Ο χρόνος σου για συζητήσεις με πιθανούς πελάτες είναι περιορισμένος. Αυτοί που αξίζει να συναντήσεις έχουν πραγματική ανάγκη, μπορούν να πληρώσουν τη λύση σου και έχουν δικαίωμα απόφασης. Το πρόβλημα είναι ότι δεν ξέρεις ποιοι πληρούν και τα τρία κριτήρια μέχρι να μιλήσεις μαζί τους. Μια φόρμα συμβουλευτικής ή φόρμα κλήσης γνωριμίας το λύνει αυτό, γιατί φιλτράρει τους υποψήφιους πριν ξοδέψεις μία ώρα σε μια κλήση που δεν οδηγεί πουθενά.
Οι φόρμες συμβουλευτικής και οι φόρμες κλήσης γνωριμίας κάνουν παρόμοια δουλειά, αλλά σε διαφορετικά στάδια. Η φόρμα συμβουλευτικής είναι αυτή που συμπληρώνει κάποιος πριν κλείσει χρόνο μαζί σου. Η φόρμα κλήσης γνωριμίας είναι αυτή που ρωτάς κατά τη διάρκεια ή πριν από μια κλήση για να αξιολογήσεις την ευκαιρία. Και οι δύο τύποι χρησιμοποιούν στρατηγικές ερωτήσεις για να καταλάβεις αν κάποιος ταιριάζει, πριν επενδύσεις τον χρόνο σου. Χωρίς αυτές τις φόρμες, δέχεσαι συναντήσεις με οποιονδήποτε. Έτσι η ομάδα πωλήσεών σου ξοδεύει χρόνο σε υποψήφιους χαμηλής καταλληλότητας αντί για αυτούς με μεγάλες δυνατότητες.
Τι είναι η φόρμα συμβουλευτικής;
Η φόρμα συμβουλευτικής είναι αυτή που συμπληρώνει ένας υποψήφιος πριν κλείσει κλήση ή συνάντηση συμβουλευτικής μαζί σου. Βρίσκεται στην ιστοσελίδα σου, συνήθως δεμένη με ένα σύστημα κρατήσεων ημερολογίου ή σε μια landing page με κουμπί κράτησης. Ο επισκέπτης πατά «Κλείσε συμβουλευτική», συμπληρώνει τα στοιχεία του και λεπτομέρειες για την περίπτωσή του, και μετά βλέπει διαθέσιμες ώρες για να κλείσει.
Η φόρμα κάνει μία δουλειά. Μαζεύει αρκετές πληροφορίες για να ξέρεις αν αξίζει να συναντήσεις τον άνθρωπο και για να προετοιμαστείς για τη συζήτηση. Συνήθως περιλαμβάνει όνομα και στοιχεία επικοινωνίας, το πρόβλημα που θέλει να λύσει, το χρονοδιάγραμμά του, το εύρος του προϋπολογισμού του και ποιος τον έστειλε. Δεν είναι γενικές ερωτήσεις. Κάθε πεδίο πρέπει να υπάρχει επειδή η απάντηση αλλάζει το αν θα δεχτείς τη συνάντηση.
Η φόρμα συμβουλευτικής δουλεύει επειδή φιλτράρει πριν γίνει η κράτηση. Ο υποψήφιος τη συμπληρώνει σκεπτόμενος «αυτός ο άνθρωπος θέλει να καταλάβει την περίπτωσή μου πριν συναντηθούμε», όχι «αυτός ελέγχει αν αξίζω τον χρόνο του». Η φόρμα δείχνει συνεργατική, όχι ανακριτική.
Τι είναι η φόρμα κλήσης γνωριμίας;
Η φόρμα κλήσης γνωριμίας είναι διαφορετική. Τη χρησιμοποιείς κατά τη διάρκεια ή αμέσως πριν από μια κλήση για να αξιολογήσεις την ευκαιρία. Κάποιες ομάδες στέλνουν φόρμα 24 ώρες πριν από μια προγραμματισμένη κλήση ζητώντας «Πες μας περισσότερα για την περίπτωσή σου.» Άλλες τη δίνουν στον υποψήφιο να τη συμπληρώσει στην αίθουσα αναμονής πριν ξεκινήσει η κλήση. Μερικές τη χρησιμοποιούν ως οδηγό σεναρίου στην κλήση και τη συμπληρώνουν καθώς κάνουν τις ερωτήσεις.
