Η φόρμα αίτησης είναι ένας οργανωμένος τρόπος να συλλέγεις πληροφορίες από άτομα που κάνουν αίτηση για κάτι συγκεκριμένο. Σε αντίθεση με μια γενική φόρμα επικοινωνίας, η φόρμα αίτησης κάνει στοχευμένες ερωτήσεις. Σε βοηθούν να κρίνεις αν κάποιος ταιριάζει σε αυτό που χρειάζεσαι.
Πάρε μια οποιαδήποτε αγγελία εργασίας και δες τι χρειάζονται πραγματικά οι υπεύθυνοι πρόσληψης πριν κλείσουν συνέντευξη. Όχι την ιστορία της ζωής του υποψηφίου. Όχι γιατί θέλει τη δουλειά. Όχι ολόκληρο το επαγγελματικό του ιστορικό. Θέλουν να ξέρουν αν ο υποψήφιος έχει τα βασικά προσόντα, αν μπορεί να ξεκινήσει και αν έχει αποδείξεις ότι μπορεί να κάνει τη δουλειά. Αυτά συλλέγει μια φόρμα αίτησης. Τις σωστές ερωτήσεις, στη σωστή μορφή, ώστε η σύγκριση των υποψηφίων να παίρνει λεπτά και όχι ώρες.
Οι περισσότερες ομάδες πρόσληψης παραλείπουν τελείως τη φόρμα αίτησης. Χρησιμοποιούν μια φόρμα επικοινωνίας ή αφήνουν τον κόσμο να στέλνει βιογραφικά με όποιον τρόπο θέλει. Το αποτέλεσμα είναι χάος. Ένα βιογραφικό είναι PDF. Άλλο είναι Google Doc. Κάποιος στέλνει αρχείο Word. Τα βιογραφικά έρχονται σε τρία διαφορετικά νήματα email. Κάποιοι υποψήφιοι βάζουν συστάσεις, κάποιοι όχι. Κάποιοι απαντούν για μισθό, κάποιοι αρνούνται. Καταλήγεις με 50 απαντήσεις σε 50 διαφορετικές μορφές. Η σύγκριση φαίνεται αδύνατη.
Η φόρμα αίτησης το σταματά αυτό. Όλοι συμπληρώνουν την ίδια φόρμα. Όλοι δίνουν τις ίδιες πληροφορίες με την ίδια σειρά. Ξοδεύεις λιγότερο χρόνο στην οργάνωση και περισσότερο στο να δεις ποιος είναι πραγματικά κατάλληλος. Όσο καλύτερη η φόρμα σου, τόσο καλύτερες οι προσλήψεις σου, γιατί παίρνεις από την αρχή τις σωστές πληροφορίες για να αποφασίσεις.
Ποια πεδία μετράνε σε μια φόρμα αίτησης
Οι περισσότερες φόρμες αίτησης έχουν υπερβολικά πολλά πεδία. Οι υπεύθυνοι πρόσληψης σκέφτονται «μπορεί να θέλω να ξέρω...» και ρωτούν τα πάντα. Το αποτέλεσμα είναι φόρμες που θέλουν 20 λεπτά και οι υποψήφιοι τις παρατούν στη μέση. Μια καλοσχεδιασμένη φόρμα αίτησης ρωτά μόνο όσα χρειάζεσαι για να αποφασίσεις.
Υποχρεωτικά πεδία ταυτοποίησης
Όνομα και διεύθυνση email. Σου λένε ποιος είναι ο άνθρωπος και πώς να τον βρεις. Κάνε και τα δύο υποχρεωτικά. Μη ζητάς τηλέφωνο, εκτός αν σκοπεύεις να τηλεφωνήσεις. Το να γράψει κάποιος τηλέφωνο σε μια φόρμα φαίνεται παρεμβατικό όταν περιμένει επικοινωνία με email. Αν το τηλέφωνο είναι σημαντικό, εξήγησε το γιατί δίπλα στο πεδίο. «Θα σε πάρουμε τηλέφωνο μέσα σε 24 ώρες για να κλείσουμε τη συνέντευξη.»
