Μια φόρμα ανεβάσματος αρχείων είναι κάθε φόρμα στην ιστοσελίδα σου που επιτρέπει στους επισκέπτες να επισυνάψουν ένα έγγραφο, μια εικόνα ή ένα αρχείο στην υποβολή τους. Σε αντίθεση με τις απλές φόρμες επικοινωνίας που μαζεύουν μόνο κείμενο, οι φόρμες ανεβάσματος αρχείων χειρίζονται τη μεταφορά του ίδιου του αρχείου, ώστε όλα να φτάνουν μαζί σε ένα μέρος.
Σκέψου κάθε περίπτωση όπου ένας επισκέπτης πρέπει να σου στείλει ένα αρχείο. Ένας υποψήφιος για μια θέση επισυνάπτει το βιογραφικό του. Ένας πελάτης ανεβάζει ένα brief design. Ένας ασθενής στέλνει ιατρικό ιστορικό. Ένας πελάτης δίνει στιγμιότυπο οθόνης ενός σφάλματος. Ένας εργολάβος στέλνει φωτογραφίες πριν και μετά. Ένας προμηθευτής ανεβάζει το πιστοποιητικό του. Κάθε φορά, ο επισκέπτης πρέπει να διαλέξει ανάμεσα στο να επισυνάψει το αρχείο σε email, να χρησιμοποιήσει ξεχωριστή υπηρεσία κοινής χρήσης αρχείων ή να περιγράψει με λόγια ό,τι θέλει να στείλει.
Κάθε τέτοια λύση χάνει χρόνο και δημιουργεί τριβή. Μια φόρμα ανεβάσματος αρχείων αφαιρεί αυτή την τριβή. Λέει στον επισκέπτη: επισύναψε εδώ ό,τι χρειάζεται να στείλεις. Διαλέγει το αρχείο, συμπληρώνει τα υπόλοιπα της φόρμας και υποβάλλει. Χωρίς ξεχωριστά email. Χωρίς εκπλήξεις με το μέγεθος του αρχείου. Χωρίς χαμένο πλαίσιο. Όλα σε μία υποβολή που φτάνει σε εσένα.
Γιατί οι φόρμες ανεβάσματος αρχείων μετράνε περισσότερο απ' όσο νομίζεις
Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες ιστοσελίδων αντιμετωπίζουν το ανέβασμα αρχείων σαν μπόνους λειτουργία. Κάτι ωραίο να προσθέσεις αν προκύψει. Στην πραγματικότητα όμως οι φόρμες ανεβάσματος αρχείων λύνουν δύο κρίσιμα προβλήματα που οι φόρμες μόνο με κείμενο δεν μπορούν να αγγίξουν.
Πρώτον, μειώνουν την εγκατάλειψη. Όταν ένας επισκέπτης ξεκινά να συμπληρώνει μια φόρμα και καταλαβαίνει ότι πρέπει να επισυνάψει υποστηρικτικό υλικό, πολλοί σταματούν εκεί και ψάχνουν άλλον τρόπο να υποβάλουν. Αν πρέπει να στείλουν ξεχωριστά email, μπορεί να μην το κάνουν ποτέ. Μια φόρμα που δέχεται αρχεία επιτόπου τους κρατά στη ροή.
Δεύτερον, δημιουργούν πλήρεις υποβολές. Όταν ένα αρχείο ανεβαίνει μέσω της φόρμας, μένει δεμένο με εκείνη την υποβολή για πάντα. Όταν ένα αρχείο έρχεται με email, ξεχωρίζει από τα δεδομένα της φόρμας μέσα σε λίγες μέρες. Μήνες αργότερα, κοιτάς μια υποβολή και αναρωτιέσαι ποια αρχεία της ανήκουν. Ένα ανεβασμένο αρχείο μένει επισυναπτόμενο στην ακριβή υποβολή με την οποία ήρθε.
