Άνοιξε οποιαδήποτε πολιτική απορρήτου στο διαδίκτυο και θα βρεις πυκνούς τοίχους νομικής γλώσσας, αδύνατες δομές προτάσεων και λέξεις που κανείς δεν χρησιμοποιεί στην καθημερινή συζήτηση. Κυλάς και κυλάς περιμένοντας κάτι σε απλά ελληνικά. Οι περισσότεροι επισκέπτες τα παρατούν και αποδέχονται τους όρους χωρίς να διαβάσουν λέξη, γιατί δεν καταλαβαίνουν τι διαβάζουν.
Αυτό όμως που μετράει πραγματικά είναι ότι οι επισκέπτες σου πρέπει να καταλαβαίνουν τι κάνεις με τα δεδομένα τους. Ο νόμος σε υποχρεώνει να το γνωστοποιείς. Η καλή γραφή (καθαρή, απλή γραφή) είναι αυτή που κάνει τους ανθρώπους να διαβάζουν και να καταλαβαίνουν, αντί να πατούν «Συμφωνώ» χωρίς να ξέρουν τι μόλις αποδέχτηκαν.
Το γράψιμο πολιτικών απορρήτου και κειμένων συναίνεσης είναι ισορροπία ανάμεσα στη νομική ακρίβεια και την πραγματική σαφήνεια. Αυτό το άρθρο καλύπτει πώς να οργανώνεις τις πληροφορίες απορρήτου ώστε να πληρούν τις νομικές απαιτήσεις και να παραμένουν προσβάσιμες σε πραγματικούς ανθρώπους.
Τι θα μάθεις: Πώς να οργανώνεις μια πολιτική απορρήτου, πώς να γράφεις πλαίσια συναίνεσης που πληρούν τις νομικές απαιτήσεις, πώς να κάνεις τη νομική γλώσσα καθαρή χωρίς να χάνεις την ακρίβεια και πώς να κρατάς ενημερωμένες τις πληροφορίες απορρήτου.
Η ανατομία μιας πολιτικής απορρήτου
Μια πλήρης πολιτική απορρήτου πρέπει να περιλαμβάνει αυτές τις ενότητες:
Ποια δεδομένα μαζεύουμε
Κατάγραψε τις κατηγορίες πληροφοριών που μαζεύεις από φόρμες και άλλες πηγές. Να είσαι συγκεκριμένος.
Καλό: «Μαζεύουμε: ονόματα, διευθύνσεις email, αριθμούς τηλεφώνου, ταχυδρομικές διευθύνσεις, ονόματα εταιρειών, τίτλους θέσεων και στοιχεία λογαριασμού από φόρμες επικοινωνίας και εγγραφές λογαριασμού.»
Αόριστο: «Μαζεύουμε προσωπικές πληροφορίες.»
Ανέφερε και δεδομένα που δεν είναι προφανή. Πολλές πολιτικές απορρήτου ξεχνούν να αναφέρουν δεδομένα στατιστικών (διευθύνσεις IP, σελίδες που επισκέφτηκαν, χρόνος παραμονής) ή cookies. Και αυτά μετράνε ως προσωπικά δεδομένα.
Γιατί τα μαζεύουμε (η νομική βάση)
Εξήγησε τον λόγο για κάθε τύπο συλλογής δεδομένων. Ο GDPR το απαιτεί· ο CCPA το περιμένει.
- «Το email μαζεύεται ώστε να απαντήσουμε στο αίτημά σου»
- «Ο αριθμός τηλεφώνου μαζεύεται ώστε να επικοινωνήσουμε μαζί σου για την παραγγελία σου»
- «Η συναίνεση για μάρκετινγκ μαζεύεται ώστε να σου στέλνουμε διαφημιστικά email αν επιλέξεις να τα λαμβάνεις»
- «Τα δεδομένα στατιστικών μαζεύονται ώστε να βλέπουμε πώς οι επισκέπτες χρησιμοποιούν την ιστοσελίδα μας»
Αντιστοίχισε κάθε δεδομένο με συγκεκριμένο σκοπό. Μη μαζεύεις δεδομένα με αόριστο λόγο.
Για πόσο καιρό τα κρατάμε
Όρισε χρονικά διαστήματα διατήρησης. Διαφορετικοί τύποι δεδομένων μπορεί να έχουν διαφορετικά διαστήματα.
Παράδειγμα:
- «Οι υποβολές της φόρμας επικοινωνίας κρατιούνται για 6 μήνες, εκτός αν μας ζητήσεις να τις διαγράψουμε»
- «Αν αγοράσεις από εμάς, κρατάμε τα δεδομένα της παραγγελίας σου για 7 χρόνια για φορολογικούς και νομικούς λόγους και μετά τα διαγράφουμε»
- «Αν διαγραφείς από τα email μάρκετινγκ, κρατάμε το email σου στη λίστα μη επικοινωνίας επ' αόριστον ώστε να μην σου στείλουμε ξανά»
- «Τα δεδομένα στατιστικών κρατιούνται για 14 μήνες και μετά διαγράφονται αυτόματα»
Ποιος έχει πρόσβαση στα δεδομένα σου
Πες στους επισκέπτες ποιος μπορεί να δει τις πληροφορίες τους:
- Οι εργαζόμενοί σου που τις χρειάζονται για να κάνουν τη δουλειά τους
- Υπηρεσίες τρίτων (πάροχος email, πάροχος πληρωμών, πλατφόρμα στατιστικών)
- Αν πουλάς ή μοιράζεσαι δεδομένα με άλλες επιχειρήσεις
Αν χρησιμοποιείς υπηρεσίες τρίτων, ονόμασέ τες και εξήγησε γιατί.
