Η γραμματεία σου απαντά σε τρία τηλέφωνα μαζί. Ο ένας πελάτης θέλει θέση την Τρίτη. Ο άλλος ρωτά αν ο γιατρός έχει ακόμα ελεύθερη την Πέμπτη. Ο τρίτος πρέπει να αλλάξει ένα ραντεβού που έκλεισε χθες το βράδυ online. Το χάρτινο ημερολόγιο στον τοίχο δεν προλαβαίνει.
Εκεί μπαίνει το λογισμικό προγραμματισμού ιατρικών ραντεβού. Το λογισμικό προγραμματισμού ραντεβού είναι ένα σύστημα που αποθηκεύει τη διαθεσιμότητα, δέχεται κρατήσεις από το προσωπικό και τους πελάτες και στέλνει επιβεβαιώσεις χωρίς αντιγραφές στο χέρι. Ένας online προγραμματιστής ραντεβού μπλοκάρει επίσης τις διπλές κρατήσεις και εφαρμόζει κανόνες, όπως κενά ανάμεσα στα ραντεβού και διάρκεια υπηρεσίας. Δες τι κάνουν στην πράξη αυτά τα εργαλεία και πώς ταιριάζουν σε επιχειρήσεις εκτός υγείας.
Τι είναι το λογισμικό προγραμματισμού ραντεβού;
Το λογισμικό προγραμματισμού ραντεβού είναι ένα κεντρικό ημερολόγιο με λογική κρατήσεων. Ξέρει ποιος εργάζεται πότε, ποιες υπηρεσίες προσφέρει και πόση ώρα κρατά κάθε επίσκεψη. Όταν κάποιος ζητά μια θέση, το σύστημα ελέγχει πρώτα τους κανόνες και μετά επιβεβαιώνει.
Τα εργαλεία προγραμματισμού ραντεβού πάνε πιο πέρα από ένα κοινό ημερολόγιο. Χειρίζονται φόρμες εισαγωγής στοιχείων, είσπραξη πληρωμών, σειρές υπενθυμίσεων και αναφορές. Το προσωπικό βλέπει ένα πρόγραμμα, είτε η κράτηση ήρθε από την ιστοσελίδα, από το τηλέφωνο ή από τον πάγκο υποδοχής.
Το λογισμικό ιατρικών ραντεβού προσθέτει κλινικές διαδικασίες. Οι τύποι επίσκεψης, οι ερωτήσεις για ασφάλιση και οι έλεγχοι απορρήτου μετράνε περισσότερο απ' ό,τι σε ένα κομμωτήριο ή σε μια επιχείρηση ιδιαίτερων μαθημάτων. Ο μηχανισμός μοιάζει. Τα πεδία της φόρμας και τα βήματα συμμόρφωσης διαφέρουν.
Τι χειρίζονται καθημερινά τα εργαλεία προγραμματισμού ραντεβού
Η διαχείριση διαθεσιμότητας κρατά ευθυγραμμισμένα το online και το φυσικό κανάλι. Αν ένας επαγγελματίας μπλοκάρει το απόγευμα της Παρασκευής για εκπαίδευση, η ώρα αυτή φεύγει αμέσως από τις δημόσιες κρατήσεις.
Οι κατάλογοι υπηρεσιών ορίζουν διάρκεια, τιμή και σημειώσεις προετοιμασίας. Μια υπηρεσία χρώματος σαράντα πέντε λεπτών και ένα κούρεμα δεκαπέντε λεπτών χρειάζονται διαφορετικό μέγεθος θέσης στο ίδιο ημερολόγιο.
Τα αυτόματα μηνύματα επιβεβαιώνουν τις κρατήσεις και θυμίζουν στους πελάτες πριν από την ημέρα της επίσκεψης. Οι υπενθυμίσεις με τηλεφώνημα στο χέρι τρώνε ώρες που το προσωπικό θα μπορούσε να αφιερώσει στην υπηρεσία.
Οι αναφορές δείχνουν τις ώρες αιχμής, τα ποσοστά no-show και τον φόρτο κάθε επαγγελματία. Αυτά τα νούμερα καθοδηγούν το προσωπικό και το μάρκετινγκ χωρίς εικασίες.
Σε τι διαφέρει το λογισμικό προγραμματισμού από ένα απλό ημερολόγιο
Ένα γενικό ημερολόγιο αποθηκεύει εκδηλώσεις. Το λογισμικό προγραμματισμού επιβάλλει κανόνες της επιχείρησης. Εμποδίζει δύο πελάτες να πάρουν τον ίδιο επαγγελματία την ίδια στιγμή. Κρύβει τις υπηρεσίες που ο επαγγελματίας δεν είναι εξουσιοδοτημένος να κάνει.
