Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης κρατά ένα υπολογιστικό φύλλο με κάθε άρθρο προγραμματισμένο τρεις μήνες μπροστά. Οι προθεσμίες έχουν χρώματα. Τα προσχέδια έρχονται στην ώρα τους. Ένας άλλος ανοίγει ένα κενό έγγραφο κάθε Δευτέρα και ρωτά «τι να ανεβάσουμε αυτή την εβδομάδα;». Η δεύτερη επιχείρηση δημοσιεύει λιγότερο, τρέχει περισσότερο και χάνει εποχικές ευκαιρίες που η πρώτη είχε προγραμματίσει εβδομάδες νωρίτερα.
Αυτή η διαφορά λέγεται ημερολόγιο περιεχομένου. Το ημερολόγιο περιεχομένου είναι ένα οπτικό πρόγραμμα που δείχνει τι θα δημοσιεύσεις, πότε, σε ποιο κανάλι και ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε κομμάτι. Μετατρέπει τις αόριστες προθέσεις σε δεσμεύσεις με ημερομηνία που βλέπει και στις οποίες δουλεύει η ομάδα σου.
Τι είναι το ημερολόγιο περιεχομένου;
Το ημερολόγιο περιεχομένου είναι ένα έγγραφο σχεδιασμού που καταγράφει το επερχόμενο περιεχόμενο με ημερομηνίες δημοσίευσης, θέματα, μορφές και υπεύθυνα άτομα. Μπορεί να ζει σε υπολογιστικό φύλλο, σε πίνακα εργασιών ή σε ειδικό εργαλείο σχεδιασμού. Η μορφή μετράει λιγότερο από το να υπάρχει μία κοινή εικόνα που κοιτούν όλοι.
Κάθε εγγραφή περιλαμβάνει συνήθως προσωρινό τίτλο, κοινό-στόχο, είδος περιεχομένου, κατάσταση και προθεσμία. Τα πιο προχωρημένα ημερολόγια σημειώνουν επίσης λέξεις-κλειδιά, κανάλια διανομής και συνδέσμους προς τα προσχέδια. Ο στόχος είναι απλός: κανείς να μη ρωτά τι λήγει την επόμενη εβδομάδα.
Γιατί οι ομάδες χρησιμοποιούν ημερολόγιο περιεχομένου
Η συνέπεια είναι το δυσκολότερο κομμάτι του content marketing. Οι ιδέες είναι εύκολες. Το να εμφανίζεσαι στην ώρα σου με ολοκληρωμένη, προσεγμένη δουλειά δεν είναι. Το ημερολόγιο δημιουργεί υπευθυνότητα. Όταν μια ημερομηνία είναι στον πίνακα, η ομάδα ετοιμάζει έρευνα, προσχέδια και αναθεωρήσεις από νωρίς, αντί να δημοσιεύει ό,τι είναι πιο γρήγορο.
Τα ημερολόγια σε βοηθούν επίσης να σχεδιάσεις γύρω από γεγονότα. Οι κυκλοφορίες προϊόντων, οι γιορτές, τα συνέδρια του κλάδου και οι εποχικές τάσεις έχουν όλα χρόνο προετοιμασίας. Όταν βλέπεις ολόκληρο το τρίμηνο σε μία οθόνη, μπορείς να υπολογίσεις προς τα πίσω την παραγωγή, ώστε ένας οδηγός για το καλοκαίρι να είναι έτοιμος τον Μάιο και όχι τον Ιούλιο.
Το ημερολόγιό σου πρέπει να συνδέεται με την ευρύτερη στρατηγική περιεχομένου. Κάθε προγραμματισμένο κομμάτι πρέπει να εξυπηρετεί έναν θεματικό άξονα ή έναν στόχο της επιχείρησης που ορίστηκε εκεί, και όχι να γεμίζει κενά.
Ημερολόγιο περιεχομένου και εκδοτικό ημερολόγιο
Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν αυτούς τους όρους εναλλακτικά, αλλά δεν είναι πάντα το ίδιο πράγμα. Το ημερολόγιο περιεχομένου καλύπτει συχνά όλες τις μορφές και τα κανάλια, δηλαδή άρθρα blog, email, βίντεο και αναρτήσεις στα social. Το εκδοτικό ημερολόγιο εστιάζει παραδοσιακά στο γραπτό εκδοτικό περιεχόμενο, όπως άρθρα και newsletter.
Για μια μικρή επιχείρηση, ένα συνδυασμένο ημερολόγιο αρκεί συνήθως. Τα ξεχωριστά ημερολόγια έχουν νόημα όταν διαφορετικές ομάδες έχουν στα χέρια τους διαφορετικά κανάλια και χρειάζονται ανεξάρτητα προγράμματα. Η αρχή μένει η ίδια: ορατές ημερομηνίες, καθαροί υπεύθυνοι, παρακολούθηση της κατάστασης.