Οι φόρμες κλήσης γνωριμίας είναι πιο αναλυτικές από τις φόρμες συμβουλευτικής. Εξερευνούν την ακριβή περίπτωση του υποψηφίου, την τωρινή του λύση, τι δεν δουλεύει, πώς μοιάζει η επιτυχία για εκείνον, τις παραμέτρους του προϋπολογισμού του, το χρονοδιάγραμμα και ποιος άλλος πρέπει να εγκρίνει. Αυτές είναι οι πληροφορίες που χρησιμοποιεί η ομάδα πωλήσεών σου για να αποφασίσει αν θα προχωρήσει και πώς θα παρουσιάσει τη λύση σου.
Οι φόρμες γνωριμίας δουλεύουν όταν μοιάζουν με συζήτηση και όχι με ανάκριση. Οι καλύτερες φόρμες γνωριμίας χρησιμοποιούν τη φόρμα ως εργαλείο κατά την κλήση για να καταγράφεις σημειώσεις ενώ μιλάς, όχι ως εμπόδιο για να ξεκινήσει η συζήτηση.
Βασικές διαφορές ανάμεσα στη φόρμα συμβουλευτικής και τη φόρμα κλήσης γνωριμίας
Οι φόρμες συμβουλευτικής είναι ο θυρωρός. Απαντούν στο «Αξίζει να συναντήσω αυτό το άτομο;» Οι φόρμες γνωριμίας είναι το φίλτρο. Απαντούν στο «Αξίζει να κυνηγήσω αυτή τη συμφωνία;»
Η φόρμα συμβουλευτικής βρίσκεται στην ιστοσελίδα σου πριν κλειστεί συνάντηση. Κάποιος τη συμπληρώνει και μετά βλέπει το ημερολόγιό σου. Η φόρμα γνωριμίας γίνεται αφού προγραμματιστεί η συνάντηση, αλλά πριν ή κατά τη διάρκεια της κλήσης. Ένας υποψήφιος μπορεί να παραλείψει τη φόρμα συμβουλευτικής και να κλείσει απευθείας (κάποιες ομάδες δεν τις χρησιμοποιούν), αλλά η φόρμα γνωριμίας είναι μέρος της διαδικασίας πωλήσεών σου.
Οι φόρμες συμβουλευτικής είναι συνήθως σύντομες. Πέντε με οκτώ ερωτήσεις το πολύ. Ο υποψήφιος πρόκειται να μπει στο ημερολόγιό σου, άρα θέλει να προχωρήσει. Πολλές ερωτήσεις πριν την κράτηση σκοτώνουν την ολοκλήρωση της φόρμας. Οι φόρμες γνωριμίας μπορούν να είναι μεγαλύτερες γιατί ο υποψήφιος έχει ήδη δεσμευτεί σε μια κλήση. Θα απαντήσει σε 15 ή 20 ερωτήσεις αν τον βοηθά να προετοιμαστεί.
Οι φόρμες συμβουλευτικής αφορούν τον υποψήφιο. Οι φόρμες γνωριμίας αφορούν την ευκαιρία. Η φόρμα συμβουλευτικής ρωτά «Ποιος είσαι και ποια είναι η γενική σου περίπτωση;» Η φόρμα γνωριμίας ρωτά «Πες μας τα πάντα για αυτό το συγκεκριμένο έργο ώστε να ξέρουμε πώς να βοηθήσουμε.»
Πότε να χρησιμοποιήσεις φόρμα συμβουλευτικής
Χρησιμοποίησε φόρμα συμβουλευτικής αν θέλεις να ελέγχεις το ημερολόγιό σου. Αν οποιοσδήποτε μπορεί να κλείσει τον χρόνο σου, καταλήγεις με συνεχόμενες κλήσεις με ανθρώπους που δεν ταιριάζουν. Μια φόρμα συμβουλευτικής μπροστά από το ημερολόγιο κρατήσεων το αποτρέπει.
Χρησιμοποίησε φόρμα συμβουλευτικής αν οι υπηρεσίες σου είναι ακριβές. Αν χρεώνεις 10.000 $+ για ένα έργο ή η μηνιαία συνεργασία σου είναι σημαντική, ο υποψήφιος πρέπει να απαντήσει σε ερωτήσεις αξιολόγησης πριν κλειδώσει τον χρόνο σου. Πρέπει να περιμένει να δώσει πληροφορίες πριν την κράτηση, κι εσύ να περιμένεις να ελέγξεις την καταλληλότητά του πριν δεχτείς τη συνάντηση.
