Μια ομάδα περιμένει το μάρκετινγκ να τελειώσει για να στείλουν οι πωλήσεις μια προσφορά. Μια άλλη τρέχει τρεις εγκρίσεις ταυτόχρονα και ολοκληρώνει την ίδια δουλειά στον μισό χρόνο. Ίδιος στόχος, διαφορετική προσέγγιση. Η διαφορά βρίσκεται στον τύπο ροής εργασίας που χρησιμοποιεί η καθεμία.
Οι τύποι ροών εργασίας περιγράφουν πώς συνδέονται τα βήματα μεταξύ τους. Κάποιοι κινούνται σε ευθεία γραμμή. Κάποιοι διακλαδίζονται ανάλογα με συνθήκες. Κάποιοι τρέχουν δίπλα δίπλα. Όταν καταλάβεις αυτά τα μοτίβα, σχεδιάζεις διαδικασίες που ταιριάζουν με το πώς δουλεύει πραγματικά η επιχείρησή σου. Εδώ είναι οι τρεις βασικοί τύποι και πότε ταιριάζει ο καθένας.
Ποιοι είναι οι βασικοί τύποι ροών εργασίας;
Οι περισσότερες επιχειρηματικές ροές εργασίας ανήκουν σε τρεις κατηγορίες: διαδοχικές, παράλληλες και με συνθήκες. Κάθε τύπος ορίζει πώς σχετίζονται τα βήματα μεταξύ τους και πώς κινείται η δουλειά από την αρχή ως το τέλος. Αν ξέρεις τη διαφορά, φτιάχνεις ένα διάγραμμα ροής εργασίας που αντανακλά την πραγματικότητα, αντί να στριμώχνεις κάθε διαδικασία στο ίδιο σχήμα.
1. Διαδοχικές ροές εργασίας
Μια διαδοχική ροή εργασίας κινείται σε ευθεία γραμμή. Το πρώτο βήμα πρέπει να τελειώσει πριν αρχίσει το δεύτερο και το δεύτερο πριν αρχίσει το τρίτο. Σκέψου μια γραμμή παραγωγής, όπου κάθε σταθμός παραδίδει στον επόμενο.
Συνηθισμένα παραδείγματα ροών εργασίας είναι η επεξεργασία μιας εντολής αγοράς, η συγγραφή και δημοσίευση ενός άρθρου στο blog ή η πορεία ενός νέου υπαλλήλου μέσα από τα χαρτιά ένταξης. Κάθε στάδιο εξαρτάται από το προηγούμενο. Δεν μπορείς να προχωρήσεις παραπέρα χωρίς να χαλάσεις τη διαδικασία.
Οι διαδοχικές ροές εργασίας δουλεύουν καλύτερα όταν μετράει η σειρά και κάθε βήμα χτίζει πάνω στο προηγούμενο. Είναι απλές στη χαρτογράφηση και εύκολες για τις ομάδες να τις ακολουθήσουν. Το αντίτιμο είναι η ταχύτητα. Αν ένα βήμα κολλήσει, όλα τα επόμενα περιμένουν.
2. Παράλληλες ροές εργασίας
Μια παράλληλη ροή εργασίας τρέχει πολλά βήματα ταυτόχρονα. Διαφορετικά άτομα ή ομάδες χειρίζονται τα δικά τους κομμάτια την ίδια στιγμή και η διαδικασία συνεχίζεται όταν τελειώσουν όλοι οι κλάδοι. Αυτός ο τύπος επιταχύνει τη δουλειά που δεν εξαρτάται από αυστηρή σειρά.
Φαντάσου την κυκλοφορία μιας νέας σελίδας προϊόντος. Ενώ ο σχεδιαστής χτίζει τη διάταξη, ο copywriter γράφει το κείμενο και ο προγραμματιστής στήνει τη φόρμα. Και οι τρεις δουλεύουν παράλληλα. Η σελίδα βγαίνει στον αέρα μόνο όταν ολοκληρωθεί κάθε κλάδος.