Τι πρέπει πραγματικά να περιλαμβάνει μια φόρμα ανεβάσματος αρχείων
Μια φόρμα ανεβάσματος αρχείων δεν είναι μόνο ένα πεδίο ανεβάσματος. Χρειάζεται πολλά στοιχεία που δουλεύουν μαζί, ώστε ο επισκέπτης να ξέρει τι να κάνει, ποια αρχεία γίνονται δεκτά και τι ακολουθεί. Ξεκίνα λέγοντας καθαρά και από την αρχή τις απαιτήσεις.
Οι τύποι αρχείων εμφανίζονται καθαρά από την αρχή
Μην αφήνεις τους χρήστες να μαντεύουν ποιες μορφές δέχεσαι. Δείξε ακριβώς ποιοι τύποι αρχείων υποστηρίζονται, ακριβώς δίπλα στο πεδίο ανεβάσματος. Το «Αποδεκτές μορφές: PDF, DOC, JPG, PNG» είναι καθαρό. Το «Ανέβασε ένα έγγραφο» δεν είναι. Γίνε συγκεκριμένος για ό,τι χρειάζεσαι. Αν δέχεσαι μόνο PDF, πες το. Αν δέχεσαι εικόνες αλλά μόνο σε μορφή JPG ή PNG, δήλωσέ το. Αν δέχεσαι αρχεία design όπως Figma ή Adobe, γράψ' τα.
Έτσι οι χρήστες δεν ανεβάζουν ασύμβατα αρχεία και δεν παίρνουν σφάλμα αφού έχουν ήδη επενδύσει χρόνο στη φόρμα. Δείξε τους κανόνες πριν ανεβάσουν, ώστε να διαλέξουν το σωστό αρχείο με την πρώτη. Οι χρήστες εκτιμούν τη σαφήνεια.
Τα όρια μεγέθους αρχείου δηλώνονται από την αρχή
Δήλωσε καθαρά το μέγιστο μέγεθος αρχείου που δέχεσαι. Το «Μέγιστο μέγεθος αρχείου: 5 MB» ή «Μέγιστο μέγεθος αρχείου: 10 MB ανά αρχείο» αφαιρεί κάθε εικασία. Μην αφήνεις τους χρήστες να ανακαλύψουν το όριο ανεβάζοντας αρχείο που είναι πολύ μεγάλο. Αν δέχεσαι πολλά αρχεία, δήλωσε και το συνολικό όριο μεγέθους. Το «Μπορείς να ανεβάσεις έως 3 αρχεία, 5 MB το καθένα, συνολικά 15 MB» είναι πλήρες και χρήσιμο.
Βάλε ρεαλιστικά όρια με βάση όσα χρειάζεσαι πραγματικά. Τα 5 MB καλύπτουν τα περισσότερα έγγραφα, PDF και κανονικές εικόνες. Τα 10 MB καλύπτουν μεγαλύτερα αρχεία design. Πάνω από 20 MB σπάνια χρειάζονται και επιβραδύνουν το ανέβασμα για χρήστες με πιο αργή σύνδεση.
Μήνυμα για ασφάλεια και προστασία των αρχείων
Οι χρήστες ανησυχούν όταν ανεβάζουν αρχεία. Αναρωτιούνται αν το αρχείο τους θα μείνει ιδιωτικό. Αναρωτιούνται αν το αρχείο που ανεβάζουν μπορεί να προκαλέσει προβλήματα ή να τους εκθέσει σε κίνδυνο. Απάντησε και στις δύο ανησυχίες ευθέως.
Πρώτα, διαβεβαίωσέ τους ότι τα αρχεία τους είναι ασφαλή από τη δική σου πλευρά. Το «Τα αρχεία σου ελέγχονται για απειλές ασφάλειας πριν την επεξεργασία» ή το «Όλα τα αρχεία που ανεβαίνουν κρυπτογραφούνται και αποθηκεύονται με ασφάλεια» δίνει εμπιστοσύνη στους χρήστες, αρκεί να ισχύει στη δική σου περίπτωση. Αν η ιστοσελίδα σου χρησιμοποιεί κρυπτογράφηση SSL, ανέφερέ το. Το «Τα ανεβάσματά σου προστατεύονται με κρυπτογράφηση SSL» καθησυχάζει και πρέπει να είναι ακριβές.