Χρησιμοποίησε φόρμα συμβουλευτικής αν έχεις πολλές υπηρεσίες και πρέπει να στέλνεις τους ανθρώπους στο σωστό άτομο. Μια φόρμα συμβουλευτικής μπορεί να ρωτά «Τι προσπαθείς να λύσεις;» και με βάση την απάντηση να τους στέλνει στον υπεύθυνο web design, στον στρατηγικό marketing ή στον προγραμματιστή. Η δρομολόγηση ημερολογίου εξοικονομεί διοικητικό χρόνο.
Χρησιμοποίησε φόρμα συμβουλευτικής αν θέλεις να μειώσεις τις απουσίες. Όταν κάποιος συμπληρώνει μια φόρμα συμβουλευτικής με λεπτομέρειες, έχει επενδύσει στη διαδικασία. Τα ποσοστά απουσίας πέφτουν όταν οι άνθρωποι πρέπει να δώσουν πληροφορίες πριν την κράτηση.
Πότε να χρησιμοποιήσεις φόρμα κλήσης γνωριμίας
Χρησιμοποίησε φόρμα κλήσης γνωριμίας αν η ομάδα πωλήσεών σου χρειάζεται σταθερές πληροφορίες για να αξιολογεί ευκαιρίες. Μια φόρμα μαζεύει τα ίδια δεδομένα από κάθε υποψήφιο, ώστε να συγκρίνεις όμοια με όμοια σε όλη τη ροή σου.
Χρησιμοποίησε φόρμα κλήσης γνωριμίας αν έχεις σύνθετη λύση με πολλές πιθανές διαμορφώσεις. Η ομάδα πωλήσεών σου πρέπει να καταλάβει τη συγκεκριμένη περίπτωση του υποψηφίου για να ξέρει τι να προτείνει. Η φόρμα γνωριμίας μαζεύει τις πληροφορίες που χρειάζονται για σωστή τοποθέτηση.
Χρησιμοποίησε φόρμα κλήσης γνωριμίας αν ο κύκλος πωλήσεών σου είναι μακρύς και οι αποφάσεις σύνθετες. Οι πωλήσεις B2B με πολλούς εμπλεκόμενους, μεγάλους προϋπολογισμούς και μακριά χρονοδιαγράμματα εφαρμογής χρειάζονται φόρμες γνωριμίας για να καταγράφουν από την αρχή τις διαδικασίες έγκρισης προϋπολογισμού, τους περιορισμούς χρόνου και τα στοιχεία του υπεύθυνου απόφασης.
Χρησιμοποίησε φόρμα κλήσης γνωριμίας αν θέλεις να παρακολουθείς συστηματικά τη διαδικασία πωλήσεών σου. Η φόρμα γνωριμίας γίνεται μέρος της ροής εργασίας του CRM σου. Κάθε ευκαιρία έχει τα ίδια πεδία καταγεγραμμένα, ώστε να αναφέρεις ροή συμφωνιών, ποσοστά αξιολόγησης και ταχύτητα πωλήσεων.
Δομή και στρατηγική πεδίων της φόρμας συμβουλευτικής
Μια φόρμα συμβουλευτικής δεν πρέπει ποτέ να ξεπερνά τις 8 ερωτήσεις. Ο επισκέπτης απέχει ένα κλικ από το να κλείσει το ημερολόγιό σου. Κάθε επιπλέον πεδίο σου κοστίζει ολοκληρώσεις. Ένας επισκέπτης θα εγκαταλείψει μια φόρμα 15 πεδίων και θα βρει έναν ανταγωνιστή που είναι πιο εύκολο να τον προσεγγίσει.
Ο στόχος είναι να μαζέψεις μόνο τις πληροφορίες που χρειάζεσαι για να αποφασίσεις αν θα δεχτείς τη συνάντηση. Αν δεν χρειάζεσαι την απάντηση για αυτή την απόφαση, αφαίρεσε το πεδίο.
Βασικά πεδία της φόρμας συμβουλευτικής
1. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας. Ξεκίνα πάντα με όνομα, email και τηλέφωνο. Δεν διαπραγματεύονται.
2. Τι σε φέρνει εδώ; Χρησιμοποίησε μια σύντομη ανοιχτή ερώτηση όπως «Ποιο πρόβλημα προσπαθείς να λύσεις;» ή «Τι θέλεις να πετύχεις;» Αυτό σου λέει αν ταιριάζει. Αν η απάντησή του δεν συμφωνεί με αυτό που κάνεις, μπορείς να αρνηθείς τη συνάντηση στο email απάντησής σου.
