Πριν διαλέξεις εργαλείο φορμών ή ξεκινήσεις την πρώτη σου φόρμα, πρέπει να καταλάβεις τι γίνεται με τα δεδομένα του επισκέπτη μετά την υποβολή. Πού αποθηκεύονται. Ποιος μπορεί να τα δει. Πώς προστατεύονται. Οι περισσότεροι θεωρούν ότι το εργαλείο φορμών τα κάνει όλα αυτά αυτόματα. Μερικές φορές ναι. Συχνά όχι.
Εδώ θα δεις πώς δουλεύει στην πράξη η αποθήκευση δεδομένων φόρμας, ποια χαρακτηριστικά ασφάλειας πρέπει να απαιτείς από ένα εργαλείο φορμών και ποιοι κανόνες συμμόρφωσης ισχύουν ανάλογα με τα στοιχεία που συλλέγεις.
Τι σημαίνει ασφαλής αποθήκευση δεδομένων φόρμας
Η ασφαλής αποθήκευση φόρμας έχει τρία μέρη: κρυπτογράφηση σε αποθήκευση (τα δεδομένα είναι κωδικοποιημένα όσο αποθηκεύονται), κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (τα δεδομένα είναι κωδικοποιημένα όσο ταξιδεύουν προς τον διακομιστή σου) και έλεγχοι πρόσβασης (μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα διαβάζουν τα δεδομένα).
Οι περισσότερες φόρμες τα πάνε καλά με την κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά. Τα δεδομένα φτάνουν με ασφάλεια στον διακομιστή. Μετά όμως μένουν σε μια βάση δεδομένων ως απλό κείμενο. Όποιος παραβιάσει τη βάση, ή όποιος υπάλληλος έχει πρόσβαση χωρίς να πρέπει, διαβάζει τα πάντα. Εκεί αποτυγχάνει η ασφαλής αποθήκευση.
Κρυπτογράφηση σε αποθήκευση και κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά
Προστατεύουν τα δεδομένα σε διαφορετικά στάδια. Για να ξέρεις τι πραγματικά έχεις, πρέπει να καταλάβεις τη διαφορά.
Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά
Είναι η κρυπτογράφηση που γίνεται όταν τα δεδομένα ταξιδεύουν από το πρόγραμμα περιήγησης του επισκέπτη στον διακομιστή σου. Αν η φόρμα σου βρίσκεται σε σελίδα HTTPS (δες το εικονίδιο με το λουκέτο δίπλα στη διεύθυνση), η κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά είναι ενεργή. Τα δεδομένα είναι κωδικοποιημένα στη διαδρομή.
Η κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά είναι πλέον στάνταρ. Κάθε μεγάλο εργαλείο φορμών, κάθε ολοκλήρωση αγοράς σε e-shop, κάθε σοβαρή ιστοσελίδα χρησιμοποιεί HTTPS. Αν η φόρμα σου δεν είναι σε HTTPS, διόρθωσέ το πρώτα. Δεν χωράει συζήτηση.
Κρυπτογράφηση σε αποθήκευση
Είναι αυτό που γίνεται αφού τα δεδομένα φτάσουν στον διακομιστή σου και αποθηκευτούν στη βάση δεδομένων. Είναι κρυπτογραφημένα στη βάση; Ή αποθηκεύονται ως απλό κείμενο;
Πολλά εργαλεία φορμών προσφέρουν την επιλογή, αλλά δεν την ενεργοποιούν από προεπιλογή. Πρέπει να την ανοίξεις εσύ. Κάποια δεν την προσφέρουν καθόλου, ειδικά οι δωρεάν ή οι φθηνές λύσεις. Αν ένα εργαλείο φορμών δεν αναφέρει την κρυπτογράφηση σε αποθήκευση στην τεκμηρίωση ασφάλειάς του, υπέθεσε ότι δεν την κάνει.