Οι παράλληλες ροές εργασίας γλιτώνουν χρόνο σε σύνθετα έργα με ανεξάρτητες εργασίες. Χρειάζονται καθαρή επικοινωνία, ώστε οι ομάδες να ξέρουν πότε λήγει το κομμάτι τους και τι ενεργοποιεί το επόμενο στάδιο.
3. Ροές εργασίας με συνθήκες
Μια ροή εργασίας με συνθήκες διακλαδίζεται με βάση κανόνες ή αποτελέσματα. Η διαδρομή αλλάζει ανάλογα με το τι συμβαίνει σε ένα σημείο απόφασης. Αν η απάντηση είναι ναι, η δουλειά πάει προς μία κατεύθυνση. Αν είναι όχι, πάει προς άλλη.
Η ροή ενός αιτήματος υποστήριξης είναι κλασικό παράδειγμα. Φτάνει ένα νέο αίτημα, το σύστημα ελέγχει την κατηγορία και τα επείγοντα θέματα πηγαίνουν σε έναν έμπειρο συνεργάτη, ενώ οι γενικές ερωτήσεις πηγαίνουν στην κανονική σειρά. Το σημείο εκκίνησης είναι ίδιο, αλλά η διαδρομή χωρίζεται ανάλογα με τις συνθήκες.
Οι ροές εργασίας με συνθήκες χειρίζονται καταστάσεις όπου δεν ταιριάζει το ίδιο σε όλους. Προσθέτουν ευελιξία, αλλά χρειάζονται ξεκάθαρους κανόνες, ώστε οι άνθρωποι να ξέρουν ποιον κλάδο να ακολουθήσουν και να μη χάνεται τίποτα ανάμεσα στις διαδρομές.
Πώς διαλέγεις τον σωστό τύπο ροής εργασίας;
Ξεκίνα ρωτώντας αν τα βήματα πρέπει να γίνουν με σειρά. Αν ναι, χρησιμοποίησε διαδοχική ροή. Αν πολλά βήματα μπορούν να γίνουν ανεξάρτητα, η παράλληλη είναι μάλλον καλύτερη επιλογή. Αν η διαδρομή εξαρτάται από μεταβλητές όπως ο προϋπολογισμός, η προτεραιότητα ή ο τύπος πελάτη, χρειάζεσαι ροή με συνθήκες.
Πολλές πραγματικές επιχειρηματικές διαδικασίες συνδυάζουν και τους τρεις τύπους. Ένα έργο πελάτη μπορεί να ξεκινά διαδοχικά, με υποδοχή και καθορισμό εύρους. Ο σχεδιασμός και η συγγραφή κειμένων τρέχουν παράλληλα στη φάση κατασκευής. Μια έγκριση με συνθήκες στο τέλος στέλνει τις αναθεωρήσεις ή κλείνει το έργο, ανάλογα με τα σχόλια του πελάτη. Αυτό είναι φυσιολογικό. Στόχος δεν είναι να επιβάλεις ένα ενιαίο μοτίβο, αλλά να καταλάβεις ποια μέρη της διαδικασίας σου θέλουν ποια προσέγγιση.
Αν σκιτσάρεις ένα απλό διάγραμμα ροής εργασίας σε χαρτί, βλέπεις τις συνδέσεις πριν χτίσεις οτιδήποτε επίσημο. Κουτιά για τα βήματα, βέλη για την κατεύθυνση και διχάλες για τις συνθήκες. Ακόμα και ένα πρόχειρο σκίτσο αποκαλύπτει σημεία συμφόρησης που θα έχανες όταν όλα ζουν στο κεφάλι σου.
Όταν ξέρεις ποιος τύπος ταιριάζει στη διαδικασία σου, η επόμενη ενότητα καλύπτει την αυτοματοποίηση ροών εργασίας και πώς επιταχύνεις τα επαναλαμβανόμενα βήματα μέσα σε κάθε μοτίβο. Για μια ευρύτερη ματιά στο γιατί μετράνε οι οργανωμένες διαδικασίες από την αρχή, διάβασε το blog μας για τη σημασία της οργάνωσης των ροών εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί μία επιχειρηματική διαδικασία να χρησιμοποιεί περισσότερους από έναν τύπους ροής εργασίας;
Οι περισσότερες πραγματικές διαδικασίες συνδυάζουν διαδοχικά, παράλληλα και υπό όρους βήματα μέσα στην ίδια ροή. Μια διαδικασία πρόσληψης μπορεί να τρέχει ελέγχους ιστορικού παράλληλα, ενώ η επιστολή πρότασης ακολουθεί μια διαδοχική αλυσίδα έγκρισης. Το κλειδί είναι να αντιστοιχίσεις κάθε τμήμα της διαδικασίας με τον τύπο που ταιριάζει καλύτερα.