3. Χρονοδιάγραμμα. Ρώτα «Πότε θέλεις να ξεκινήσεις;» ή «Πόσο επείγον είναι για εσένα;» Χρησιμοποίησε αναπτυσσόμενη λίστα με επιλογές όπως «Το συντομότερο», «Μέσα σε 30 ημέρες», «3 έως 6 μήνες», «Απλά ψάχνω». Έτσι φιλτράρεις όσους είναι ακόμα στη φάση της έρευνας, αν θέλεις να συναντάς μόνο ανθρώπους έτοιμους να προχωρήσουν σύντομα.
4. Προϋπολογισμός ή εύρος επένδυσης. Ρώτα «Σε ποιο εύρος προϋπολογισμού κινείσαι;» Είναι άβολο να ρωτηθεί αλλά απαραίτητο. Χρησιμοποίησε εύρη, όχι ανοιχτό πεδίο (5K-10K $, 10K-25K $, 25K-50K $, 50K+ $). Οι άνθρωποι θα το συμπληρώσουν πιο ειλικρινά από ένα πεδίο ελεύθερου κειμένου και παίρνεις συγκρίσιμα δεδομένα. Αν κάποιος ψάχνει λύση 500 $ και το ελάχιστό σου είναι 5.000 $, εξοικονομείτε και οι δύο χρόνο αν το ξέρετε από την αρχή.
5. Ερώτηση για εξουσία και υπεύθυνο απόφασης. Ρώτα «Είσαι ο κύριος υπεύθυνος απόφασης για αυτό το έργο;» ή «Ποιος άλλος θα εμπλακεί σε αυτή την απόφαση;» Αν η απάντηση είναι «Πρέπει να πάρω έγκριση από το αφεντικό μου», ξέρεις ότι ο κύκλος πωλήσεων είναι μεγαλύτερος. Αν πρέπει να εγκρίνουν πολλά άτομα, η συμβουλευτική σου μπορεί να γίνει ομαδική κλήση ή να χρειαστεί σύμφωνη γνώμη από ανθρώπους που δεν ήταν στην αρχική συζήτηση.
6. Πηγή. Ρώτα «Πώς μας έμαθες;» Αυτά είναι δεδομένα marketing. Μαθαίνεις ποια κανάλια φέρνουν ποιοτικούς υποψήφιους. Αν η Google φέρνει υποψήφιους με σοβαρούς προϋπολογισμούς και οι συστάσεις φέρνουν ανθρώπους που απλά ψάχνουν, βελτιστοποιείς διαφορετικά τα έξοδα marketing.
7. Κλάδος ή τύπος εταιρείας. Ρώτα «Σε ποιον κλάδο δουλεύεις;» ή «Τι είδους επιχείρηση είσαι;» Αν ειδικεύεσαι σε συγκεκριμένους κλάδους, αυτό σε βοηθά να στείλεις τον υποψήφιο στο σωστό άτομο ή να προσαρμόσεις την προσέγγισή σου στην κλήση.
8. Επιπλέον πλαίσιο (προαιρετικό). Ρώτα «Υπάρχει κάτι άλλο που θέλεις να ξέρουμε πριν την κλήση μας;» Αυτό το πεδίο είναι προαιρετικό. Καταγράφει ό,τι δεν χωράει στα δομημένα πεδία αλλά μπορεί να είναι σημαντικό για την ομάδα σου.
Τι ΔΕΝ πρέπει να ρωτάς σε φόρμα συμβουλευτικής
Μη ρωτάς για τη λύση σου. Το «Πόσα μέλη ομάδας έχεις;» ή το «Ποια πλατφόρμα χρησιμοποιείς τώρα;» μπορεί να έχει σχέση με την παρουσίασή σου, αλλά δεν έχει σχέση με την απόφαση να δεχτείς τη συνάντηση. Ρώτα τα στην κλήση, όχι στη φόρμα.
Μη ρωτάς πολλές παραλλαγές της ίδιας ερώτησης. Το «Ποια είναι η μεγαλύτερη πρόκληση που αντιμετωπίζεις;» και μετά το «Πες μας για άλλες προκλήσεις» είναι και τα δύο ανοιχτά πεδία που ρωτούν το ίδιο πράγμα. Διάλεξε ένα.
