Βάζεις μια αγγελία την Τρίτη. Ως την Παρασκευή έχεις οκτώ βιογραφικά στα εισερχόμενα, τρία ξεχασμένα σε έναν φάκελο και έναν υποψήφιο που δεν πήρε ποτέ απάντηση. Δεν διευθύνεις μεγάλο τμήμα HR. Είσαι ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης και προσπαθείς να προσλάβεις έναν άνθρωπο χωρίς να σου φάει όλη την εβδομάδα η διαδικασία.
Η ροή εργασίας HR είναι μια επαναλαμβανόμενη σειρά βημάτων για το πώς χειρίζεται η επιχείρησή σου τα θέματα προσωπικού. Καλύπτει προσλήψεις, ένταξη, άδειες, αξιολογήσεις και το πέρασμα από το ένα στο άλλο. Όταν αυτά τα βήματα υπάρχουν μόνο στο κεφάλι σου ή σκόρπια στα email, τα μικρά λάθη μαζεύονται γρήγορα. Εδώ θα δεις πώς μοιάζει μια ροή εργασίας HR για μια μικρή ομάδα και γιατί αξίζει να τη φτιάξεις.
Τι είναι μια ροή εργασίας HR;
Η ροή εργασίας HR είναι μια καθορισμένη διαδικασία για τις εργασίες προσωπικού, από την αρχή ως το τέλος. Κάθε βήμα έχει υπεύθυνο, ξεκάθαρη ενέργεια και ξεκάθαρο αποτέλεσμα. Αντί να μαντεύεις τι γίνεται αφού κάποιος δεχτεί μια πρόταση εργασίας, όλοι ακολουθούν τον ίδιο δρόμο.
Σε μια μικρή επιχείρηση, η ροή εργασίας HR δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Μια απλή ροή ένταξης νέου υπαλλήλου μπορεί να περιλαμβάνει: ένα email καλωσορίσματος, τη συλλογή των φορολογικών εντύπων, τη δημιουργία πρόσβασης στο email, ένα ραντεβού παρακολούθησης στην πρώτη εβδομάδα και έναν συνάδελφο που θα βοηθά στην εκπαίδευση. Πέντε βήματα, γραμμένα μία φορά και ακολουθούμενα κάθε φορά.
Οι ροές εργασίας HR υπάρχουν είτε τις καταγράφεις είτε όχι. Όταν προσλαμβάνεις χωρίς διαδικασία, πάλι έχεις ροή εργασίας. Απλώς είναι ασυνεπής, αγχωτική και δύσκολη να την παραδώσεις σε άλλον όταν έχεις δουλειά ή λείπεις από το γραφείο. Αν την καταγράψεις, οι διάσπαρτες συνήθειες γίνονται κάτι που μπορεί να εμπιστευτεί όλη η ομάδα σου.
Γιατί χρειάζονται ροές εργασίας HR οι μικρές επιχειρήσεις;
Όταν έχεις λιγότερους από δέκα υπαλλήλους, κάθε πρόσληψη και κάθε αποχώρηση βαραίνει περισσότερο. Δεν υπάρχει εφεδρικός υπεύθυνος HR να πιάσει τα χαρτιά που ξεχάστηκαν ή τις επαφές που δεν έγιναν. Ένα βήμα που παραλείπεται μπορεί να σημαίνει καθυστέρηση στην έναρξη, κενό στη συμμόρφωση ή έναν νέο συνάδελφο που νιώθει χαμένος από την πρώτη μέρα.
Οι ξεκάθαρες ροές εργασίας HR γλιτώνουν χρόνο σε εργασίες που επαναλαμβάνεις με κάθε άνθρωπο που έρχεται ή φεύγει. Δεν ξαναφτιάχνεις τη λίστα ένταξης από το μηδέν κάθε φορά. Ξέρεις πότε να στείλεις τη λίστα εξοπλισμού, πότε να προσθέσεις κάποιον στη μισθοδοσία και ποιος υπογράφει το τελευταίο βήμα.
