Το SKU δεν είναι barcode, δεν είναι κωδικός κατασκευαστή και δεν είναι αριθμός αναφοράς που βλέπει ο πελάτης. Είναι ένας εσωτερικός αναγνωριστικός κωδικός που ορίζεις εσύ για τις δικές σου λειτουργικές ανάγκες. Αν ξεκαθαρίσεις αυτή τη διάκριση από την αρχή, αποφεύγεις πολλή σύγχυση για το τι είναι τα SKU και πώς πρέπει να δομούνται.
Τι είναι το SKU;
Το SKU, συντομογραφία του stock keeping unit, είναι ένας μοναδικός αλφαριθμητικός κωδικός που αντιστοιχίζεται σε μια συγκεκριμένη παραλλαγή προϊόντος του καταλόγου σου. Προσδιορίζει έναν συγκεκριμένο συνδυασμό χαρακτηριστικών, όπως τύπος προϊόντος, χρώμα και μέγεθος, μέσα στο σύστημα αποθέματός σου. Όταν ένας αγοραστής παραγγέλνει ένα μπλε φούτερ με κουκούλα σε μέγεθος large, το SKU αυτής ακριβώς της παραλλαγής είναι αυτό που χρησιμοποιεί το σύστημά σου για να το εντοπίσει, να το αφαιρέσει από το απόθεμα και να καταγράψει την πώληση.
Τα SKU είναι εσωτερικοί κωδικοί. Οι αγοραστές σπάνια τους βλέπουν. Είναι φτιαγμένα για να τα διαβάζουν το σύστημά σου, η ομάδα της αποθήκης σου και οι προμηθευτές σου, όχι οι πελάτες σου. Αυτό σημαίνει ότι μπορούν να έχουν όποια μορφή εξυπηρετεί καλύτερα τη λειτουργία σου, χωρίς να σε απασχολεί πώς φαίνονται σε μια σελίδα προϊόντος.
Κάθε παραλλαγή ενός προϊόντος χρειάζεται δικό της SKU. Ένα μπλουζάκι σε τρία χρώματα και τέσσερα μεγέθη έχει δώδεκα παραλλαγές και άρα χρειάζεται δώδεκα SKU. Αν δώσεις ένα μόνο SKU σε όλο το προϊόν και βασιστείς σε ξεχωριστή σημείωση για μέγεθος και χρώμα, έτσι χάνουν την ακρίβειά τους τα συστήματα αποθέματος. Το SKU είναι αυτό που κάνει κάθε συγκεκριμένη έκδοση ενός προϊόντος παρακολουθήσιμη ως ανεξάρτητη μονάδα.
Σε τι διαφέρει το SKU από το barcode ή το UPC;
Ένα barcode, συγκεκριμένα ένα UPC (Universal Product Code), είναι τυποποιημένο αναγνωριστικό που αποδίδεται από εξωτερικό μητρώο. Χρησιμοποιείται για την αναγνώριση προϊόντων στο λιανεμπόριο, στις αλυσίδες εφοδιασμού και στα marketplaces. Τα barcode είναι καθολικά, δηλαδή ένας σαρωτής barcode οπουδήποτε στον κόσμο διαβάζει τον ίδιο αριθμό για το ίδιο προϊόν. Δεν τα δημιουργείς εσύ. Κάνεις αίτηση για αυτά μέσω ενός οργανισμού μητρώου.
Το SKU είναι κάτι που δημιουργείς εσύ, για τη δική σου εσωτερική χρήση. Δύο διαφορετικά e-shop που πουλούν το ίδιο προϊόν θα χρησιμοποιήσουν πιθανότατα διαφορετικά SKU. Ένα SKU δεν έχει καθολική σημασία έξω από τον οργανισμό σου. Είναι κωδικός που βγάζει νόημα μέσα στη δομή του καταλόγου σου και στη διαδικασία εκτέλεσης παραγγελιών σου.