Το δεύτερο κενό είναι η αυτοεξυπηρέτηση. Οι πελάτες διαλέγουν από πραγματικές διαθέσιμες ώρες στην ιστοσελίδα σου, αντί να παίζουν τηλεφωνικό κρυφτό. Αυτό συνδέεται με τη ρύθμιση που εξηγείται στο πώς να ρυθμίσεις online προγραμματισμό ραντεβού.
Αν ξεκαθαρίζεις ακόμα τους όρους, διάβασε πρώτα το τι είναι ο προγραμματισμός ραντεβού. Μετά δες πώς ένα ευρύτερο σύστημα κρατήσεων χειρίζεται τη δέσμευση χωρητικότητας σε σχέση με τις θέσεις ανά επαγγελματία.
Η επιλογή λογισμικού έρχεται αργότερα σε αυτό το βιβλίο. Προς το παρόν κράτα αυτό: το λογισμικό προγραμματισμού ραντεβού μετατρέπει διάσπαρτα αιτήματα κράτησης σε ένα αξιόπιστο πρόγραμμα, που εμπιστεύονται η ομάδα σου και οι πελάτες σου.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζονται οι μικρές επιχειρήσεις ειδικό λογισμικό προγραμματισμού;
Ένας μεμονωμένος επαγγελματίας με λίγους πελάτες την εβδομάδα μπορεί στην αρχή να τα βγάλει πέρα με ένα απλό ημερολόγιο. Ο όγκος, το πολυμελές προσωπικό ή η online κράτηση σπρώχνουν συνήθως τις ομάδες σε ειδικά εργαλεία προγραμματισμού ραντεβού. Το σημείο καμπής είναι τα επαναλαμβανόμενα λάθη στο πρόγραμμα ή οι ώρες που χάνονται στον συντονισμό.
Μπορεί το λογισμικό προγραμματισμού να δουλέψει για μη ιατρικές υπηρεσίες;
Σύμβουλοι, κομμωτήρια, δάσκαλοι και συνεργεία χρησιμοποιούν τα ίδια βασικά χαρακτηριστικά. Το λογισμικό ιατρικών ραντεβού απλώς προσθέτει από πάνω κλινική εισαγωγή στοιχείων και απαιτήσεις απορρήτου. Οι κανόνες υπηρεσιών και τα ημερολόγια των επαγγελματιών δουλεύουν σε κάθε κλάδο.
Πώς συνδέεται το λογισμικό προγραμματισμού με την ιστοσελίδα μου;
Τα περισσότερα εργαλεία προσφέρουν σελίδες κράτησης ή widgets που ενσωματώνεις στο site σου. Το WEMASY σου επιτρέπει να δημοσιεύεις αυτές τις σελίδες μέσω του δημιουργού ιστοσελίδων, ώστε οι πελάτες να κλείνουν χωρίς να φεύγουν από το domain σου.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε έναν online προγραμματιστή ραντεβού και ένα σύστημα κρατήσεων;
Οι προγραμματιστές εστιάζουν σε συγκεκριμένους επαγγελματίες και σταθερές διάρκειες υπηρεσιών. Τα συστήματα κρατήσεων συχνά δεσμεύουν ανώνυμη χωρητικότητα, όπως τραπέζια ή δωμάτια. Διάβασε το κρατήσεις και ραντεβού: η διαφορά για να ταιριάξεις το σωστό μοντέλο στην επιχείρησή σου.
Πρέπει το λογισμικό προγραμματισμού να περιλαμβάνει είσπραξη πληρωμών;
Οι προκαταβολές μειώνουν τα no-show σε υπηρεσίες με μεγάλη ζήτηση. Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση πληρωμή τη στιγμή της κράτησης. Πολλές ομάδες ξεκινούν με δωρεάν επιβεβαίωση και προσθέτουν προκαταβολές όταν εμφανιστεί μοτίβο no-show.
Τι να διαβάσω μετά σε αυτή την ενότητα;
Συνέχισε με το πώς οι υπενθυμίσεις ραντεβού μειώνουν τα no-show, για να δεις γιατί μετράει η επικοινωνία μετά την κράτηση. Για έναν ευρύτερο οδηγό αγοράς, δες το άρθρο μας στο blog για το τι να προσέξεις σε ένα σύστημα κρατήσεων.