Συλλέγεις δεδομένα φόρμας για έναν λόγο. Χρειάζεται να τα αναλύσεις, να τα μοιραστείς με την ομάδα σου, να τα εισάγεις σε άλλο σύστημα ή να τα χρησιμοποιήσεις για να πάρεις αποφάσεις. Αν όμως αυτά τα δεδομένα μένουν κλειδωμένα στον πίνακα ελέγχου του εργαλείου φορμών σου, δεν μπορείς να κάνεις τίποτα από αυτά. Τα δεδομένα στα οποία δεν έχεις πρόσβαση είναι δεδομένα που δεν χρησιμοποιείς.
Αυτό το άρθρο καλύπτει όλους τους διαφορετικούς τρόπους πρόσβασης στις αποστολές των φορμών σου, ποια μέθοδος δουλεύει καλύτερα σε διαφορετικές περιπτώσεις και τι να ψάχνεις σε ένα εργαλείο φορμών που σε αφήνει πραγματικά να έχεις τα δεδομένα σου.
Γιατί χρειάζεσαι πρόσβαση στα δεδομένα της φόρμας σου
Τα δεδομένα της φόρμας έχουν αξία μόνο όταν μπορείς να τα χρησιμοποιήσεις. Αυτή τη στιγμή μπορεί να χρειάζεται να:
Αναλύσεις όλες τις αποστολές σε ένα λογιστικό φύλλο για να βρεις μοτίβα (ποιες σελίδες φέρνουν τους πιο ποιοτικούς υποψήφιους πελάτες, ποιες ερωτήσεις παίρνουν ελλιπείς απαντήσεις). Μοιραστείς τις λεπτομέρειες των αποστολών με την ομάδα σου σε πραγματικό χρόνο (η ομάδα πωλήσεων χρειάζεται να βλέπει αμέσως τους νέους υποψήφιους πελάτες). Αρχειοθετήσεις αποστολές για λόγους συμμόρφωσης ή νομικά αρχεία. Μεταφέρεις δεδομένα σε άλλο σύστημα (στο CRM σου, σε μια αποθήκη δεδομένων ή σε μια προσαρμοσμένη εφαρμογή). Κρατήσεις αντίγραφο των δεδομένων σου ως μέτρο ασφαλείας. Τμηματοποιήσεις ή φιλτράρεις αποστολές (δείξε μου μόνο τους υποψήφιους πελάτες υψηλής προτεραιότητας). Παρακολουθήσεις δείκτες με τον χρόνο (πόσοι υποψήφιοι πελάτες την εβδομάδα, ποσοστά μετατροπής κ.λπ.).
Αν το εργαλείο φορμών σου κάνει δύσκολη ή αδύνατη την πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα, τα δεδομένα είναι σαν να μην υπάρχουν. Τα συνέλεξες αλλά δεν μπορείς να τα χρησιμοποιήσεις. Ένα εργαλείο φορμών που κλειδώνει τα δεδομένα σου είναι ένα εργαλείο που έχει πάρα πολλή δύναμη πάνω στην επιχείρησή σου.
Εξαγωγή CSV: ο πιο συνηθισμένος τρόπος πρόσβασης στα δεδομένα
Το CSV (τιμές χωρισμένες με κόμμα) είναι η καθολική μορφή δεδομένων. Σχεδόν κάθε εργαλείο μπορεί να το διαβάσει. Σχεδόν κάθε εργαλείο φορμών μπορεί να το παράξει. Να τι χρειάζεται να ξέρεις.
Πώς δουλεύει η εξαγωγή CSV
Συνδέεσαι στο εργαλείο φορμών σου, επιλέγεις μια φόρμα, πατάς "εξαγωγή" και διαλέγεις εύρος ημερομηνιών ή συγκεκριμένες αποστολές. Το εργαλείο πακετάρει όλα αυτά τα δεδομένα σε ένα αρχείο CSV και το κατεβάζει στον υπολογιστή σου. Άνοιξέ το σε ένα πρόγραμμα λογιστικών φύλλων ή στο Google Sheets. Κάθε γραμμή είναι μια αποστολή. Κάθε στήλη είναι ένα πεδίο.
Είναι απλό και δουλεύει για τους περισσότερους ανθρώπους.
