Τέσσερα no-show μέσα σε μία εβδομάδα κόστισαν σε ένα ιατρείο περίπου οκτακόσια δολάρια σε χαμένο χρόνο καρέκλας. Όταν πέρασαν από τα χειρόγραφα τηλεφωνήματα υπενθύμισης σε ένα αυτόματο πρότυπο, ο αριθμός έπεσε στο ένα. Το μήνυμα δεν έγινε εξυπνότερο. Έγινε σταθερό.
Το πρότυπο υπενθύμισης ραντεβού είναι ένα έτοιμο μήνυμα που το σύστημά σου συμπληρώνει αυτόματα για κάθε κράτηση. Αντί να γράφεις νέο κείμενο κάθε φορά, ορίζεις τη δομή μία φορά και αφήνεις τα πεδία να χειριστούν τα στοιχεία που αλλάζουν. Οι εκδόσεις email έχουν μακρύτερες λίστες προετοιμασίας. Τα πρότυπα SMS μένουν σύντομα. Δες πώς να φτιάξεις αρχεία προτύπων που η ομάδα σου θα χρησιμοποιεί για μήνες.
Τι περιέχει ένα πρότυπο υπενθύμισης ραντεβού
Κάθε πρότυπο χρειάζεται σταθερό κείμενο και δυναμικά πεδία. Το σταθερό κείμενο καλύπτει το όνομα της επιχείρησης, τον τόνο και μια σύνοψη της πολιτικής. Τα δυναμικά πεδία τραβούν από την εγγραφή της κράτησης το όνομα πελάτη, την ημερομηνία, την ώρα, την υπηρεσία, τον επαγγελματία και τον χώρο.
Οι γραμμές θέματος μετράνε στα πρότυπα email. Θέματα όπως «Υπενθύμιση: η επίσκεψή σου την Τρίτη 12 Μαρτίου» αποδίδουν καλύτερα από αόριστες γραμμές όπως «Επερχόμενο ραντεβού».
Η δομή του κειμένου πρέπει να μοιάζει με τον τρόπο που οι πελάτες διαβάζουν τα μηνύματα. Πρώτα τα βασικά, μετά η ενέργεια, τελευταία τα ψιλά γράμματα. Για τις εκδόσεις SMS, ακολούθησε τη διάταξη που έμαθες στο πώς να γράψεις μηνύματα υπενθύμισης ραντεβού.
Πώς να φτιάξεις πρότυπα για διαφορετικά κανάλια
Τα πρότυπα email επιτρέπουν επικεφαλίδες, λίστες προετοιμασίας και συνημμένα ημερολογίου. Χρησιμοποίησέ τα για οδηγίες σε νέους ασθενείς, συνδέσμους φορμών και πληροφορίες στάθμευσης.
Τα πρότυπα SMS περιορίζουν τα πάντα σε μία οθόνη. Ένα πρότυπο υπενθύμισης ανά βασικό τύπο υπηρεσίας συχνά αρκεί. Φτιάξε ξεχωριστά πρότυπα για νέους και παλιούς πελάτες όταν τα βήματα προετοιμασίας διαφέρουν.
Βοηθούν και οι παραλλαγές ανά χρόνο. Ένα πρότυπο επτά ημερών μπορεί να εστιάζει στην προετοιμασία. Ένα πρότυπο είκοσι τεσσάρων ωρών εστιάζει στην επιβεβαίωση ή την αλλαγή ώρας. Ένα πρότυπο της ίδιας μέρας είναι μια σύντομη υπενθύμιση με τη διεύθυνση.
Δοκίμασε τα πεδία με πραγματικά δείγματα δεδομένων πριν βγεις live. Μια χαλασμένη μορφή ημερομηνίας ή ένα όνομα επαγγελματία που λείπει φθείρει γρήγορα την εμπιστοσύνη.
Πώς κρατάς τα πρότυπα σωστά με τον καιρό
Όρισε έναν υπεύθυνο να ελέγχει τα πρότυπα κάθε τρίμηνο. Οι αριθμοί τηλεφώνου, οι διευθύνσεις και τα περιθώρια πολιτικής αλλάζουν. Τα παλιά πρότυπα προκαλούν περισσότερη σύγχυση από το να μην υπάρχει πρότυπο.
