Ο GDPR είναι ο νόμος για την ιδιωτικότητα στην Ευρώπη. Αν η φόρμα σου μαζεύει οποιαδήποτε πληροφορία από επισκέπτες στην Ευρωπαϊκή Ένωση, ακόμα και μόνο το email τους, ο GDPR ισχύει και για σένα. Δεν αφορά μόνο μεγάλες εταιρείες ή συγκεκριμένους κλάδους. Ο GDPR καλύπτει κάθε επιχείρηση οπουδήποτε στον κόσμο που μαζεύει δεδομένα από κατοίκους της Ευρώπης και οι ποινές για όποιον τον παραβαίνει είναι αυστηρές.
Ο GDPR και η συναίνεση στις φόρμες είναι οι νομικοί κανόνες που καθορίζουν ποια δεδομένα μπορείς να μαζεύεις από επισκέπτες της ΕΕ, πώς τα ζητάς και τι κάνεις με αυτά. Είναι σημαντικό να καταλάβεις αυτούς τους κανόνες πριν φτιάξεις οποιαδήποτε φόρμα που μαζεύει δεδομένα από κατοίκους της Ευρώπης.
Τι θα μάθεις: Τι είναι ο GDPR και σε ποιον ισχύει, τι σημαίνει νόμιμη συναίνεση, πώς να στήνεις τα πεδία και τα πλαίσια ελέγχου της φόρμας ώστε να πληρούν τις απαιτήσεις του GDPR και τι γίνεται αν δεν συμμορφώνεσαι.
Τι είναι ο GDPR και ισχύει για τις φόρμες σου;
Ο GDPR (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων) είναι νόμος της Ευρωπαϊκής Ένωσης που ελέγχει πώς οι οργανισμοί συλλέγουν, αποθηκεύουν και χρησιμοποιούν προσωπικά δεδομένα. Ισχύει για κάθε εταιρεία, οπουδήποτε στον κόσμο, που μαζεύει πληροφορίες από κατοίκους της ΕΕ.
Οι φόρμες σου υπάγονται στον GDPR αν:
- Έχεις οποιουσδήποτε επισκέπτες από την ΕΕ και η φόρμα σου μαζεύει πληροφορίες από αυτούς
- Μαζεύεις διευθύνσεις email, ονόματα, αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις IP ή οποιαδήποτε άλλη πληροφορία που ταυτοποιεί
- Μαζεύεις πληροφορίες για κατοίκους της ΕΕ ακόμα κι αν δεν εδρεύεις στην ΕΕ
Δεν έχει σημασία αν η επιχείρησή σου είναι μεγάλη ή μικρή, σε ποιον κλάδο ανήκεις ή αν πουλάς κάτι. Αν μαζεύεις δεδομένα από κατοίκους της ΕΕ, ο GDPR ισχύει.
Τι απαιτεί ο GDPR από τις φόρμες;
Ο GDPR ορίζει αρκετούς συγκεκριμένους κανόνες για τις φόρμες που μαζεύουν δεδομένα:
Διαφάνεια: πες στους επισκέπτες τι μαζεύεις
Πριν κάποιος συμπληρώσει τη φόρμα σου, πρέπει να ξέρει ποια δεδομένα μαζεύεις και γιατί. Πρέπει να δίνεις καθαρή πληροφόρηση για:
- Ποια δεδομένα μαζεύεις (email, όνομα κ.λπ.)
- Τι θα κάνεις με αυτά (θα τους στέλνεις email, θα τους προσθέτεις σε λίστα αλληλογραφίας, θα τα αποθηκεύεις για μελλοντική επικοινωνία)
- Ποιος θα έχει πρόσβαση σε αυτά (η ομάδα σου, υπηρεσίες τρίτων κ.λπ.)
- Για πόσο καιρό θα τα κρατάς
Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να είναι ορατές στους επισκέπτες πριν υποβάλουν τη φόρμα. Μια πολιτική απορρήτου στην οποία απλώς βάζεις σύνδεσμο δεν αρκεί. Πρέπει να δίνεις τις βασικές πληροφορίες μέσα στη σελίδα της φόρμας ή πάνω από τη φόρμα.
Συναίνεση: ζήτα την ρητά, μην την υποθέτεις
Για τη συλλογή των περισσότερων δεδομένων χρειάζεσαι ρητή συναίνεση του επισκέπτη. Πρέπει να συμφωνήσει ενεργά με τους όρους σου. Το τσέκαρισμα ενός πλαισίου είναι συναίνεση. Η σιωπή δεν είναι.
Αυτό διαφέρει από το πώς δούλευαν οι φόρμες πριν από τον GDPR. Δεν μπορείς να υποθέσεις ότι, επειδή κάποιος υπέβαλε φόρμα για να επικοινωνήσει μαζί σου, είναι αυτόματα πρόθυμος να μπει στη λίστα email μάρκετινγκ. Κάθε χρήση των δεδομένων απαιτεί ξεχωριστή συναίνεση.
