Ένας πελάτης υποβάλλει μια φόρμα. Η ομάδα πωλήσεων δεν την βλέπει ποτέ, γιατί υπάρχει μόνο στο εργαλείο φορμών σου. Η λογιστική δεν ξέρει ότι ήρθε νέος πελάτης, γιατί τα δεδομένα δεν έφτασαν ποτέ στο υπολογιστικό της φύλλο. Η υποστήριξη χάνει το πλαίσιο, γιατί δεν έχει πρόσβαση στην υποβολή. Εν τω μεταξύ εσύ αντιγράφεις χειροκίνητα τα ίδια δεδομένα σε τρία διαφορετικά συστήματα, πληκτρολογείς τρεις φορές τις ίδιες πληροφορίες και κάνεις ακόμα λάθη.
Εδώ θα δεις πώς να συγχρονίζεις τις υποβολές φορμών σε πολλές πλατφόρμες ταυτόχρονα, ώστε κάθε ομάδα που χρειάζεται τα δεδομένα να τα παίρνει αυτόματα και άμεσα.
Τι σημαίνει συγχρονισμός δεδομένων και γιατί έχει σημασία
Συγχρονισμός δεδομένων σημαίνει ότι οι υποβολές φορμών στέλνονται αυτόματα σε πολλά συστήματα ταυτόχρονα. Όταν κάποιος υποβάλλει, τα δεδομένα πηγαίνουν στο CRM σου, σε μια λίστα email, σε ένα υπολογιστικό φύλλο, σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργων και όπου αλλού τα χρειάζεσαι. Μέσα σε δευτερόλεπτα. Με μία ενέργεια.
Χωρίς συγχρονισμό, τα δεδομένα ζουν σε σιλό. Η ομάδα πωλήσεων έχει ελλιπή δεδομένα στο CRM. Η οικονομική υπηρεσία έχει κάτι διαφορετικό στο φύλλο της. Η υποστήριξη δεν ξέρει ότι ήρθε νέος πελάτης. Όλοι δουλεύουν με διαφορετικές πηγές αλήθειας.
Ο συγχρονισμός κρατά όλα τα συστήματα ενημερωμένα. Μία υποβολή φτάνει σε όλους τους προορισμούς. Όλοι έχουν τις ίδιες πληροφορίες.
Μονόδρομος και αμφίδρομος συγχρονισμός
Μονόδρομος συγχρονισμός (από τη φόρμα προς άλλα συστήματα)
Τα δεδομένα ρέουν από τη φόρμα σου προς άλλα εργαλεία. Όταν κάποιος υποβάλλει, τα δεδομένα πηγαίνουν στο CRM, στην πλατφόρμα email, στο υπολογιστικό φύλλο κ.λπ. Αυτό είναι το πιο συνηθισμένο μοτίβο. Ο συγχρονισμός ξεκινά από την υποβολή της φόρμας.
Αμφίδρομος συγχρονισμός
Είναι λιγότερο συνηθισμένος, αλλά μερικές φορές χρειάζεται. Τα δεδομένα ρέουν και προς τις δύο κατευθύνσεις. Για παράδειγμα, αν κάποιος ενημερώσει μια επαφή στο CRM σου, η αλλαγή συγχρονίζεται πίσω στην εγγραφή του στο εργαλείο φορμών. Ή αν ενημερώσεις ένα υπολογιστικό φύλλο, το εργαλείο φορμών βλέπει την αλλαγή.
Ο αμφίδρομος συγχρονισμός είναι πιο περίπλοκος και χρησιμοποιείται συνήθως μόνο για κρίσιμες ροές δεδομένων, όπου έχει σημασία να μένουν τέλεια συγχρονισμένα.
Οι περισσότερες χρήσεις φορμών χρειάζονται μόνο μονόδρομο συγχρονισμό: από τη φόρμα προς όλα τα άλλα.
Πολλοί προορισμοί με διαφορετική δομή
Η δυσκολία: η φόρμα σου συλλέγει "name" και "company", αλλά το CRM σου χωρίζει το όνομα σε "first_name" και "last_name". Το υπολογιστικό φύλλο σου έχει πεδίο "company_name". Η πλατφόρμα email χρειάζεται μόνο το "email".
Το λύνει η αντιστοίχιση δεδομένων. Όταν ρυθμίζεις τους συγχρονισμούς, λες σε κάθε προορισμό πώς να δέχεται τα δεδομένα της φόρμας. Το πεδίο "name" της φόρμας αντιστοιχίζεται στο πεδίο "first_name" του CRM. Το πεδίο "email" της φόρμας αντιστοιχίζεται στο πεδίο "email" της πλατφόρμας email. Και ούτω καθεξής.
Τα περισσότερα εργαλεία συγχρονισμού κάνουν την αντιστοίχιση αυτόματα. Απλώς πατάς ποιο πεδίο πηγαίνει πού.