Τι να περιλαμβάνει κάθε εγγραφή του ημερολογίου
Κατ' ελάχιστο, κατάγραψε την ημερομηνία δημοσίευσης, το θέμα, τη μορφή, τον υπεύθυνο και την τρέχουσα κατάσταση. Πρόσθεσε μια λέξη-κλειδί όταν το κομμάτι προορίζεται να κατατάσσεται στις αναζητήσεις. Σημείωσε το στάδιο του ταξιδιού του πελάτη, ώστε να ισορροπείς το περιεχόμενο ενημέρωσης με τις σελίδες απόφασης μέσα στο τρίμηνο.
Οι ετικέτες κατάστασης κρατούν την ομάδα σε συντονισμό. Συνηθισμένα στάδια είναι: ιδέα, brief, γράψιμο, σε αναθεώρηση, προγραμματισμένο και δημοσιευμένο. Όταν όλοι χρησιμοποιούν τις ίδιες ετικέτες, εντοπίζεις γρήγορα τα σημεία που κολλάνε. Αν δέκα κομμάτια μένουν δύο εβδομάδες στο «σε αναθεώρηση», η διαδικασία αναθεώρησης χρειάζεται προσοχή.
Πόσο μπροστά πρέπει να σχεδιάζεις;
Οι περισσότερες ομάδες σχεδιάζουν από τέσσερις έως δώδεκα εβδομάδες μπροστά. Οι μικρότεροι ορίζοντες ταιριάζουν σε θέματα που αλλάζουν γρήγορα, όπως τα νέα. Οι μεγαλύτεροι βοηθούν στο εποχικό περιεχόμενο και σε καμπάνιες που χρειάζονται σχεδιασμό ή παραγωγή βίντεο. Ξεκίνα με τέσσερις εβδομάδες, αν είσαι καινούργιος στα ημερολόγια. Μεγάλωσε το παράθυρο όσο ωριμάζει η ροή εργασίας σου.
Άφησε κενές θέσεις για επίκαιρα θέματα. Δεν μπορούν να προγραμματιστούν όλα μήνες πριν. Κράτα μία ή δύο θέσεις τον μήνα για περιεχόμενο που απαντά σε επικαιρότητα, ώστε το ημερολόγιό σου να μένει χρήσιμο χωρίς να γίνεται άκαμπτο.
Το χτίσιμο του ημερολογίου είναι ένα κομμάτι του σχεδιασμού περιεχομένου. Για μια πρακτική λίστα ελέγχου με τον προγραμματισμό αναρτήσεων στα social δίπλα στο περιεχόμενο του blog, δες τη λίστα ελέγχου για το ημερολόγιο social media.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η καλύτερη μορφή για ένα ημερολόγιο περιεχομένου;
Χρησιμοποίησε όποια μορφή θα ενημερώνει πραγματικά η ομάδα σου κάθε εβδομάδα. Τα υπολογιστικά φύλλα δουλεύουν για μοναχικούς ιδρυτές. Οι κοινοί πίνακες ταιριάζουν καλύτερα όταν πολλά άτομα δημιουργούν και ελέγχουν περιεχόμενο. Η καλύτερη μορφή είναι εκείνη που μένει ενημερωμένη.
Πόσο συχνά πρέπει να ενημερώνεις ένα ημερολόγιο περιεχομένου;
Έλεγξέ το κάθε εβδομάδα και μεγάλωνε το παράθυρο σχεδιασμού κάθε μήνα. Μετακίνησε ημερομηνίες όταν τα προσχέδια καθυστερούν, πρόσθεσε νέα θέματα όταν αλλάζουν οι προτεραιότητες και αρχειοθέτησε τα δημοσιευμένα, ώστε η εικόνα να μένει στραμμένη στη δουλειά που έρχεται.
Μπορεί ένα ημερολόγιο περιεχομένου να περιλαμβάνει αναρτήσεις στα social media;
Ένα ημερολόγιο περιεχομένου για social media είναι συχνή επέκταση του κύριου προγράμματος. Πολλές ομάδες παρακολουθούν άρθρα blog και προώθηση στα social στον ίδιο πίνακα, ώστε η διανομή να σχεδιάζεται μαζί με τη δημιουργία.
Τι γίνεται αν χάσεις μια προγραμματισμένη ημερομηνία δημοσίευσης;
Μετάθεσέ την ειλικρινά, αντί να βιαστείς με ένα αδύναμο κομμάτι. Ένα άρθρο που αργεί βλάπτει λιγότερο από ένα κακό. Σημείωσε γιατί έγινε η καθυστέρηση, ώστε να διορθώσεις τα σημεία που κολλάνε στη ροή εργασίας πριν την επόμενη προθεσμία.
Πρέπει οι freelancers να έχουν πρόσβαση στο ημερολόγιο περιεχομένου σου;
Οι εξωτερικοί συγγραφείς ωφελούνται όταν βλέπουν προθεσμίες, κατάσταση και γειτονικά θέματα. Μοίρασε τις εγγραφές που αφορούν τις αναθέσεις τους, χωρίς να δείξεις εσωτερικές σημειώσεις στρατηγικής που δεν χρειάζονται.
Πώς συνδέεται το ημερολόγιο περιεχομένου με τη δημοσίευση στην ιστοσελίδα σου;
Το ημερολόγιό σου παρακολουθεί τι λήγει. Η ιστοσελίδα σου είναι το μέρος όπου βγαίνει στον αέρα. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.