Οι καλύτερες εκδοτικές ομάδες δεν ρωτούν ποτέ το πρωί της Δευτέρας «τι δημοσιεύουμε αυτή την εβδομάδα;». Το ξέρουν ήδη. Τα θέματα έχουν ανατεθεί. Τα προσχέδια βρίσκονται σε εξέλιξη. Οι αναθεωρήσεις έχουν προγραμματιστεί. Αυτή η προβλεψιμότητα δεν γίνεται τυχαία. Γίνεται επειδή κάποιος συντηρεί ένα εκδοτικό ημερολόγιο.
Το εκδοτικό ημερολόγιο είναι ένα πρόγραμμα ειδικά για γραπτό εκδοτικό περιεχόμενο: άρθρα blog, άρθρα, newsletter και μεγάλους οδηγούς. Παρακολουθεί θέματα, συγγραφείς, προθεσμίες, εκδοτική κατάσταση και ημερομηνίες δημοσίευσης σε μία κοινή εικόνα.
Τι είναι το εκδοτικό ημερολόγιο;
Το εκδοτικό ημερολόγιο είναι ένα έγγραφο σχεδιασμού που οργανώνει το γραπτό περιεχόμενο σε μια καθορισμένη χρονική περίοδο. Κάθε εγγραφή καταγράφει το θέμα, τον συγγραφέα, τον editor, την ημερομηνία δημοσίευσης, την τρέχουσα κατάσταση και σημειώσεις για την οπτική ή το κοινό. Είναι η επιχειρησιακή ραχοκοκαλιά της σταθερής δημοσίευσης.
Τα εκδοτικά ημερολόγια ξεκίνησαν από τη δημοσιογραφία και τα περιοδικά, όπου ο χρόνος προετοιμασίας της εκτύπωσης απαιτούσε σχεδιασμό μήνες πριν. Η ψηφιακή δημοσίευση μίκρυνε αυτά τα χρονοδιαγράμματα, αλλά η ανάγκη για οργανωμένο προγραμματισμό έμεινε.
Εκδοτικό ημερολόγιο και ημερολόγιο περιεχομένου
Ένα ημερολόγιο περιεχομένου καλύπτει όλα τα είδη και τα κανάλια, μαζί με βίντεο, podcast, αναρτήσεις στα social και διαφημίσεις. Το εκδοτικό ημερολόγιο εστιάζει στη γραπτή εκδοτική δουλειά. Αν η ομάδα σου δημοσιεύει άρθρα blog, newsletter και οδηγούς, το εκδοτικό ημερολόγιο είναι το βασικό σου εργαλείο προγραμματισμού.
Πολλές μικρές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ένα ημερολόγιο για όλα και το λένε ημερολόγιο περιεχομένου. Αυτό δουλεύει μια χαρά μέχρι να αναλάβουν διαφορετικές ομάδες διαφορετικές μορφές και να χρειάζονται ξεχωριστές εικόνες. Τότε, ο διαχωρισμός του εκδοτικού προγραμματισμού από τον ευρύτερο προγραμματισμό περιεχομένου μειώνει τη φασαρία.
Τι παρακολουθεί ένα εκδοτικό ημερολόγιο
Τα βασικά πεδία είναι ο προσωρινός τίτλος, ο συγγραφέας, ο editor, η ημερομηνία δημοσίευσης, η κατάσταση, το είδος περιεχομένου, η λέξη-κλειδί και το τμήμα κοινού. Τα προχωρημένα ημερολόγια προσθέτουν στόχους αριθμού λέξεων, εσωτερικούς συνδέσμους που πρέπει να μπουν, συνεντεύξεις που χρειάζονται και σημειώσεις προώθησης.
Η παρακολούθηση της κατάστασης είναι εκεί που τα εκδοτικά ημερολόγια αποδεικνύουν την αξία τους. Τα τυπικά στάδια πάνε από την πρόταση στην έγκριση, από το brief στο γράψιμο, από την επεξεργασία στον προγραμματισμό και τη δημοσίευση. Όταν ένα προσχέδιο μένει δέκα μέρες στην επεξεργασία, το ημερολόγιο κάνει ορατό το σημείο που κολλάει.
Ποιος χρησιμοποιεί εκδοτικό ημερολόγιο;
Κάθε ομάδα που δημοσιεύει τακτικά γραπτό περιεχόμενο ωφελείται από ένα. Οι μοναχικοί bloggers χρησιμοποιούν απλοποιημένες εκδοχές για να μένουν συνεπείς. Οι ομάδες marketing τα χρησιμοποιούν για να συντονίζουν συγγραφείς, editors και όσους εγκρίνουν. Τα γραφεία τα χρησιμοποιούν για να διαχειρίζονται τα προγράμματα δημοσίευσης πολλών πελατών.