Παράδειγμα: «Χρησιμοποιούμε [Υπηρεσία email] για να στέλνουμε email μάρκετινγκ. Η διεύθυνση email σου αποθηκεύεται στο σύστημά τους, που προστατεύεται από τη δική τους πολιτική απορρήτου.»
Τα δικαιώματα των επισκεπτών σου
Εξήγησε ποιες επιλογές έχουν οι άνθρωποι:
- Μπορούν να διαγραφούν από τα email μάρκετινγκ
- Μπορούν να ζητήσουν αντίγραφο των δεδομένων τους
- Μπορούν να ζητήσουν να διαγράψεις τα δεδομένα τους
- Μπορούν να διορθώσουν ανακριβείς πληροφορίες
Δώσε τον τρόπο για κάθε δικαίωμα. Για τη διαγραφή από λίστα, βάλε σύνδεσμο ή διεύθυνση email. Για τη διαγραφή δεδομένων, εξήγησε πώς την ζητούν.
Στοιχεία επικοινωνίας
Βάλε ένα email ή μια διεύθυνση όπου οι επισκέπτες μπορούν να επικοινωνούν μαζί σου για ερωτήσεις ή αιτήματα που αφορούν το απόρρητο.
Γράφοντας καθαρό κείμενο συναίνεσης
Τα πλαίσια συναίνεσης είναι εκεί όπου οι επισκέπτες κάνουν επιλογές για το πώς χρησιμοποιούνται τα δεδομένα τους. Η διατύπωση πρέπει να είναι αρκετά καθαρή ώστε κάποιος χωρίς πτυχίο νομικής να καταλαβαίνει σε τι συμφωνεί.
Κακή διατύπωση συναίνεσης (αόριστη, νομικός ζαργκόν)
[ ] Συναινώ στους όρους και τις προϋποθέσεις της επεξεργασίας δεδομένων [ ] Βεβαιώνω την παραλαβή της πολιτικής απορρήτου και επιλέγω να λαμβάνω επικοινωνίεςΑυτά είναι αόριστα. Ένας επισκέπτης που τα διαβάζει δεν ξέρει ακριβώς σε τι συμφωνεί.
Καλή διατύπωση συναίνεσης (συγκεκριμένη, καθαρή)
[ ] Συμφωνώ να επικοινωνήσετε μαζί μου για το αίτημά μου [ ] Θέλω να λαμβάνω email μάρκετινγκ για νέα προϊόνταΑυτά είναι συγκεκριμένα και κατανοητά. Ο επισκέπτης ξέρει ακριβώς τι θα γίνει αν τσεκάρει το πλαίσιο.
Κανόνες για τη διατύπωση συναίνεσης
Χρησιμοποίησε πρώτο πρόσωπο: Το «Συμφωνώ να λαμβάνω email» είναι καθαρό. Το «Τα υποκείμενα των δεδομένων δύνανται να συναινέσουν σε επικοινωνίες μάρκετινγκ» όχι.
Να είσαι συγκεκριμένος για τη συχνότητα ή τον σκοπό: Το «Θέλω να λαμβάνω μηνιαίες ενημερώσεις προϊόντων» είναι καλύτερο από ένα απλό «Συμφωνώ με τα email μάρκετινγκ». Δώσε στους ανθρώπους μια ιδέα για το τι γράφονται.
Ξεχώριζε τα θέματα: Μη συνδυάζεις πολλούς σκοπούς σε ένα πλαίσιο. Το «Συμφωνώ να επικοινωνήσετε μαζί μου και να προστεθώ στη λίστα αλληλογραφίας» πρέπει να γίνει δύο ξεχωριστά πλαίσια:
- [ ] Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου για το αίτημά μου
- [ ] Θέλω να προστεθώ στη λίστα αλληλογραφίας
Ξεκίνα με άδεια πλαίσια: Οι επισκέπτες πρέπει να επιλέγουν ενεργά να συναινέσουν, όχι να πρέπει να ξετσεκάρουν ένα προεπιλεγμένο πλαίσιο.
Μη χρησιμοποιείς διπλές αρνήσεις: ΛΑΘΟΣ: «Δεν αντιτίθεμαι στη λήψη email.» ΣΩΣΤΟ: «Συμφωνώ να λαμβάνω email.» Οι διπλές αρνήσεις μπερδεύουν τους ανθρώπους.