Πολλαπλός συγχρονισμός με εργαλείο αυτοματισμού
Επιλογή 1: Πολλοί απλοί συγχρονισμοί
Φτιάξε ξεχωριστές ροές για κάθε προορισμό. Ροή 1: Φόρμα προς CRM. Ροή 2: Φόρμα προς πλατφόρμα email. Ροή 3: Φόρμα προς υπολογιστικό φύλλο. Όταν υποβάλλεται μια φόρμα, ενεργοποιούνται και οι τρεις ροές. Τα δεδομένα πηγαίνουν και στα τρία μέρη.
Είναι απλό στη ρύθμιση και εύκολο στη διαχείριση. Το μειονέκτημα: αν έχεις 10 προορισμούς, χρειάζεσαι 10 ροές, και πολλά εργαλεία αυτοματισμού χρεώνουν ανά ροή.
Επιλογή 2: Ροές με πολλά βήματα
Φτιάξε μία ροή με πολλά βήματα ενεργειών. Εναύσματος: υποβολή φόρμας. Ενέργεια 1: Προσθήκη στο CRM. Ενέργεια 2: Προσθήκη στη λίστα email. Ενέργεια 3: Προσθήκη γραμμής στο υπολογιστικό φύλλο. Όλα σε μία ροή.
Είναι πιο αποδοτικό και φθηνότερο αν έχεις πολλούς προορισμούς. Μία ροή κάνει πολλά πράγματα.
Συγχρονισμός με όρους (όχι τα πάντα παντού)
Ίσως δεν θες κάθε υποβολή να συγχρονίζεται σε κάθε προορισμό. Ίσως τα αιτήματα πωλήσεων να πηγαίνουν στο CRM αλλά οι ερωτήσεις υποστήριξης όχι. Ίσως συγχρονίζεις μόνο τα σημαντικά leads στην πλατφόρμα email.
Χρησιμοποίησε όρους. Στο εργαλείο συγχρονισμού ορίζεις κανόνες: "Συγχρόνισε μόνο αν inquiry_type = Sales" ή "Συγχρόνισε μόνο αν priority = High".
Έτσι τα συστήματά σου μένουν καθαρά. Δεν πλημμυρίζεις κάθε σύστημα με κάθε υποβολή. Μόνο τα σχετικά δεδομένα πηγαίνουν στα σωστά μέρη.
Ποιότητα δεδομένων στα συγχρονισμένα συστήματα
Όταν τα δεδομένα συγχρονίζονται σε πολλά μέρη, η ποιότητα μετράει. Ένα τυπογραφικό λάθος στη φόρμα σου γίνεται τυπογραφικό λάθος και στα πέντε συστήματα.
Κάνε έλεγχο της φόρμας πριν τον συγχρονισμό. Χρησιμοποίησε υποχρεωτικά πεδία, έλεγχο email και έλεγχο μορφής. Καθαρά δεδομένα στην είσοδο σημαίνουν καθαρά δεδομένα παντού όπου συγχρονίζονται.
Παρακολούθηση συγχρονισμών και επίλυση αποτυχιών
Ακόμα και ένας καλός συγχρονισμός αποτυγχάνει μερικές φορές. Ένα σύστημα προορισμού μπορεί να είναι εκτός λειτουργίας. Ένα API μπορεί να αλλάξει. Μια αντιστοίχιση πεδίων μπορεί να σπάσει.
Παρακολούθησε τακτικά τους συγχρονισμούς σου. Έλεγξε ότι τα δεδομένα φτάνουν σε όλους τους προορισμούς. Τα περισσότερα εργαλεία συγχρονισμού έχουν αρχεία καταγραφής ή πίνακες που δείχνουν τα ποσοστά επιτυχίας και αποτυχίας. Κοίτα τα κάθε εβδομάδα για να πιάνεις νωρίς τα προβλήματα.
Όταν αποτυγχάνει ένας συγχρονισμός, μην τον αγνοήσεις. Διόρθωσέ τον. Τα συστήματά σου θα είναι ασυγχρόνιστα μέχρι να το κάνεις.
Το κόστος του πολλαπλού συγχρονισμού
Οι υπηρεσίες συγχρονισμού χρεώνουν συνήθως ανά εργασία ή ανά μήνα. Αν έχεις πολλούς συγχρονισμούς που τρέχουν συχνά, το κόστος μαζεύεται. Υπολόγισε:
Πόσες υποβολές φόρμας έχεις τον μήνα; Πόσους προορισμούς; Αυτό κάνει τόσες εργασίες συγχρονισμού τον μήνα. Τι χρεώνει η υπηρεσία συγχρονισμού για αυτόν τον όγκο;
Μερικές φορές είναι φθηνότερο να χρησιμοποιείς τις ενσωματώσεις που υπάρχουν έτοιμες, όπου διατίθενται (συνήθως περιλαμβάνονται στην τιμή του εργαλείου φορμών σου), και να βάζεις εργαλείο αυτοματισμού μόνο για συστήματα που δεν έχουν έτοιμη ενσωμάτωση.
Πώς να φτιάξεις πολλαπλό συγχρονισμό με τη WEMASY
Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα. Όσα διάβασες εδώ, δηλαδή αντιστοίχιση πεδίων, όροι και παρακολούθηση, ισχύουν για οποιονδήποτε συγχρονισμό στήσεις. Δες τη σελίδα με τα πακέτα της WEMASY.