Τωρινός ρόλος και χρόνια σχετικής εμπειρίας
Ποιος είναι ο τωρινός τίτλος της θέσης του; Πόσα χρόνια κάνει αυτό το είδος δουλειάς; Οι δύο αυτές ερωτήσεις σου δείχνουν αν κάποιος έχει ένα βασικό επίπεδο εμπειρίας. Μη ζητάς αναλυτικό επαγγελματικό ιστορικό. Κάνεις προεπιλογή, όχι συνέντευξη. Αν περάσει αυτή την ερώτηση, τον παίρνεις τηλέφωνο και ρωτάς για τους προηγούμενους ρόλους.
Διαθεσιμότητα για έναρξη
Ένα αναπτυσσόμενο μενού με επιλογές όπως «Άμεσα», «Σε δύο εβδομάδες», «Σε ένα μήνα», «Σε δύο μήνες», «Ευέλικτα». Σου δείχνει αν το χρονοδιάγραμμά τους ταιριάζει με τις ανάγκες σου. Μπορείς να φιλτράρεις τις αιτήσεις ανά ημερομηνία έναρξης. Κάποιες θέσεις θέλουν κάποιον τώρα. Κάποιες μπορούν να περιμένουν. Το πεδίο αυτό αφήνει τους υποψηφίους να επιλέξουν μόνοι τους με βάση τις δικές σου ανάγκες.
Σύνδεσμος για βιογραφικό ή portfolio (προαιρετικό ή υπό όρους)
Ένα πεδίο ανεβάσματος αρχείου ή ένα πεδίο κειμένου όπου επικολλούν έναν σύνδεσμο. Κάν' το προαιρετικό στην πρώτη αίτηση. Ή ρώτα πρώτα μια ερώτηση-φίλτρο, όπως «Έχεις portfolio ή δημοσιευμένη δουλειά σε αυτόν τον τομέα;», και δείξε το πεδίο ανεβάσματος μόνο αν απαντήσουν ναι. Αν απαιτείς ανέβασμα αρχείου στην πρώτη φόρμα, θα δεις την εγκατάλειψη να ανεβαίνει 20% με 30%.
Μία ερώτηση προσόντων
Ένα ανοιχτό πεδίο κειμένου όπου απαντούν σε ένα συγκεκριμένο θέμα που μετράει για τη θέση. Για έναν σχεδιαστή, ρώτα «Περίγραψε ένα έργο σχεδιασμού που σε κάνει περήφανο.» Για έναν marketer, ρώτα «Ποια καμπάνια έτρεξες που έφερε μετρήσιμα αποτελέσματα;» Για έναν προγραμματιστή, ρώτα «Ποιο τεχνικό πρόβλημα έλυσες;» Μία ερώτηση. Όχι δοκίμιο 500 λέξεων, αλλά ούτε μία μόνο πρόταση. Δύο ή τρεις προτάσεις δείχνουν πώς σκέφτονται.
Συμφωνία με τους όρους
Ένα πλαίσιο επιλογής που λέει «Επιβεβαιώνω ότι οι πληροφορίες που έδωσα είναι ακριβείς και συμφωνώ με την πολιτική απορρήτου.» Αυτό είναι όλο. Μη ζητάς από τους υποψηφίους να εγγραφούν στο newsletter σου ή να συμφωνήσουν σε πολλά πράγματα. Ένα πλαίσιο. Μία συμφωνία.
Τι δεν πρέπει να ρωτάς ποτέ σε μια φόρμα αίτησης
Αυτά τα πεδία προσθέτουν τριβή χωρίς να προσθέτουν αξία για την αξιολόγηση. Αυξάνουν την εγκατάλειψη και δεν σε βοηθούν να κρίνεις κανέναν.
Τηλέφωνο ως υποχρεωτικό
Οι υποψήφιοι περιμένουν επικοινωνία με email. Αν απαιτείς τηλέφωνο, η φόρμα φαίνεται παρεμβατική. Δεν ξέρουν αν σκοπεύεις να πουλήσεις τον αριθμό τους ή να τους πάρεις στις 6 το πρωί. Κάν' το προαιρετικό.
