτιάχνω νέα ιστοσελίδα για κάθε διοργάνωση ή να κρατώ ένα site για όλα τα χρόνια;
Για μια ετήσια εκδήλωση που επαναλαμβάνεται, ένα site που ενημερώνεται κάθε χρόνο είναι συνήθως η καλύτερη λύση. Το domain και η ορατότητα που έχει χτίσει στην αναζήτηση συνεχίζονται. Το περιεχόμενο των προηγούμενων διοργανώσεων λειτουργεί ως κοινωνική απόδειξη για την επόμενη. Ένα εντελώς νέο site κάθε χρόνο ξεκινά από το μηδέν στην ορατότητα στην αναζήτηση και χάνει τη συνέχεια που χτίζει ένα πιστό κοινό που επιστρέφει. Για εκδηλώσεις που γίνονται μία φορά, χωρίς σχέδιο συνέχειας, μπορεί να δουλέψει είτε ένα ανεξάρτητο site είτε μια ξεχωριστή σελίδα σε ένα υπάρχον site. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY μπορείς να το στήσεις κατευθείαν στην ιστοσελίδα σου.
Πόσο νωρίς πρέπει να ανέβει μια ιστοσελίδα εκδήλωσης;
Όσο πιο νωρίς γίνεται, ιδανικά έξι με δώδεκα εβδομάδες πριν από την εκδήλωση, όταν οι συμμετέχοντες χρειάζονται αρκετό προγραμματισμό. Οι αποφάσεις για ταξίδι, διαμονή και πρόγραμμα θέλουν χρόνο. Μια ιστοσελίδα που ανεβαίνει δύο εβδομάδες πριν από την ημερομηνία θα χάσει ένα μέρος του πιθανού κοινού της απλώς επειδή οι άνθρωποι δεν προλαβαίνουν να οργανωθούν. Οι σελίδες πρώιμης ανακοίνωσης, ακόμη και πριν επιβεβαιωθούν όλες οι λεπτομέρειες, επιτρέπουν σε όσους ενδιαφέρονται να εγγραφούν για ενημερώσεις πριν ανοίξει η εγγραφή.
Πρέπει η ιστοσελίδα εκδήλωσης να χειρίζεται απευθείας τις πωλήσεις εισιτηρίων;
Όχι απαραίτητα. Κάποιες ιστοσελίδες εκδηλώσεων παραπέμπουν σε πλατφόρμα έκδοσης εισιτηρίων τρίτου για την ίδια την αγορά. Άλλες χειρίζονται ολόκληρη τη ροή εγγραφής και πληρωμής στο ίδιο το site. Η σωστή προσέγγιση εξαρτάται από την πολυπλοκότητα της εκδήλωσης και τα διαθέσιμα εργαλεία. Όταν τα χειρίζεσαι όλα στο δικό σου site, οι διοργανωτές έχουν μεγαλύτερο έλεγχο στην εμπειρία και τα δεδομένα των συμμετεχόντων. Μια πλατφόρμα τρίτου στήνεται πιο γρήγορα και αναλαμβάνει την υποδομή πληρωμών. Και οι δύο τρόποι δουλεύουν, αρκεί ο δρόμος από την ιστοσελίδα προς την εγγραφή να είναι σύντομος και καθαρός.
Πώς βρίσκουν οι άνθρωποι που ψάχνουν εκδηλώσεις μια ιστοσελίδα εκδήλωσης;
Μέσα από όρους αναζήτησης που σχετίζονται με το θέμα, την τοποθεσία και το χρόνο της εκδήλωσης. Καθαρά σημάδια τοποθεσίας στους τίτλους και το περιεχόμενο των σελίδων, ένα γρήγορο site με πιστοποιητικό SSL και συγκεκριμένο δομημένο περιεχόμενο γύρω από τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης βοηθούν όλα τις μηχανές αναζήτησης να δείξουν το site σε όσους ψάχνουν κάτι σχετικό.
Τι πρέπει να δείχνει μια ιστοσελίδα εκδήλωσης αφού περάσει η εκδήλωση;
Τα highlights της εκδήλωσης: φωτογραφίες, βίντεο, βασικά συμπεράσματα και μαρτυρίες συμμετεχόντων. Αυτό το περιεχόμενο έχει δύο σκοπούς. Δίνει σε όσους παρακολούθησαν ένα μέρος να ξαναζήσουν την εμπειρία και χτίζει αξιοπιστία για την επόμενη διοργάνωση, δείχνοντας στους υποψήφιους συμμετέχοντες τι έχασαν. Μια σελίδα που λέει απλώς «αυτή η εκδήλωση έχει ολοκληρωθεί» χωρίς τίποτα άλλο σπαταλά την κοινωνική απόδειξη και την ορατότητα στην αναζήτηση που έχει χτίσει το site.
Μπορεί μια ιστοσελίδα εκδήλωσης να διαχειρίζεται την προβολή των χορηγών;
Ναι. Μια ενότητα χορηγών με λογότυπα και, όπου χρειάζεται, συνδέσμους προς τις σελίδες των χορηγών είναι συνηθισμένη πρακτική στις μεγαλύτερες εκδηλώσεις. Οι χορηγοί οργανώνονται συνήθως σε κατηγορίες, με αντίστοιχα μεγέθη λογοτύπου και κανόνες τοποθέτησης, ώστε κάθε χορηγός να ξέρει καθαρά τι περιλαμβάνει η επένδυσή του. Ο δημιουργός ιστοσελίδων εκδηλώσεων του WEMASY δίνει στους διοργανωτές τη δομή για να παρουσιάσουν τους χορηγούς επαγγελματικά μαζί με όλο το υπόλοιπο περιεχόμενο της εκδήλωσης.