Checklist για να διαλέξεις πακέτο email hosting
Η επιλογή παρόχου γίνεται πιο εύκολη όταν ξέρεις τι να ψάξεις σε ένα πακέτο email hosting. Παρακάτω θα βρεις ένα πρακτικό checklist με συμβουλές για επιχειρηματίες και τις λειτουργίες που πρέπει να εξετάσει κάθε επιχείρηση.
1. Δικό σου domain
Η υποστήριξη για δικό σου domain είναι από τις λειτουργίες που πρέπει να βάλεις πρώτες. Κάθε αξιόπιστος οδηγός θα σου πει ότι το email με το δικό σου domain δεν είναι διαπραγματεύσιμο. Το πακέτο σου πρέπει να σε αφήνει να φτιάχνεις διευθύνσεις email με το domain της επιχείρησής σου. Το πακέτο που σου προσφέρουν πρέπει να σου δίνει emails με δικό σου domain.
Αυτό είναι από τα βασικά που πρέπει να δίνει μια πλατφόρμα email hosting. Βεβαιώσου ότι το πακέτο σου υποστηρίζει δικό σου domain, ώστε να φτιάχνεις επαγγελματικά emails που χτίζουν εμπιστοσύνη με τους πελάτες. Δες πόσα emails με δικό σου domain μπορείς να φτιάξεις στο πακέτο. Όσο περισσότερα, τόσο καλύτερα για την ομάδα σου.
2. Ασφάλεια
Η ασφάλεια είναι από τα πιο κρίσιμα σημεία όταν αποφασίζεις τι να ψάξεις σε ένα πακέτο email hosting. Τα emails σου θα έχουν ευαίσθητες πληροφορίες: στοιχεία πληρωμών, πληροφορίες της επιχείρησης, δεδομένα πελατών και εσωτερική επικοινωνία. Χωρίς ασφάλεια, η επιχείρησή σου κινδυνεύει από απάτες, παραβιάσεις, phishing και άλλες απειλές μέσω email. Ορίστε μερικές προστασίες που πρέπει να δίνει η πλατφόρμα σου.
2FA: Η επαλήθευση δύο βημάτων προσθέτει ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας με έναν κωδικό μίας χρήσης ή μια ερώτηση ασφαλείας.
Προστασία από spam: Τα φίλτρα spam μπλοκάρουν ανεπιθύμητα emails και πιθανές απόπειρες phishing.
Κρυπτογράφηση: Για ευαίσθητα emails, η κρυπτογράφηση εξασφαλίζει ότι μόνο ο παραλήπτης μπορεί να διαβάσει τα μηνύματά σου.
3. Χώρος αποθήκευσης
Μόλις αποκτήσεις επαγγελματικό email, θα έχεις συνεχή ροή μηνυμάτων στα εισερχόμενα και τα εξερχόμενα. Όσο μεγαλώνει η επιχείρησή σου, μεγαλώνουν και αυτά. Ο χώρος αποθήκευσης είναι από τις λειτουργίες που επηρεάζουν άμεσα την καθημερινή δουλειά. Χρειάζεσαι πλατφόρμα με αρκετό χώρο και δυνατότητα να κατηγοριοποιείς τα emails.
Χώρος: Ψάξε πακέτα με άφθονο χώρο, ώστε να μη χρειάζεσαι συνεχώς καθάρισμα.
Αρχειοθέτηση: Βεβαιώσου ότι τα παλιά emails αρχειοθετούνται εύκολα και μένουν προσβάσιμα όταν τα χρειαστείς.
Χώρος που μεγαλώνει: Καθώς μεγαλώνει η επιχείρησή σου, θέλεις πακέτο που μεγαλώνει μαζί με τις ανάγκες σου σε χώρο.
4. Συνεργασία ομάδας
Ένας πλήρης οδηγός για email hosting έχει πάντα τη συνεργασία ως βασικό παράγοντα. Τα εργαλεία συνεργασίας είναι από τις καλύτερες λειτουργίες για ομάδες που μεγαλώνουν. Αν δίνεις τα στοιχεία σύνδεσης του email σου, μπορεί να γίνει παραβίαση. Αν έχεις ομάδα, χρειάζεσαι λειτουργίες που κρατούν όλους συντονισμένους. Διάλεξε πλατφόρμα με λειτουργίες συνεργασίας, ώστε να διαχειρίζεσαι την πρόσβαση της ομάδας σου.
Κοινά εισερχόμενα: Διάλεξε πλατφόρμα που αφήνει πολλά μέλη της ομάδας να βλέπουν και να διαχειρίζονται emails από τα ίδια εισερχόμενα, κάτι πολύ χρήσιμο για εξυπηρέτηση πελατών ή πωλήσεις
Emails ανά ρόλο: Η πλατφόρμα πρέπει να σε αφήνει να ονομάζεις τις διευθύνσεις όπως θέλεις. Πρέπει να μπορείς να έχεις emails όπως info, support, hr και άλλα.