Συστάσεις
Ζήτα συστάσεις αφού κάποιος περάσει την προεπιλογή σου. Όχι στη φόρμα αίτησης. Αν ζητήσεις τρεις συστάσεις από την αρχή, χάνεις υποψηφίους που δεν θέλουν να τις δώσουν μέχρι να μάθουν ότι σκέφτεσαι σοβαρά να τους προσλάβεις.
Προσδοκίες μισθού
Αυτό ανήκει στη συνέντευξη, όχι στη φόρμα αίτησης. Ο μισθός είναι διαπραγμάτευση. Οι περισσότεροι υποψήφιοι δεν θα γράψουν αριθμό μέχρι να μάθουν περισσότερα για τη θέση. Αν χρειάζεται να φιλτράρεις με βάση τον μισθό, κάν' το με ένα σύντομο τηλεφώνημα αφού δεις την αίτησή τους.
Αναλυτικό επαγγελματικό ιστορικό
Μη ζητάς βιογραφικό ενσωματωμένο στη φόρμα. Μη ζητάς να απαριθμήσουν κάθε δουλειά που είχαν ποτέ. Θέλεις έναν σύνδεσμο ή ένα αρχείο βιογραφικού. Αρκεί. Αν η εμπειρία τους ταιριάζει, τους παίρνεις τηλέφωνο και συζητάτε το υπόβαθρό τους.
Τεστ προσωπικότητας ή εκθέσεις «γιατί θέλεις αυτή τη δουλειά»
Αυτές είναι ερωτήσεις συνέντευξης, όχι ερωτήσεις αίτησης. Η φόρμα αίτησης φιλτράρει τους υποψηφίους. Η συνέντευξη εξετάζει αν ταιριάζουν στην κουλτούρα. Μην τα μπερδεύεις. Κράτα τη φόρμα επικεντρωμένη στο αν μπορούν να κάνουν τη δουλειά.
Προσωπικά στοιχεία που δεν σχετίζονται
Μη ρωτάς για φυλή, ηλικία, εθνικότητα, θρησκεία, αναπηρία ή οικογενειακή κατάσταση. Κάποια από αυτά είναι παράνομο να τα ρωτάς. Όλα είναι περιττά στο στάδιο της αίτησης. Φιλτράρεις για δεξιότητες και ταίριασμα. Τα προσωπικά στοιχεία δεν έχουν καμία σχέση με κανένα από τα δύο.
Πώς να δομήσεις τη φόρμα αίτησης ώστε να ολοκληρώνεται
Μια φόρμα αίτησης που φαίνεται σύντομη ολοκληρώνεται πιο συχνά από μια που φαίνεται μεγάλη. Μια φόρμα που μπερδεύει εγκαταλείπεται. Η δομή μετράει.
Πρώτα εύκολες ερωτήσεις, μετά πιο δύσκολες
Ξεκίνα με όνομα και email. Μετά ρώτα για τον τωρινό ρόλο. Μετά για τα χρόνια εμπειρίας. Μόνο αφού απαντήσουν δύο απλά πράγματα ρωτάς τη δύσκολη ερώτηση, όπως «Περίγραψε ένα έργο που έκανες.» Όποιος έχει συμπληρώσει δύο πεδία έχει περισσότερες πιθανότητες να τελειώσει από κάποιον που βλέπει πρώτα τη δύσκολη ερώτηση.
Χρησιμοποίησε διάταξη σε μία στήλη
Μη βάζεις όνομα και email δίπλα δίπλα. Στοίβαξε τα πάντα κάθετα σε μία στήλη. Ειδικά στο κινητό, τα πεδία δίπλα δίπλα αναγκάζουν τον κόσμο να κάνει οριζόντια κύλιση και να τα παρατά. Μία στήλη, από πάνω προς τα κάτω.