Περιορισμοί της εξαγωγής CSV
Η εξαγωγή CSV είναι χρήσιμη, αλλά έχει περιορισμούς:
Στιγμιότυπο μίας φοράς: Όταν εξάγεις, παίρνεις τις αποστολές που υπήρχαν εκείνη τη στιγμή. Πρέπει να εξάγεις ξανά για να πάρεις νέες αποστολές. Δεν υπάρχει "αυτόματος συγχρονισμός" ή "κράτα αυτό το λογιστικό φύλλο ενημερωμένο".
Τεράστια αρχεία: Αν έχεις χιλιάδες αποστολές, το CSV μπορεί να είναι τεράστιο (αρχεία 10 MB επιβραδύνουν το πρόγραμμα λογιστικών φύλλων). Κάποια προγράμματα λογιστικών φύλλων δυσκολεύονται με τόσο μεγάλα αρχεία.
Μεγάλα πεδία κειμένου: Αν η φόρμα σου περιλαμβάνει περιοχή κειμένου όπου οι άνθρωποι γράφουν μεγαλύτερες απαντήσεις, αυτές μπορεί να χαλάσουν τη μορφοποίηση του CSV ή να δημιουργήσουν γραμμές που διαβάζονται δύσκολα σε ένα λογιστικό φύλλο.
Καμία σταδιακή ενημέρωση: Δεν μπορείς να εξάγεις "δώσε μου μόνο τις αποστολές των τελευταίων 24 ωρών από την τελευταία μου εξαγωγή". Εξάγεις τα πάντα, κάθε φορά.
Διαγραμμένες αποστολές: Μόλις εξάγεις, αν μια αποστολή διαγραφεί (για το δικαίωμα διαγραφής του GDPR, για παράδειγμα), παραμένει στο παλιό σου αρχείο εξαγωγής. Για να κρατήσεις το CSV σου συγχρονισμένο με τα πραγματικά σου δεδομένα χρειάζεται χειροκίνητη δουλειά.
Πότε η εξαγωγή CSV είναι η σωστή επιλογή
Χρησιμοποίησε την εξαγωγή CSV όταν χρειάζεσαι ένα στιγμιότυπο μίας φοράς ή περιστασιακή πρόσβαση στα δεδομένα σου. Δουλεύει για:
Μηνιαίες ή εβδομαδιαίες εξετάσεις δεδομένων. Κοινοποίηση δεδομένων σε κάποιον που τα χρειάζεται μία φορά, όχι συνέχεια. Χειροκίνητο αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σου. Ανάλυση σε λογιστικό φύλλο που δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνεις κάθε μέρα.
Αυτοματοποιημένοι πίνακες αναφορών
Τα πιο προχωρημένα εργαλεία φορμών προσφέρουν ενσωματωμένες αναφορές. Αντί να εξάγεις σε λογιστικό φύλλο, βλέπεις αναφορές σε πραγματικό χρόνο στον πίνακα ελέγχου της φόρμας.
Τι περιλαμβάνουν οι πίνακες αναφορών
Συνηθισμένοι δείκτες: αριθμός αποστολών με τον χρόνο, ρυθμός αποστολών (πόσες την ημέρα ή την εβδομάδα), ποσοστό ολοκλήρωσης (πόσοι ξεκινούν και πόσοι τελειώνουν), δεδομένα ανά πεδίο (οι πιο συνηθισμένες απαντήσεις σε μια ερώτηση πολλαπλής επιλογής), γεωγραφικά δεδομένα (αν συνέλεξες πληροφορίες τοποθεσίας), ανάλυση ανά συσκευή (πόσοι έστειλαν από κινητό και πόσοι από υπολογιστή).
Πλεονεκτήματα των ενσωματωμένων αναφορών
Δεδομένα σε πραγματικό χρόνο (πάντα τρέχοντα). Χωρίς χειροκίνητες εξαγωγές. Γραφήματα και διαγράμματα που είναι πιο εύκολο να τα καταλάβεις από ένα ακατέργαστο CSV. Φιλτραρισμένες προβολές (δείξε μου μόνο τις αποστολές της περασμένης εβδομάδας). Κάποια εργαλεία μπορούν να σε ειδοποιήσουν αν ο ρυθμός αποστολών πέσει απροσδόκητα.