Η κρυπτογράφηση σε αποθήκευση σημαίνει ότι ακόμα κι αν κάποιος αποκτήσει μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στη βάση σου, τα δεδομένα δεν διαβάζονται χωρίς το κλειδί κρυπτογράφησης. Σε προστατεύει αν παραβιαστεί ο πάροχος φιλοξενίας σου, αν κάποιος κακόβουλος υπάλληλος μπει στη βάση ή αν τρίτος κλέψει αντίγραφο των δεδομένων σου.
Πώς καταλαβαίνεις αν τα δεδομένα της φόρμας σου είναι κρυπτογραφημένα
Έλεγξε την τεκμηρίωση ασφάλειας του εργαλείου φορμών σου. Ψάξε για φράσεις όπως "data encrypted at rest" ή "end-to-end encryption". Αν η τεκμηρίωση δεν το αναφέρει, στείλε email στην υποστήριξη και ρώτησε ευθέως: "Οι υποβολές φόρμας κρυπτογραφούνται στη βάση δεδομένων;"
Να τι σου λένε οι απαντήσεις:
"Ναι, όλα τα δεδομένα κρυπτογραφούνται από προεπιλογή." Αυτό είναι καλό. Τα δεδομένα σου προστατεύονται.
"Η κρυπτογράφηση διατίθεται ως premium λειτουργία." Αυτό είναι κόκκινη σημαία. Η κρυπτογράφηση πρέπει να είναι στάνταρ. Αν χρειάζεσαι συμμόρφωση (με τους κανόνες για τα δεδομένα υγείας, το GDPR κ.λπ.), ίσως χρειαστεί να αναβαθμίσεις ή να αλλάξεις εργαλείο.
"Κρυπτογραφούμε τα δεδομένα με μεθόδους του κλάδου, όπως το AES-256." Αυτό είναι εξαιρετικό. Το AES-256 είναι το χρυσό στάνταρ για την κρυπτογράφηση.
"Δεν κρυπτογραφούμε σε αποθήκευση, αλλά έχουμε αυστηρούς ελέγχους πρόσβασης." Αυτό δεν αρκεί. Οι έλεγχοι πρόσβασης βοηθούν, αλλά η κρυπτογράφηση είναι καλύτερη. Ακόμα και εταιρείες με αυστηρούς ελέγχους πρόσβασης μπορούν να παραβιαστούν.
Έλεγχοι πρόσβασης: ποιος βλέπει τα δεδομένα των φορμών σου
Πέρα από την κρυπτογράφηση, έλεγξε ποιος έχει πρόσβαση στις υποβολές των φορμών σου. Αυτό αφορά και τα μέλη της ομάδας σου και τους υπαλλήλους του εργαλείου φορμών.
Η πρόσβαση της ομάδας σου
Δεν χρειάζεται να βλέπουν όλοι στην ομάδα σου όλες τις υποβολές. Ένας εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πρέπει να βλέπει τις υποβολές που του έχουν ανατεθεί. Ένας διευθυντής μπορεί να βλέπει αναφορές και συνόψεις, αλλά όχι τις λεπτομέρειες κάθε φόρμας. Ο λογιστής δεν πρέπει ποτέ να βλέπει υποβολή φόρμας επικοινωνίας.
Τα καλά εργαλεία φορμών σού επιτρέπουν να ορίζεις διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων. Χρησιμοποίησέ τα. Η αρχή της ελάχιστης πρόσβασης λέει ότι κάθε άτομο έχει πρόσβαση μόνο σε όσα χρειάζεται για τη δουλειά του.
Η πρόσβαση των υπαλλήλων του εργαλείου φορμών
Οι υπάλληλοι του εργαλείου φορμών μπορούν να δουν τα δεδομένα σου. Το ερώτημα είναι αν πρέπει. Ψάξε για εργαλεία που:
Έχουν σαφή πολιτική απορρήτου που λέει αν το προσωπικό υποστήριξης αποκτά ποτέ πρόσβαση στα δεδομένα των πελατών. Πολλά εργαλεία έχουν πολιτική να μην κοιτούν τα δεδομένα των πελατών, εκτός αν τους ζητήσεις να βοηθήσουν σε ένα θέμα.