Η συναίνεση πρέπει να δίνεται ελεύθερα
Η συναίνεση δεν μπορεί να είναι προϋπόθεση για τη χρήση της υπηρεσίας σου, αν τα δεδομένα δεν είναι απαραίτητα για αυτή την υπηρεσία. Για παράδειγμα, αν κάποιος συμπληρώνει φόρμα επικοινωνίας για να κάνει μια ερώτηση, χρειάζεσαι το email του για να απαντήσεις. Δεν χρειάζεσαι συναίνεση γι' αυτό, γιατί είναι απαραίτητο. Αν όμως θέλεις να τον προσθέσεις στο newsletter μάρκετινγκ, αυτό είναι προαιρετικό και χρειάζεσαι ρητή συναίνεση.
Ο ίδιος ο μηχανισμός συναίνεσης πρέπει να είναι καθαρός
Αν χρησιμοποιείς πλαίσιο ελέγχου για τη συναίνεση, πρέπει να ξεκινά άδειο. Οι επισκέπτες πρέπει να το τσεκάρουν ενεργά. Τα προτσεκαρισμένα πλαίσια δεν μετράνε ως συναίνεση. Η διατύπωση πρέπει να είναι καθαρή και απλή, όχι θαμμένη σε νομικό λεξιλόγιο.
Πώς να στήνεις τις φόρμες για τη συναίνεση του GDPR
Απαραίτητα και προαιρετικά δεδομένα
Πρώτα, ξεχώρισε τα δεδομένα που χρειάζεσαι οπωσδήποτε από αυτά που είναι προαιρετικά:
- Απαραίτητα: Πληροφορίες που χρειάζεσαι για να εξυπηρετήσεις το αίτημα (email για να απαντήσεις σε φόρμα επικοινωνίας, διεύθυνση για να στείλεις μια παραγγελία)
- Προαιρετικά: Πληροφορίες που θέλεις για μάρκετινγκ ή στατιστικά (από ποιο κανάλι ήρθαν, ποιος είναι ο τίτλος της δουλειάς τους)
Σημείωσε καθαρά τα προαιρετικά πεδία με «(προαιρετικό)», ώστε οι επισκέπτες να ξέρουν ότι δεν είναι υποχρεωμένοι να τα συμπληρώσουν.
Ξεχωριστά πλαίσια συναίνεσης
Αν θέλεις να χρησιμοποιήσεις δεδομένα για πολλούς σκοπούς, βάλε ξεχωριστά πλαίσια. Ένα για «Συμφωνώ να επικοινωνήσετε μαζί μου με email» και ένα άλλο για «Συμφωνώ να λαμβάνω email μάρκετινγκ». Μην τα συνδυάζεις σε ένα πλαίσιο.
<label> <input type="checkbox" name="contact_consent" required> Συμφωνείς να επικοινωνήσουμε μαζί σου για να απαντήσουμε σε αυτό το αίτημα </label> <label> <input type="checkbox" name="marketing_consent"> Συμφωνώ να λαμβάνω email μάρκετινγκ για νέα προϊόντα και ειδικές προσφορές </label>Πρόσεξε ότι το πρώτο πλαίσιο είναι υποχρεωτικό (απαραίτητο για την υπηρεσία) αλλά άδειο από προεπιλογή. Το δεύτερο είναι προαιρετικό (το μάρκετινγκ δεν είναι απαραίτητο) και επίσης άδειο από προεπιλογή.
Καθαρή, ευανάγνωστη διατύπωση συναίνεσης
Το κείμενο του πλαισίου πρέπει να είναι καθαρό και συγκεκριμένο. Γενικές φράσεις όπως «Συμφωνώ με τους όρους και τις προϋποθέσεις» δεν ικανοποιούν τον GDPR. Να είσαι συγκεκριμένος για το τι αποδέχεται ο επισκέπτης.
Κακό: «Συμφωνώ»
Καλύτερο: «Συμφωνώ να λαμβάνω email μάρκετινγκ»
Το καλύτερο: «Συμφωνώ να λαμβάνω email μάρκετινγκ για προϊόντα και προσφορές περίπου δύο φορές τον μήνα»
Όσο πιο συγκεκριμένο, τόσο καλύτερο. Πες στους επισκέπτες ακριβώς σε τι συναινούν.
Σύνδεσμος στην πολιτική απορρήτου
Μετά τα πλαίσια συναίνεσης, βάλε έναν σύνδεσμο στην πλήρη πολιτική απορρήτου σου. Έτσι οι επισκέπτες μπορούν να διαβάσουν όλες τις λεπτομέρειες για το πώς χειρίζεσαι τα δεδομένα τους, αν το θέλουν.
<p>Υποβάλλοντας αυτή τη φόρμα, συμφωνείς με την <a href="/glossari/privacy-policy">πολιτική απορρήτου</a> μας.</p>Διατήρηση δεδομένων και GDPR
Ο GDPR απαιτεί επίσης να κρατάς τα προσωπικά δεδομένα μόνο όσο χρειάζεται. Πρέπει να ορίσεις και να ακολουθείς πολιτική διατήρησης δεδομένων.