Ο υπεύθυνος του ημερολογίου συντηρεί τις ημερομηνίες, λύνει συγκρούσεις προγράμματος και φροντίζει να υπάρχει πάντα δουλειά σε κάθε στάδιο της ροής. Χωρίς υπεύθυνο, τα ημερολόγια παλιώνουν μέσα σε εβδομάδες.
Πώς στήνεις το πρώτο σου εκδοτικό ημερολόγιο
Ξεκίνα με τέσσερις εβδομάδες εγγραφών από το πλάνο περιεχομένου σου. Πρόσθεσε ημερομηνίες δημοσίευσης, ανάθεσε συγγραφείς και όρισε την κατάσταση «brief» ή «γράψιμο» για όσα είναι ήδη σε εξέλιξη. Έλεγχε το ημερολόγιο σε μια εβδομαδιαία σύντομη συνάντηση δεκαπέντε λεπτών.
Σύνδεσε το ημερολόγιο με τη ροή εργασίας περιεχομένου, ώστε οι αλλαγές κατάστασης στο ημερολόγιο να ταιριάζουν με τα πραγματικά στάδια παραγωγής. Όταν το ημερολόγιο λέει «σε αναθεώρηση» αλλά κανείς δεν έχει ζητηθεί να ελέγξει, το σύστημα καταρρέει.
Για ομάδες που προγραμματίζουν και προώθηση στα social μαζί με το εκδοτικό περιεχόμενο, η λίστα ελέγχου για το ημερολόγιο social media βοηθά να ευθυγραμμίσεις τις ημερομηνίες διανομής με τις ημερομηνίες δημοσίευσης.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι το εκδοτικό ημερολόγιο μόνο για μεγάλες ομάδες;
Οι μοναχικοί δημιουργοί ωφελούνται όσο και οι μεγάλες ομάδες. Ένα ημερολόγιο ενός ατόμου με τέσσερις εβδομάδες θεμάτων και προθεσμιών αποτρέπει το πρόβλημα «τι να γράψω σήμερα;» που σκοτώνει τη συνέπεια.
Πόσο μπροστά πρέπει να σχεδιάζει ένα εκδοτικό ημερολόγιο;
Τέσσερις με οκτώ εβδομάδες είναι πρακτικό εύρος για τις περισσότερες εκδοτικές ομάδες. Σχεδίασε συγκεκριμένους τίτλους για τον επόμενο μήνα και θέματα για τον μήνα μετά. Επέκτεινέ το περισσότερο μόνο όταν οι ροές παραγωγής είναι προβλέψιμες.
Πρέπει να εμφανίζονται τα newsletter σε ένα εκδοτικό ημερολόγιο;
Τα newsletter είναι εκδοτικό περιεχόμενο και ανήκουν στο ημερολόγιο με δικές τους ημερομηνίες αποστολής, θέματα και υπεύθυνους. Αν τα παρακολουθείς δίπλα στα άρθρα blog, αποφεύγεις συγκρούσεις προγράμματος και επικαλύψεις περιεχομένου.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε εκδοτικό ημερολόγιο και πλάνο περιεχομένου για social media;
Το εκδοτικό ημερολόγιο προγραμματίζει μεγάλο γραπτό περιεχόμενο, όπως άρθρα και newsletter. Το πλάνο περιεχομένου για social media προγραμματίζει πιο σύντομες αναρτήσεις για τα κανάλια social. Πολλές ομάδες τα συνδέουν, ώστε οι αναρτήσεις στα social να προωθούν τα εκδοτικά κομμάτια την ημέρα της δημοσίευσης.
Πώς χειρίζεσαι έκτακτα νέα σε ένα εκδοτικό ημερολόγιο;
Κράτα μία ή δύο ευέλικτες θέσεις τον μήνα για επίκαιρα θέματα. Όταν προκύψει κάτι επείγον, αντάλλαξέ το με το προγραμματισμένο στοιχείο χαμηλότερης προτεραιότητας, αντί να το προσθέσεις σε ένα ήδη γεμάτο πρόγραμμα.
Πώς συνδέεται το εκδοτικό ημερολόγιο με τη δημοσίευση;
Το ημερολόγιο παρακολουθεί τι λήγει. Η ιστοσελίδα σου είναι το μέρος όπου βγαίνει στον αέρα. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.