Το προηγούμενο κεφάλαιο κάλυψε τι είναι ένα email domain και γιατί μετράει για την αξιοπιστία. Αυτό το κεφάλαιο συνεχίζει από εκεί. Αντί να εξηγεί τι είναι ένα προσαρμοσμένο email domain, εστιάζει στα πρακτικά βήματα για να δουλέψει. Αν έχεις ήδη δηλωμένο domain και θες επαγγελματική διεύθυνση email σε αυτό, ξεκίνα από εδώ.
Τι χρειάζεσαι πριν ξεκινήσεις;
Πριν μπορέσεις να φτιάξεις διευθύνσεις email στο δικό σου domain, πρέπει να υπάρχουν δύο πράγματα.
- Ένα δηλωμένο domain όνομα που κατέχεις και ελέγχεις
- Ένας πάροχος φιλοξενίας email που θα αποθηκεύει, θα στέλνει και θα λαμβάνει τα μηνύματά σου
Το domain σου είναι η διεύθυνση. Ο πάροχος φιλοξενίας email είναι η υπηρεσία που κάνει τη διεύθυνση να δουλεύει. Είναι δύο ξεχωριστά πράγματα, ακόμα κι αν κάποιοι πάροχοι τα πακετάρουν μαζί. Χωρίς δηλωμένο domain, δεν υπάρχει διεύθυνση για να δέσεις το email σου. Χωρίς πάροχο φιλοξενίας email, δεν υπάρχει server για να λαμβάνει και να αποθηκεύει τα μηνύματα που στέλνονται σε αυτή τη διεύθυνση.
Αν δεν έχεις δηλώσει ακόμα domain, το κεφάλαιο για το πώς λειτουργεί το DNS εξηγεί το σύστημα που συνδέει τα domain ονόματα με τις υπηρεσίες που τρέχουν πίσω τους.
Πώς συνδέουν οι εγγραφές MX το domain σου με το email;
Η σύνδεση ανάμεσα στο domain σου και στον πάροχο email γίνεται μέσω ενός τύπου εγγραφής DNS που λέγεται εγγραφή MX. Το MX σημαίνει Mail Exchange. Λέει στο ίντερνετ ποιος server χειρίζεται το email για το domain σου.
Όταν κάποιος στέλνει μήνυμα στο hello@yourbrand.com, ο mail server αποστολής ψάχνει τις εγγραφές MX στο yourbrand.com. Αυτές οι εγγραφές δείχνουν σε συγκεκριμένο mail server. Το μήνυμα παραδίδεται εκεί και το βλέπεις στο inbox σου.
Χωρίς εγγραφές MX, το email που στέλνεται στο domain σου δεν έχει πού να πάει. Ο αποστολέας παίρνει σφάλμα. Γι' αυτό η προσθήκη εγγραφών MX είναι το πιο σημαντικό βήμα στη ρύθμιση email domain. Μπορείς να μάθεις περισσότερα για τις εγγραφές MX και άλλους τύπους εγγραφών στο κεφάλαιο για τις εγγραφές DNS.
Πώς να στήσεις επαγγελματική διεύθυνση email βήμα βήμα
Οι ακριβείς οθόνες και τα ονόματα διαφέρουν από πάροχο σε πάροχο, αλλά η διαδικασία ακολουθεί το ίδιο μοτίβο παντού. Δες πώς μοιάζει η ρύθμιση email domain από την αρχή ως το τέλος.
Βήμα 1. Διάλεξε πάροχο φιλοξενίας email
Διάλεξε πάροχο που ταιριάζει στον προϋπολογισμό σου και στον αριθμό διευθύνσεων email που χρειάζεσαι. Κάποιοι πάροχοι προσφέρουν δωρεάν επίπεδα για μία διεύθυνση. Άλλοι χρεώνουν ανά χρήστη τον μήνα. Σύγκρινε χώρο αποθήκευσης, αριθμό διευθύνσεων που περιλαμβάνονται και αν ο πάροχος υποστηρίζει προσαρμοσμένα domains στο πακέτο που σκέφτεσαι.
Βήμα 2. Επαλήθευσε ότι κατέχεις το domain
Οι περισσότεροι πάροχοι φιλοξενίας email σου ζητούν να αποδείξεις ότι το domain είναι δικό σου πριν σε αφήσουν να φτιάξεις διευθύνσεις σε αυτό. Συνήθως αυτό σημαίνει να προσθέσεις έναν σύντομο κωδικό επαλήθευσης ως εγγραφή TXT στις ρυθμίσεις DNS του domain σου. Ο πάροχος σου δίνει την ακριβή τιμή. Την επικολλάς, αποθηκεύεις και περιμένεις λίγα λεπτά μέχρι να επιβεβαιώσει ο πάροχος.