Καταγράφουν την πρόσβαση της υποστήριξης (αν η υποστήριξη μπει στα δεδομένα σου για να λύσει ένα πρόβλημα, αυτό καταγράφεται και ενημερώνεσαι).
Έχουν πιστοποίηση SOC 2, που σημαίνει ότι τρίτος φορέας έχει επαληθεύσει τις πρακτικές ασφάλειάς τους.
Διατήρηση δεδομένων: πόσο καιρό κρατάς τις υποβολές
Δεν χρειάζεται να κρατάς τις υποβολές για πάντα. Αποφάσισε πόσο καιρό χρειάζεται να κρατάς τα δεδομένα και μετά διέγραψέ τα αυτόματα.
Οι περισσότερες επιχειρήσεις κρατούν τις υποβολές για ένα με τρία χρόνια. Οι υποβολές φόρμας επικοινωνίας μπορεί να κρατιούνται για ένα χρόνο (αρκετό για πιθανές επαναλήψεις επαφής). Τα δεδομένα συναλλαγών e-commerce πρέπει να κρατιούνται για επτά χρόνια (φορολογικές και νομικές απαιτήσεις). Τα δεδομένα ερευνών μπορεί να κρατιούνται για ένα χρόνο ώστε να βοηθούν στις επιχειρηματικές αποφάσεις.
Ρύθμισε αυτόματη διαγραφή αν το εργαλείο φορμών σου την υποστηρίζει. Αν όχι, έλεγξε και διέγραψε χειροκίνητα τις παλιές υποβολές κατά διαστήματα. Έτσι μειώνεις και τον κίνδυνο ασφάλειας (λιγότερα δεδομένα σημαίνει λιγότερα που μπορούν να εκτεθούν σε περίπτωση παραβίασης).
Έλεγξε τις νομικές απαιτήσεις του κλάδου σου. Αν επεξεργάζεσαι δεδομένα υγείας, ίσως υποχρεούσαι να τα κρατάς για συγκεκριμένα διαστήματα. Αν επεξεργάζεσαι οικονομικά δεδομένα, οι κανονισμοί μπορεί να ορίζουν τη διατήρηση. Αν έχεις αμφιβολία, ρώτησε δικηγόρο.
Ασφαλή αντίγραφα των δεδομένων της φόρμας
Καλό είναι να παίρνεις τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των υποβολών σου. Τα ίδια τα αντίγραφα όμως μπορεί να είναι αδύναμο σημείο ασφάλειας αν δεν τα χειριστείς σωστά.
Αν παίρνεις αντίγραφα των δεδομένων σου (αυτόματα μέσω του εργαλείου φορμών ή χειροκίνητα με εξαγωγή), φρόντισε τα αντίγραφα να είναι:
Κρυπτογραφημένα: Τα αντίγραφα πρέπει να κρυπτογραφούνται όπως τα ζωντανά δεδομένα σου.
Αποθηκευμένα με ασφάλεια: Αν αποθηκεύεις αντίγραφα σε δικούς σου διακομιστές ή σε αποθηκευτικό χώρο στο cloud, φρόντισε να έχουν κωδικό και να μην είναι προσβάσιμα σε όλους στον οργανισμό σου.
Χωριστά από το ζωντανό περιβάλλον: Αν παραβιαστεί η κύρια βάση σου, το αντίγραφο δεν πρέπει να τεθεί σε κίνδυνο. Αποθήκευσε τα αντίγραφα σε διαφορετικά συστήματα με διαφορετικούς ελέγχους πρόσβασης.
Δοκιμασμένα: Δοκίμαζε κατά διαστήματα ότι μπορείς πράγματι να κάνεις επαναφορά από τα αντίγραφα. Ένα αντίγραφο που δεν επαναφέρεται είναι άχρηστο.
