Η έκδοση Α της διαδικασίας τιμολογίων σου μοιάζει έτσι. Κάποιος αποθηκεύει ένα PDF, το επισυνάπτει σε ένα email, περιμένει δύο μέρες και μετά στέλνει υπενθύμιση, επειδή κανείς δεν το υπέγραψε. Η έκδοση Β δρομολογεί το αρχείο στον σωστό υπεύθυνο έγκρισης τη στιγμή που ανεβαίνει, στέλνει υπενθυμίσεις με πρόγραμμα και δείχνει σε όλους την τρέχουσα κατάσταση χωρίς ούτε ένα μήνυμα ελέγχου.
Αυτή η δεύτερη έκδοση είναι αυτό που προσφέρει η αυτοματοποίηση ροών εγγράφων. Παίρνει τα μέρη της επιχείρησής σου που βασίζονται πολύ στο χαρτί και στα email και τα μετατρέπει σε έναν καθαρό ψηφιακό δρόμο. Αν χρησιμοποιείς ήδη λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας για να παρακολουθείς εργασίες, η αυτοματοποίηση εγγράφων χειρίζεται τη μετακίνηση των αρχείων μέσα σε αυτές τις εργασίες. Δες τι σημαίνει στην πράξη.
Τι είναι η αυτοματοποίηση ροών εγγράφων;
Η αυτοματοποίηση ροών εγγράφων είναι η χρήση λογισμικού για να μετακινούνται τα έγγραφα μέσα από καθορισμένα βήματα χωρίς χειροκίνητη προώθηση. Κάθε αρχείο ακολουθεί μια ορισμένη διαδρομή: υποβολή, έλεγχος, έγκριση, αποθήκευση ή αποστολή παραπέρα.
Το λογισμικό ξέρει ποιος πρέπει να δράσει στη συνέχεια και τι γίνεται αν δεν απαντήσει εγκαίρως. Έτσι μια ροή διαχείρισης εγγράφων από αλυσίδα email γίνεται ένα επαναλαμβανόμενο σύστημα που μπορεί να εμπιστευτεί η ομάδα σου.
Δεν είναι το ίδιο με την απλή αποθήκευση αρχείων. Η αποθήκευση κρατά τα έγγραφα. Η αυτοματοποίηση τα μετακινεί μέσα από τη δουλειά που χρειάζεται η επιχείρησή σου.
Πώς λειτουργεί η αυτοματοποίηση ροών εγγράφων;
Κάθε αυτοματοποιημένη ροή εγγράφων ακολουθεί το ίδιο βασικό μοτίβο, ακόμα κι όταν τα ίδια τα έγγραφα φαίνονται πολύ διαφορετικά.
1. Καταγραφή
Ένα έγγραφο μπαίνει στο σύστημα μέσω μεταφόρτωσης, υποβολής φόρμας ή σάρωσης. Το λογισμικό το επισημαίνει με βασικά στοιχεία, όπως η ημερομηνία, το όνομα του πελάτη ή ο τύπος εγγράφου.
2. Δρομολόγηση
Κανόνες αποφασίζουν πού πηγαίνει το αρχείο μετά. Μια εντολή αγοράς κάτω από ένα ορισμένο ποσό μπορεί να πηγαίνει σε έναν υπεύθυνο έγκρισης. Ένα μεγαλύτερο ποσό μπορεί να χρειάζεται δεύτερη υπογραφή. Η δρομολόγηση γίνεται αυτόματα, με βάση συνθήκες που ορίζεις μία φορά.
3. Έλεγχος και έγκριση
Κάθε αξιολογητής παίρνει ειδοποίηση με το αρχείο συνημμένο ή συνδεδεμένο. Εγκρίνει, απορρίπτει ή ζητά αλλαγές. Το σύστημα καταγράφει κάθε ενέργεια με χρονική σήμανση, ώστε να έχεις ένα καθαρό ίχνος ελέγχου.
4. Αποθήκευση και ειδοποίηση
Μόλις εγκριθεί, το έγγραφο καταλήγει στον σωστό φάκελο και οι σχετικοί άνθρωποι παίρνουν επιβεβαίωση. Κανείς δεν χρειάζεται να αρχειοθετήσει αντίγραφο με το χέρι ή να στείλει email «τελείωσε».
Αυτό το μοτίβο εννοούν οι άνθρωποι όταν μιλούν για αυτοματοποιημένη επεξεργασία εγγράφων. Το λογισμικό χειρίζεται την επαναλαμβανόμενη μετακίνηση, ώστε η ομάδα σου να επικεντρώνεται στις αποφάσεις που χρειάζονται πραγματικά άνθρωπο.
Ποιες διαδικασίες εγγράφων αξίζει να αυτοματοποιήσεις;
Δεν χρειάζεται αυτοματοποίηση κάθε έγγραφο. Ξεκίνα με ροές που επαναλαμβάνονται συχνά, εμπλέκουν πολλά άτομα και τώρα κολλάνε στα εισερχόμενα κάποιου.
Οι εγκρίσεις τιμολογίων είναι συνηθισμένο σημείο εκκίνησης. Το ίδιο και οι έλεγχοι συμβολαίων, οι αναφορές εξόδων και οι φόρμες υποδοχής πελατών. Οι ομάδες HR συχνά αυτοματοποιούν τις επιστολές πρότασης και τα πακέτα ένταξης. Το κεφάλαιό μας για τις ροές εργασίας HR δείχνει πώς αυτές οι ροές με επίκεντρο τους ανθρώπους συνδέονται με τα έγγραφα πίσω τους.