Περιορισμοί των ενσωματωμένων αναφορών
Περιορίζεσαι στις αναφορές που προσφέρει το εργαλείο. Αν χρειάζεσαι προσαρμοσμένη ανάλυση, δεν μπορείς να την κάνεις. Η προχωρημένη ανάλυση συνήθως είναι δυνατή μόνο με εξαγωγή CSV ή πρόσβαση API.
Πρόσβαση API: για προγραμματιστές και ενσωματώσεις
Ένα API (διεπαφή προγραμματισμού εφαρμογών) σου επιτρέπει να ζητάς τα δεδομένα της φόρμας σου προγραμματιστικά. Αντί να κατεβάζεις ένα αρχείο χειροκίνητα, ο δικός σου κώδικας ρωτά το εργαλείο φορμών "δώσε μου όλες τις αποστολές από αυτή την ημερομηνία", και το εργαλείο φορμών απαντά με τα δεδομένα σε δομημένη μορφή (συνήθως JSON).
Πότε έχει σημασία η πρόσβαση API
Χρησιμοποίησε API όταν χρειάζεσαι:
Συγχρονισμό σε πραγματικό χρόνο: Μετέφερε αυτόματα τις νέες αποστολές από τη φόρμα σου σε μια βάση δεδομένων ή αποθήκη δεδομένων τη στιγμή που φτάνουν.
Προσαρμοσμένες ενσωματώσεις: Φτιάξε ένα προσαρμοσμένο εργαλείο που χρειάζεται πρόσβαση στα δεδομένα της φόρμας. Η πρόσβαση API σου επιτρέπει να ρωτάς τα δεδομένα προγραμματιστικά αντί να εξάγεις χειροκίνητα.
Σταδιακές ενημερώσεις: Ζήτα από το API "δώσε μου μόνο τις αποστολές της τελευταίας ώρας" αντί να κατεβάζεις τα πάντα κάθε φορά.
Σύνθετες ροές εργασίας: Ενεργοποίησε ενέργειες με βάση τις αποστολές φορμών αυτόματα (όταν κάποιος στέλνει, στείλ' τον σε άλλο σύστημα, έλεγξέ τον σε μια βάση δεδομένων κ.λπ.).
Πώς δουλεύουν τα API των εργαλείων φορμών
Τα περισσότερα API χρησιμοποιούν REST (representational state transfer) ή webhooks. Με το REST, ο κώδικάς σου κάνει αιτήματα HTTP στο εργαλείο φορμών ζητώντας δεδομένα. Με τα webhooks, το εργαλείο φορμών στέλνει δεδομένα στα συστήματά σου αυτόματα όταν φτάνουν αποστολές.
Και τα δύο απαιτούν έλεγχο ταυτότητας API (δίνεις διαπιστευτήρια ώστε το εργαλείο φορμών να ξέρει ότι πραγματικά εσύ ζητάς δεδομένα). Τα περισσότερα API έχουν όρια ρυθμού (δεν μπορείς να ζητάς δεδομένα πάνω από Χ φορές το δευτερόλεπτο) για να αποτρέπεται η κατάχρηση.
Τεχνικές απαιτήσεις για πρόσβαση API
Η χρήση API απαιτεί προγραμματιστή ή κάποιον που νιώθει άνετα με τον κώδικα. Αν δεν είσαι τεχνικός, η πρόσβαση API δεν σου είναι χρήσιμη. Αν όμως έχεις τεχνικούς πόρους, είναι ισχυρή.
Κόστος πρόσβασης API
Πολλά εργαλεία φορμών περιλαμβάνουν δωρεάν πρόσβαση API. Κάποια χρεώνουν επιπλέον. Κάποια προσφέρουν μόνο περιορισμένη πρόσβαση API στα φθηνότερα πακέτα τους. Πριν διαλέξεις εργαλείο φορμών, έλεγξε αν η πρόσβαση API περιλαμβάνεται στο πακέτο σου.
Webhooks: προώθηση δεδομένων σε άλλα συστήματα
Ένα webhook είναι μια μορφή API όπου το εργαλείο φορμών σού στέλνει δεδομένα αυτόματα αντί να τα ζητάς εσύ. Όταν κάποιος στέλνει μια φόρμα, το εργαλείο στέλνει αυτά τα δεδομένα σε ένα URL που ορίζεις.