Μη ζητάς αναλυτικές πληροφορίες που ενδιαφέρουν μόνο την ομάδα πωλήσεών σου. Το «Περίγραψε την τεχνική σου υποδομή» ή το «Πες μας για την τωρινή ροή εργασίας σου» ανήκουν σε φόρμα γνωριμίας που γίνεται κατά τη διάρκεια ή πριν την κλήση, όχι στη φόρμα κράτησης. Προσπαθείς να τους κάνεις να κλείσουν, όχι να κάνουν τεχνικό έλεγχο πριν σε συναντήσουν.
Δομή και στρατηγικά πεδία της φόρμας κλήσης γνωριμίας
Μια φόρμα κλήσης γνωριμίας αντέχει περισσότερα πεδία γιατί ο υποψήφιος έχει ήδη δεσμευτεί στην κλήση. Μπορείς να ρωτήσεις 15 με 20 ερωτήσεις αν είναι καλά οργανωμένες και εύκολες στην απάντηση. Αλλά περισσότερες ερωτήσεις σημαίνει πάλι χαμηλότερη ολοκλήρωση. Κράτα μόνο τα πεδία που μετράνε για τη διαδικασία πωλήσεών σου.
Βασικές ενότητες της φόρμας γνωριμίας
Ενότητα 1: Η κατάσταση. Ξεκίνα καταλαβαίνοντας την τωρινή κατάσταση του υποψηφίου. Χρησιμοποίησε ερωτήσεις όπως «Περίγραψε την τωρινή σου κατάσταση», «Τι δεν δουλεύει με αυτό που έχεις τώρα;» ή «Πες μας βήμα βήμα τη σημερινή σου διαδικασία.» Αυτές οι ερωτήσεις βοηθούν την ομάδα σου να καταλάβει με τι έχει να κάνει ο υποψήφιος. Θέλουν χρόνο για να απαντηθούν, αλλά γίνονται στην αρχή της φόρμας, πριν εμφανιστεί η κούραση.
Ενότητα 2: Ο στόχος. Ρώτα «Πώς μοιάζει η επιτυχία;» ή «Τι θα έπρεπε να αλλάξει για να θεωρήσεις ότι λύθηκε;» Αυτό είναι κρίσιμο. Ένας υποψήφιος μπορεί να θέλει να αυξήσει τα έσοδα, να μειώσει το κόστος, να γλιτώσει χρόνο ή να βελτιώσει την ποιότητα. Η λύση σου ταιριάζει διαφορετικά σε διαφορετικούς στόχους. Όταν καταλαβαίνεις τον στόχο του, διαμορφώνεις τη σύστασή σου.
Ενότητα 3: Οι περιορισμοί. Εξερεύνησε προϋπολογισμό, χρονοδιάγραμμα και τεχνικούς περιορισμούς. Ρώτα «Σε ποιο εύρος προϋπολογισμού κινείσαι;» «Πότε το χρειάζεσαι σε λειτουργία;» «Υπάρχουν τεχνικοί περιορισμοί που πρέπει να ξέρουμε;» Αυτά είναι τα σκληρά όρια που καθορίζουν αν η λύση σου είναι εφικτή.
Ενότητα 4: Η διαδικασία απόφασης. Ρώτα «Ποιος άλλος πρέπει να το εγκρίνει;» «Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα της απόφασής σου;» «Τι θα χρειαζόσουν να δεις για να προχωρήσεις;» Αυτές οι ερωτήσεις δείχνουν αν μιλάς με υπεύθυνο απόφασης ή με επηρεαστή, πόσο θα κρατήσει ο κύκλος πωλήσεων και σε ποιο στάδιο βρίσκεται η συμφωνία.
Ενότητα 5: Η τωρινή κατάσταση. Ρώτα «Ποια εργαλεία ή προμηθευτές χρησιμοποιείς τώρα;» «Πόσα ξοδεύεις τώρα για αυτό;» Αυτές οι ερωτήσεις σε βοηθούν να καταλάβεις την ανταγωνιστική σου θέση και το κόστος αλλαγής που αντιμετωπίζει ο υποψήφιος.
Κινητό και ζητήματα πριν την κλήση
Κάποιοι υποψήφιοι συμπληρώνουν φόρμες γνωριμίας στο κινητό στα πέντε λεπτά πριν ξεκινήσει η κλήση. Άλλοι τις συμπληρώνουν από υπολογιστή την προηγούμενη μέρα. Η φόρμα σου πρέπει να δουλεύει και στα δύο. Κράτα σύντομα τα πεδία κειμένου. Μη ζητάς απαντήσεις μεγέθους έκθεσης αν γίνεται. Χρησιμοποίησε βαθμολογίες, αναπτυσσόμενες λίστες ή πολλαπλή επιλογή όταν μπορείς. Ένας υποψήφιος που τη συμπληρώνει από κινητό δεν πρέπει να γράφει τρεις παραγράφους σε μικρή οθόνη.