Μπορείς να χρησιμοποιήσεις και τα δύο. Ένα προϊόν μπορεί να έχει barcode κατασκευαστή για πώληση σε marketplace και ενσωμάτωση στην αλυσίδα εφοδιασμού, και ένα SKU που ταιριάζει στη δική σου εσωτερική δομή ονομασίας. Οι δύο κωδικοί εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς και ζουν σε διαφορετικά συστήματα. Στο e-shop σου, το SKU είναι αυτό που παρακολουθεί η διαχείριση αποθέματος. Σε ένα marketplace ή σε αποθήκη με σάρωση barcode, αναλαμβάνει το UPC.
Γιατί μετράει ένα καλό σύστημα SKU;
Κοίτα οποιοδήποτε e-shop που διαχειρίζεται απόθεμα χωρίς δομημένα SKU και θα βρεις τα ίδια προβλήματα. Ένα μπλε πουκάμισο σε μέγεθος medium και ένα μπλε πουκάμισο σε μέγεθος large που περιγράφονται και τα δύο ως «Μπλε Πουκάμισο» σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Μια ομάδα αποθήκης που πρέπει να διαβάζει γραπτή περιγραφή για κάθε παραλαβή. Μια διαδικασία επαναπαραγγελίας που εντοπίζει λάθος προϊόν, επειδή δύο είδη έχουν παρόμοια ονόματα αλλά όχι διακριτό κωδικό.
Ένα δομημένο σύστημα SKU εξαλείφει τα λάθη που βασίζονται σε περιγραφές. Όταν κάθε παραλλαγή έχει μοναδικό, ευανάγνωστο κωδικό, ο χώρος για λάθος αναγνώριση μικραίνει δραματικά. Η ομάδα εκτέλεσης παίρνει με βάση τον κωδικό και όχι την περιγραφή. Το σύστημα αποθέματος αφαιρεί με βάση τον κωδικό και όχι με αντιστοίχιση κειμένου. Οι αναφορές επαναπαραγγελίας απαριθμούν συγκεκριμένους κωδικούς και όχι ονόματα προϊόντων που μπορεί να είναι διφορούμενα.
Όσο μεγαλώνει ο κατάλογος, αυτό γίνεται πιο σημαντικό. Με 20 προϊόντα, μπορεί να τα βγάλεις πέρα χωρίς SKU βασιζόμενος σε προσεγμένες περιγραφές. Με 200 προϊόντα και πολλές παραλλαγές το καθένα, το σύστημα χωρίς δομημένα SKU θα αποτυγχάνει τακτικά. Να φτιάξεις δομή SKU νωρίς, όσο ο κατάλογός σου είναι ακόμα διαχειρίσιμος, είναι πολύ πιο εύκολο από το να την προσθέσεις εκ των υστέρων αφού έχουν ήδη συσσωρευτεί λάθη αποθέματος.
Πώς φτιάχνεις δομή SKU;
Ένα SKU χτίζεται συνήθως από μια ακολουθία κωδικών που αντιπροσωπεύουν τα βασικά χαρακτηριστικά του προϊόντος, χωρισμένων με παύλες ή άλλο διαχωριστικό. Ο στόχος είναι ο κωδικός να διαβάζεται με μια ματιά από οποιονδήποτε δουλεύει με το απόθεμά σου, χωρίς να χρειάζεται αναζήτηση.
Διάλεξε τα χαρακτηριστικά με σειρά
Αποφάσισε ποια χαρακτηριστικά ορίζουν μια παραλλαγή και με ποια σειρά εμφανίζονται στο SKU. Μια συνηθισμένη δομή για e-shop ρούχων είναι κατηγορία προϊόντος, μετά όνομα ή κωδικός προϊόντος, μετά χρώμα, μετά μέγεθος. Έτσι ένα μπλε φούτερ medium με σχέδιο «Maple» από τη γκάμα φούτερ ενός brand μπορεί να είναι HUD-MAP-BLU-M. Όποιος χειρίζεται αυτή την παραγγελία ξέρει ότι είναι φούτερ, σχέδιο Maple, μπλε, medium, χωρίς να διαβάσει περιγραφή.
Κράτα τη σειρά των χαρακτηριστικών συνεπή σε ολόκληρο τον κατάλογό σου. Αν το χρώμα προηγείται του μεγέθους σε ένα SKU, πρέπει να προηγείται του μεγέθους σε όλα. Η ασυνέπεια ακυρώνει τον σκοπό ενός δομημένου συστήματος. Ο κωδικός γίνεται δυσανάγνωστος αν η σειρά των τμημάτων αλλάζει.