Πώς δουλεύουν τα webhooks
Δίνεις στο εργαλείο φορμών ένα URL (ένα endpoint στον server σου ή σε μια υπηρεσία αυτοματισμού τρίτου). Κάθε φορά που κάποιος στέλνει μια φόρμα, το εργαλείο φορμών στέλνει τα δεδομένα της αποστολής σε αυτό το URL αυτόματα.
Έτσι δουλεύουν οι ενσωματώσεις φορμών. Όταν συνδέεις τη φόρμα σου με ένα CRM, το εργαλείο φορμών χρησιμοποιεί webhooks για να στέλνει κάθε αποστολή στο CRM αυτόματα.
Πλεονεκτήματα των webhooks
Αυτόματα (χωρίς polling, χωρίς "έλεγχο για ενημερώσεις"). Σε πραγματικό χρόνο (τα δεδομένα στέλνονται αμέσως). Χαμηλότερο εύρος ζώνης (δεν κατεβάζεις μεγάλα αρχεία). Οι ενσωματώσεις στήνονται εύκολα αν το εργαλείο φορμών και το σύστημα που παραλαμβάνει υποστηρίζουν webhooks.
Περιορισμοί των webhooks
Δεν μπορείς να ζητήσεις ιστορικά δεδομένα μέσω webhook (στέλνει μόνο νέες αποστολές από εδώ και πέρα). Αν το σύστημα που παραλαμβάνει είναι εκτός λειτουργίας όταν το webhook προσπαθεί να παραδώσει, η αποστολή μπορεί να χαθεί. Χρειάζεσαι ένα αξιόπιστο endpoint για να παραλαμβάνεις τα δεδομένα.
Φορητότητα δεδομένων: να έχεις τα δεδομένα σου
Τα καλύτερα εργαλεία φορμών κάνουν εύκολο να βγάλεις όλα τα δεδομένα σου. Έλεγξε αν το εργαλείο σου:
Επιτρέπει εξαγωγή CSV όλων των αποστολών (όχι μόνο των πρόσφατων). Παρέχει πρόσβαση API για προγραμματιστική ανάκτηση. Προσφέρει λειτουργίες μαζικής εξαγωγής (κατέβασμα όλων των δεδομένων όλων των εποχών με μία κίνηση). Δεν περιορίζει τεχνητά πόσα δεδομένα μπορείς να εξάγεις. Έχει καθαρή τεκμηρίωση για το πώς θα έχεις πρόσβαση στα δεδομένα σου.
Αν το εργαλείο φορμών σου κάνει δύσκολο οτιδήποτε από αυτά, είσαι κλειδωμένος. Ένα εργαλείο που σε κλειδώνει στα δεδομένα σου είναι ένα εργαλείο που έχει πάρα πολλή δύναμη πάνω στην επιχείρησή σου.
Επιλογή ανάμεσα σε μεθόδους εξαγωγής
Διαφορετικές περιπτώσεις απαιτούν διαφορετικές μεθόδους:
Γρήγορη ανάλυση μίας φοράς: Χρησιμοποίησε εξαγωγή CSV. Συνδέεσαι, εξάγεις, ανοίγεις σε λογιστικό φύλλο, τελείωσες σε λίγα λεπτά.
Τακτική αναφορά: Χρησιμοποίησε ενσωματωμένους πίνακες ελέγχου αν υπάρχουν ή στήσε πρόσβαση API για αυτοματοποιημένες αναφορές.
Ενσωμάτωση αποθήκης δεδομένων: Χρησιμοποίησε API ή webhooks για να συγχρονίζεις αυτόματα νέες αποστολές στην αποθήκη δεδομένων σου.
Αρχειοθέτηση για συμμόρφωση: Χρησιμοποίησε μαζική εξαγωγή CSV για να κρατήσεις αντίγραφο όλων των αποστολών για νομική τήρηση αρχείων.
Μετάβαση συστήματος: Αν αλλάζεις εργαλείο φορμών, χρησιμοποίησε API ή μαζική εξαγωγή για να μεταφέρεις όλα τα δεδομένα σου στο νέο εργαλείο.
Πώς χειρίζεται το WEMASY την πρόσβαση στα δεδομένα φορμών
Ο Δημιουργός ιστοσελίδων του WEMASY σου επιτρέπει να φτιάξεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και να προσθέσεις μια φόρμα. Δες τα πακέτα του WEMASY.