Τι είναι ένα διάγραμμα ροής εργασίας και το χρειάζομαι;
Ένα διάγραμμα ροής εργασίας είναι ένας οπτικός χάρτης της διαδικασίας σου, που δείχνει τα βήματα, τις συνδέσεις και τα σημεία απόφασης. Δεν χρειάζεσαι εξελιγμένο λογισμικό για να το φτιάξεις. Ένα σκίτσο σε πίνακα ή ένα απλό διάγραμμα σε χαρτί δουλεύει για τις περισσότερες μικρές ομάδες και βοηθά όλους να βλέπουν την ίδια εικόνα.
Ποιος τύπος ροής εργασίας είναι ο καλύτερος για μια μικρή ομάδα;
Οι διαδοχικές ροές εργασίας είναι το πιο εύκολο σημείο εκκίνησης για μικρές ομάδες, γιατί ακολουθούν ξεκάθαρη σειρά με ελάχιστο συντονισμό. Όσο μεγαλώνει η ομάδα και τα έργα γίνονται πιο σύνθετα, τα παράλληλα και τα υπό όρους μοτίβα γίνονται πιο χρήσιμα. Ξεκίνα απλά και πρόσθεσε πολυπλοκότητα μόνο όταν το απαιτεί μια διαδικασία.
Πώς συνδέονται οι φόρμες της ιστοσελίδας με τους διαφορετικούς τύπους ροών εργασίας;
Μια φόρμα επικοινωνίας στην ιστοσελίδα σου μπορεί να ενεργοποιεί διαφορετικές διαδρομές ανάλογα με το τι επιλέγει ο επισκέπτης. Ένα αίτημα προσφοράς μπορεί να ξεκινά μια διαδοχική ροή πωλήσεων, ενώ μια ερώτηση υποστήριξης περνά από διαδρομή με συνθήκες ανάλογα με την επείγουσα ανάγκη. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα.
Ποιος είναι ο πιο συνηθισμένος τύπος ροής εργασίας στις επιχειρήσεις;
Οι διαδοχικές ροές εργασίας είναι οι πιο συνηθισμένες, γιατί πολλές καθημερινές εργασίες ακολουθούν φυσικά μια σειρά βήμα βήμα. Η τιμολόγηση, η δημοσίευση περιεχομένου και η εκτέλεση παραγγελιών τείνουν να ξεκινούν διαδοχικά. Οι ομάδες συχνά προσθέτουν παράλληλους ή υπό όρους κλάδους όσο οι διαδικασίες γίνονται πιο σύνθετες. Αν είσαι νέος στο θέμα, ξεκίνα με το κεφάλαιο τι είναι μια ροή εργασίας για να καταλάβεις πρώτα τα βασικά.
Πώς χειρίζονται τις εξαιρέσεις οι ροές εργασίας με συνθήκες;
Οι ροές εργασίας με συνθήκες χρησιμοποιούν σημεία απόφασης για να δρομολογούν τις εξαιρέσεις χωρίς να χαλάει η συνολική διαδικασία. Ένα αίτημα επιστροφής χρημάτων πάνω από ένα ορισμένο ποσό μπορεί να χρειάζεται έγκριση από τον υπεύθυνο, ενώ τα μικρότερα ποσά εγκρίνονται αυτόματα. Οι ξεκάθαροι κανόνες σε κάθε κλάδο εμποδίζουν τις εξαιρέσεις να κολλήσουν ολόκληρη τη ροή. Το κεφάλαιο για την αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών καλύπτει πώς χειρίζεσαι αυτούς τους κανόνες σε μεγάλη κλίμακα.