Οι καλύτεροι υποψήφιοι έχουν τρία κοινά στοιχεία. Πολλά άτομα αγγίζουν το αρχείο. Οι καθυστερήσεις σού κοστίζουν χρόνο ή χρήμα. Τα βήματα μένουν περίπου ίδια κάθε φορά. Όταν δεν ξέρεις από πού να ξεκινήσεις, κάνε μια λίστα με κάθε έγγραφο που πέρασε από email περισσότερες από δύο φορές τον περασμένο μήνα.
Η αυτοματοποίηση ροών εγγράφων δουλεύει καλύτερα δίπλα σε μια ευρύτερη αυτοματοποίηση ροών εργασίας. Η ροή εγγράφων χειρίζεται το αρχείο. Η ευρύτερη αυτοματοποίηση χειρίζεται τις ενεργοποιήσεις, τις ειδοποιήσεις και τις συνδέσεις με άλλα επιχειρηματικά βήματα.
Διάλεξε μια διαδικασία με πολλά έγγραφα που εκνευρίζει σήμερα την ομάδα σου. Χαρτογράφησε τα βήματα σε χαρτί και μετά ψάξε λογισμικό που να υποστηρίζει καταγραφή, δρομολόγηση, έγκριση και αποθήκευση σε μία ροή. Όταν αυτή η διαδικασία τρέχει ομαλά, η επόμενη προστίθεται πιο εύκολα.
Για μια ευρύτερη εικόνα του γιατί μετράνε εξαρχής οι οργανωμένες ροές, διάβασε το άρθρο μας για τη σημασία της οργάνωσης των ροών εργασίας. Καλύπτει την αλλαγή νοοτροπίας που κάνει την αυτοματοποίηση εγγράφων να αξίζει τον χρόνο της ρύθμισης.
Συχνές ερωτήσεις
Η αυτοματοποίηση ροών εγγράφων είναι το ίδιο με την αποθήκευση εγγράφων;
Η αποθήκευση κρατά τα αρχεία σε φακέλους. Η αυτοματοποίηση τα μετακινεί μέσα από βήματα ελέγχου και έγκρισης πριν καταλήξουν εκεί. Χρειάζεσαι και τα δύο, αλλά λύνουν διαφορετικά προβλήματα. Η αποθήκευση απαντά στο «πού είναι το αρχείο;». Η αυτοματοποίηση απαντά στο «τι γίνεται στη συνέχεια με το αρχείο;».
Μπορούν οι μικρές επιχειρήσεις να αυτοματοποιήσουν συμβόλαια και τιμολόγια;
Οι μικρές ομάδες συχνά νιώθουν πιο έντονα τις καθυστερήσεις των εγγράφων, γιατί μία έγκριση που κόλλησε μπλοκάρει όλα τα άλλα. Η αυτοματοποίηση ροών εγγράφων αναλαμβάνει τη δρομολόγηση και τις υπενθυμίσεις, ώστε να μην κυνηγάς εσύ προσωπικά τις υπογραφές. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα.
Τι γίνεται όταν ένας υπεύθυνος έγκρισης είναι εκτός γραφείου;
Οι καλά σχεδιασμένες ροές περιλαμβάνουν εφεδρικούς υπεύθυνους ή κανόνες κλιμάκωσης. Αν ο βασικός αξιολογητής δεν απαντήσει μέσα σε ορισμένο χρόνο, το αρχείο δρομολογείται αυτόματα σε εναλλακτική επαφή. Όρισε αυτούς τους κανόνες από την αρχή, ώστε τα έγγραφα να μην μένουν αδρανή στις διακοπές ή σε φορτωμένες εβδομάδες.
Πώς συνδέεται η αυτοματοποίηση εγγράφων με άλλες επιχειρηματικές ροές εργασίας;
Οι ροές εγγράφων συνήθως ζουν μέσα σε μια μεγαλύτερη διαδικασία. Μια νέα πρόσληψη ενεργοποιεί μια ροή ένταξης και η αυτοματοποίηση εγγράφων χειρίζεται μέσα της την επιστολή πρότασης και τα φορολογικά έντυπα. Διάβασε το κεφάλαιό μας για το λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας για να δεις πώς η συνολική διαδικασία μένει ορατή ενώ τα έγγραφα κινούνται μόνα τους.
Είναι ασφαλής η αυτοματοποιημένη επεξεργασία εγγράφων;
Η ασφάλεια εξαρτάται από τους ελέγχους πρόσβασης, την κρυπτογραφημένη αποθήκευση και τα αρχεία καταγραφής που δείχνουν ποιος είδε ή άλλαξε κάθε αρχείο. Ψάξε λογισμικό που περιορίζει τα δικαιώματα ανά ρόλο και κρατά ιστορικό κάθε ενέργειας. Ρώτα για τις πολιτικές διατήρησης δεδομένων πριν περάσεις ευαίσθητα έγγραφα σε οποιοδήποτε νέο σύστημα.
Πρέπει να αυτοματοποιήσω όλα τα έγγραφα ταυτόχρονα;
Αν ξεκινήσεις με μία ροή μεγάλου όγκου, παίρνεις την πιο γρήγορη απόδοση. Οι εγκρίσεις τιμολογίων ή οι φόρμες υποδοχής πελατών είναι συνηθισμένες πρώτες επιλογές, γιατί επαναλαμβάνονται κάθε εβδομάδα και εμπλέκουν πολλά άτομα. Το κεφάλαιό μας για τις ροές εργασίας HR δείχνει πώς τα έγγραφα ένταξης ταιριάζουν σε μια ευρύτερη ροή με επίκεντρο τους ανθρώπους, που μπορείς να επεκτείνεις αργότερα.