Κάποιος συμπληρώνει μια φόρμα στο κινητό του, καθισμένος στο αυτοκίνητο πριν από μια συνάντηση. Πατά αποστολή. Η υποβολή φτάνει στο εργαλείο φορμών. Η ομάδα πωλήσεών σου υποτίθεται ότι θα τη δει στο CRM. Θα τη δει όμως; Τις περισσότερες φορές όχι, επειδή τα δύο συστήματα δεν συνδέονται.
Το άρθρο εξηγεί πώς δουλεύει η σύνδεση φόρμας με CRM, ποια CRM συνδέονται καλά με φόρμες και πώς να τη στήσεις, ώστε οι νέες υποβολές να φτάνουν αυτόματα στο CRM χωρίς να αντιγράφει κανείς δεδομένα με το χέρι.
Τι είναι το CRM και γιατί έχει σημασία
Το CRM (Customer Relationship Management, σύστημα διαχείρισης σχέσεων με πελάτες) είναι το κεντρικό σημείο όπου δουλεύει η ομάδα πωλήσεών σου. Σκέψου ένα ψηφιακό αρχείο όπου κρατάς στοιχεία για κάθε υποψήφιο και κάθε πελάτη. Ένα CRM αποθηκεύει στοιχεία επικοινωνίας, καταγράφει κάθε email που ανταλλάχθηκε, κάθε τηλεφώνημα, κάθε συνάντηση, και δείχνει σε ποιο στάδιο των πωλήσεων βρίσκεται κάθε συμφωνία.
Όταν ένας υποψήφιος στέλνει μια φόρμα, πρέπει να γίνεται επαφή στο CRM σου. Η ομάδα πωλήσεων βλέπει στο CRM όλες τις πληροφορίες για αυτό το άτομο: τα δεδομένα της φόρμας, όλες τις επαφές, τυχόν προηγούμενες συζητήσεις. Χωρίς CRM, η ομάδα πρέπει να ελέγχει πολλά συστήματα ή να ρωτά "έχουμε ξανακούσει από αυτό το άτομο;"
Υπάρχουν πολλά δημοφιλή CRM. Το καθένα δουλεύει λίγο διαφορετικά, αλλά όλα έχουν τον ίδιο σκοπό: κεντρικές πληροφορίες πελατών.
Γιατί έχει σημασία να συνδέσεις τις φόρμες με το CRM
Το CRM είναι εκεί όπου δουλεύει η ομάδα πωλήσεών σου. Καταγράφει κάθε επαφή, κάθε συμφωνία, κάθε συζήτηση με έναν υποψήφιο. Όταν φτάνει μια υποβολή φόρμας, πρέπει να μπαίνει αυτόματα στο CRM. Χωρίς αυτή τη σύνδεση, οι υποβολές μένουν στο εργαλείο φορμών και η ομάδα πωλήσεων δεν ξέρει ότι ήρθε νέος υποψήφιος.
Η χειροκίνητη καταχώριση σκοτώνει την ταχύτητα. Μέχρι κάποιος να αντιγράψει μια υποβολή από το εργαλείο φορμών στο CRM, έχουν περάσει ώρες. Στις πωλήσεις οι ώρες μετράνε. Όσο πιο αργά απαντάς, τόσο πέφτει το ποσοστό μετατροπής.
Πώς δουλεύει η σύνδεση φόρμας με CRM
Όταν συνδέεις μια φόρμα με ένα CRM, γίνονται τα εξής: Κάποιος στέλνει τη φόρμα. Το εργαλείο φορμών δέχεται την υποβολή. Αντί να σταματήσει εκεί, στέλνει αυτόματα τα δεδομένα στο CRM σου. Το CRM τα δέχεται και φτιάχνει νέα επαφή (ή ενημερώνει υπάρχουσα επαφή αν έχει στείλει ξανά φόρμα). Η ομάδα πωλήσεων βλέπει αμέσως τον νέο υποψήφιο.
Όλα αυτά γίνονται σε δευτερόλεπτα. Κανείς δεν χρειάζεται να κάνει κάτι με το χέρι.
Ενσωματώσεις από το ίδιο το εργαλείο ή εργαλεία ροών εργασίας
Υπάρχουν δύο τρόποι να συνδέσεις φόρμες με CRM.
Ενσωματώσεις από το ίδιο το εργαλείο
Το εργαλείο φορμών έχει έτοιμη σύνδεση με το CRM. Κάνεις έλεγχο ταυτότητας μία φορά (συνδέεσαι με τα στοιχεία του CRM σου), αντιστοιχίζεις τα πεδία της φόρμας με τα πεδία του CRM (το πεδίο email της φόρμας με το πεδίο email του CRM) και τελείωσες. Οι υποβολές αρχίζουν να περνούν αυτόματα.
