Η φόρμα επικοινωνίας σου μάζεψε 12.000 υποβολές μέσα σε τρία χρόνια. Όνομα, email, τηλέφωνο και κείμενο μηνύματος για κάθε άνθρωπο που σε προσέγγισε. Κανείς στην ομάδα σου δεν έχει κοιτάξει υποβολές παλαιότερες από έξι μήνες. Τα δεδομένα κάθονται σε μια βάση, σε εισερχόμενα email και σε συνδεδεμένα υπολογιστικά φύλλα. Μεγαλώνουν αθόρυβα και κανείς δεν έχει σχέδιο για το πότε θα φύγουν.
Αυτό είναι πρόβλημα διατήρησης δεδομένων. Οι νόμοι περί απορρήτου θέλουν να κρατάς προσωπικά δεδομένα μόνο όσο τα χρειάζεσαι. Χρόνια ξεχασμένων υποβολών φέρνουν νομικό ρίσκο, έκθεση σε κινδύνους ασφαλείας και κόστος αποθήκευσης, χωρίς κανένα όφελος για την επιχείρηση.
Η πολιτική διατήρησης δεδομένων για τις υποβολές φορμών το λύνει, με σαφείς κανόνες για το πόσο κρατάς τα δεδομένα και πότε τα διαγράφεις.
Τι είναι η πολιτική διατήρησης δεδομένων;
Η πολιτική διατήρησης δεδομένων είναι ένα γραπτό σύνολο κανόνων που ορίζει πόσο αποθηκεύει η επιχείρησή σου συγκεκριμένα είδη δεδομένων και πότε αυτά διαγράφονται ή αρχειοθετούνται. Για τις υποβολές φορμών απαντά στο εξής: πόσο καιρό κρατάμε αιτήματα επικοινωνίας, αιτήματα προσφοράς, στοιχεία αιτήσεων και άλλες πληροφορίες που συλλέγουμε;
Η πολιτική καλύπτει ποια δεδομένα κρατιούνται, για πόσο, πού αποθηκεύονται, ποιος έχει πρόσβαση και ποια είναι η διαδικασία διαγραφής όταν λήξει η περίοδος διατήρησης.
Κάθε επιχείρηση που συλλέγει προσωπικά δεδομένα από φόρμες ιστοσελίδας χρειάζεται πολιτική διατήρησης, όσο μικρή κι αν είναι. Οι κανονισμοί απορρήτου το περιμένουν και οι πελάτες ρωτούν όλο και πιο συχνά.
Γιατί μετράει η διατήρηση των δεδομένων φορμών
Οι υποβολές φορμών έχουν προσωπικά στοιχεία: ονόματα, email, τηλέφωνα, διευθύνσεις και κάποιες φορές ευαίσθητες λεπτομέρειες, όπως πληροφορίες υγείας ή οικονομικά δεδομένα. Αν τα κρατάς για πάντα, αυξάνεις το ρίσκο σου.
Μια διαρροή που εκθέτει χρόνια παλιών υποβολών είναι χειρότερη από μια διαρροή πρόσφατων δεδομένων. Περισσότερες εγγραφές σημαίνουν περισσότερους ανθρώπους που επηρεάζονται, μεγαλύτερο κόστος ειδοποίησης και μεγαλύτερη ζημιά στη φήμη.
Οι κανονισμοί απορρήτου, όπως ο GDPR και ο CCPA, απαιτούν ελαχιστοποίηση δεδομένων. Συλλέγεις μόνο όσα χρειάζεσαι, τα χρησιμοποιείς για τον σκοπό που δήλωσες και τα διαγράφεις όταν ο σκοπός εκπληρωθεί. Η πολιτική διατήρησης κάνει αυτή την απαίτηση πράξη.
Πώς να ορίσεις περιόδους διατήρησης για τα δεδομένα φορμών
Οι περίοδοι διατήρησης εξαρτώνται από τον τύπο της φόρμας και τις νομικές σου υποχρεώσεις. Δεν υπάρχει καθολικό χρονοδιάγραμμα, αλλά αυτές οι οδηγίες σε βοηθούν να αποφασίσεις.
Υποβολές φόρμας επικοινωνίας: κράτα τες 12 με 24 μήνες αφού λυθεί το αίτημα. Όταν έχεις απαντήσει και η συζήτηση έχει τελειώσει, τα δεδομένα δεν εξυπηρετούν πια κανέναν σκοπό.
Φόρμες προσφοράς και αιτήματος υπηρεσίας: κράτα τες όσο διαρκεί η επαγγελματική σχέση συν 12 μήνες. Αν ο άνθρωπος γίνει πελάτης, η διατήρηση επεκτείνεται ώστε να καλύψει εγγύηση, υποστήριξη και φορολογικές απαιτήσεις.
Εγγραφές σε newsletter: κράτα τες μέχρι ο άνθρωπος να διαγραφεί από τη λίστα και μετά διέγραψέ τες μέσα σε 30 ημέρες. Μια διεύθυνση email χωρίς ενεργή συνδρομή δεν έχει επαγγελματικό λόγο να αποθηκεύεται.
Φόρμες αιτήσεων και εισαγωγής στοιχείων: η διατήρηση μπορεί να ρυθμίζεται από το εργατικό δίκαιο ή από κανονισμούς του κλάδου. Κάποιες χώρες απαιτούν να κρατάς τα στοιχεία αιτήσεων από ένα έως τρία χρόνια. Έλεγξε τις τοπικές απαιτήσεις.
