Συμπληρώνεις μια φόρμα και δεν ακούς τίποτα. Καμία επιβεβαίωση. Κανένα email. Κανένα "λάβαμε την υποβολή σου". Δεν ξέρεις αν δούλεψε. Έστειλες στο κενό. Τώρα στείλε μια άλλη φόρμα και πάρε αμέσως ένα email: "Ευχαριστούμε. Λάβαμε το μήνυμά σου." Ξαφνικά νιώθεις σιγουριά. Ξέρεις ότι έφτασε σε κάποιον.
Αυτή η διαφορά, ανάμεσα στη σύγχυση και τη βεβαιότητα, είναι αυτό που κάνει ο αυτοματισμός email. Το άρθρο εξηγεί πώς να στέλνεις αυτόματα emails επιβεβαίωσης στους επισκέπτες μετά την υποβολή, πώς να ενημερώνεις την ομάδα σου για νέες υποβολές και πώς να χρησιμοποιείς το email για να ολοκληρώνονται περισσότερες φόρμες και να χτίζεται εμπιστοσύνη.
Τι κάνει ο αυτοματισμός email στις φόρμες
Ο αυτοματισμός email στις φόρμες σημαίνει ότι ρυθμίζεις emails που στέλνονται αυτόματα μετά από μια υποβολή. Δύο τύποι είναι συνηθισμένοι:
Emails επιβεβαίωσης προς τον επισκέπτη: "Ευχαριστούμε για την υποβολή. Λάβαμε το μήνυμά σου και θα σου απαντήσουμε μέσα σε 24 ώρες."
Emails ειδοποίησης προς την ομάδα σου: "Νέα υποβολή φόρμας επικοινωνίας από την Jane Smith: jane@example.com. Μήνυμα: [στοιχεία υποβολής]."
Και τα δύο έχουν σκοπό. Τα emails επιβεβαίωσης καθησυχάζουν τον επισκέπτη ότι κάτι έγινε. Τα emails ειδοποίησης ενημερώνουν την ομάδα σου, ώστε να απαντήσει.
Γιατί τα emails επιβεβαίωσης μετράνε περισσότερο απ' όσο νομίζεις
Ένα email επιβεβαίωσης κάνει δύο πράγματα:
Αποδεικνύει στον επισκέπτη ότι η υποβολή του πέτυχε. Χωρίς αυτό, δεν ξέρει. Αυτό οδηγεί σε διπλές υποβολές, σε emails υποστήριξης που ρωτούν "λάβατε τη φόρμα μου;" και σε χαμένη εμπιστοσύνη.
Βάζει προσδοκίες. Το email επιβεβαίωσης είναι η ευκαιρία σου να πεις πόσο θα περιμένει μέχρι να έχει νέα σου. Το "Θα απαντήσουμε μέσα σε 24 ώρες" είναι υπόσχεση. Τήρησέ την. Αν πεις 24 ώρες και απαντήσεις σε 2, ο επισκέπτης ενθουσιάζεται. Αν πεις 24 ώρες και αργήσεις μια εβδομάδα, εκνευρίζεται.
Τύποι emails φορμών
Emails επιβεβαίωσης
Στέλνονται αμέσως μετά την υποβολή. Πρέπει να είναι σύντομα και καθησυχαστικά. Βάλε:
Ένα μήνυμα ευχαριστίας. Επιβεβαίωση ότι λάβαμε την υποβολή. Πότε να περιμένει απάντηση. (Προαιρετικά) Μια περίληψη όσων έστειλε. (Προαιρετικά) Επόμενα βήματα ή χρήσιμες πληροφορίες.
Κράτα το email σύντομο. Μία ή δύο παραγράφους. Οι περισσότεροι διαβάζουν τα emails στα γρήγορα. Τα μεγάλα emails επιβεβαίωσης μένουν αδιάβαστα.
