Σε κάθε υποβολή φόρμας, μάλλον θέλεις να γίνει κάτι στη συνέχεια. Θέλεις να σταλεί ένα email, να δημιουργηθεί μια επαφή στο CRM, να καταγραφούν τα δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο, να ενημερωθεί ένα σύστημα αποθήκης. Το εργαλείο φορμών σου όμως μπορεί να μην έχει έτοιμη ενσωμάτωση για κάθε σύστημα που χρησιμοποιείς. Εκεί μπαίνουν τα webhooks.
Το άρθρο εξηγεί πώς δουλεύουν τα webhooks, τι μπορείς να αυτοματοποιήσεις με αυτά και πώς να τα στήσεις ακόμα κι αν δεν είσαι τεχνικός.
Τι είναι το webhook και πώς δουλεύει
Το webhook είναι ένας τρόπος για να στέλνει το εργαλείο φορμών σου αυτόματα δεδομένα σε άλλο σύστημα. Αντί να αντιγράφεις και να επικολλάς εσύ δεδομένα ανάμεσα σε συστήματα, το κάνει το εργαλείο φορμών για εσένα.
Η ροή είναι η εξής: Κάποιος στέλνει τη φόρμα σου. Το εργαλείο φορμών δέχεται την υποβολή. Αντί να σταματήσει εκεί, στέλνει τα δεδομένα σε ένα URL webhook που δίνεις εσύ. Αυτό το URL συνδέεται με άλλο σύστημα (μπορεί να είναι δική σου εφαρμογή, μια υπηρεσία τρίτου, ένα υπολογιστικό φύλλο κ.λπ.). Το webhook παραδίδει τα δεδομένα σε εκείνο το σύστημα. Το σύστημα τα δέχεται και κάνει κάτι με αυτά (φτιάχνει εγγραφή, στέλνει email, ενημερώνει αποθήκη κ.λπ.).
Όλα αυτά γίνονται σε δευτερόλεπτα. Δεν χρειάζεται χειροκίνητη δουλειά.
Webhooks ή έτοιμες ενσωματώσεις
Πολλά εργαλεία φορμών έχουν έτοιμες ενσωματώσεις με δημοφιλή CRM και πλατφόρμες email. Πατάς ένα κουμπί, κάνεις έλεγχο ταυτότητας και τελείωσες. Αυτές είναι πιο εύκολες γιατί είναι έτοιμες.
Τα webhooks είναι διαφορετικά. Είναι ευέλικτα, αλλά θέλουν περισσότερη ρύθμιση. Ουσιαστικά λες στο εργαλείο φορμών "στείλε αυτά τα δεδομένα σε αυτό το URL" αντί για "στείλε αυτά τα δεδομένα στο CRM μου" (που είναι έτοιμο).
Πότε χρησιμοποιείς webhooks αντί για έτοιμες ενσωματώσεις;
Όταν η υπηρεσία σου δεν υπάρχει στη λίστα των έτοιμων ενσωματώσεων: Το εργαλείο φορμών σου συνδέεται με ένα δημοφιλές CRM αλλά όχι με το δικό σου CRM. Χρησιμοποίησε webhook.
Όταν χρειάζεσαι προσαρμοσμένη λογική: Δεν θες απλώς να στείλεις τα δεδομένα όπως είναι. Θες να τα μετασχηματίσεις, να τα φιλτράρεις ή να τα συνδυάσεις με άλλα δεδομένα. Τα webhooks το επιτρέπουν.
Όταν θες να συνδεθείς με εσωτερικά συστήματα: Η εταιρεία σου έχει μια προσαρμοσμένη εφαρμογή ή εσωτερική βάση δεδομένων που δεν είναι δημόσια υπηρεσία. Ένα webhook μπορεί να στείλει εκεί τα δεδομένα της φόρμας.
Συνηθισμένες χρήσεις των webhooks
Αποστολή δεδομένων σε προσαρμοσμένη εφαρμογή
Έφτιαξες δικό σου σύστημα διαχείρισης φορμών ή έχεις ένα εσωτερικό εργαλείο. Ένα webhook στέλνει τις υποβολές στην εφαρμογή σου, ώστε να τις επεξεργαστεί με τον δικό σου τρόπο.
Ειδοποιήσεις στο εργαλείο συνομιλίας της ομάδας
Όταν κάποιος στέλνει μια φόρμα, στέλνεται αυτόματα μήνυμα στο κανάλι της ομάδας σου. Η ομάδα παίρνει άμεση ειδοποίηση χωρίς να ελέγχει το εργαλείο φορμών.
Ενημέρωση ενός Google Sheet ή άλλου υπολογιστικού φύλλου
Κάθε υποβολή φόρμας προσθέτει αυτόματα μια γραμμή σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Έχεις καταγραφή όλων των υποβολών σε πραγματικό χρόνο, χωρίς να τις προσθέτεις με το χέρι.
Καταγραφή δεδομένων σε προσαρμοσμένη βάση
Στείλε τα δεδομένα της φόρμας σε μια βάση που ελέγχεις εσύ. Κρατάς πλήρη αντίγραφα των πάντων για τα αρχεία σου ή για προσαρμοσμένη ανάλυση.
