Ρωτάς τρεις συναδέλφους πού βρίσκεται ένα έργο πελάτη. Ο ένας δείχνει ένα υπολογιστικό φύλλο. Ο άλλος ψάχνει μια συζήτηση από την περασμένη Τρίτη. Ο τρίτος λέει ότι το brief είναι κάπου στα email. Ίδιο έργο, τρεις διαφορετικές απαντήσεις και καμία δεν δείχνει σίγουρη.
Αυτή τη διάσπαρτη αίσθηση έχει φτιαχτεί να διορθώνει το λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας. Δίνει στην ομάδα σου μια κοινή εικόνα για το πώς κινείται η δουλειά από την αρχή ως το τέλος. Αν ξέρεις ήδη τι είναι μια ροή εργασίας, αυτό το κεφάλαιο σού δείχνει την πλευρά του λογισμικού, που κάνει αυτές τις ροές να κρατάνε. Δες πώς λειτουργεί.
Τι είναι το λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας;
Το λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας είναι ένα ψηφιακό εργαλείο που σε βοηθά να σχεδιάζεις, να τρέχεις και να παρακολουθείς επιχειρηματικές ροές εργασίας. Μετατρέπει τα βήματα που ήδη ακολουθεί η ομάδα σου σε έναν ορατό δρόμο που μπορούν να βλέπουν και να ακολουθούν όλοι.
Αντί η δουλειά να ζει στο κεφάλι των ανθρώπων ή σκόρπια σε μηνύματα, τη διαδικασία την κρατά το λογισμικό. Οι εργασίες ανατίθενται. Οι προθεσμίες παρακολουθούνται. Οι ενημερώσεις κατάστασης γίνονται σε ένα σημείο και όχι σε πέντε ξεχωριστές εφαρμογές.
Για μια μικρή επιχείρηση, αυτό συνήθως σημαίνει λιγότερα μηνύματα παρακολούθησης και λιγότερες εργασίες που χάνονται. Στόχος δεν είναι η πολυπλοκότητα. Στόχος είναι η καθαρότητα.
Γιατί μετράει το λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας;
Όταν η δουλειά υπάρχει μόνο σε συζητήσεις, επαναλαμβάνεις τις ίδιες ερωτήσεις κάθε εβδομάδα. Ποιος το χειρίζεται; Το ενέκρινε κανείς; Περιμένει ακόμα τον πελάτη;
Το λογισμικό ροών εργασίας αφαιρεί αυτή τη μαντεψιά. Ανοίγεις μία οθόνη και βλέπεις πού βρίσκεται κάθε ενεργή δουλειά. Οι υπεύθυνοι ξοδεύουν λιγότερο χρόνο κυνηγώντας ενημερώσεις. Τα μέλη της ομάδας ξοδεύουν λιγότερο χρόνο εξηγώντας όσα έχουν ήδη τελειώσει.
Κάνει επίσης πιο ομαλές τις παραδόσεις. Όταν κάποιος τελειώνει ένα βήμα, ο επόμενος ειδοποιείται. Τίποτα δεν μένει αδρανές επειδή κάποιος ξέχασε να το περάσει παρακάτω. Αυτός ο σταθερός ρυθμός μετατρέπει μια πολυάσχολη ομάδα σε αξιόπιστη.
Ποια χαρακτηριστικά να ψάξεις;
Δεν προσφέρει κάθε εργαλείο τα ίδια πράγματα. Εδώ είναι τα χαρακτηριστικά που μετράνε περισσότερο για μικρές ομάδες που εξερευνούν για πρώτη φορά επιχειρηματικό λογισμικό ροών εργασίας.
1. Οπτικός δημιουργός ροών
Πρέπει να μπορείς να χαρτογραφείς τα βήματα χωρίς τεχνικές γνώσεις. Ένας δημιουργός με σύρε και άφησε σου επιτρέπει να ορίσεις τι γίνεται πρώτο, τι γίνεται μετά και ποιος έχει κάθε στάδιο.
2. Ανάθεση και παρακολούθηση εργασιών
Κάθε βήμα χρειάζεται ξεκάθαρο υπεύθυνο και προθεσμία. Το καλό λογισμικό δείχνει τα εκπρόθεσμα και στέλνει υπενθυμίσεις, ώστε η δουλειά να μη σταματά αθόρυβα.
3. Ορατότητα κατάστασης
Όλοι όσοι εμπλέκονται πρέπει να βλέπουν την ίδια εικόνα προόδου. Αυτή η κοινή εικόνα μειώνει τις συναντήσεις κατάστασης και τα γρήγορα μηνύματα ελέγχου που διακόπτουν τη συγκέντρωση.
4. Ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις
Το λογισμικό πρέπει να σπρώχνει το σωστό άτομο τη σωστή στιγμή. Αυτό μπορεί να είναι μια υπενθύμιση πριν από μια προθεσμία ή μια ειδοποίηση όταν κάτι χρειάζεται έγκριση.
Πώς διαφέρει το λογισμικό ροών εργασίας από την αυτοματοποίηση;
Το λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας οργανώνει και παρακολουθεί τη δουλειά. Η αυτοματοποίηση ροών εργασίας πάει παραπέρα, αναλαμβάνοντας τα επαναλαμβανόμενα βήματα χωρίς ανθρώπινη ενέργεια. Πολλές ομάδες χρησιμοποιούν και τα δύο μαζί.