Πληροφορίες απορρήτου μέσα στην ίδια τη φόρμα
Η πλήρης πολιτική απορρήτου είναι σημαντική, αλλά οι επισκέπτες συχνά δεν τη διαβάζουν πριν υποβάλουν φόρμα. Βάλε μια σύντομη περίληψη ακριβώς πάνω στη φόρμα, ώστε οι άνθρωποι να ξέρουν τι συμβαίνει.
Παράδειγμα ειδοποίησης φόρμας:
«Μαζεύουμε το όνομα και το email σου για να απαντήσουμε στο αίτημά σου. Δεν θα σε προσθέσουμε σε λίστα αλληλογραφίας αν δεν μας το ζητήσεις. Τα δεδομένα σου αποθηκεύονται με ασφάλεια και δεν θα μοιραστούν με τρίτους. Μπορείς να ζητήσεις πρόσβαση ή διαγραφή των δεδομένων σου οποιαδήποτε στιγμή. Διάβασε την πλήρη πολιτική απορρήτου μας.»
Είναι σύντομη, συγκεκριμένη και καλύπτει τα βασικά σημεία.
Διαφορετική συναίνεση για διαφορετικές περιπτώσεις χρήσης
Φόρμες επικοινωνίας
Χρειάζεται ελάχιστη συναίνεση. Χρειάζεσαι το email και ίσως το τηλέφωνο για να απαντήσεις. Συνήθως αρκεί ένα πλαίσιο:
[ ] Καταλαβαίνω ότι θα επικοινωνήσετε μαζί μου για να απαντήσετε σε αυτό το αίτημαΑυτό δεν ζητά άδεια· επιβεβαιώνει ότι καταλαβαίνουν τι θα γίνει.
Φόρμες εγγραφής σε newsletter
Χρειάζεσαι ρητή συναίνεση για μάρκετινγκ. Ένα ή δύο πλαίσια:
[ ] Ναι, θέλω να λαμβάνω το εβδομαδιαίο newsletter [ ] Ναι, θέλω επίσης να λαμβάνω διαφημιστικές προσφορές (προαιρετικό)Ολοκλήρωση αγοράς σε e-shop
Χρειάζεσαι συναίνεση για χρέωση, αποστολή και επικοινωνία για την παραγγελία. Προαιρετικά: συναίνεση για μάρκετινγκ.
[ ] Συμφωνώ ότι τα στοιχεία της παραγγελίας μου θα χρησιμοποιηθούν για την επεξεργασία και την αποστολή της [ ] Θέλω να λαμβάνω ενημερώσεις αποστολής και πληροφορίες παραγγελίας (τσεκαρισμένο από προεπιλογή, μπορούν να το ξετσεκάρουν) [ ] Θέλω να λαμβάνω διαφημιστικά email για εκπτώσεις και νέα προϊόνταΣυλλογή δεδομένων για στατιστικά
Κάποιες χώρες απαιτούν συναίνεση για την παρακολούθηση στατιστικών. Βάλε αυτό κοντά στην ειδοποίηση για τα στατιστικά ή στην πολιτική απορρήτου:
[ ] Συμφωνώ με την παρακολούθηση στατιστικών ώστε να βλέπετε πώς χρησιμοποιώ την ιστοσελίδαΠώς να κρατάς ενημερωμένη την πολιτική απορρήτου σου
Η πολιτική απορρήτου σου δεν είναι έγγραφο μίας φοράς. Ενημέρωσέ την όταν:
- Αλλάζεις τον τρόπο που μαζεύεις ή χρησιμοποιείς δεδομένα
- Προσθέτεις νέες υπηρεσίες τρίτων (όπως ένα νέο εργαλείο στατιστικών ή πάροχο email)
- Τίθενται σε ισχύ νέοι νόμοι που σε αφορούν
- Έχεις παραβίαση δεδομένων
Όταν ενημερώνεις την πολιτική σου, ειδοποίησε τους επισκέπτες. Κάποιοι κανονισμοί απαιτούν να ζητήσεις ξανά συναίνεση αν κάνεις σημαντικές αλλαγές.
Νομικός έλεγχος των πολιτικών απορρήτου
Η πολιτική απορρήτου είναι νομικό έγγραφο. Πριν δημοσιεύσεις τη δική σου, ζήτα να την ελέγξει δικηγόρος που ειδικεύεται στο δίκαιο της ιδιωτικότητας. Το κόστος ενός ελέγχου αξίζει για να αποφύγεις πρόστιμα και νομικά προβλήματα αργότερα.
Δεν χρειάζεται να γράψεις την πολιτική από το μηδέν. Υπάρχουν πρότυπα (έλεγξε τον ιστότοπο της εποπτικής αρχής της χώρας σου ή συμβουλέψου δικηγόρο), αλλά πρέπει να προσαρμοστούν στη δική σου επιχείρηση και να ελεγχθούν για ακρίβεια.
Τι κάνει η WEMASY για τις πολιτικές απορρήτου
Μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY και να βάλεις πάνω της μια σύντομη ειδοποίηση απορρήτου και πλαίσια συναίνεσης. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.
Δες περισσότερα για τα πακέτα στη σελίδα τιμών.