Χρησιμοποίησε σύντομους κωδικούς σταθερού μήκους για κάθε τμήμα
Κάθε τμήμα ενός SKU πρέπει να είναι σύντομη, συνεπής συντομογραφία. Τρεις χαρακτήρες είναι συνηθισμένο στάνταρ για κάθε τμήμα. BLU για μπλε, MED για medium, HOD για φούτερ. Απόφυγε συντομογραφίες που φαίνονται ίδιες για διαφορετικές τιμές. Το BLK για μαύρο και το BLU για μπλε ξεχωρίζουν. Το BL και για τα δύο δεν ξεχωρίζει. Δοκίμασε τις επιλογές συντομογραφιών σου με όλο το εύρος των τιμών σου πριν δεσμευτείς σε αυτές.
Απόφυγε ειδικούς χαρακτήρες και κενά
Τα SKU πρέπει να περιέχουν μόνο γράμματα και αριθμούς, με παύλες ή κάτω παύλες ως διαχωριστικά αν χρειάζεσαι διαχωριστικά. Τα κενά, οι κάθετοι και οι ειδικοί χαρακτήρες προκαλούν προβλήματα σε υπολογιστικά φύλλα, συστήματα αποθέματος και όταν τα SKU εξάγονται ή εισάγονται ανάμεσα σε εργαλεία. Ένα SKU όπως το HOD-MAP-BLU-M δουλεύει παντού. Ένα SKU όπως το HOD / MAP BLU (M) θα χαλάσει τουλάχιστον ένα σύστημα από το οποίο θα περάσει.
Μη βάζεις κωδικούς προμηθευτή μέσα στα SKU σου
Αν χρησιμοποιείς τον δικό του κωδικό προϊόντος του προμηθευτή ως SKU, δημιουργείς εξάρτηση από το σύστημα ονομασίας εκείνου του προμηθευτή. Αν αλλάξεις προμηθευτή, ή αν ο προμηθευτής αλλάξει τον κωδικό του, το σύστημα SKU σου χαλά. Τα SKU σου πρέπει να αντικατοπτρίζουν τα χαρακτηριστικά του δικού σου καταλόγου και όχι τον κατάλογο του προμηθευτή. Κράτα τις αναφορές προμηθευτή ξεχωριστά, ως πεδίο κωδικού προμηθευτή που ζει δίπλα στο SKU σου και όχι μέσα σε αυτό.
Πόσους χαρακτήρες πρέπει να έχει ένα SKU;
Δεν υπάρχει καθολικός κανόνας, αλλά γενικά το πιο σύντομο είναι καλύτερο. Τα SKU ανάμεσα σε 8 και 20 χαρακτήρες είναι εφαρμόσιμα για τους περισσότερους καταλόγους. Τα μακρύτερα SKU διαβάζονται πιο δύσκολα, πληκτρολογούνται σωστά πιο δύσκολα και σαρώνονται πιο δύσκολα με μια ματιά κατά την παραλαβή. Αν η ακολουθία χαρακτηριστικών σου παράγει SKU 30 ή περισσότερων χαρακτήρων, ψάξε για τμήματα που μπορούν να συντομευτούν πιο σφιχτά ή να αφαιρεθούν χωρίς να χαθεί η μοναδικότητα.
Το SKU χρειάζεται να είναι μοναδικό μόνο μέσα στον κατάλογό σου και όχι καθολικά μοναδικό. Δεν χρειάζεται να προσθέσεις τυχαίους χαρακτήρες ή μεγάλα προθέματα για να εγγυηθείς καθολική μοναδικότητα. Ένας δομημένος κωδικός που χτίζεται από τα χαρακτηριστικά του δικού σου καταλόγου θα είναι μοναδικός ανάμεσα στα προϊόντα σου αρκεί τα ίδια τα χαρακτηριστικά να είναι διακριτά.