Αυτές οι ενσωματώσεις στήνονται γρήγορα και δεν θέλουν τεχνικές γνώσεις. Το μειονέκτημα είναι ότι το εργαλείο πρέπει να έχει φτιάξει συγκεκριμένη ενσωμάτωση για το CRM σου. Αν δεν την έχει, δεν μπορείς να χρησιμοποιήσεις αυτόν τον τρόπο.
Εργαλεία ροών εργασίας (εργαλεία αυτοματισμού, προσαρμοσμένα webhooks)
Αν το εργαλείο φορμών δεν έχει έτοιμη ενσωμάτωση με το CRM σου, μπορείς να χρησιμοποιήσεις ένα εργαλείο ροών εργασίας. Οι υπηρεσίες αυτοματισμού σου επιτρέπουν να φτιάξεις "συνταγές" που λένε "όταν σταλεί μια φόρμα, δημιούργησε επαφή στο CRM μου". Αυτά τα εργαλεία συνδέουν σχεδόν οποιεσδήποτε δύο υπηρεσίες.
Το πλεονέκτημα είναι η ευελιξία. Το μειονέκτημα είναι ότι προσθέτεις άλλη μία υπηρεσία (οι περισσότερες χρεώνουν μηνιαία) και χρειάζεσαι βασικές γνώσεις ρύθμισης.
Οι βασικές κατηγορίες CRM και πώς συνδέονται
CRM μάρκετινγκ όλα σε ένα
Τα CRM μάρκετινγκ όλα σε ένα συνδέονται έτοιμα με τα περισσότερα μεγάλα εργαλεία φορμών. Η σύνδεση είναι απλή: έλεγχος ταυτότητας, αντιστοίχιση πεδίων, έτοιμο. Πολλά έχουν γενναιόδωρο δωρεάν πακέτο, γι' αυτό πολλά εργαλεία φορμών προσφέρουν δωρεάν ενσωμάτωση.
Οι υποβολές μπαίνουν στο CRM ως επαφές. Αν η διεύθυνση email υπάρχει ήδη, το CRM ενημερώνει την υπάρχουσα επαφή. Αν είναι νέα, το CRM φτιάχνει νέα εγγραφή επαφής.
CRM για μεγάλες επιχειρήσεις
Οι ενσωματώσεις με CRM για μεγάλες επιχειρήσεις διαφέρουν ανάλογα με το εργαλείο φορμών. Κάποια εργαλεία έχουν έτοιμη ενσωμάτωση. Άλλα όχι. Αν το δικό σου δεν έχει, τα εργαλεία ροών εργασίας μπορούν να συνδέσουν τις φόρμες με το CRM με λίγη ρύθμιση.
Οι υποβολές συνήθως μπαίνουν σε ένα τέτοιο CRM ως leads (εκτός αν τις ρυθμίσεις ως επαφές). Η ομάδα πωλήσεων τις βλέπει αμέσως στην ουρά των leads.
CRM για pipeline πωλήσεων
Τα CRM pipeline πωλήσεων έχουν έτοιμες ενσωματώσεις με κάποια εργαλεία φορμών και με άλλα όχι. Έλεγξε την αγορά ενσωματώσεων του εργαλείου φορμών σου, για να δεις αν το CRM σου υπάρχει στη λίστα. Αν υπάρχει, η ρύθμιση είναι συνήθως απλή. Αν όχι, ένα εργαλείο ροών εργασίας δουλεύει καλά.
Τα CRM pipeline συνήθως αντιμετωπίζουν τις υποβολές ως άτομα (επαφές). Μπορείς να ρυθμίσεις την ενσωμάτωση να φτιάχνει και συμφωνίες, αν θέλεις (για παράδειγμα "νέα υποβολή φόρμας = νέα συμφωνία αξίας $0 στο Early Stage").
Άλλα CRM (εργαλεία έργων, workspaces, προσαρμοσμένες βάσεις δεδομένων)
Δεν λέγεται κάθε σύστημα CRM, αλλά τα δεδομένα φορμών συχνά πρέπει να πάνε εκεί. Τα εργαλεία ροών εργασίας συνδέουν φόρμες με σχεδόν οτιδήποτε: εργαλεία διαχείρισης έργων, βάσεις δεδομένων, προσαρμοσμένες εφαρμογές κ.λπ.
Ρύθμιση σύνδεσης φόρμας με CRM: βήμα προς βήμα
Βήμα 1: Έλεγξε αν το εργαλείο φορμών υποστηρίζει το CRM σου
Μπες στο εργαλείο φορμών και ψάξε για "ενσωματώσεις" ή "συνδέσεις" (integrations). Δες αν το CRM σου υπάρχει στη λίστα. Αν ναι, πάτησέ το. Αν όχι, πήγαινε στα εργαλεία ροών εργασίας.