Για φόρμες γνωριμίας που στέλνονται πριν την κλήση, βάλε μια σημείωση: «Θα το χρησιμοποιήσουμε στη συζήτησή μας. Μας βοηθά να προετοιμαστούμε να μιλήσουμε για ό,τι μετράει περισσότερο για εσένα.» Έτσι η φόρμα φαίνεται συνεργατική και όχι παρεμβατική.
Θέση της φόρμας συμβουλευτικής και σύνδεση με κρατήσεις
Η φόρμα συμβουλευτικής βρίσκεται ανάμεσα στη landing page σου και στο ημερολόγιο κρατήσεων. Κάποιος πατά «Κλείσε συμβουλευτική» ή «Κλείσε συνάντηση», συμπληρώνει τη φόρμα σου και μετά βλέπει το ημερολόγιό σου με τις διαθέσιμες ώρες.
Οι περισσότερες ομάδες χρησιμοποιούν εργαλεία ημερολογίου που επιτρέπουν προφιλτράρισμα με φόρμα. Μπορείς να ορίσεις κανόνες όπως «Δείξε διαθεσιμότητα μόνο αν ο προϋπολογισμός είναι πάνω από 10K $» ή «Στείλε στο άτομο Α αν επέλεξε την υπηρεσία Χ». Αυτή η αυτοματοποίηση γλιτώνει την ομάδα σου από το να ελέγχει φόρμες και να μπλοκάρει χειροκίνητα ημερολόγια.
Αν το εργαλείο ημερολογίου σου δεν υποστηρίζει προφιλτράρισμα με φόρμα, έχεις δύο επιλογές. Ή ελέγχεις τις φόρμες και εγκρίνεις/απορρίπτεις χειροκίνητα την πρόσβαση στην κράτηση, ή φτιάχνεις μια έξυπνη φόρμα που στέλνει διαφορετικούς συνδέσμους κράτησης ανάλογα με τις απαντήσεις του υποψηφίου. Αν απαντήσει «Χρειάζομαι βοήθεια με το Χ», στείλ' τον στο ημερολόγιο του ειδικού Χ. Αν απαντήσει «Χρειάζομαι βοήθεια με το Ψ», στείλ' τον στο ημερολόγιο του ειδικού Ψ.
Η φόρμα πρέπει να εμφανίζεται στην ίδια σελίδα ή αμέσως μετά το κλικ στο CTA, όχι θαμμένη σε ξεχωριστή σελίδα. Όσο λιγότερα τα βήματα ανάμεσα στο «θέλω να κλείσω» και το «μπορώ να κλείσω», τόσο μεγαλύτερη η μετατροπή. Μια ροή τριών σελίδων (κλικ στο CTA, φόρμα, ημερολόγιο) είναι αποδεκτή. Μια ροή πέντε σελίδων (κλικ στο CTA, φόρμα, έλεγχος, επιβεβαίωση, ημερολόγιο) σκοτώνει τις ολοκληρώσεις.
Χρονισμός της φόρμας γνωριμίας και σύνδεση με τη διαδικασία πωλήσεων
Κάποιες ομάδες στέλνουν τη φόρμα γνωριμίας 24 ώρες πριν την προγραμματισμένη κλήση με ένα μήνυμα όπως «Για να προετοιμαστούμε, μπορείς να τη συμπληρώσεις πριν συναντηθούμε;» Έτσι η ομάδα σου έχει χρόνο να τη διαβάσει και να έρθει προετοιμασμένη.
Άλλες ομάδες τη συμπληρώνουν με τον υποψήφιο κατά την κλήση. Ο εκπρόσωπος πωλήσεων είναι στην κλήση και κρατά σημειώσεις, και η φόρμα είναι απλά ένα δομημένο σύστημα σημειώσεων. Η φόρμα γίνεται οι σημειώσεις της κλήσης. Αυτό δουλεύει όταν η φόρμα σου είναι φτιαγμένη για να συμπληρώνεται κατά τη συζήτηση και όχι να απαντιέται σαν εργασία για το σπίτι.