Σύνδεση με τα εργαλεία της ομάδας: Ο συγχρονισμός του email με ημερολόγια και εργαλεία εργασιών κάνει τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση πανεύκολα.
5. Εξυπηρέτηση πελατών
Όταν εξετάζεις τι να ψάξεις σε ένα πακέτο email hosting, μην αγνοήσεις την εξυπηρέτηση. Όταν έχεις λογαριασμό σε μια πλατφόρμα, μπορεί να χρειαστείς βοήθεια στην αρχή ή ανά πάσα στιγμή. Διάλεξε πάροχο που είναι διαθέσιμος 24/7. Αν θέλεις καλή εμπειρία υποστήριξης, βεβαιώσου ότι η πλατφόρμα έχει τα εξής.
Βοήθεια 24/7: Δεν ξέρεις ποτέ πότε θα προκύψει πρόβλημα, οπότε η υποστήριξη όλο το εικοσιτετράωρο είναι απαραίτητη.
Υποστήριξη σε πολλά κανάλια: Ψάξε πάροχο με live chat, τηλεφωνική υποστήριξη και υποστήριξη μέσω email.
Σύστημα tickets: Διάλεξε πλατφόρμα που ανοίγει tickets και ενημερώνει τακτικά για την κατάσταση του προβλήματος ή του ερωτήματός σου.
Χρήσιμο υλικό: δεν μπορείς πάντα να περιμένεις να σου απαντήσει η ομάδα υποστήριξης. Δες αν η πλατφόρμα έχει καλό υλικό και knowledge base με άρθρα, FAQs και συμβουλές επίλυσης, που σου γλιτώνουν πολύ χρόνο.
6. Σύνδεση με εργαλεία
Η σύνδεση με άλλα εργαλεία είναι από τις καλύτερες λειτουργίες για αποδοτική δουλειά. Το email σου πρέπει να δουλεύει καλά με τα εργαλεία που χρησιμοποιείς κάθε μέρα. Διάλεξε πλατφόρμα που συνδέεται με πολλά εργαλεία ή έχει ενσωματωμένο σύστημα όλα σε ένα, για να δουλεύεις εύκολα. Δες αν οι συνδέσεις περιλαμβάνουν τα εξής.
Σύνδεση με CRM: Βεβαιώσου ότι το email σου δουλεύει καλά με το CRM σου ή διάλεξε πλατφόρμα που έχει δικό της CRM.
Σύνδεση με εργαλεία: Υπάρχουν πολλά εργαλεία καμπανιών και analytics που πρέπει να συνδέσεις με το email σου. Βεβαιώσου ότι η πλατφόρμα το επιτρέπει.
Σύνδεση με ημερολόγιο: Ο συγχρονισμός email και ημερολογίου είναι κρίσιμος για ραντεβού και προθεσμίες.
Σύνδεση για κοινή χρήση αρχείων: Αν μοιράζεσαι αρχεία κατευθείαν από το email σου μέσω ενός drive ή ενός χώρου αρχείων, γλιτώνεις χρόνο και η συνεργασία γίνεται πιο εύκολη.
7. Επιλογές backup
Η απώλεια σημαντικών πληροφοριών ή δεδομένων μπορεί να συμβεί σε οποιονδήποτε, οποιαδήποτε στιγμή. Μπορεί να συμβεί και στα emails σου, από ένα σφάλμα, ένα λάθος ή μια βλάβη του συστήματος. Διάλεξε σύστημα που σε βοηθά να ανακτήσεις σημαντικά emails όταν χρειαστεί.
Αυτόματα backups: Διάλεξε πάροχο που κρατά τακτικά backup των emails σου, ώστε να μη χάνεις τίποτα σημαντικό.
Επιλογές επαναφοράς: Βεβαιώσου ότι το πακέτο σε αφήνει να επαναφέρεις εύκολα παλιά emails και φακέλους αν χρειαστεί.
8. Τιμή
Η τιμή είναι κρίσιμο κομμάτι στην επιλογή παρόχου email hosting. Μια σύγκριση τιμών σού δείχνει ποια πακέτα δίνουν πραγματική αξία και ποια χρεώνουν πολλά για βασικές λειτουργίες. Δεν έχει κάθε ακριβό πακέτο τις καλύτερες λειτουργίες. Στην αγορά υπάρχουν σοβαροί πάροχοι με δίκαιες τιμές. Υπάρχουν και πάροχοι που σε χρεώνουν παραπάνω. Μία από τις πιο πρακτικές συμβουλές είναι να συγκρίνεις τουλάχιστον τρεις παρόχους δίπλα δίπλα πριν δεσμευτείς. Ψάξε τα εξής στο πακέτο σου.
Διάφανες τιμές: Να ξέρεις ακριβώς τι πληρώνεις και να μην υπάρχουν κρυφές χρεώσεις.
Ευελιξία: Οι ανάγκες σου σε email μπορεί να μεγαλώσουν, οπότε ψάξε πακέτο που μεγαλώνει χωρίς μπελάδες.