Χρησιμοποίησε αναπτυσσόμενα μενού αντί για ελεύθερο κείμενο όταν γίνεται
Χρόνια εμπειρίας. Χρησιμοποίησε αναπτυσσόμενο μενού με «0-2 χρόνια», «3-5 χρόνια», «6-10 χρόνια», «10+ χρόνια». Μη ζητάς να πληκτρολογήσουν αριθμό. Διαθεσιμότητα για έναρξη. Χρησιμοποίησε αναπτυσσόμενο μενού με προκαθορισμένες ημερομηνίες. Μέγεθος της εταιρείας όπου έχουν δουλέψει. Χρησιμοποίησε αναπτυσσόμενο μενού. Τα αναπτυσσόμενα μενού συμπληρώνονται πιο γρήγορα και μειώνουν τα λάθη πληκτρολόγησης και τις παραλλαγές.
Χρησιμοποίησε λογική υπό όρους για να κρύβεις άσχετα πεδία
Αν η θέση δεν απαιτεί portfolio, ρώτα πρώτα «Έχεις portfolio;» Αν πουν όχι, μη δείξεις πεδίο ανεβάσματος portfolio. Αν πουν ναι, δείξ' το. Ίδια φόρμα, διαφορετική εμπειρία για διαφορετικούς ανθρώπους. Το μήκος της φόρμας, όπως το αντιλαμβάνεται ο κόσμος, πέφτει 30% ή περισσότερο.
Χρησιμοποίησε γραμμή προόδου στις μεγαλύτερες αιτήσεις
Αν η αίτησή σου έχει πάνω από έξι πεδία, σπάσ' την σε σελίδες. Πρώτη σελίδα. Όνομα, email, τωρινός ρόλος, χρόνια εμπειρίας. Δείχνει «Βήμα 1 από 2». Δεύτερη σελίδα. Διαθεσιμότητα, σύνδεσμος βιογραφικού, μία ερώτηση προσόντων. Δείχνει «Βήμα 2 από 2». Ψυχολογικά, κάποιος νιώθει ότι δεσμεύεται σε «λίγες μόνο ερωτήσεις» και όχι σε μια μεγάλη φόρμα. Το ποσοστό ολοκλήρωσης ανεβαίνει.
Δοκίμασε πρώτα στο κινητό
Πάνω από οι μισοί υποψήφιοι κάνουν αίτηση από το κινητό, στο διάλειμμα ή το βράδυ στο σπίτι. Αν η φόρμα σου δυσκολεύει στο κινητό, χάνεις τους μισούς υποψηφίους. Μεγάλα κουμπιά. Μεγάλα πεδία κειμένου. Αναπτυσσόμενα μενού φιλικά προς το κινητό. Επιλογείς ημερομηνίας που δουλεύουν σε τηλέφωνα. Δοκίμασε τη φόρμα στο κινητό σου πριν την ανεβάσεις. Αν δεν θα τη συμπλήρωνες εσύ, δεν θα τη συμπληρώσουν ούτε οι υποψήφιοί σου.
Πώς να μειώσεις την εγκατάλειψη
Αν περισσότερο από το 40% όσων ξεκινούν την αίτηση δεν την τελειώνουν, η φόρμα σου είναι πολύ μεγάλη ή πολύ μπερδεμένη.
Μείωσε πρώτα τον αριθμό των πεδίων
Αν έχεις πάνω από οκτώ πεδία, κόψ' τα σε πέντε ή έξι. Βγάλε το λιγότερο σημαντικό πεδίο. Δες αν βελτιώνεται το ποσοστό ολοκλήρωσης. Αν ναι, βρήκες την τριβή. Άφησέ το έξω. Δοκίμασε μετά να βγάλεις ένα άλλο πεδίο. Συνέχισε να κόβεις μέχρι να βελτιωθεί η ολοκλήρωση. Ο αριθμός των πεδίων είναι σχεδόν πάντα το πρόβλημα.