Λίγες ομάδες χρησιμοποιούν τις φόρμες γνωριμίας ως ασύγχρονη παραλαβή πριν την κλήση. Οι υποψήφιοι τη συμπληρώνουν ενώ είναι σε λίστα αναμονής και η ομάδα σου τη διαβάζει πριν αφήσει να ξεκινήσει η κλήση. Έτσι ο εκπρόσωπος πωλήσεών σου δεν μιλά ποτέ σε ανέτοιμη γνωριμία.
Όποιον χρονισμό κι αν διαλέξεις, βάλε προσδοκίες από την αρχή. Αν στέλνεις φόρμα πριν την κλήση, ενημέρωσέ τους όταν στέλνεις την πρόσκληση ημερολογίου. «Στέλνουμε μια σύντομη φόρμα πριν την κλήση για να προετοιμαστούμε. Παίρνει περίπου 10 λεπτά.» Μην τους εκπλήξεις με μακριά φόρμα το βράδυ πριν την κλήση.
Αξιολόγηση υποψηφίων χωρίς υπερβολικό φιλτράρισμα
Η φόρμα συμβουλευτικής φιλτράρει τους υποψήφιους, αλλά μπορεί και να διώξει καλούς. Αν η φόρμα σου δείχνει ότι κρίνεις αν αξίζουν τη συνάντηση πριν προλάβουν να εξηγήσουν, θα βρουν έναν ανταγωνιστή με πιο εύκολη πρόσβαση.
Η ισορροπία είναι να ζητάς αρκετές πληροφορίες για να αξιολογήσεις χωρίς να ζητάς τόσα ώστε να φαίνεσαι παρεμβατικός. Οι ερωτήσεις για προϋπολογισμό και χρονοδιάγραμμα είναι δίκαιες. Βοηθούν και εσένα και τον υποψήφιο να δείτε αν έχει νόημα. Αλλά το να ζητάς αναλυτικό τεχνικό έλεγχο ή πλήρη ανάλυση επιχείρησης πριν σε συναντήσουν μοιάζει με δουλειά και όχι με συζήτηση.
Οι καλύτερες φόρμες συμβουλευτικής έχουν μια γραμμή όπως «Ρωτάμε αυτά για να προετοιμαστούμε για τη συζήτησή μας και να βεβαιωθούμε ότι ταιριάζουμε και οι δύο.» Έτσι η φόρμα φαίνεται αμοιβαία αξιολόγηση και όχι μονόπλευρο φιλτράρισμα.
Για τις φόρμες γνωριμίας, πλαισίωσέ τες με τον ίδιο τρόπο. «Αυτές οι ερωτήσεις μας βοηθούν να καταλάβουμε τη συγκεκριμένη περίπτωσή σου ώστε να δούμε πώς μπορούμε να βοηθήσουμε καλύτερα.» Αυτό είναι αληθινό και φαίνεται συνεργατικό αντί για παρεμβατικό.
Πώς να αυξήσεις τα ποσοστά ολοκλήρωσης της φόρμας συμβουλευτικής
Μια φόρμα συμβουλευτικής με 8 ερωτήσεις πρέπει να έχει ποσοστό ολοκλήρωσης 70 με 80 τοις εκατό αν βρίσκεται στη σωστή θέση και φαίνεται απαραίτητη. Αν το ποσοστό σου είναι κάτω από 60 τοις εκατό, κάτι στη φόρμα προκαλεί τριβή.
Τα πιο συνηθισμένα σημεία τριβής είναι τα πολλά πεδία, οι ασαφείς ερωτήσεις ή οι ερωτήσεις προϋπολογισμού και εξουσίας που φαίνονται παρεμβατικές. Αν οι υποψήφιοι εγκαταλείπουν στην ερώτηση του προϋπολογισμού, είτε αφαίρεσέ την είτε ξαναδιατύπωσέ την. Το «Σε ποιο εύρος προϋπολογισμού κινείσαι;» φαίνεται λιγότερο παρεμβατικό από το «Πόσα είσαι διατεθειμένος να ξοδέψεις;» Το πρώτο είναι συνεργατικό. Το δεύτερο μοιάζει να τους δοκιμάζεις.
Κάν' την πρόοδο ορατή. Αν η φόρμα σου έχει πολλά βήματα ή ενότητες, δείξε «Βήμα 1 από 3» ώστε ο υποψήφιος να ξέρει ότι δεν αντιμετωπίζει ατελείωτη φόρμα. Ένας υποψήφιος μπορεί να ολοκληρώσει μια φόρμα τριών βημάτων αλλά να εγκαταλείψει μια φόρμα μίας σελίδας με 15 πεδία, γιατί η μία σελίδα φαίνεται συντριπτική.
