Κάθε Δευτέρα πρωί κάνεις την ίδια δουλειά. Ανοίγεις το υπολογιστικό φύλλο, αντιγράφεις τους αριθμούς, στέλνεις τα ίδια τρία μηνύματα παρακολούθησης. Όταν τελειώσεις, έχει περάσει μία ώρα και η πραγματική δουλειά δεν έχει καν αρχίσει. Αυτό το μοτίβο το ξέρει σχεδόν κάθε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης και είναι ακριβώς το είδος δουλειάς για το οποίο φτιάχτηκε η αυτοματοποίηση ροών εργασίας.
Η αυτοματοποίηση ροών εργασίας είναι η δημιουργία κανόνων, ώστε τα βήματα ρουτίνας να γίνονται από μόνα τους. Αντί να κάνεις το ίδιο πράγμα με το χέρι κάθε φορά, ορίζεις τι πρέπει να γίνει και αφήνεις το σύστημα να το εκτελέσει. Δες τι σημαίνει αυτό με απλά λόγια και γιατί μετράει για την επιχείρησή σου.
Τι είναι η αυτοματοποίηση ροών εργασίας;
Η αυτοματοποίηση ροών εργασίας είναι ένας τρόπος να τρέχεις μια σειρά βημάτων χωρίς χειροκίνητη προσπάθεια κάθε φορά. Χαρτογραφείς μια ροή εργασίας, δηλαδή τη σειρά που ακολουθεί η δουλειά από την αρχή ως το τέλος, και μετά προσθέτεις ενεργοποιήσεις και κανόνες που τη μετακινούν αυτόματα.
Ενεργοποίηση (trigger) είναι το γεγονός που ξεκινά τη διαδικασία. Μια νέα υποβολή φόρμας, ένα πληρωμένο τιμολόγιο ή ένα εγκεκριμένο αίτημα μπορούν να είναι ενεργοποιήσεις. Μόλις ενεργοποιηθεί, η αυτοματοποίηση ακολουθεί τους κανόνες σου: στέλνει email επιβεβαίωσης, αναθέτει μια εργασία, ενημερώνει μια εγγραφή ή ειδοποιεί το σωστό άτομο. Η δουλειά ακολουθεί πάλι μια ξεκάθαρη διαδρομή, αλλά κανείς δεν χρειάζεται να θυμάται κάθε βήμα.
Γιατί μετράει η αυτοματοποίηση ροών εργασίας;
Η χειροκίνητη δουλειά μαζεύεται γρήγορα. Κάθε φορά που κάποιος αντιγράφει δεδομένα ανάμεσα σε συστήματα, στέλνει email υπενθύμισης ή ελέγχει αν ολοκληρώθηκε ένα βήμα, χάνεις χρόνο και αφήνεις χώρο για λάθη. Η αυτοματοποίηση ροών εργασίας αφαιρεί αυτή την τριβή για τις εργασίες που ακολουθούν κάθε φορά το ίδιο μοτίβο.
Κάνει επίσης την επιχείρησή σου πιο συνεπή. Όταν μια διαδικασία τρέχει με τον ίδιο τρόπο για κάθε πελάτη ή κάθε έργο, η ποιότητα μένει σταθερή ακόμα και όταν η ομάδα σου έχει φόρτο. Οι νέοι συνάδελφοι μπορούν να ακολουθήσουν την ίδια αυτοματοποιημένη διαδρομή, αντί να μαθαίνουν δεκάδες άτυπες συνήθειες. Αυτή η συνέπεια είναι δύσκολο να διατηρηθεί όταν όλα εξαρτώνται από τη μνήμη και τα αυτοκόλλητα σημειώματα.
Ποιες εργασίες μπορείς να αυτοματοποιήσεις;
Δεν ταιριάζει κάθε εργασία. Η αυτοματοποίηση ροών εργασίας δουλεύει καλύτερα για δουλειά που επαναλαμβάνεται, ακολουθεί ξεκάθαρους κανόνες και γίνεται συχνά. Σκέψου τη δρομολόγηση εγγράφων, τις ενημερώσεις κατάστασης, τις υπενθυμίσεις ραντεβού και την καταχώριση δεδομένων ανάμεσα σε συνδεδεμένα συστήματα.
Οι εργασίες που χρειάζονται κρίση, δημιουργικότητα ή προσωπική κουβέντα συνήθως μένουν χειροκίνητες. Στόχος δεν είναι να βγάλεις τους ανθρώπους από την επιχείρησή σου. Στόχος είναι να τους ελευθερώσεις από τα επαναλαμβανόμενα βήματα, ώστε να αφιερώνουν χρόνο στη δουλειά που μπορούν να κάνουν μόνο εκείνοι.
1. Επικοινωνία και ειδοποιήσεις
Τα email επιβεβαίωσης, οι υπενθυμίσεις παρακολούθησης και οι εσωτερικές ειδοποιήσεις είναι από τα πιο εύκολα σημεία για να ξεκινήσεις. Όταν ένας πελάτης κλείνει μια υπηρεσία ή υποβάλλει μια φόρμα, ένα αυτόματο μήνυμα φεύγει αμέσως, χωρίς να ανοίξει κανείς τα εισερχόμενά του.