Τι να κάνεις όταν ένα προϊόν διακόπτεται;
Όταν ένα προϊόν διακόπτεται, το SKU του πρέπει να αποσυρθεί και όχι να αντιστοιχιστεί αλλού. Μην επαναχρησιμοποιείς ποτέ ένα SKU για διαφορετικό προϊόν. Τα ιστορικά αρχεία παραγγελιών, οι αναφορές αποθέματος και η αλληλογραφία με προμηθευτές που αναφέρονται στο παλιό SKU θα γίνουν μπερδεμένα ή ανακριβή αν ο ίδιος κωδικός αναφέρεται πλέον σε κάτι διαφορετικό.
Σημείωσε τα αποσυρμένα SKU ως ανενεργά στο σύστημά σου. Κράτα τα ορατά στα αρχεία σου όσο τα ιστορικά δεδομένα είναι σχετικά, συνήθως τουλάχιστον τρία χρόνια για φορολογικούς και λογιστικούς σκοπούς. Μη τα διαγράφεις. Ένα ανενεργό SKU που εξακολουθεί να εμφανίζεται στις ιστορικές αναφορές σου είναι χρήσιμη πληροφορία. Ένα διαγραμμένο SKU που εμφανίζεται σε παλιά αρχεία παραγγελιών ως αναφορά που δεν μπορεί να επιλυθεί είναι πονοκέφαλος.
Πώς συνδέονται τα SKU με τη διαχείριση αποθέματος;
Τα SKU είναι το θεμέλιο που κάνει την παρακολούθηση αποθέματος λειτουργική σε επίπεδο παραλλαγής. Χωρίς SKU ανά παραλλαγή, το σύστημα αποθέματός σου μπορεί να σου πει πόσες μονάδες ενός προϊόντος έχεις συνολικά. Με SKU ανά παραλλαγή, μπορεί να σου πει πόσα μπλε medium φούτερ έχεις. Αυτή η εξειδίκευση κάνει τις αποφάσεις επαναπαραγγελίας ακριβείς και την πρόληψη εξάντλησης αποθέματος εφικτή.
Κάθε όριο επαναπαραγγελίας, κάθε ειδοποίηση χαμηλού αποθέματος και κάθε καταμέτρηση αποθέματος σε ένα καλά διαχειριζόμενο e-shop λειτουργεί σε επίπεδο SKU. Όταν ορίζεις όριο επαναπαραγγελίας 10 μονάδων, το ορίζεις για συγκεκριμένο SKU και όχι για ένα προϊόν συνολικά. Όταν το σύστημά σου στέλνει ειδοποίηση χαμηλού αποθέματος, αναφέρεται στο SKU ώστε να ξέρεις ακριβώς ποια παραλλαγή θέλει προσοχή. Για μια πλήρη ανάλυση του πώς δουλεύουν στην πράξη η παρακολούθηση αποθέματος και τα όρια επαναπαραγγελίας, δες το πώς να διαχειρίζεσαι το απόθεμα του e-shop σου.
Πώς βοηθούν τα SKU στη συλλογή και την εκτέλεση παραγγελιών;
Στην εκτέλεση παραγγελιών, το SKU είναι ο τρόπος με τον οποίο εντοπίζεται και τραβιέται το σωστό είδος για μια παραγγελία. Μια λίστα συλλογής που παράγεται από μια παραγγελία περιλαμβάνει συνήθως το SKU, την ποσότητα και τη θέση αποθήκευσης για κάθε είδος. Όποιος συλλέγει με βάση ένα SKU δουλεύει με κωδικό που αντιστοιχεί σε ακριβώς μία παραλλαγή προϊόντος. Δεν υπάρχει ασάφεια όπως θα υπήρχε αν η λίστα έλεγε «Μπλε φούτερ, Medium» και δύο παρόμοια προϊόντα καταλάμβαναν τον ίδιο χώρο.
Για e-shop που εκτελούν παραγγελίες από το σπίτι ή από μικρό χώρο εργασίας, τα SKU σου επιτρέπουν να φτιάξεις ένα απλό σύστημα θέσεων. Κάθε SKU έχει ορισμένο σημείο αποθήκευσης. Όταν έρχεται μια παραγγελία, τραβάς το SKU που αναφέρεται στην παραγγελία από τη θέση του. Χωρίς ψάξιμο, χωρίς μαντεψιές, χωρίς λάθος παραλλαγή επειδή δύο προϊόντα μοιάζουν στο ράφι.