Απαιτήσεις συμμόρφωσης για την αποθήκευση δεδομένων φόρμας
Ανάλογα με το πού βρίσκονται οι επισκέπτες σου και σε ποιον κλάδο δραστηριοποιείσαι, μπορεί να έχεις νομικές υποχρεώσεις συμμόρφωσης.
GDPR (κάτοικοι της ΕΕ)
Αν συλλέγεις δεδομένα από κατοίκους της Ευρωπαϊκής Ένωσης, ισχύει το GDPR. Βασικές απαιτήσεις: πρέπει να λες στον κόσμο ποια δεδομένα συλλέγεις, γιατί και πώς τα προστατεύεις. Πρέπει να τα αποθηκεύεις με ασφάλεια. Πρέπει να τα διαγράφεις όταν σου το ζητήσουν. Δεν πρέπει να τα κρατάς περισσότερο από όσο χρειάζεται για τον σκοπό που συλλέχθηκαν.
CCPA (κάτοικοι Καλιφόρνιας)
Οι κάτοικοι της Καλιφόρνιας έχουν δικαιώματα απορρήτου για τη συλλογή δεδομένων. Πρέπει να γνωστοποιείς ποια δεδομένα συλλέγονται, να επιτρέπεις στους ανθρώπους να διαγράφουν τα δεδομένα τους και να μην τα πουλάς χωρίς άδεια.
Κανόνες για τα δεδομένα υγείας
Αν συλλέγεις πληροφορίες υγείας, οι κανόνες για τα δεδομένα υγείας είναι αυστηροί: τα δεδομένα πρέπει να κρυπτογραφούνται, η πρόσβαση πρέπει να καταγράφεται, πρέπει να υπάρχει σχέδιο ειδοποίησης για παραβίαση δεδομένων και άλλα. Δεν είναι προαιρετικό. Οι παραβιάσεις μπορεί να οδηγήσουν σε σημαντικά πρόστιμα.
PCI DSS (δεδομένα πληρωμών)
Αν η φόρμα σου συλλέγει στοιχεία πιστωτικής κάρτας, το PCI DSS απαιτεί συγκεκριμένα μέτρα ασφάλειας. Τα περισσότερα σοβαρά εργαλεία φορμών δεν αποθηκεύουν τα στοιχεία της κάρτας σε ακατέργαστη μορφή. Χρησιμοποιούν tokenization (αποθηκεύουν έναν κωδικό αναφοράς αντί για τον πραγματικό αριθμό κάρτας). Ρώτησε το εργαλείο φορμών σου αν συμμορφώνεται με το PCI.
Τι να κάνεις αν υποπτεύεσαι παραβίαση δεδομένων
Αν ανακαλύψεις μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στις υποβολές των φορμών σου, κινήσου γρήγορα:
Εντόπισε την έκταση: Ποια δεδομένα εκτέθηκαν; Πόσες εγγραφές; Για ποια χρονική περίοδο;
Κλείσε την παραβίαση: Άλλαξε αμέσως όλους τους κωδικούς. Ανανέωσε τα κλειδιά API. Ανάκαλεσε τα διακριτικά πρόσβασης. Διόρθωσε την ευπάθεια που επέτρεψε την παραβίαση.
Ενημέρωσε τους επηρεαζόμενους: Ανάλογα με τους κανονισμούς, ίσως υποχρεούσαι να ειδοποιήσεις όποιον είδε τα δεδομένα του να εκτίθενται. Συνήθως μέσα σε 30 ημέρες για το GDPR, και πιο γρήγορα για τα δεδομένα υγείας.
Τεκμηρίωσε τα πάντα: Κράτα αρχείο για το τι έγινε, πότε το ανακάλυψες και τι έκανες. Οι ρυθμιστικές αρχές θα θέλουν να το δουν.
Πώς να προστατεύεις τις υποβολές των φορμών σου με τη WEMASY
Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα. Για να επιλέξεις εργαλείο με βάση τις ανάγκες συμμόρφωσής σου, κάνε τις ερωτήσεις αυτού του οδηγού πριν συλλέξεις δεδομένα.
Δες τη σελίδα με τα πακέτα της WEMASY.