Δεύτερον, εξήγησε πώς χρησιμοποιείς τα αρχεία τους. Πρόσθεσε μια γραμμή που κάνει σαφή την πρόθεσή σου. Το «Χρησιμοποιούμε τα αρχεία που ανεβάζεις μόνο για να επεξεργαστούμε το αίτημά σου και δεν τα μοιραζόμαστε με τρίτους» ή το «Τα αρχεία σου είναι μόνο για εσωτερικό έλεγχο.» Αν υπάρχει συγκεκριμένη χρήση, δήλωσέ τη. Το «Εξετάζουμε τις φωτογραφίες που ανεβάζεις για να σου δώσουμε σχόλια για το design σου» είναι πιο διαφανές από το να μην πεις τίποτα. Η διαφάνεια χτίζει εμπιστοσύνη.
Μπορείς επίσης να παραπέμψεις στην πολιτική απορρήτου ή στους όρους χρήσης σου, αν καλύπτουν τον χειρισμό αρχείων. Πρόσθεσε έναν σύνδεσμο όπως «Δες την πολιτική απορρήτου μας για λεπτομέρειες για το πώς χειριζόμαστε τα αρχεία που ανεβάζονται», ώστε όσοι θέλουν περισσότερες λεπτομέρειες να τις βρουν.
Ένα καθαρό πεδίο ανεβάσματος ή περιοχή σύρε και άφησε
Ο μηχανισμός ανεβάσματος πρέπει να φαίνεται καθαρά και να γίνεται αμέσως κατανοητός. Πολλά εργαλεία φορμών προσφέρουν δύο προσεγγίσεις. Ένα κουμπί που λέει «Διάλεξε αρχείο» ή «Επίλεξε αρχεία» και ανοίγει επιλογέα αρχείων. Ή μια ζώνη σύρε και άφησε που λέει κάτι σαν «Σύρε εδώ το βιογραφικό σου ή πάτα για αναζήτηση.» Και τα δύο δουλεύουν καλά. Το σύρε και άφησε είναι λίγο πιο γρήγορο γιατί θέλει λιγότερα κλικ και είναι πιο διαισθητικό σε υπολογιστή. Το κουμπί είναι πιο αξιόπιστο στο κινητό, γιατί δεν χειρίζονται όλα τα τηλέφωνα καλά το σύρε και άφησε.
Οι καλύτερες φόρμες ανεβάσματος προσφέρουν και τα δύο. Δείξε μια περιοχή σύρε και άφησε ως κύρια ενέργεια, αλλά βάλε από κάτω ένα εφεδρικό κουμπί, ώστε όσοι δεν καταλαβαίνουν το σύρσιμο να πατήσουν για αναζήτηση. Όπως και να έχει, η ζώνη ανεβάσματος πρέπει να είναι αρκετά μεγάλη ώστε να φαίνεται ότι πατιέται και να διαφέρει καθαρά από τα κανονικά πεδία κειμένου.
Μια σύντομη περιγραφή ή πεδίο πλαισίου
Το αρχείο από μόνο του δεν σου λέει πολλά. Ένα βιογραφικό είναι βιογραφικό, αλλά για ποια θέση; Ένα στιγμιότυπο οθόνης είναι στιγμιότυπο, αλλά ποιο πρόβλημα δείχνει; Ένα έγγραφο είναι έγγραφο, αλλά ποια έκδοση είναι και γιατί το στέλνει ο χρήστης; Πρόσθεσε ένα πεδίο κειμένου όπου μπορούν να γράψουν λίγες λέξεις για το αρχείο. Κάν' το προαιρετικό αν το αρχείο εξηγεί τον εαυτό του. Κάν' το υποχρεωτικό αν το πλαίσιο μετράει πραγματικά.
Αυτό διαφέρει από ένα πλήρες πεδίο περιγραφής της φόρμας. Αφορά συγκεκριμένα το ίδιο το αρχείο. Το «Αυτό είναι το βιογραφικό μου για τη θέση υπεύθυνου marketing» σου λέει ακριβώς πού ανήκει το έγγραφο.