Χρησιμοποίησε heat map για να βρεις πού το παρατά ο κόσμος
Ένα heat map σου δείχνει ποια πεδία παραλείπουν οι άνθρωποι και πού εγκαταλείπουν τη φόρμα. Αν όλοι συμπληρώνουν τα πρώτα τέσσερα πεδία αλλά κανείς δεν ολοκληρώνει το ανέβασμα βιογραφικού, βρήκες το πρόβλημά σου. Μετακίνησε το πεδίο του βιογραφικού σε δεύτερη σελίδα. Ή κάν' το υπό όρους. Ή βγάλ' το από την αρχική αίτηση. Τα δεδομένα του heat map σου λένε ακριβώς πού να βελτιώσεις.
Δοκίμασε να αφαιρέσεις ή να αλλάξεις τη σειρά των πεδίων
Αφαίρεσε το πεδίο με τη χαμηλότερη προτεραιότητα και δες αν βελτιώνεται η ολοκλήρωση. Άλλαξε τη σειρά των πεδίων. Μερικές φορές, αν μετακινήσεις μια δύσκολη ερώτηση στο τέλος, αφού κάποιος έχει δεσμευτεί να συμπληρώσει τη φόρμα, αλλάζει εντελώς η δυναμική της ολοκλήρωσης. Οι μικρές αλλαγές μαζεύονται.
Χρησιμοποίησε φόρμες πολλών βημάτων για να σπάσεις το μήκος
Μια αίτηση με 12 πεδία σε μία σελίδα φαίνεται τρομακτική. Σπάσ' την σε δύο σελίδες με 6 πεδία η καθεμία και η ολοκλήρωση μπορεί να ανέβει 15% με 20%. Η φόρμα έχει πάλι 12 πεδία, αλλά η εμπειρία είναι «μόνο έξι ερωτήσεις» ανά σελίδα. Το ψυχολογικό μήκος μετράει περισσότερο από το πραγματικό.
Τι γίνεται αφού κάποιος υποβάλει την αίτηση
Η αίτηση φτάνει. Και τώρα; Βάλε καθαρές προσδοκίες.
Δείξε αμέσως ένα μήνυμα ευχαριστίας
Μετά την υποβολή, δείξε ένα μήνυμα όπως «Ευχαριστούμε για την αίτηση. Θα την εξετάσουμε και θα επικοινωνήσουμε μαζί σου σε 3 εργάσιμες.» Μην τους αφήσεις να αναρωτιούνται. Βάλε καθαρή προσδοκία. Και μετά κάν' το πράξη. Αν πεις 3 εργάσιμες, απάντησε σε 3 εργάσιμες.
Στείλε αυτόματα email επιβεβαίωσης
Αμέσως μετά την υποβολή, στείλε email επιβεβαίωσης. Βάλε μέσα όσα υπέβαλαν. Βάλε τι ακολουθεί. Βάλε ένα καθαρό χρονοδιάγραμμα. Τους λέει ότι η φόρμα δούλεψε. Τους δίνει ένα αποδεικτικό. Χτίζει εμπιστοσύνη ότι τους άκουσαν. Μην το παραλείψεις.
Δρομολόγησε τις αιτήσεις στο σωστό άτομο
Αν έχεις πολλές ανοιχτές θέσεις, χρησιμοποίησε λογική υπό όρους για να δρομολογείς τις αιτήσεις στον σωστό υπεύθυνο πρόσληψης. Όποιος κάνει αίτηση για πωλήσεις πηγαίνει στον διευθυντή πωλήσεων. Όποιος κάνει αίτηση για μηχανικός πηγαίνει στον CTO. Αυτόματη δρομολόγηση. Καμία αίτηση δεν χάνεται. Κανείς δεν καταλήγει σε λάθος υπεύθυνο πρόσληψης.
Φόρμα αίτησης στο WEMASY
Στο WEMASY μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων. Φτιάχνεις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και βάζεις τη φόρμα εκεί που τη χρειάζεσαι. Οι υποβολές φτάνουν με email και στον πίνακα ελέγχου σου.
Δες τι περιλαμβάνει κάθε πακέτο στο /pricing.