2. Ροές εγγράφων και εγκρίσεων
Η αυτοματοποίηση ροών εγγράφων δρομολογεί τα αρχεία μέσα από βήματα ελέγχου και έγκρισης με καθορισμένο χρονοδιάγραμμα. Ένα συμβόλαιο πηγαίνει στον σωστό αξιολογητή, μια υπενθύμιση ενεργοποιείται αν δεν γίνει τίποτα μέσα σε δύο μέρες και το αρχείο καταλήγει στον σωστό φάκελο όταν εγκριθεί. Χωρίς κυνήγι ανθρώπων για υπογραφές.
3. Μεταφορά δεδομένων ανάμεσα στα βήματα
Όταν ένα βήμα παράγει πληροφορίες που χρειάζεται το επόμενο, η αυτοματοποίηση μπορεί να τις περάσει αμέσως. Ένας νέος υποψήφιος πελάτης από τη φόρμα της ιστοσελίδας σου μπορεί να δημιουργήσει μια εργασία, να ενημερώσει ένα υπολογιστικό φύλλο και να ειδοποιήσει τον υπεύθυνο πωλήσεων σε μία ομαλή αλληλουχία.
Όταν καταλάβεις την αυτοματοποίηση ροών εργασίας, το επόμενο βήμα είναι να μάθεις πώς συνδέεται με την αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών, που καλύπτει ευρύτερες διαδικασίες σε ολόκληρη την εταιρεία. Αν θέλεις περισσότερα για το γιατί μετράνε οι οργανωμένες ροές εργασίας πριν τις αυτοματοποιήσεις, διάβασε το blog μας για τη σημασία της οργάνωσης των ροών εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Η αυτοματοποίηση ροών εργασίας είναι μόνο για μεγάλες εταιρείες;
Οι μικρές επιχειρήσεις συχνά ωφελούνται περισσότερο, γιατί κάθε ώρα που γλιτώνεις επηρεάζει άμεσα τα έσοδα και το άγχος. Ένας μεμονωμένος σύμβουλος που αυτοματοποιεί την ένταξη των πελατών του κερδίζει χρόνο σε κάθε νέο έργο. Μια ομάδα πέντε ατόμων που αυτοματοποιεί τις υπενθυμίσεις τιμολογίων σταματά να χάνει πληρωμές λόγω ξεχασμένων επαφών.
Χρειάζομαι ειδικό λογισμικό για να αυτοματοποιήσω μια ροή εργασίας;
Χρειάζεσαι ένα σύστημα που ορίζει ενεργοποιήσεις, κανόνες και ενέργειες σε ένα σημείο. Κάποιες επιχειρήσεις ξεκινούν με απλές ενσωματωμένες αυτοματοποιήσεις μέσα σε εργαλεία που ήδη χρησιμοποιούν. Όσο οι διαδικασίες γίνονται πιο σύνθετες, το ειδικό λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας σου δίνει περισσότερο έλεγχο σε ροές με πολλά βήματα.
Μπορώ να αυτοματοποιήσω ροές που συνδέονται με την ιστοσελίδα μου;
Πολλές συνηθισμένες αυτοματοποιήσεις ξεκινούν από δραστηριότητα στην ιστοσελίδα, όπως υποβολές φορμών, κρατήσεις ή αγορές. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα, χωρίς να γράψεις κώδικα.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια ροή εργασίας και στην αυτοματοποίηση ροής εργασίας;
Η ροή εργασίας είναι η προγραμματισμένη σειρά βημάτων που ακολουθεί η δουλειά. Η αυτοματοποίηση ροής εργασίας είναι αυτό που γίνεται όταν η τεχνολογία τρέχει αυτά τα βήματα χωρίς χειροκίνητη προσπάθεια κάθε φορά. Μπορείς να έχεις ροή εργασίας χωρίς αυτοματοποίηση, αλλά η αυτοματοποίηση στηρίζεται πάντα σε μια ορισμένη ροή εργασίας.
Πώς θα ξέρω ποια ροή εργασίας να αυτοματοποιήσω πρώτη;
Ξεκίνα με την εργασία για την οποία παραπονιέται περισσότερο η ομάδα σου. Ψάξε δουλειά που είναι συχνή, επαναλαμβανόμενη και ακολουθεί κάθε φορά τους ίδιους κανόνες. Αν αυτοματοποιήσεις μία επώδυνη διαδικασία, χτίζεις αυτοπεποίθηση και δείχνεις στην ομάδα σου τι είναι δυνατό, πριν πιάσεις μεγαλύτερες ροές.
Μπορεί η αυτοματοποίηση ροών εργασίας να χειριστεί εργασίες που διακλαδίζονται σε διαφορετικές διαδρομές;
Ναι, η λογική με συνθήκες είναι συνηθισμένο μέρος της αυτοματοποίησης. Αν η απάντηση σε μια φόρμα είναι ναι, η ροή πηγαίνει προς μία κατεύθυνση. Αν είναι όχι, πηγαίνει προς άλλη. Αυτές οι διακλαδισμένες διαδρομές λέγονται ροές εργασίας με συνθήκες και δουλεύουν καλά όταν η διαδικασία σου έχει ξεκάθαρους κανόνες «αν, τότε».