Βασικά πεδία της φόρμας όπως όνομα και email
Ακόμα κι αν μαζεύεις ένα αρχείο, πρέπει να ξέρεις ποιος το στέλνει. Το όνομα και το email δεν διαπραγματεύονται. Η φόρμα χρειάζεται αυτά τα πεδία για να επικοινωνήσεις με όποιον έστειλε το αρχείο. Χωρίς αυτά, ένα αρχείο είναι απλά ένα έγγραφο που πλανάται χωρίς ιδιοκτήτη.
Ένα κουμπί υποβολής που δείχνει καθαρά την ενέργεια
Ένα κουμπί που λέει «Ανέβασμα» ή «Υποβολή» πρέπει να είναι προφανές και εύκολο να βρεθεί. Μη χρησιμοποιείς αδύναμες λέξεις όπως «Επόμενο» ή «Συνέχεια». Ο χρήστης πρέπει να ξέρει ότι πατώντας το κουμπί θα ανεβάσει το αρχείο του και θα ολοκληρώσει την υποβολή. Κάν' το κουμπί σε ξεχωριστό χρώμα που ξεχωρίζει από την υπόλοιπη φόρμα.
Τα συνηθισμένα λάθη που σκοτώνουν την ολοκλήρωση της φόρμας ανεβάσματος
Να ζητάς αρχεία στο λάθος πλαίσιο
Αν η φόρμα σου είναι για ανθρώπους που δεν χρειάζεται να ανεβάσουν τίποτα, μη βάλεις πεδίο αρχείου. Δημιουργεί σύγχυση. Μια απλή φόρμα επικοινωνίας δεν πρέπει να έχει προαιρετικό πεδίο ανεβάσματος. Οι χρήστες το βλέπουν και αναρωτιούνται αν πρέπει να ανεβάσουν κάτι, ανησυχούν ότι η υποβολή τους είναι ελλιπής αν δεν το κάνουν ή νιώθουν ότι η φόρμα ζητά πολλά. Τα πεδία ανεβάσματος ανήκουν σε φόρμες όπου η υποβολή αρχείου είναι πραγματικά μέρος της διαδικασίας. Αιτήσεις εργασίας. Αιτήματα υποστήριξης με μηνύματα σφάλματος. Αιτήσεις προσφοράς όπου μετράει ένα αρχείο design. Briefs έργων που χρειάζονται υλικό διευκρίνισης. Χρησιμοποίησε φόρμες ανεβάσματος μόνο όταν τα αρχεία είναι πραγματικά σχετικά με την υποβολή.
Να μην ελέγχεις τύπους ή μεγέθη αρχείων σε πραγματικό χρόνο
Αν ένας χρήστης ανεβάσει αρχείο PowerPoint 50 MB σε φόρμα που δέχεται μόνο PDF 5 MB, πες του αμέσως. Μην περιμένεις να συμπληρώσει ολόκληρη τη φόρμα και να πατήσει υποβολή, για να του δείξεις σφάλμα ότι το αρχείο είναι ασύμβατο. Έλεγχος σε πραγματικό χρόνο σημαίνει ότι ελέγχεται ο τύπος και το μέγεθος του αρχείου τη στιγμή που επιλέγεται ή αφήνεται. Αν δεν ταιριάζει με τις απαιτήσεις σου, δείξε αμέσως ένα χρήσιμο μήνυμα ώστε να διαλέξει άλλο αρχείο χωρίς να χάσει την υπόλοιπη πρόοδο της φόρμας.
Να κρύβεις πληροφορίες ασφάλειας από τους χρήστες
Οι χρήστες έχουν δικαιολογημένες ανησυχίες για τα ανεβάσματα αρχείων. Αναρωτιούνται αν το αρχείο τους θα μείνει ιδιωτικό. Ανησυχούν για ιούς ή παραβιάσεις ασφάλειας. Αν η ιστοσελίδα σου έχει κρυπτογράφηση SSL, ανέφερέ το. Το «Τα ανεβάσματά σου είναι κρυπτογραφημένα και ασφαλή» δίνει εμπιστοσύνη στους χρήστες. Αν τα αρχεία αποθηκεύονται με ασφάλεια και είναι προσβάσιμα μόνο στην ομάδα σου, πες το. Η ασφάλεια δεν είναι μόνο θέμα του παρασκηνίου. Οι χρήστες πρέπει να νιώθουν σίγουροι ότι το αρχείο τους είναι ασφαλές.
