Τελειώνεις ένα έργο για πελάτη και νιώθεις ανακούφιση. Μετά καταλαβαίνεις ότι κανείς δεν έστειλε το τιμολόγιο, ο πελάτης δεν πήρε ποτέ email παρακολούθησης και δεν είσαι σίγουρος ποιος έπρεπε να χειριστεί τι. Η δουλειά έγινε, αλλά η διαδικασία γύρω από αυτήν κατέρρευσε. Αυτό το χάσμα ανάμεσα στο να τελειώσεις μια εργασία και στο να την τελειώσεις καλά είναι ακριβώς το σημείο όπου μπαίνει η ροή εργασίας.
Η ροή εργασίας είναι μια επαναλαμβανόμενη σειρά βημάτων που μεταφέρει τη δουλειά από το ένα στάδιο στο επόμενο μέχρι να ολοκληρωθεί. Μετατρέπει διάσπαρτες εργασίες σε έναν καθαρό δρόμο που μπορούν να ακολουθήσουν όλοι. Δες τι σημαίνει αυτό με απλά λόγια και γιατί μετράει για την επιχείρησή σου.
Τι είναι μια ροή εργασίας;
Η ροή εργασίας είναι ένα καθορισμένο σύνολο βημάτων που οδηγεί ένα κομμάτι δουλειάς από την αρχή ως το τέλος. Κάθε βήμα έχει σκοπό και η σειρά σού λέει τι γίνεται μετά. Αντί να μαντεύεις ποιος κάνει τι, όλοι ακολουθούν τον ίδιο δρόμο.
Σκέψου το σαν μια συνταγή. Μαζεύεις τα υλικά, ακολουθείς τα βήματα με τη σειρά και καταλήγεις σε ένα έτοιμο πιάτο. Ο ορισμός μιας ροής εργασίας λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο για τις επιχειρηματικές εργασίες. Ένα νέο αίτημα πελάτη μπορεί να περάσει από την υποδοχή στην προσφορά, από εκεί στην έγκριση και μετά στην παράδοση. Κάθε στάδιο έχει ξεκάθαρο υπεύθυνο και ξεκάθαρο αποτέλεσμα.
Οι ροές εργασίας υπάρχουν είτε τις καταγράφεις είτε όχι. Όταν η ομάδα σου στηρίζεται στη μνήμη και στις ομαδικές συζητήσεις, πάλι έχεις ροή εργασίας. Απλώς είναι ακατάστατη, ασυνεπής και δύσκολο να βελτιωθεί. Η καταγραφή είναι αυτό που μετατρέπει τις τυχαίες συνήθειες σε κάτι που μπορείς να εμπιστευτείς και να βελτιώνεις.
Γιατί μετράει η διαχείριση ροών εργασίας;
Χωρίς ξεκάθαρη ροή εργασίας, η δουλειά κολλάει στις παραδόσεις. Ένας τελειώνει το δικό του κομμάτι και υποθέτει ότι κάποιος άλλος πήρε το επόμενο βήμα. Οι εργασίες μένουν αδρανείς. Οι προθεσμίες ξεφεύγουν. Οι πελάτες περιμένουν περισσότερο από όσο πρέπει.
Η καλή διαχείριση ροών εργασίας δίνει σε όλους την ίδια εικόνα για το πώς κινείται η δουλειά στην επιχείρησή σου. Τα νέα μέλη της ομάδας εντάσσονται πιο γρήγορα, γιατί τα βήματα είναι καταγεγραμμένα. Εντοπίζεις τα σημεία συμφόρησης, γιατί βλέπεις πού μαζεύεται η δουλειά. Κι όταν κάτι πάει στραβά, μπορείς να το αναζητήσεις σε συγκεκριμένο βήμα αντί να μαντεύεις.
Για τις μικρές επιχειρήσεις αυτό μετράει ακόμα περισσότερο. Δεν έχεις μεγάλη ομάδα να καλύψει τα κενά. Ένα βήμα που χάνεται μπορεί να σημαίνει χαμένο πελάτη ή καθυστερημένη πληρωμή. Μια επιχειρηματική ροή εργασίας κρατά τα βασικά σε λειτουργία ακόμα κι όταν έχεις δώδεκα άλλα πράγματα στο κεφάλι σου.
Πώς μοιάζει μια επιχειρηματική ροή εργασίας στην πράξη;
Κάθε επιχείρηση έχει ροές εργασίας, ακόμα κι αν κανείς δεν τις λέει έτσι. Η επεξεργασία μιας παραγγελίας πελάτη είναι ροή εργασίας. Η ένταξη ενός νέου υπαλλήλου είναι ροή εργασίας. Η δημοσίευση ενός άρθρου στο blog είναι ροή εργασίας. Το ερώτημα είναι αν η δική σου είναι σκόπιμη ή τυχαία.
Μια απλή επιχειρηματική ροή εργασίας μπορεί να μοιάζει έτσι. Ένας πελάτης συμπληρώνει μια φόρμα στην ιστοσελίδα σου. Εξετάζεις το αίτημα, στέλνεις μια προσφορά και περιμένεις έγκριση. Μόλις ο πελάτης πει ναι, παραδίδεις τη δουλειά. Πέντε βήματα, πέντε ξεκάθαρες παραδόσεις. Όταν κάθε βήμα έχει όνομα και υπεύθυνο, δεν ξεφεύγει τίποτα.