Βήμα 3. Πρόσθεσε τις εγγραφές MX που σου δίνει ο πάροχος
Μετά την επαλήθευση, ο πάροχος σου δίνει τιμές εγγραφών MX. Αυτές είναι οι διευθύνσεις των mail servers που θα χειρίζονται το email σου. Συνδέσου στον registrar του domain σου ή στον πίνακα διαχείρισης DNS, βρες την ενότητα των εγγραφών MX και βάλε τις τιμές ακριβώς όπως τις δείχνει ο πάροχός σου. Αν υπάρχουν παλιές εγγραφές MX από προηγούμενο πάροχο, αφαίρεσέ τες ή αντικατέστησέ τες ώστε να μη συγκρούονται.
Βήμα 4. Φτιάξε τις διευθύνσεις email σου
Μόλις μπουν οι εγγραφές MX, γύρνα στον πάροχο φιλοξενίας email και φτιάξε τις διευθύνσεις που θες. Συνηθισμένες επιλογές για μια πρώτη επαγγελματική διεύθυνση email είναι hello@yourbrand.com, info@yourbrand.com ή yourname@yourbrand.com. Μπορείς να προσθέσεις κι άλλες διευθύνσεις αργότερα καθώς μεγαλώνει η επωνυμία σου.
Βήμα 5. Σύνδεσε το πρόγραμμα email σου
Αφού φτιαχτούν οι διευθύνσεις, σύνδεσέ τες με την εφαρμογή που χρησιμοποιείς για να διαβάζεις και να στέλνεις email. Οι περισσότεροι πάροχοι σου δίνουν στοιχεία σύνδεσης για τη δική τους web εφαρμογή και παρέχουν επίσης ρυθμίσεις IMAP ή POP ώστε να χρησιμοποιείς ξεχωριστή εφαρμογή email στο κινητό ή στον υπολογιστή σου. Βάλε τις διευθύνσεις server, τους αριθμούς port και τα στοιχεία σύνδεσης που σου δίνει ο πάροχος και το inbox σου θα συγχρονιστεί μέσα σε λίγα λεπτά.
Πώς να στήσεις SPF και DKIM ώστε τα email σου να παραδίδονται
Η δημιουργία της διεύθυνσης email είναι μόνο το μισό της δουλειάς. Αν παραλείψεις την επαλήθευση email, τα μηνύματά σου έχουν περισσότερες πιθανότητες να καταλήξουν στον φάκελο spam ή να απορριφθούν εντελώς. Δύο εγγραφές το αναλαμβάνουν.
Τι είναι το SPF;
Το SPF σημαίνει Sender Policy Framework. Είναι μια εγγραφή TXT που προσθέτεις στις ρυθμίσεις DNS του domain σου και απαριθμεί ποιοι mail servers επιτρέπεται να στέλνουν email εκ μέρους του domain σου. Όταν ένας mail server παραλαβής λαμβάνει μήνυμα από το domain σου, ελέγχει την εγγραφή SPF για να δει αν ο server αποστολής είναι στη λίστα. Αν δεν είναι, το μήνυμα σημειώνεται ή απορρίπτεται.
Ο πάροχος φιλοξενίας email σου θα σου δώσει την ακριβή τιμή SPF που πρέπει να προσθέσεις. Συνήθως μοιάζει με μια σύντομη γραμμή κειμένου που ξεκινά με "v=spf1" και ακολουθεί μια αναφορά στους mail servers του παρόχου.
Τι είναι το DKIM;
Το DKIM σημαίνει DomainKeys Identified Mail. Προσθέτει μια ψηφιακή υπογραφή σε κάθε εξερχόμενο email που αποδεικνύει ότι το μήνυμα στάλθηκε από το domain σου και δεν αλλοιώθηκε στη διαδρομή. Η υπογραφή δημιουργείται με ένα ιδιωτικό κλειδί στον server αποστολής και επαληθεύεται με ένα δημόσιο κλειδί που είναι αποθηκευμένο ως εγγραφή TXT στις ρυθμίσεις DNS σου.