Ενεργοποίηση SMS ή γραπτών μηνυμάτων
Όταν κάποιος στέλνει μια φόρμα, στείλε του αυτόματα γραπτό μήνυμα επιβεβαίωσης. Ή στείλε γραπτό στην ομάδα σου.
Δημιουργία εργασιών ή tickets
Όταν κάποιος ζητά υποστήριξη μέσα από μια φόρμα, δημιούργησε αυτόματα ένα ticket στο σύστημα υποστήριξής σου. Όταν κάποιος ζητά επίδειξη, δημιούργησε μια εργασία για την ομάδα πωλήσεων.
Μεταφόρτωση αρχείων σε αποθήκευση cloud
Όταν κάποιος ανεβάζει αρχείο μέσα από τη φόρμα σου, αποθήκευσέ το αυτόματα στο Google Drive ή σε άλλη υπηρεσία αποθήκευσης αρχείων στο cloud.
Πώς να στήσεις webhook (χωρίς να είσαι τεχνικός)
Αν δεν είσαι προγραμματιστής, δεν χρειάζεται να φτιάξεις webhook από το μηδέν. Χρησιμοποίησε μια υπηρεσία αυτοματισμού χωρίς κώδικα που χειρίζεται τα webhooks για εσένα.
Με εργαλείο αυτοματισμού (ο εύκολος τρόπος)
Ένα εργαλείο αυτοματισμού είναι υπηρεσία χωρίς κώδικα. Δεν γράφεις κώδικα. Απλώς πατάς κουμπιά και ρυθμίζεις κανόνες.
Βήμα 1: Στο εργαλείο αυτοματισμού, φτιάξε έναν νέο αυτοματισμό. Διάλεξε το εργαλείο φορμών σου ως σκανδάλη ("όταν σταλεί μια φόρμα").
Βήμα 2: Εξουσιοδότησε το εργαλείο φορμών σου. Μπες με τα στοιχεία του εργαλείου φορμών.
Βήμα 3: Διάλεξε τη φόρμα σου και ποιες υποβολές θα ενεργοποιούν τον αυτοματισμό (όλες οι υποβολές ή μόνο κάποιες, με βάση συνθήκες).
Βήμα 4: Διάλεξε την ενέργεια. Τι πρέπει να γίνει όταν σταλεί μια φόρμα; "Πρόσθεσε γραμμή στο Google Sheets"; "Στείλε μήνυμα στο εργαλείο συνομιλίας της ομάδας"; "Φτιάξε lead στο CRM"; Τα περισσότερα εργαλεία αυτοματισμού υποστηρίζουν εκατοντάδες ενέργειες.
Βήμα 5: Αντιστοίχισε τα πεδία. Σύνδεσε τα πεδία της φόρμας με τα πεδία της ενέργειας (email της φόρμας = email του μηνύματος, μήνυμα της φόρμας = κείμενο του μηνύματος κ.λπ.).
Βήμα 6: Δοκίμασέ το. Στείλε μια δοκιμαστική φόρμα και επιβεβαίωσε ότι έγινε η ενέργεια.
Η μορφή των δεδομένων του webhook
Όταν ένα webhook στέλνει δεδομένα, χρησιμοποιεί μια τυπική μορφή που λέγεται JSON. Δεν χρειάζεται να καταλαβαίνεις το JSON για να χρησιμοποιείς webhooks μέσω εργαλείου αυτοματισμού, αλλά αν φτιάχνεις προσαρμοσμένο webhook, θα το δεις.
Το JSON σημαίνει απλώς ότι τα δεδομένα οργανώνονται σε ζεύγη: όνομα πεδίου = τιμή. Για παράδειγμα: "email" = "jane@example.com", "name" = "Jane Smith", "message" = "I'm interested in pricing".
Οι περισσότερες υπηρεσίες webhook το αναλύουν αυτόματα για εσένα. Βλέπεις απλώς τα δεδομένα σε αναγνώσιμη μορφή.
Αξιοπιστία webhook και διαχείριση σφαλμάτων
Τι γίνεται αν αποτύχει το webhook σου; Αν το σύστημα που το δέχεται είναι εκτός λειτουργίας όταν το εργαλείο φορμών προσπαθεί να στείλει δεδομένα;
Τα καλά συστήματα webhook ξαναπροσπαθούν. Θα δοκιμάσουν ξανά αν αποτύχει η πρώτη προσπάθεια. Συνήθως ξαναδοκιμάζουν μερικές φορές μέσα σε λεπτά ή ώρες. Αν αποτύχουν όλες οι προσπάθειες, καταγράφουν την αποτυχία, ώστε να δεις τι έγινε και να ξαναδοκιμάσεις χειροκίνητα.
Γι' αυτό είναι σημαντική η δοκιμή. Δοκίμασε τη ρύθμιση του webhook με μια δοκιμαστική υποβολή. Βεβαιώσου ότι τα δεδομένα φτάνουν πράγματι στον προορισμό πριν το ενεργοποιήσεις για πραγματικές υποβολές.
Πώς χειρίζεται η WEMASY τα webhooks
Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα. Δες τη σελίδα τιμών για να δεις τι περιλαμβάνει το πακέτο σου.