Οι ροές εργασίας μπορεί να είναι απλές ή σύνθετες. Όλες μοιράζονται τα ίδια δομικά στοιχεία. Κάτι ενεργοποιεί τη διαδικασία, τα βήματα προωθούν τη δουλειά και ένα καθορισμένο τέλος σηματοδοτεί την ολοκλήρωση. Όταν δεις τη δουλειά έτσι, αρχίζεις να προσέχεις ροές εργασίας παντού στην επιχείρησή σου.
Ακόμα και οι άτυπες ομάδες ακολουθούν ροές εργασίας χωρίς να τις ονομάζουν. Η διαφορά είναι η πρόθεση. Μια καταγεγραμμένη ροή εργασίας σου δίνει κάτι να βελτιώσεις, αντί να επαναλαμβάνεις τα ίδια λάθη κάθε μήνα.
Το επόμενο βήμα είναι να μάθεις τους τύπους επιχειρηματικών ροών εργασίας και πώς ταιριάζει το κάθε μοτίβο σε διαφορετικά είδη δουλειάς. Αν θέλεις έναν πρακτικό οδηγό για να ξεκινήσεις, διάβασε το blog μας για τη σημασία της οργάνωσης των ροών εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι ειδικό λογισμικό για να φτιάξω μια ροή εργασίας;
Αρκεί ένα στυλό και χαρτί ή μια απλή λίστα ελέγχου για να ξεκινήσεις. Πολλές μικρές επιχειρήσεις χαρτογραφούν την πρώτη τους ροή εργασίας σε έναν πίνακα, πριν ψάξουν για εργαλεία. Όσο μεγαλώνει η επιχείρησή σου, μπορείς να προσθέσεις εργαλεία διαχείρισης ροών εργασίας για να κρατάς τα βήματα οργανωμένα και ορατά.
Μπορεί μια επιχείρηση ενός ατόμου να ωφεληθεί από ροές εργασίας;
Οι μεμονωμένοι ιδρυτές και οι ελεύθεροι επαγγελματίες κερδίζουν τα περισσότερα από τις ξεκάθαρες ροές εργασίας, γιατί δεν υπάρχει κανείς άλλος να πιάσει τα βήματα που χάνονται. Μια απλή ροή για την υποδοχή πελατών, την παράδοση και την παρακολούθηση σε κρατά συνεπή ακόμα και τις φορτωμένες εβδομάδες. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια ροή εργασίας και σε μια λίστα εργασιών;
Μια λίστα εργασιών παρακολουθεί μεμονωμένες εργασίες για ένα άτομο. Μια ροή εργασίας συνδέει πολλά βήματα ανάμεσα σε ανθρώπους ή στάδια σε μία διαδικασία. Η λίστα σού λέει τι να κάνεις σήμερα. Η ροή εργασίας σού λέει πώς κινείται η δουλειά σε ολόκληρη την επιχείρησή σου.
Πόσες ροές εργασίας χρειάζεται μια τυπική μικρή επιχείρηση;
Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις ξεκινούν με τρεις έως πέντε βασικές ροές, που καλύπτουν πωλήσεις, παράδοση, τιμολόγηση και παρακολούθηση πελατών. Δεν χρειάζεται να χαρτογραφήσεις κάθε εργασία από την πρώτη μέρα. Επικεντρώσου στις διαδικασίες που επαναλαμβάνονται κάθε εβδομάδα και προκαλούν τη μεγαλύτερη σύγχυση όταν χαλάνε. Το κεφάλαιο για τους τύπους επιχειρηματικών ροών εργασίας σε βοηθά να διαμορφώσεις την καθεμία ώστε να ταιριάζει στο πώς δουλεύει πραγματικά η ομάδα σου.
Μπορούν οι ροές εργασίας να δουλεύουν μαζί με την αυτοματοποίηση;
Οι ροές εργασίας και η αυτοματοποίηση αλληλοσυμπληρώνονται. Η ροή εργασίας ορίζει τα βήματα. Η αυτοματοποίηση αναλαμβάνει τα επαναλαμβανόμενα μέρη μέσα σε αυτά τα βήματα. Όταν καταλάβεις τα βασικά εδώ, το κεφάλαιο για την αυτοματοποίηση ροών εργασίας δείχνει πώς επιταχύνεις τα βήματα που δεν χρειάζονται άνθρωπο κάθε φορά.
Πόσο συχνά πρέπει να ελέγχω και να ενημερώνω τις ροές εργασίας μου;
Έλεγχε τις βασικές ροές εργασίας σου τουλάχιστον μία φορά το τρίμηνο ή όποτε κάτι χαλάει επανειλημμένα. Βοηθούν και οι μικρές προσαρμογές μετά από κάθε έργο. Μια ροή εργασίας που είχε νόημα πριν από έξι μήνες μπορεί να χρειάζεται αλλαγές καθώς αλλάζουν η ομάδα, οι πελάτες ή οι υπηρεσίες σου.