Ο πάροχός σου θα σου δώσει την εγγραφή DKIM που πρέπει να προσθέσεις. Μόλις μπει, κάθε email που στέλνεις κουβαλά μια επαληθεύσιμη σφραγίδα που λέει στους servers παραλαβής ότι το μήνυμα είναι νόμιμο.
Γιατί μετράνε και τα δύο
Το SPF λέει στον κόσμο ποιοι servers μπορούν να στέλνουν email από το domain σου. Το DKIM αποδεικνύει ότι κάθε μήνυμα είναι αυθεντικό. Μαζί δίνουν στους mail servers παραλαβής δύο ανεξάρτητους λόγους να εμπιστευτούν το email σου. Χωρίς αυτά, ακόμα και ένα άψογα στημένο προσαρμοσμένο email domain μπορεί να έχει προβλήματα παράδοσης. Η προσθήκη αυτών των εγγραφών παίρνει μόνο λίγα λεπτά και γλιτώνει πολλή ταλαιπωρία αργότερα.
Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγεις στη ρύθμιση email domain
Τα περισσότερα προβλήματα στο στήσιμο προέρχονται από λίγα επαναλαμβανόμενα λάθη. Πρόσεξε αυτά.
- Ξεχνάς να προσθέσεις εγγραφές MX. Έφτιαξες τη διεύθυνση email στον πίνακα του παρόχου, αλλά δεν πρόσθεσες ποτέ τις εγγραφές MX στο DNS του domain σου. Μέχρι να ενεργοποιηθούν αυτές οι εγγραφές, η διεύθυνση email υπάρχει από την πλευρά του παρόχου αλλά το ίντερνετ δεν έχει τρόπο να δρομολογήσει μηνύματα σε αυτήν.
- Αφήνεις παλιές εγγραφές MX. Αν άλλαξες πάροχο αλλά άφησες ενεργές τις εγγραφές MX του προηγούμενου, κάποια μηνύματα μπορεί να δρομολογηθούν στον παλιό server αντί για τον νέο. Αφαίρεσε κάθε εγγραφή MX που δεν ανήκει στον τρέχοντα πάροχό σου.
- Παραλείπεις SPF και DKIM. Τα email σου μπορεί να δουλεύουν χωρίς αυτές τις εγγραφές, αλλά η παράδοση θα υποφέρει. Πολλοί servers παραλαβής αντιμετωπίζουν με καχυποψία email χωρίς επαλήθευση από προσαρμοσμένα domains.
- Τυπογραφικά λάθη στις εγγραφές DNS. Οι τιμές MX, SPF και DKIM είναι μακριές και ακριβείς. Ένας λάθος χαρακτήρας μπορεί να χαλάσει ολόκληρο το στήσιμο. Αντίγραψε και επικόλλησε τις τιμές απευθείας από τον πάροχο αντί να τις γράφεις με το χέρι.
- Δεν περιμένεις τη διάδοση DNS. Αφού προσθέσεις ή αλλάξεις εγγραφές DNS, μπορεί να πάρει από λίγα λεπτά μέχρι 48 ώρες για να απλωθούν οι αλλαγές στο ίντερνετ. Αν το email σου δεν δουλεύει αμέσως μετά το στήσιμο, περίμενε πριν κάνεις περισσότερες αλλαγές.
Πώς να δοκιμάσεις ότι το προσαρμοσμένο email domain δουλεύει
Μετά το στήσιμο, πέρασε αυτή τη γρήγορη λίστα για να επιβεβαιώσεις ότι όλα είναι συνδεδεμένα.
- Στείλε ένα δοκιμαστικό email από τη νέα σου διεύθυνση σε προσωπικό λογαριασμό σε διαφορετικό πάροχο. Έλεγξε ότι φτάνει και δεν πέφτει στο spam.
- Απάντησε σε αυτό το δοκιμαστικό email από τον προσωπικό λογαριασμό. Επιβεβαίωσε ότι η απάντηση φτάνει στο νέο inbox σου.
- Έλεγξε τις κεφαλίδες (headers) του μηνύματος που έστειλες. Ψάξε για "SPF pass" και "DKIM pass" στα αποτελέσματα επαλήθευσης. Αν κάποιο δείχνει "fail" ή "none", γύρνα στις ρυθμίσεις DNS και έλεγξε ότι οι εγγραφές είναι σωστές.
- Στείλε ένα δοκιμαστικό email σε δεύτερο πάροχο αν έχεις. Η παράδοση μπορεί να διαφέρει ανάμεσα σε παρόχους, οπότε η δοκιμή με τουλάχιστον δύο σου δίνει πιο πλήρη εικόνα.