Προστατεύουν επίσης την εμπειρία που περιμένουν τα νέα μέλη της ομάδας. Μια ομαλή συνέντευξη που ακολουθείται από μια χαοτική πρώτη εβδομάδα στέλνει μπερδεμένο μήνυμα. Μια οργανωμένη διαδικασία δείχνει ότι η επιχείρησή σου λειτουργεί επαγγελματικά, ακόμα και με μικρή ομάδα.
Συνηθισμένες ροές εργασίας HR για να ξεκινήσεις
Δεν χρειάζεται να χαρτογραφήσεις κάθε εργασία HR από την πρώτη μέρα. Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις ωφελούνται αν ξεκινήσουν με τρεις βασικές ροές και χτίσουν από εκεί.
1. Προσλήψεις και στελέχωση
Αυτή η ροή καλύπτει την ανάρτηση της θέσης, την αξιολόγηση των αιτήσεων, τον προγραμματισμό των συνεντεύξεων, την αποστολή προτάσεων και την ενημέρωση των υποψηφίων που δεν επέλεξες. Μια ξεκάθαρη ροή πρόσληψης δεν αφήνει τους καλούς υποψηφίους να χαθούν ενώ εσύ τρέχεις με τις δουλειές των πελατών.
2. Ένταξη νέων υπαλλήλων
Η ροή ένταξης ξεκινά όταν κάποιος δέχεται μια πρόταση και τελειώνει όταν είναι πλήρως εξοπλισμένος και παραγωγικός. Συνήθως περιλαμβάνει χαρτιά, πρόσβαση σε εργαλεία, εκπαίδευση και μια γνωριμία με την ομάδα την πρώτη εβδομάδα. Συχνά είναι η ροή με τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στις μικρές επιχειρήσεις, γιατί μια καλή πρώτη εβδομάδα δίνει τον τόνο για μήνες.
3. Άδειες και καθημερινά αιτήματα
Τα αιτήματα άδειας, οι αλλαγές στο πρόγραμμα και οι δαπάνες που υποβάλλονται ακολουθούν όλα ένα μοτίβο. Μια απλή ροή ορίζει ποιος υποβάλλει το αίτημα, ποιος το εγκρίνει και πώς ενημερώνεται η ομάδα. Ακόμα και μια επιχείρηση δύο ατόμων ωφελείται όταν ξέρει πώς θα χειριστεί τις άδειες πριν κάποιος κλείσει διακοπές.
Όταν έχεις αυτές τις τρεις, μπορείς να προσθέσεις ροές για αξιολογήσεις απόδοσης, αποχωρήσεις και αιτήματα εκπαίδευσης. Στόχος είναι λίγοι ξεκάθαροι δρόμοι, ώστε οι εργασίες προσωπικού να μη γίνονται καθημερινή πυρκαγιά.
Οι ροές εργασίας HR συνδυάζονται φυσικά με τα παραδείγματα αυτοματοποίησης ροών εργασίας, που δείχνουν πώς επαναλαμβανόμενα βήματα, όπως τα email υπενθύμισης και η δρομολόγηση φορμών, μπορούν να τρέχουν μόνα τους. Το επόμενο κεφάλαιο αυτής της ενότητας καλύπτει την αυτοματοποίηση ροών εργασίας στην υγεία για ιατρεία και χώρους ευεξίας. Αν θέλεις ένα πιο γενικό σημείο εκκίνησης, διάβασε το blog μας για τη σημασία της οργάνωσης των ροών εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι ειδικό άνθρωπο HR για να φτιάξω ροές εργασίας HR;
Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις φτιάχνουν τις πρώτες τους ροές εργασίας HR χωρίς να προσλάβουν ειδικό. Ο ιδιοκτήτης ή ο υπεύθυνος γραφείου χαρτογραφεί τα βήματα με βάση όσα ήδη γίνονται και τα γράφει σε ένα κοινό έγγραφο. Μπορείς να βελτιώνεις τη διαδικασία όσο μεγαλώνεις και, όταν η χειροκίνητη παρακολούθηση αρχίσει να δυσκολεύει, να προσθέσεις εργαλεία αυτοματοποίησης HR.