Βήμα 2: Έλεγχος ταυτότητας στο CRM
Πάτα το κουμπί σύνδεσης του CRM. Θα σου ζητηθεί να μπεις στον λογαριασμό σου στο CRM και να δώσεις στο εργαλείο φορμών άδεια πρόσβασης. Είναι ασφαλές: δίνεις απλώς άδεια να δημιουργεί επαφές και να ενημερώνει δεδομένα.
Βήμα 3: Αντιστοίχισε τα πεδία της φόρμας με τα πεδία του CRM
Η φόρμα σου έχει πεδία όπως "name", "email", "company". Το CRM σου έχει πεδία επαφής. Πρέπει να πεις στο εργαλείο ποιο πεδίο της φόρμας αντιστοιχεί σε ποιο πεδίο του CRM. Συνήθως είναι προφανές (το πεδίο "email" της φόρμας πάει στο πεδίο "email" του CRM). Κάποιες φορές πρέπει να είσαι συγκεκριμένος (το πεδίο "inquiry_type" της φόρμας πάει στο πεδίο "lead_source" του CRM).
Βήμα 4: Δοκίμασε την ενσωμάτωση
Συμπλήρωσε τη φόρμα σου και στείλε μια δοκιμαστική υποβολή. Έλεγξε το CRM. Εμφανίστηκε νέα επαφή; Είναι τα δεδομένα στα σωστά πεδία; Αν ναι, τελείωσες. Αν όχι, έλεγξε την αντιστοίχιση και ξαναδοκίμασε.
Συνηθισμένα προβλήματα και πώς λύνονται
Οι υποβολές δεν περνούν στο CRM
Μπορεί να αποσυνδέθηκε η ενσωμάτωση. Τα CRM ζητούν περιοδικά νέο έλεγχο ταυτότητας για λόγους ασφάλειας. Μπες ξανά στο εργαλείο φορμών και ξανακάνε τον έλεγχο ταυτότητας του CRM. Αν δεν δουλέψει, αποσύνδεσε και ξαναφτιάξε την ενσωμάτωση από την αρχή.
Τα δεδομένα μπαίνουν σε λάθος πεδία
Η αντιστοίχιση πεδίων μπορεί να είναι λάθος. Έλεγξε ότι τα πεδία της φόρμας αντιστοιχούν στα σωστά πεδία του CRM. Κάποιες φορές το εργαλείο φορμών και το CRM χρησιμοποιούν διαφορετικά ονόματα πεδίων. Για παράδειγμα, το εργαλείο φορμών μπορεί να το λέει "phone_number" ενώ το CRM "phone". Πρέπει να τα αντιστοιχίσεις σωστά.
Δημιουργούνται διπλές επαφές
Αν το ίδιο άτομο στείλει δύο φορές, το CRM μπορεί να φτιάξει δύο επαφές αντί να ενημερώσει μία. Αυτό συμβαίνει όταν το CRM δεν καταλαβαίνει ότι οι δύο υποβολές είναι από το ίδιο άτομο. Συνήθως η λύση είναι να πεις στο CRM να ταιριάζει με βάση τη διεύθυνση email (αν το email είναι ήδη επαφή, ενημέρωσέ την, αλλιώς φτιάξε νέα). Τα περισσότερα CRM το κάνουν από μόνα τους, αλλά κάποιες φορές πρέπει να το ρυθμίσεις.
Κάποιες υποβολές δεν συγχρονίζονται
Αν κάποιες υποβολές δεν φτάνουν στο CRM, έλεγξε αν έχουν συμπληρωμένα όλα τα υποχρεωτικά πεδία. Αν ένα πεδίο είναι υποχρεωτικό στο CRM αλλά προαιρετικό στη φόρμα σου και κάποιος στείλει χωρίς αυτό, η υποβολή δεν θα συγχρονιστεί. Ή κάνε το πεδίο υποχρεωτικό και στη φόρμα, ή πες στο CRM να δέχεται κενό σε αυτό το πεδίο.
Προχωρημένη ενσωμάτωση: συγχρονισμός με συνθήκες
Δεν θέλεις πάντα να πηγαίνει κάθε υποβολή στο CRM. Ίσως έχεις μια φόρμα επικοινωνίας και μια φόρμα αιτήματος επίδειξης. Τα αιτήματα επίδειξης πρέπει να συγχρονίζονται με το CRM. Οι υποβολές της φόρμας επικοινωνίας μπορεί να μην είναι leads πωλήσεων.
Κάποια εργαλεία φορμών και εργαλεία ροών εργασίας σου επιτρέπουν να βάλεις συνθήκες. Για παράδειγμα: "Συγχρόνισε με το CRM μόνο αν inquiry_type = 'Demo Request'". Έτσι το CRM μένει καθαρό και η ομάδα πωλήσεων γλιτώνει χρόνο, γιατί δεν την πλημμυρίζουν υποβολές που δεν είναι πραγματικά leads.
Πώς συνδέεται η WEMASY με CRM
Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα.
Δες τη σελίδα τιμών για να δεις τι περιλαμβάνει το πακέτο σου.