Συνηθισμένα λάθη SKU που πρέπει να αποφύγεις
Χρήση του ονόματος προϊόντος ως SKU
Τα ονόματα προϊόντων είναι πολύ μεγάλα, πολύ ευμετάβλητα και πολύ επιρρεπή σε αλλαγές για να λειτουργήσουν ως SKU. Αν μετονομάσεις ένα προϊόν ή βελτιώσεις την περιγραφή του, το «SKU» αλλάζει κι αυτό, κάτι που χαλά κάθε ιστορικό αρχείο που αναφέρεται στο παλιό όνομα. Τα SKU είναι κωδικοί, όχι ετικέτες.
Έναρξη SKU με μηδέν
Τα αρχικά μηδενικά στα SKU δημιουργούν προβλήματα όταν τα δεδομένα SKU περνούν από υπολογιστικά φύλλα, που συχνά αφαιρούν τα αρχικά μηδενικά από αριθμητικά πεδία. Ένα SKU 00142 γίνεται 142 σε ένα υπολογιστικό φύλλο, που πλέον δεν ταιριάζει με τον αρχικό κωδικό. Χρησιμοποίησε γράμματα ή μη μηδενικά ψηφία στην αρχή κάθε SKU.
Δημιουργία SKU πολύ παρόμοιων μεταξύ τους
Τα SKU που διαφέρουν μόνο κατά έναν χαρακτήρα μπερδεύονται εύκολα κατά τη χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων ή την εκτέλεση. Αν τα BLU-M και BLK-M μοιάζουν σχεδόν ίδια σε συνθήκες συλλογής, θα γίνονται λάθη. Φτιάξε αρκετή διαφοροποίηση στις επιλογές συντομογραφιών σου ώστε τα γειτονικά SKU να ξεχωρίζουν καθαρά υπό πίεση χρόνου.
Πώς βοηθά το WEMASY
Ο Δημιουργός ιστοσελίδων του WEMASY σού επιτρέπει να φτιάξεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου. Δες περισσότερα στον e-shop. Δες τι περιλαμβάνει κάθε πακέτο στη σελίδα τιμών. Για περισσότερα σχετικά με το πώς δομείται και οργανώνεται ο κατάλογός σου, δες το πώς να οργανώσεις τον κατάλογο προϊόντων σου με κατηγορίες και ετικέτες.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι SKU αν πουλάω μόνο λίγα προϊόντα;
Ακόμα και με μικρό κατάλογο, τα SKU κάνουν τη διαχείριση αποθέματος πιο αξιόπιστη και έτοιμη για το μέλλον. Αν έχεις πέντε προϊόντα σήμερα, η προσπάθεια να φτιάξεις δομή SKU είναι ελάχιστη. Αν φτάσεις τα 50 προϊόντα χωρίς αυτήν, το να προσθέσεις σύστημα στα υπάρχοντα αρχεία παίρνει χρόνο και φέρνει λάθη. Το στήσιμο μιας απλής, λογικής δομής SKU από την αρχή παίρνει λιγότερο χρόνο από την πρώτη συμφωνία αποθέματος που θα χρειαστεί να κάνεις χωρίς αυτήν. Με τον Δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY μπορείς να φτιάξεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.
Μπορώ να αλλάξω τα SKU μου αφού ήδη χρησιμοποιούνται;
Μπορείς, αλλά θέλει προσεκτικό συντονισμό. Κάθε σύστημα που αναφέρεται στο παλιό SKU, συμπεριλαμβανομένων των ιστορικών παραγγελιών, της επικοινωνίας με προμηθευτές, των αρχείων αποθέματος και του λογισμικού εκτέλεσης, πρέπει να ενημερωθεί ή οι παλιοί και οι νέοι κωδικοί πρέπει να αντιστοιχιστούν μεταξύ τους κατά τη μεταβατική περίοδο. Αν χρειαστεί να αλλάξεις τη δομή SKU σου, σχεδίασε τη μετάβαση πλήρως, ενημέρωσε όλα τα συνδεδεμένα αρχεία πριν αφαιρέσεις τους παλιούς κωδικούς και κράτα πίνακα αντιστοίχισης παλιών και νέων SKU για τουλάχιστον δύο χρόνια μετά την αλλαγή.