- Για πόσο καιρό θα κρατάς τις υποβολές της φόρμας επικοινωνίας; (30 ημέρες; 6 μήνες; Μέχρι να λυθεί το αίτημα;)
- Για πόσο καιρό θα κρατάς τους ανθρώπους σε μια λίστα email μάρκετινγκ; (Μέχρι να διαγραφούν;)
- Για πόσο καιρό θα κρατάς τα δεδομένα πελατών μετά από μια αγορά; (7 χρόνια για φορολογικά αρχεία και μετά διαγραφή)
Τεκμηρίωσε την πολιτική διατήρησής σου και εφάρμοσέ την. Όρισε πρόγραμμα για να διαγράφονται αυτόματα οι παλιές υποβολές και τα δεδομένα.
Δικαιώματα που δίνει ο GDPR στα υποκείμενα των δεδομένων
Όταν κάποιος υποβάλλει φόρμα στην ιστοσελίδα σου, έχει δικαιώματα βάσει GDPR:
- Δικαίωμα πρόσβασης: Μπορεί να ρωτήσει ποια δεδομένα έχεις για αυτόν
- Δικαίωμα στη λήθη: Μπορεί να ζητήσει να διαγράψεις τα δεδομένα του (αν και υπάρχουν εξαιρέσεις, όπως τα φορολογικά αρχεία)
- Δικαίωμα διόρθωσης: Μπορεί να ζητήσει να διορθώσεις λανθασμένα δεδομένα
- Δικαίωμα φορητότητας δεδομένων: Μπορεί να ζητήσει να του δώσεις τα δεδομένα του σε φορητή μορφή
- Δικαίωμα ανάκλησης της συναίνεσης: Μπορεί να αποσύρει τη συναίνεσή του για email μάρκετινγκ ή άλλες χρήσεις οποιαδήποτε στιγμή
Πρέπει να είσαι έτοιμος να χειριστείς αυτά τα αιτήματα. Συνήθως αυτό σημαίνει ότι έχεις μια διαδικασία για να υποβάλλουν οι άνθρωποι τέτοια αιτήματα (μια διεύθυνση email, μια φόρμα κ.λπ.) και τρόπο να απαντάς μέσα σε 30 ημέρες.
Πρόστιμα και συνέπειες του GDPR
Οι παραβιάσεις του GDPR έχουν σημαντικές ποινές:
- Έως 20 εκατομμύρια ευρώ ή 4% του παγκόσμιου ετήσιου τζίρου σου (όποιο είναι υψηλότερο) για τις πιο σοβαρές παραβιάσεις
- Έως 10 εκατομμύρια ευρώ ή 2% του τζίρου για λιγότερο σοβαρές παραβιάσεις
- Στην πράξη, ακόμα και μικρές εταιρείες αντιμετωπίζουν πρόστιμα έξι ψηφίων για παραβιάσεις δεδομένων ή συναίνεσης
Πέρα από τα πρόστιμα, μια παραβίαση του GDPR μπορεί να βλάψει τη φήμη σου, να σου κοστίσει πελάτες και να δημιουργήσει νομική ευθύνη αν τα δεδομένα χρησιμοποιηθούν κακόβουλα.
Λίστα ελέγχου συμμόρφωσης με τον GDPR για φόρμες
- [ ] Έχεις εντοπίσει ποια δεδομένα μαζεύεις
- [ ] Έχεις καθαρή πολιτική απορρήτου
- [ ] Δείχνεις τις βασικές πληροφορίες απορρήτου πάνω από τη φόρμα ή μέσα σε αυτή
- [ ] Όλα τα πλαίσια ελέγχου ξεκινούν άδεια
- [ ] Τα πλαίσια συναίνεσης χρησιμοποιούν καθαρή, συγκεκριμένη διατύπωση
- [ ] Έχεις ξεχωριστά πλαίσια για ξεχωριστές χρήσεις των δεδομένων (επικοινωνία και μάρκετινγκ)
- [ ] Η φόρμα σου εξηγεί τη διατήρηση δεδομένων (για πόσο καιρό κρατάς τις υποβολές)
- [ ] Έχεις πολιτική διατήρησης δεδομένων και την εφαρμόζεις (διαγράφεις παλιά δεδομένα)
- [ ] Έχεις διαδικασία για να ζητούν οι άνθρωποι πρόσβαση, διαγραφή ή διόρθωση των δεδομένων τους
- [ ] Μπορείς εύκολα να διαγράψεις ανθρώπους από τα email μάρκετινγκ
- [ ] Ξέρεις πού αποθηκεύονται τα δεδομένα των επισκεπτών και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά
Τι κάνει η WEMASY για τη συμμόρφωση με τον GDPR
Μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY και να βάλεις μέσα πλαίσια συναίνεσης με καθαρή διατύπωση. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.
Η επιχείρησή σου χρειάζεται πάντα πολιτική απορρήτου και πρέπει να αποφασίσεις πώς θα χειρίζεσαι τα αιτήματα πρόσβασης σε δεδομένα και τη διατήρησή τους.
Δες περισσότερα για τα πακέτα στη σελίδα τιμών.