Ο έλεγχος εκδόσεων βοηθά όταν επεξεργάζονται το κείμενο πολλά άτομα. Σημείωσε την ημερομηνία του τελευταίου ελέγχου σε ένα εσωτερικό έγγραφο, ακόμα κι αν το λογισμικό σου δεν έχει επίσημες εκδόσεις.
Τα πρότυπα συνδέονται με τον αυτοματισμό που εξηγείται στο τι είναι ένα αυτόματο σύστημα υπενθύμισης ραντεβού. Ταιριάζουν και με τα μηνύματα επιβεβαίωσης από το πώς να φτιάξεις email επιβεβαίωσης κράτησης στην ενότητα ρύθμισης.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσα πρότυπα υπενθύμισης ραντεβού χρειάζομαι;
Ξεκίνα με ένα πρότυπο email και ένα SMS για τον πιο συνηθισμένο τύπο επίσκεψης. Πρόσθεσε παραλλαγές όταν τα βήματα προετοιμασίας ή οι πολιτικές διαφέρουν ουσιαστικά ανάμεσα στις υπηρεσίες. Πολλά πρότυπα δημιουργούν δουλειά συντήρησης χωρίς καλύτερα αποτελέσματα για τους πελάτες.
Ποια πεδία πρέπει να έχει κάθε πρότυπο;
Μικρό όνομα πελάτη, ημερομηνία ραντεβού, ώρα, όνομα υπηρεσίας, χώρος ή σύνδεσμος και αριθμός επικοινωνίας της επιχείρησης καλύπτουν τις περισσότερες περιπτώσεις. Το όνομα του επαγγελματία βοηθά όταν οι πελάτες διαλέγουν συγκεκριμένο μέλος του προσωπικού. Πρόσθεσε συνδέσμους ασφάλισης ή εισαγωγής στοιχείων μόνο στα πρότυπα email, που έχουν χώρο για πλαίσιο.
Μπορώ να χρησιμοποιώ το ίδιο πρότυπο για υπενθυμίσεις και επιβεβαιώσεις;
Οι επιβεβαιώσεις πρέπει να γιορτάζουν την κράτηση και να θέτουν προσδοκίες. Οι υπενθυμίσεις επαναλαμβάνουν τα στοιχεία πιο κοντά στην ημέρα της επίσκεψης. Η κοινή διατύπωση είναι εντάξει, αλλά κάθε μήνυμα χρειάζεται ξεχωριστό σκοπό και θέμα, ώστε οι πελάτες να καταλαβαίνουν γιατί ξαναβλέπουν μήνυμα από εσένα.
Πού βρίσκονται τα πρότυπα σε μια ρύθμιση κρατήσεων με το WEMASY;
Τα πρότυπα βρίσκονται συνήθως μέσα στη ρύθμιση προγραμματισμού ή μηνυμάτων που συνδέεται με τα γεγονότα κράτησης. Το WEMASY σε βοηθά να συνδέσεις σελίδες κράτησης φτιαγμένες στον δημιουργό ιστοσελίδων με αυτόματα μηνύματα, ώστε τα πρότυπα να ενεργοποιούνται όταν οι πελάτες κλείνουν online.
Να αναφέρουν τα πρότυπα ρητά τα τέλη no-show;
Μία απλή πρόταση για τα περιθώρια ακύρωσης και τα τέλη αρκεί. Συνδύασε τη διατύπωση του προτύπου με μια επίσημη πολιτική no-show στο site σου, ώστε οι πελάτες να βλέπουν ίδιους κανόνες σε όλα τα κανάλια.
Τι να διαβάσω μετά για τα πρότυπα υπενθύμισης;
Δες το πώς να χρησιμοποιήσεις μια εφαρμογή υπενθύμισης ραντεβού, για να στέλνεις τα πρότυπα από ένα ειδικό εργαλείο. Μετά διάβασε το πώς να στέλνεις μηνύματα υπενθύμισης ραντεβού για τη ροή αποστολής.