Μπορεί να διαχειρίζεσαι μια ροή έγκρισης τιμολογίων σε λογισμικό ροών εργασίας, ενώ η αυτοματοποίηση στέλνει το αρχείο στον σωστό αξιολογητή ανάλογα με το ποσό. Το ένα εργαλείο κρατά τη διαδικασία ορατή. Το άλλο αφαιρεί τα χειροκίνητα βήματα μέσα σε αυτήν.
Όταν οι ροές σου περιλαμβάνουν πολλά αρχεία που κινούνται ανάμεσα σε ανθρώπους, το επόμενο βήμα είναι να μάθεις για την αυτοματοποίηση ροών εγγράφων. Εκείνο το κεφάλαιο καλύπτει την πλευρά του ίδιου προβλήματος που έχει πολλά αρχεία.
Το λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας μετατρέπει τις διάσπαρτες συνήθειες σε κάτι που μπορεί να ακολουθήσει όλη η ομάδα σου. Ξεκίνα χαρτογραφώντας μία διαδικασία που επαναλαμβάνεις κάθε εβδομάδα, όπως η ένταξη πελατών ή ο έλεγχος περιεχομένου. Όταν αυτή η ροή τρέχει ομαλά, πρόσθεσε κι άλλες.
Αν θέλεις πρακτικές συμβουλές ρύθμισης πριν διαλέξεις εργαλείο, διάβασε το άρθρο μας για τη σημασία της οργάνωσης των ροών εργασίας. Περνά από τα πρώτα βήματα χωρίς να υποθέτει ότι έχεις μεγάλη ομάδα ή μεγάλο budget.
Συχνές ερωτήσεις
Το λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας είναι μόνο για μεγάλες εταιρείες;
Οι μικρές ομάδες ωφελούνται εξίσου, γιατί νιώθουν κάθε χαμένη παράδοση. Το λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας δίνει σε μια ομάδα πέντε ατόμων την ίδια ορατότητα που παίρνει μια μεγαλύτερη εταιρεία από ειδικό προσωπικό λειτουργιών. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω λογισμικό ροών εργασίας χωρίς να αντικαταστήσω τα εργαλεία που έχω;
Οι περισσότερες ομάδες ξεκινούν περνώντας μία διαδικασία σε λογισμικό ροών εργασίας, ενώ κρατούν το email και τα υπολογιστικά φύλλα για όλα τα άλλα. Το κλειδί είναι να διαλέξεις μια επαναλαμβανόμενη ροή όπου οι διάσπαρτες ενημερώσεις προκαλούν τον περισσότερο πόνο. Επέκτεινε σταδιακά όταν η ομάδα σου εμπιστευτεί τη νέα εικόνα.
Πόσο χρόνο παίρνει να στήσω την πρώτη ροή εργασίας;
Μια απλή ροή τριών βημάτων μπορεί να χαρτογραφηθεί σε ένα απόγευμα, αν ξέρεις ήδη τα βήματα. Η επένδυση χρόνου αποδίδει όταν σταματάς να ξαναεξηγείς την ίδια διαδικασία κάθε εβδομάδα. Ξεκίνα μικρά, δοκίμασε με ένα έργο και βελτίωσε πριν την περάσεις σε όλη την ομάδα.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε έναν πίνακα έργου και στο λογισμικό ροών εργασίας;
Ένας πίνακας έργου παρακολουθεί τις εργασίες μιας δουλειάς. Το λογισμικό ροών εργασίας ορίζει πώς πρέπει να κινείται από την αρχή ως το τέλος κάθε δουλειά αυτού του τύπου. Το κεφάλαιό μας για τους τύπους επιχειρηματικών ροών εργασίας εξηγεί πώς ταιριάζουν διαφορετικά μοτίβα ροής σε διαφορετικά είδη δουλειάς.
Χειρίζεται το λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας τις εγκρίσεις εγγράφων;
Πολλά εργαλεία περιλαμβάνουν βασικά βήματα έγκρισης, αλλά οι διαδικασίες με πολλά αρχεία συχνά χρειάζονται ειδική αυτοματοποίηση ροών εγγράφων. Αυτή η ρύθμιση δρομολογεί συμβόλαια, τιμολόγια και φόρμες σε στάδια ελέγχου με αυτόματες υπενθυμίσεις. Διάβασε το κεφάλαιό μας για την αυτοματοποίηση ροών εγγράφων όταν τα αρχεία είναι το βασικό σημείο συμφόρησης.
Πώς θα ξέρω αν η ομάδα μου είναι έτοιμη για λογισμικό ροών εργασίας;
Αν κάνεις τις ίδιες ερωτήσεις κατάστασης περισσότερες από δύο φορές την εβδομάδα, είσαι έτοιμος. Η αλλαγή δουλεύει καλύτερα όταν όλοι συμφωνούν πρώτα στα βήματα, ακόμα κι αν αυτά τώρα ζουν σε αυτοκόλλητα σημειώματα. Χαρτογράφησε τη ροή σε χαρτί και μετά πέρασέ την σε λογισμικό όταν η σειρά σού φανεί σωστή.