Emails ειδοποίησης προς την ομάδα σου
Στέλνονται στην ομάδα σου ή σε εσένα όταν φτάνει μια υποβολή. Πρέπει να έχουν όλες τις σχετικές πληροφορίες, ώστε η ομάδα να ξέρει τι να κάνει:
Το όνομα, το email και το τηλέφωνο του επισκέπτη (αν συλλέγεται). Τι έστειλε (αν υπάρχει πεδίο μηνύματος). Ποια φόρμα έστειλε (αν έχεις πολλές φόρμες). Έναν άμεσο σύνδεσμο για να δεις ολόκληρη την υποβολή στο εργαλείο φορμών.
Αυτά τα emails είναι για εσωτερική χρήση. Κάνε τα αναλυτικά. Η ομάδα σου χρειάζεται όλες τις πληροφορίες για να απαντήσει γρήγορα.
Emails με συνθήκες
Κάποια εργαλεία φορμών σου επιτρέπουν να στέλνεις διαφορετικά emails ανάλογα με την υποβολή. Για παράδειγμα: αν επιλέξουν "Sales inquiry", τους στέλνεις email επιβεβαίωσης για πωλήσεις. Αν επιλέξουν "Technical support", τους στέλνεις email επιβεβαίωσης τεχνικής υποστήριξης.
Αυτή η εξατομίκευση κάνει την εμπειρία πιο σχετική. Οι επισκέπτες νιώθουν ότι το δικό τους θέμα αντιμετωπίζεται, όχι ότι πήραν μια γενική αυτόματη απάντηση.
Πώς να στήσεις αυτοματισμό email για τις φόρμες
Στο εργαλείο φορμών σου
Τα περισσότερα εργαλεία φορμών έχουν ενσωματωμένο αυτοματισμό email. Μπες στο εργαλείο φορμών. Βρες τη φόρμα. Ψάξε για τις ρυθμίσεις "Email" ή "Αυτοματισμούς". Πρέπει να δεις επιλογές για:
Αποστολή email επιβεβαίωσης στον αποστολέα. Αποστολή email ειδοποίησης στη [διεύθυνση email σου]. Προσαρμογή του θέματος και του μηνύματος του email.
Πολλά εργαλεία φορμών έχουν πρότυπα, ώστε να μην γράφεις από το μηδέν. Διάλεξε ένα πρότυπο, προσάρμοσέ το στη μάρκα σου και αποθήκευσε.
Δοκιμή του αυτοματισμού
Πριν ενεργοποιήσεις τον αυτοματισμό email, δοκίμασέ τον. Στείλε μια δοκιμαστική φόρμα και έλεγξε αν παίρνεις και το email επιβεβαίωσης και το email ειδοποίησης. Αν κάποιο δεν φτάσει:
Έλεγξε ότι η διεύθυνση email είναι σωστή. Έλεγξε τον φάκελο spam (τα αυτόματα emails καμιά φορά καταλήγουν εκεί). Έλεγξε τις ρυθμίσεις email του εργαλείου φορμών, για να βεβαιωθείς ότι ο αυτοματισμός είναι ενεργός.
Συνηθισμένα προβλήματα με τον αυτοματισμό email
Τα emails δεν στέλνονται
Η πιο συνηθισμένη αιτία είναι ότι οι ρυθμίσεις email του εργαλείου φορμών είναι απενεργοποιημένες ή λάθος ρυθμισμένες. Μπες ξανά στη φόρμα και έλεγξε τις ρυθμίσεις αυτοματισμού email. Είναι ο διακόπτης "ενεργός"; Είναι σωστή η διεύθυνση email του παραλήπτη; Υπάρχει κουμπί δοκιμής για να στείλεις ένα δοκιμαστικό email;
Τα emails πάνε στο spam
Αν τα emails επιβεβαίωσης καταλήγουν στους φακέλους spam των επισκεπτών, είναι θέμα παραδοσιμότητας (deliverability). Το εργαλείο φορμών στέλνει τα emails, αλλά ο πάροχος email του παραλήπτη νομίζει ότι μπορεί να είναι spam.
Για να βελτιώσεις την παραδοσιμότητα, χρησιμοποίησε διεύθυνση αποστολέα ("from") που ταιριάζει με το domain σου. Για παράδειγμα, αν η ιστοσελίδα σου είναι example.com, στείλε τα emails επιβεβαίωσης από το noreply@example.com και όχι από μια γενική διεύθυνση no-reply. Το ίδιο domain δείχνει αξιοπιστία.