Ποια έγγραφα ανήκουν σε μια ροή ένταξης νέου υπαλλήλου;
Μια τυπική ροή ένταξης περιλαμβάνει φορολογικά έντυπα, στοιχεία για την κατάθεση του μισθού, τη σύμβαση εργασίας, στοιχεία επαφής για έκτακτη ανάγκη και υλικό εκπαίδευσης για τον συγκεκριμένο ρόλο. Η ακριβής λίστα εξαρτάται από τη χώρα σου και τον τύπο της επιχείρησης. Το βασικό είναι να συλλέγεις τα ίδια πράγματα με την ίδια σειρά για κάθε νέο μέλος, ώστε να μη χάνεται τίποτα.
Μπορεί η αυτοματοποίηση HR να βοηθήσει μια επιχείρηση με λιγότερους από δέκα υπαλλήλους;
Οι μικρές ομάδες συχνά κερδίζουν τα περισσότερα από την αυτοματοποίηση HR, γιατί ένα βήμα που χάνεται έχει δυσανάλογο αντίκτυπο. Όταν αυτοματοποιείς τα email καλωσορίσματος, τις υπενθυμίσεις φορμών και τις ειδοποιήσεις έγκρισης, ο ιδιοκτήτης δεν κυνηγά πια χαρτιά. Ακόμα και απλές ενεργοποιήσεις, όπως η αποστολή μιας λίστας όταν ένας υποψήφιος δέχεται την πρόταση, γλιτώνουν ώρες χειροκίνητης παρακολούθησης κάθε μήνα.
Πώς μπορεί η ιστοσελίδα μου να στηρίξει τις ροές πρόσληψης και ένταξης;
Μια σελίδα καριέρας με οργανωμένη φόρμα αίτησης είναι συχνά το πρώτο βήμα μιας ροής πρόσληψης. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα. Έτσι οι νέες αιτήσεις έρχονται σε ένα σημείο και όχι σκόρπιες σε αλυσίδες email.
Πώς να χειρίζεται μια μικρή επιχείρηση τα αιτήματα άδειας χωρίς επίσημο λογισμικό HR;
Ξεκίνα με έναν απλό κανόνα: μία φόρμα ή ένα πρότυπο email, ένας υπεύθυνος έγκρισης και μία ενημέρωση στο κοινό ημερολόγιο. Γράψε ποιος καλύπτει τη δουλειά όσο κάποιος λείπει. Αυτή η βασική ροή αρκεί για χρόνια πριν χρειαστείς ειδικό λογισμικό. Το κεφάλαιο για τους τύπους επιχειρηματικών ροών εργασίας εξηγεί ποιο μοτίβο ταιριάζει σε αλυσίδες έγκρισης, όπως τα αιτήματα άδειας.
Πότε είναι ώρα να βγάλω τις ροές εργασίας HR από τα υπολογιστικά φύλλα;
Τα υπολογιστικά φύλλα δουλεύουν μέχρι να χρειαστούν πολλοί άνθρωποι πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο ή μέχρι να αρχίσουν να χάνονται βήματα. Αν προσλαμβάνεις περισσότερα από λίγα άτομα τον χρόνο ή η ένταξη είναι χαοτική κάθε φορά, αξίζει να περάσεις σε ένα σύστημα με κοινή ορατότητα. Το κεφάλαιο για την αυτοματοποίηση ροών εργασίας εξηγεί πώς επιταχύνεις τα επαναλαμβανόμενα μέρη όταν έχεις ορίσει τα βήματά σου.