Πρέπει τα SKU μου να είναι ορατά στους πελάτες στο e-shop μου;
Τα SKU είναι εσωτερικοί κωδικοί και γενικά δεν είναι χρήσιμα στους αγοραστές. Τα περισσότερα e-shop δεν τα εμφανίζουν στις σελίδες προϊόντων. Η εξαίρεση είναι όταν οι πελάτες σου είναι άλλα brand ή επιχειρήσεις που πρέπει να αναφέρονται στους κωδικούς προϊόντων σου στα δικά τους συστήματα παραγγελιών. Σε αυτό το πλαίσιο, η εμφάνιση του SKU στη σελίδα προϊόντος διευκολύνει την επαναπαραγγελία για τους αγοραστές σου. Για e-shop που απευθύνονται σε καταναλωτές, κράτα τα SKU εσωτερικά.
Ποια η διαφορά ανάμεσα σε SKU και εσωτερικό ID προϊόντος;
Το ID προϊόντος είναι συνήθως αριθμός που παράγεται από το σύστημα και που το λογισμικό e-commerce αποδίδει αυτόματα σε κάθε προϊόν. Είναι αναγνωριστικό βάσης δεδομένων. Το SKU είναι κωδικός που ορίζεται από άνθρωπο και που δημιουργείς για να αντικατοπτρίζει τη δομή του καταλόγου σου. Το ID προϊόντος υπάρχει για το σύστημα. Το SKU υπάρχει για την ομάδα σου. Και τα δύο χρησιμοποιούνται για να αναγνωρίζουν μοναδικά τα προϊόντα, αλλά το SKU είναι φτιαγμένο να είναι ευανάγνωστο και ουσιαστικό για τους ανθρώπους που δουλεύουν με αυτό, ενώ το ID προϊόντος είναι απλώς ένας αριθμός που χρησιμοποιεί εσωτερικά το σύστημα.
Πώς φτιάχνω SKU για προϊόντα-πακέτα;
Ένα πακέτο είναι μια ομάδα προϊόντων που πουλιούνται μαζί ως μία μονάδα. Πρέπει να έχει δικό του SKU που το προσδιορίζει ως πακέτο, ξεχωριστό από τα SKU των επιμέρους συστατικών του. Το SKU του πακέτου παρακολουθεί το απόθεμα του πακέτου ως πωλήσιμης μονάδας. Όταν αγοράζεται ένα πακέτο, το σύστημα πρέπει να αφαιρεί μία μονάδα από το απόθεμα του SKU του πακέτου. Αν παρακολουθείς και το απόθεμα των συστατικών ξεχωριστά, μια πιο προχωρημένη ρύθμιση αφαιρεί και από το SKU κάθε συστατικού. Για απλές λειτουργίες, να δώσεις SKU στο πακέτο και να διαχειρίζεσαι χειροκίνητα το απόθεμα του πακέτου είναι εφαρμόσιμο σημείο εκκίνησης.
Να χρησιμοποιώ αριθμούς, γράμματα ή και τα δύο στα SKU μου;
Τα αλφαριθμητικά SKU, δηλαδή ο συνδυασμός γραμμάτων και αριθμών, είναι η πιο πρακτική προσέγγιση. Τα γράμματα σου επιτρέπουν να κωδικοποιήσεις ουσιαστικές συντομογραφίες για χαρακτηριστικά προϊόντων, όπως BLU για μπλε ή HOD για φούτερ, ενώ οι αριθμοί μπορούν να κωδικοποιήσουν παραλλαγές όπως μεγέθη ή διαδοχικές αναφορές προϊόντων. Τα SKU μόνο με αριθμούς είναι πιο δύσκολο να γίνουν ευανάγνωστα και ουσιαστικά. Τα SKU μόνο με γράμματα μπορεί να γίνουν μακριά και δύσκολο να ξεχωριστούν με μια ματιά. Μια μικτή μορφή σου δίνει το καλύτερο και από τα δύο, κρατώντας τους κωδικούς σύντομους, ευανάγνωστους και διακριτούς μεταξύ τους.