Αν τα δοκιμαστικά email δεν φτάνουν, έλεγξε πρώτα τις εγγραφές MX. Αυτή είναι η πιο συχνή αιτία. Μετά επαλήθευσε SPF και DKIM. Αν όλα φαίνονται σωστά στο DNS σου αλλά το email εξακολουθεί να αποτυγχάνει, περίμενε μερικές ώρες για τη διάδοση DNS και δοκίμασε ξανά.
Το WEMASY και το email
Η φιλοξενία email έρχεται σύντομα στο WEMASY.
Ο δημιουργός ιστοσελίδων του WEMASY σου επιτρέπει να φτιάξεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου. Το κεφάλαιο για τα πιστοποιητικά SSL καλύπτει μια άλλη υπηρεσία που συνδέεται με το domain σου.
Δες τι περιλαμβάνει κάθε πακέτο στις τιμές του WEMASY.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο παίρνει για να αρχίσει να δουλεύει ένα προσαρμοσμένο email domain;
Μόλις προσθέσεις τις εγγραφές MX και διαδοθούν στο σύστημα DNS, το email σου μπορεί να αρχίσει να δουλεύει μέσα σε λεπτά. Σε κάποιες περιπτώσεις η διάδοση παίρνει μέχρι 48 ώρες. Τα περισσότερα στησίματα δουλεύουν πλήρως μέσα σε λίγες ώρες. Ο δημιουργός ιστοσελίδων του WEMASY σου επιτρέπει να φτιάξεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.
Μπορώ να κρατήσω την υπάρχουσα δωρεάν διεύθυνση email και να χρησιμοποιώ ταυτόχρονα email με προσαρμοσμένο domain;
Ναι. Ένα προσαρμοσμένο email domain δεν αντικαθιστά τις υπάρχουσες διευθύνσεις σου. Μπορείς να χρησιμοποιείς και τις δύο παράλληλα και να κάνεις τη μετάβαση με τον δικό σου ρυθμό. Πολλές επωνυμίες ξεκινούν χρησιμοποιώντας την προσαρμοσμένη διεύθυνση για την επικοινωνία με πελάτες και κρατούν τη δωρεάν για προσωπική χρήση.
Τι γίνεται αν αλλάξω αργότερα πάροχο φιλοξενίας email;
Ενημερώνεις τις εγγραφές MX στις ρυθμίσεις DNS του domain σου ώστε να δείχνουν στους mail servers του νέου παρόχου και αφαιρείς τις παλιές. Το domain σου μένει ίδιο και οι διευθύνσεις email μένουν ίδιες. Το μόνο που αλλάζει είναι πού αποθηκεύονται και δρομολογούνται τα μηνύματα. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να ενημερώσεις τις εγγραφές SPF και DKIM ώστε να ταιριάζουν με τον νέο πάροχο.
Χρειάζομαι ξεχωριστή διεύθυνση email για κάθε άτομο της ομάδας μου;
Όχι απαραίτητα. Μπορείς να φτιάξεις ατομικές διευθύνσεις για κάθε άτομο ή να φτιάξεις κοινές διευθύνσεις όπως hello@ ή support@ που τις ελέγχουν πολλά άτομα. Οι περισσότεροι πάροχοι φιλοξενίας email σου επιτρέπουν να στήσεις aliases και κανόνες προώθησης ώστε ένα inbox να λαμβάνει μηνύματα που στέλνονται σε διάφορες διευθύνσεις.
Είναι δυνατό να στήσω προσαρμοσμένο email domain χωρίς τεχνικές γνώσεις;
Ναι. Η διαδικασία περιλαμβάνει αντιγραφή μερικών τιμών από τον πάροχο φιλοξενίας email και επικόλλησή τους στις ρυθμίσεις DNS του domain σου. Δεν χρειάζεται να γράψεις κώδικα ή να καταλαβαίνεις δίκτυα. Αν μπορείς να ακολουθήσεις οδηγίες βήμα προς βήμα και να κάνεις αντιγραφή και επικόλληση, μπορείς να ολοκληρώσεις το στήσιμο.
Το επόμενο κεφάλαιο καλύπτει τις βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης domain, συμπεριλαμβανομένου του πώς να κρατάς οργανωμένες τις ρυθμίσεις domain, email και DNS καθώς μεγαλώνει η επωνυμία σου.