Δωρεάν δοκιμή ή demo: Σου δίνει την ευκαιρία να δοκιμάσεις την υπηρεσία πριν δεσμευτείς για πολύ καιρό.
Διάλεξε τη Φιλοξενία email του WEMASY
Στο email hosting δεν χρειάζεται να συμβιβαστείς με οποιονδήποτε πάροχο. Το WEMASY σού δίνει ό,τι χρειάζεσαι για να διαχειρίζεσαι εύκολα τα επαγγελματικά σου emails. Με εστίαση στην ασφάλεια, την ευκολία και την ανάπτυξη, το WEMASY είναι φτιαγμένο να μεγαλώνει μαζί με την επιχείρησή σου χωρίς πολυπλοκότητα. Μια σύγκριση τιμών θα σου δείξει ότι το WEMASY σού δίνει δικό σου domain, δυνατή ασφάλεια, εργαλεία συνεργασίας και υποστήριξη σε ένα πακέτο. Διάλεξέ μας και απλοποίησε τη διαχείριση των emails σου με μια λύση όλα σε ένα, φτιαγμένη για τις ανάγκες σου.
Για περισσότερα σχετικά με την ασφάλεια των emails σου, διάβασε το άρθρο μας με συμβουλές για τον χώρο και την ασφάλεια του email. Για να καταλάβεις πώς τα επαγγελματικά emails χτίζουν την εικόνα σου, δες επαγγελματικό ή δωρεάν email για την εικόνα σου. Μπορείς επίσης να διαβάσεις πώς να φτιάξεις ιστοσελίδα που στηρίζει τους στόχους της επιχείρησής σου.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η πιο σημαντική λειτουργία σε ένα πακέτο email hosting;
Η υποστήριξη για δικό σου domain. Το επαγγελματικό σου email πρέπει να έχει το δικό σου domain και όχι μια γενική διεύθυνση παρόχου. Αυτό χτίζει εμπιστοσύνη με πελάτες και συνεργάτες από το πρώτο email. Μετά, δώσε προτεραιότητα σε λειτουργίες ασφαλείας όπως η επαλήθευση δύο βημάτων και η προστασία από spam.
Πόσο χώρο χρειάζομαι για επαγγελματικό email;
Για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις, 10 έως 25 GB ανά χρήστη αρκούν για αρχή. Αν η ομάδα σου στέλνει συχνά μεγάλα συνημμένα, ψάξε πακέτα με 50 GB ή περισσότερα. Βεβαιώσου ότι το πακέτο σε αφήνει να αυξήσεις τον χώρο καθώς μεγαλώνεις, ώστε να μη φτάσεις στο όριο και να μη χάνεις εισερχόμενα emails.
Να διαλέξω ξεχωριστό email hosting ή πλατφόρμα όλα σε ένα;
Μια πλατφόρμα όλα σε ένα γλιτώνει χρόνο και μειώνει τα εργαλεία που διαχειρίζεσαι. Όταν email, ιστοσελίδα, CRM και analytics είναι σε ένα σημείο, όλα συγχρονίζονται αυτόματα. Το ξεχωριστό email hosting ταιριάζει σε επιχειρήσεις που έχουν ήδη στημένα εργαλεία και θέλουν απλώς να προσθέσουν email.
Πώς συγκρίνω δίκαια τις τιμές email hosting;
Σύγκρινε τα πακέτα με βάση το τι παίρνεις για τα χρήματά σου, όχι μόνο τη μηνιαία τιμή. Δες τι περιλαμβάνει κάθε πακέτο: χώρο, αριθμό χρηστών, λειτουργίες ασφαλείας, διαθεσιμότητα υποστήριξης και συνδέσεις. Κάποιοι πάροχοι χρεώνουν επιπλέον για λειτουργίες που άλλοι δίνουν από την αρχή. Μια σωστή σύγκριση κοιτά τη συνολική αξία, όχι μόνο τη βασική τιμή.
Αρκεί το δωρεάν email για μια επιχείρηση;
Το δωρεάν email δεν έχει δικό σου domain, προχωρημένη ασφάλεια και λειτουργίες συνεργασίας. Για προσωπική χρήση, τα δωρεάν πακέτα είναι εντάξει. Για επιχείρηση χρειάζεσαι επαγγελματικά emails, κοινά εισερχόμενα και σωστή ασφάλεια. Μόνο η αξιοπιστία που φέρνει ένα email με δικό σου domain κάνει το επί πληρωμή πακέτο να αξίζει.
Προσφέρει το WEMASY email hosting;
Ναι. Η Φιλοξενία email του WEMASY περιλαμβάνει στήσιμο με δικό σου domain, δυνατή ασφάλεια με επαλήθευση δύο βημάτων και προστασία από spam, κοινά εισερχόμενα για ομάδες, αυτόματα backups και υποστήριξη 24/7. Όλα τα διαχειρίζεσαι από ένα dashboard, μαζί με την ιστοσελίδα, τα analytics και τα άλλα εργαλεία της επιχείρησής σου.