Κράτα ελάχιστες τις υποχρεώσεις πεδίων. Σημείωσε ως υποχρεωτικά μόνο τα πραγματικά απαραίτητα. Αν κάποιος παραλείψει το πεδίο «κλάδος», μπορείς ακόμα να κάνεις καλή κλήση. Αν παραλείψει το τηλέφωνό του, δεν μπορείς να τον βρεις. Τα υποχρεωτικά πεδία πρέπει να είναι όνομα, email, περιγραφή προβλήματος και χρονοδιάγραμμα. Όλα τα άλλα μπορούν να είναι προαιρετικά.
Δοκίμασε τη φόρμα σου στο κινητό πριν την ανεβάσεις. Αν τα πεδία είναι στριμωγμένα ή δύσκολο να πατηθούν, η ολοκλήρωση πέφτει. Τα πεδία πρέπει να έχουν ύψος τουλάχιστον 44 pixel ώστε να πατιούνται με ακρίβεια με τον αντίχειρα. Οι ετικέτες πρέπει να είναι πάνω από τα πεδία, όχι στο πλάι.
Πώς να αυξήσεις τα ποσοστά ολοκλήρωσης της φόρμας γνωριμίας
Οι φόρμες γνωριμίας ολοκληρώνονται σε χαμηλότερα ποσοστά από τις φόρμες συμβουλευτικής γιατί ζητούν περισσότερο βάθος. Μια φόρμα γνωριμίας με 15 ερωτήσεις μπορεί να έχει 50 με 70 τοις εκατό ολοκλήρωση. Αν η δική σου είναι κάτω από 50 τοις εκατό, οι άνθρωποι εγκαταλείπουν πριν τελειώσουν.
Ο μεγαλύτερος εχθρός της ολοκλήρωσης είναι τα ανοιχτά πεδία κειμένου. Κάθε ερώτηση που θέλει παράγραφο μειώνει την ολοκλήρωση. Περιόρισε τις ανοιχτές ερωτήσεις σε τρεις το πολύ. Χρησιμοποίησε βαθμολογίες, αναπτυσσόμενες λίστες, πολλαπλή επιλογή και ερωτήσεις κατάταξης για όλα τα άλλα. Ένας υποψήφιος θα απαντήσει στο «Βαθμολόγησε την τωρινή σου κατάσταση από 1 έως 5» πιο γρήγορα απ' ό,τι θα γράψει μια παράγραφο που την περιγράφει.
Ομαδοποίησε τις σχετικές ερωτήσεις με καθαρούς τίτλους ενοτήτων. Ο υποψήφιος βλέπει «Ενότητα 1: Η κατάσταση» και ξέρει τι κατηγορία ερωτήσεων να περιμένει. Χωρίς τίτλους, το πήδημα ανάμεσα σε θέματα μοιάζει χαοτικό και οι άνθρωποι εγκαταλείπουν.
Ρώτα με σειρά σημασίας. Αν οι τρεις πιο σημαντικές ερωτήσεις σου είναι στο τέλος και ο υποψήφιος εγκαταλείψει μετά τις πρώτες πέντε, χάνεις τα δεδομένα που σε νοιάζουν περισσότερο. Ξεκίνα με τις ερωτήσεις υψηλότερης προτεραιότητας.
Για φόρμες που στέλνονται πριν την κλήση, ακολούθησε με τηλεφώνημα ή μήνυμα αν κάποιος δεν την ολοκληρώσει. «Σου στείλαμε μια φόρμα για να προετοιμαστούμε. Μπορούμε να απαντήσουμε σε ερωτήσεις για αυτήν;» Μια ήπια υπενθύμιση φέρνει πίσω 20 με 30 τοις εκατό των ανθρώπων που ξεκίνησαν αλλά δεν τελείωσαν.
Πώς σε βοηθά το WEMASY με τις φόρμες συμβουλευτικής και κλήσης γνωριμίας
Στον Δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα συμβουλευτικής ή κλήσης γνωριμίας στην ιστοσελίδα σου. Οι υποβολές φτάνουν με email και στον πίνακα ελέγχου σου. Για περισσότερα για το πώς οι φόρμες φέρνουν αποτελέσματα στην επιχείρηση, δες τον οδηγό μας για τις φόρμες ιστοσελίδας και τη σημασία τους.