Να μη δίνεις ανατροφοδότηση μετά το ανέβασμα
Αφού ένας χρήστης ανεβάσει αρχείο, δείξε επιβεβαίωση. Έναν δείκτη προόδου όσο ανεβαίνει το αρχείο. Ένα τικ ή πράσινο μήνυμα επιτυχίας όταν ολοκληρωθεί το ανέβασμα. Μετά ένα καθαρό μήνυμα «Το αρχείο ελήφθη» όταν υποβληθεί ολόκληρη η φόρμα. Χωρίς ανατροφοδότηση, οι χρήστες δεν ξέρουν αν το ανέβασμά τους δούλεψε πραγματικά. Μπορεί να υποβάλουν τη φόρμα πολλές φορές νομίζοντας ότι το αρχείο δεν πέρασε. Η ανατροφοδότηση δεν κοστίζει και βελτιώνει θεαματικά τα ποσοστά ολοκλήρωσης.
Πώς να στήσεις με ασφάλεια τα ανεβάσματα αρχείων
Τα ανεβάσματα αρχείων φέρνουν δύο επίπεδα ασφάλειας που πρέπει να σκεφτείς. Το πρώτο είναι να προστατεύσεις τη μάρκα και τα συστήματά σου από επικίνδυνα αρχεία. Το δεύτερο είναι να προστατεύσεις τους χρήστες σου κρατώντας τα αρχεία τους ιδιωτικά και ασφαλή.
Προστάτεψε τη μάρκα σου από επικίνδυνα αρχεία
Δεν είναι κάθε αρχείο που φτάνει αυτό που ισχυρίζεται. Ένα αρχείο με όνομα «document.pdf» μπορεί να είναι στην πραγματικότητα εκτελέσιμο πρόγραμμα φτιαγμένο να βλάψει τα συστήματά σου. Το εργαλείο φορμών σου πρέπει να ελέγχει και να επικυρώνει τα αρχεία που ανεβαίνουν πριν αποθηκευτούν. Έλεγξε πριν αποφασίσεις ποιο εργαλείο θα χρησιμοποιήσεις αν κάνει κάτι τέτοιο. Ένα αρχείο που αποτυγχάνει στον έλεγχο πρέπει να απορρίπτεται αμέσως και ο χρήστης να ειδοποιείται.
Περιόρισε πάντα τους τύπους αρχείων σε όσα χρειάζεσαι πραγματικά. Αν χρειάζεσαι μόνο βιογραφικά, δέξου PDF και DOC, τίποτα άλλο. Ο περιορισμός τύπων είναι η πρώτη σου άμυνα απέναντι σε τυχαία ή κακόβουλα ανεβάσματα. Μη δέχεσαι κάθε τύπο αρχείου για να είσαι ευέλικτος. Λιγότεροι επιτρεπόμενοι τύποι σημαίνουν λιγότερους κινδύνους ασφάλειας.
Βάλε ρεαλιστικό όριο μεγέθους αρχείου. Τα 5 MB καλύπτουν τα περισσότερα έγγραφα και εικόνες. Τα 10 MB καλύπτουν μεγαλύτερα αρχεία design ή έγγραφα πολλών σελίδων. Πάνω από 20 MB συνήθως δεν χρειάζονται και επιβραδύνουν το ανέβασμα για χρήστες με πιο αργή σύνδεση. Τα όρια μεγέθους σε προστατεύουν και από υπερφόρτωση αποθήκευσης και επιθέσεις που στοχεύουν να φράξουν τον χώρο σου.