Τα emails περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες
Αν η φόρμα σου συλλέγει κωδικούς πρόσβασης, στοιχεία πληρωμής ή άλλα ευαίσθητα δεδομένα, μην τα βάζεις στα emails ειδοποίησης. Η ομάδα σου δεν χρειάζεται να βλέπει κωδικούς σε καθαρή μορφή. Το εργαλείο φορμών πρέπει είτε να μην περιλαμβάνει ευαίσθητα δεδομένα στο email, είτε να τα κρύβει αυτόματα (να δείχνει μόνο τα τελευταία 4 ψηφία ενός αριθμού κάρτας, για παράδειγμα).
Καλές πρακτικές για emails επιβεβαίωσης φορμών
Βάλε σαφή χρόνο απάντησης: Πες στον επισκέπτη πότε να περιμένει νέα σου. Το "Θα απαντήσουμε μέσα σε 24 ώρες" είναι καλύτερο από το να μην υπάρχει χρονικό περιθώριο.
Κάν' το προσωπικό: Αν έχεις το όνομά του, χρησιμοποίησέ το. Το "Γεια σου Jane" ακούγεται καλύτερα από το "Γεια σου".
Κράτα το σύντομο: Τρεις ή τέσσερις προτάσεις. Το email επιβεβαίωσης δεν είναι το μέρος για πρόταση πώλησης.
Βάλε πρόσκληση για δράση αν χρειάζεται: Αν υπάρχει κάτι που πρέπει να κάνουν μετά, πες το τους. "Αν έχεις ερωτήσεις, απάντησε σε αυτό το email."
Δώσε του την ταυτότητά σου: Χρησιμοποίησε το λογότυπο, τα χρώματα και το ύφος σου, ώστε να φαίνεται ότι έρχεται από εσένα και όχι από ένα γενικό εργαλείο φορμών.
Καλές πρακτικές για emails ειδοποίησης της ομάδας
Βάλε όλο το σχετικό πλαίσιο: Η ομάδα σου δεν πρέπει να μπει στο εργαλείο φορμών για να δει τις λεπτομέρειες. Βάλε τα στοιχεία της υποβολής μέσα στο email.
Κάν' το εύκολο στο σάρωμα: Χρησιμοποίησε αλλαγές γραμμής και μορφοποίηση, ώστε το email να διαβάζεται με μια ματιά.
Βάλε άμεσο σύνδεσμο ενέργειας: Πρόσθεσε σύνδεσμο για να δεις ολόκληρη την υποβολή στο εργαλείο φορμών. Η ομάδα σου πρέπει να πατά έναν σύνδεσμο και να βρίσκεται στο σωστό σημείο.
Μη στέλνεις υπερβολικά συχνά: Αν έχεις μεγάλο όγκο φορμών και στέλνεις email ειδοποίησης για κάθε υποβολή, θα γεμίσεις το inbox σου. Σκέψου ημερήσια σύνοψη ("ορίστε όλες οι υποβολές της ημέρας") αντί για ξεχωριστά emails στις φόρμες με μεγάλο όγκο.
Προχωρημένος αυτοματισμός: emails με συνθήκες ανάλογα με τις απαντήσεις
Κάποια εργαλεία φορμών σου επιτρέπουν να στέλνεις διαφορετικά emails ανάλογα με το τι έστειλε ο επισκέπτης. Αν η φόρμα σου έχει πεδία με συνθήκες, μπορείς να στέλνεις και emails με συνθήκες.
Παράδειγμα: Η φόρμα σου ρωτά "Ποιο προϊόν σε ενδιαφέρει;" Αν επιλέξουν "Product A", τους στέλνεις email επιβεβαίωσης για το Product A. Αν επιλέξουν "Product B", στέλνεις διαφορετικό email επιβεβαίωσης για το Product B.
Θέλει λίγη παραπάνω ρύθμιση, αλλά κάνει την εμπειρία πολύ πιο σχετική για κάθε επισκέπτη.
Πώς χειρίζεται η WEMASY τα emails των φορμών
Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα.
Δες τη σελίδα τιμών για να δεις τι περιλαμβάνει το πακέτο σου.