Προστάτεψε το απόρρητο και τα δεδομένα των χρηστών
Οι χρήστες ανεβάζουν αρχεία που μπορεί να περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες. Το βιογραφικό τους μπορεί να έχει τη διεύθυνση κατοικίας τους. Το αρχείο design τους μπορεί να περιέχει δουλειά πελατών. Το στιγμιότυπο οθόνης τους μπορεί να δείχνει ιδιωτικά δεδομένα. Αυτά τα αρχεία πρέπει να μένουν ιδιωτικά και να είναι προσβάσιμα μόνο στην ομάδα σου.
Αποθήκευσε τα αρχεία με ασφάλεια, εκεί όπου το κοινό δεν μπορεί να τα βρει μαντεύοντας μια διεύθυνση URL. Ένας επισκέπτης δεν πρέπει να μπορεί να περιηγηθεί σε δημόσιο φάκελο και να κατεβάσει τυχαία αρχεία που ανέβασαν άλλοι. Μόνο όσοι έχουν πρόσβαση στον λογαριασμό σου πρέπει να βλέπουν και να κατεβάζουν τα αρχεία που ήρθαν από τις φόρμες σου. Τα αρχεία πρέπει να προστατεύονται και κατά τη μεταφορά, ώστε να μην υποκλαπούν.
Πες στους χρήστες πόσο καιρό θα κρατάς τα αρχεία τους. Αν διαγράφεις τις υποβολές μετά από 30 ημέρες, πες το. Αν τις αρχειοθετείς μόνιμα, πες και αυτό. Η διαφάνεια για τη διατήρηση δεδομένων χτίζει εμπιστοσύνη. Μπορείς να βάλεις αυτή την πληροφορία στην πολιτική απορρήτου ή απευθείας στη σελίδα επιβεβαίωσης της υποβολής.
Πότε να χρησιμοποιείς φόρμες ανεβάσματος αρχείων αντί για άλλες λύσεις
Οι φόρμες ανεβάσματος αρχείων δουλεύουν καλύτερα όταν χρειάζεσαι μεμονωμένους επισκέπτες να υποβάλουν ένα ή λίγα αρχεία ως μέρος ενός συγκεκριμένου αιτήματος. Μια αίτηση εργασίας. Ένα αίτημα υποστήριξης. Μια αίτηση προσφοράς. Μια φόρμα συνδρομής που χρειάζεται αντίγραφο άδειας.
Αν χρειάζεσαι συνεχή ανταλλαγή αρχείων με το ίδιο άτομο, ένας κοινός δίσκος ή σύνδεσμος cloud αποθήκευσης μπορεί να είναι καλύτερος. Αν χρειάζεσαι η ομάδα σου να μοιράζεται αρχεία εσωτερικά, χρησιμοποίησε το εργαλείο συνεργασίας της εταιρείας σου, όχι φόρμα ιστοσελίδας. Οι φόρμες ανεβάσματος αρχείων είναι για συγκεκριμένες, εφάπαξ υποβολές από εξωτερικούς επισκέπτες.
Το άλλο ζήτημα είναι η κλίμακα. Μια φόρμα ανεβάσματος αρχείων δουλεύει εξαιρετικά για 50 αιτήσεις την εβδομάδα. Αν περιμένεις χιλιάδες ανεβάσματα την ημέρα, οι ανάγκες σε υποδομή και αποθήκευση γίνονται πιο σύνθετες. Για τις περισσότερες μικρές και μεσαίες μάρκες όμως, τα ανεβάσματα αρχείων μέσω φόρμας είναι απλά, οικονομικά και αποτελεσματικά.
Πώς σε βοηθά το WEMASY με τα ανεβάσματα αρχείων
Στον Δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY μπορείς να φτιάξεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και να προσθέσεις φόρμα, για παράδειγμα φόρμα επικοινωνίας, προσφοράς ή εγγραφής.
Οι υποβολές φτάνουν με email και στον πίνακα ελέγχου σου. Δεν χρειάζεται να ψάχνεις σε διάφορα μέρη.
Δες το εργαλείο φορμών μας για να φτιάξεις την πρώτη σου φόρμα.