Πού αποθηκεύονται τα δεδομένα των φορμών
Οι υποβολές φορμών σπάνια βρίσκονται σε ένα μόνο μέρος. Μπορεί να υπάρχουν στη βάση του εργαλείου φορμών, στα εισερχόμενα email σου, σε ένα συνδεδεμένο CRM, σε εξαγωγή σε υπολογιστικό φύλλο και σε αρχεία αντιγράφων ασφαλείας. Η πολιτική διατήρησης πρέπει να καλύπτει όλα τα σημεία.
Έλεγξε κάθε προορισμό όπου καταλήγουν τα δεδομένα των φορμών. Κατάγραψε κάθε σημείο αποθήκευσης, ποιος έχει πρόσβαση και αν τα δεδομένα διαγράφονται αυτόματα ή χρειάζονται χειροκίνητο καθάρισμα. Μια πολιτική που καλύπτει μόνο το εργαλείο φορμών και αγνοεί τα αρχεία email είναι ελλιπής.
Δες τη ρύθμιση για την ασφάλεια δεδομένων φορμών, για να βεβαιωθείς ότι τα σημεία αποθήκευσης έχουν κρυπτογράφηση και ελέγχους πρόσβασης ανάλογους με την ευαισθησία των δεδομένων.
Εφαρμογή της πολιτικής διατήρησης
Γράψε την πολιτική. Βάλε την περίοδο διατήρησης για κάθε τύπο φόρμας, τη διαδικασία διαγραφής και ποιος ευθύνεται για την τήρησή της. Φύλαξε την πολιτική κάπου που η ομάδα σου μπορεί να τη βρίσκει.
Βάλε υπενθυμίσεις στο ημερολόγιο για κύκλους ελέγχου των δεδομένων. Οι τριμηνιαίοι έλεγχοι δουλεύουν για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις. Σε κάθε έλεγχο βρες τις υποβολές που πέρασαν την ημερομηνία διατήρησης και διέγραψέ τες από όλα τα σημεία αποθήκευσης.
Αυτοματοποίησε τη διαγραφή όπου γίνεται. Κάποια εργαλεία φορμών και συστήματα CRM υποστηρίζουν αυτόματη λήξη δεδομένων. Η χειροκίνητη διαγραφή αρκεί για μικρούς όγκους, αλλά γίνεται επιρρεπής σε λάθη όσο μεγαλώνει ο αριθμός των υποβολών.
Ευθυγράμμισε την πολιτική διατήρησης με τις υποχρεώσεις σου για τη συμμόρφωση με τους κανόνες απορρήτου. Η πολιτική απορρήτου σου πρέπει να αναφέρει τις περιόδους διατήρησης, ώστε οι επισκέπτες να ξέρουν πόσο καιρό κρατιούνται τα δεδομένα τους.
Τι να πεις στους επισκέπτες για τη διατήρηση δεδομένων
Η πολιτική απορρήτου σου πρέπει να λέει πόσο κρατάς τα δεδομένα υποβολών φορμών. Δουλεύουν καλύτερα απλά λόγια: "Κρατάμε τις υποβολές της φόρμας επικοινωνίας για 18 μήνες αφού λυθεί το αίτημά σου και μετά τις διαγράφουμε."
Αν ένας επισκέπτης ζητήσει διαγραφή πριν λήξει η περίοδος διατήρησης, δέξου το αίτημα, εκτός αν έχεις νομικό λόγο να κρατήσεις τα δεδομένα. Κατάγραψε τα αιτήματα διαγραφής και τις απαντήσεις σου για τα αρχεία συμμόρφωσης.
Η διατήρηση δεδομένων δεν είναι συναρπαστική δουλειά, αλλά προστατεύει την επιχείρησή σου και σέβεται τους ανθρώπους που σου εμπιστεύτηκαν τα στοιχεία τους. Όρισε τους κανόνες, τήρησέ τους με συνέπεια και έλεγχέ τους κάθε χρόνο.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο να κρατάω τις υποβολές της φόρμας επικοινωνίας;
Δώδεκα με είκοσι τέσσερις μήνες αφού λυθεί το αίτημα είναι συνηθισμένο πρότυπο για τις φόρμες επικοινωνίας. Αν χρειάζεσαι τα δεδομένα για μια ενεργή επαγγελματική σχέση, κράτα τα όσο διαρκεί η σχέση συν δώδεκα μήνες. Διέγραψε παλιά αιτήματα που δεν έγιναν πελάτες και είναι απίθανο να ξαναεμφανιστούν.
Χρειάζομαι πολιτική διατήρησης δεδομένων για μικρή επιχείρηση;
Ναι. Οι κανονισμοί απορρήτου ισχύουν ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησης. Ακόμα και μια ατομική επιχείρηση που μαζεύει ονόματα και email μέσω φόρμας επικοινωνίας έχει υποχρεώσεις διατήρησης. Μια απλή πολιτική μίας σελίδας με τους τύπους φορμών και το χρονοδιάγραμμα διαγραφής αρκεί για αρχή.
Τι γίνεται αν κρατήσω τα δεδομένα των φορμών πολύ καιρό;
Αντιμετωπίζεις μεγαλύτερο ρίσκο διαρροής, πιθανά πρόστιμα από τις αρχές και απώλεια εμπιστοσύνης των πελατών. Με τον GDPR, η διατήρηση δεδομένων χωρίς αιτιολόγηση παραβιάζει την αρχή της ελαχιστοποίησης δεδομένων. Με τον CCPA, οι καταναλωτές μπορούν να ζητήσουν διαγραφή και αν δεν συμμορφωθείς μέσα στην προθεσμία, αναλαμβάνεις ευθύνη.
Μπορούν οι επισκέπτες να ζητήσουν νωρίτερη διαγραφή των δεδομένων της φόρμας τους;
Σύμφωνα με τους περισσότερους νόμους απορρήτου, τα άτομα μπορούν να ζητήσουν διαγραφή των προσωπικών τους δεδομένων. Πρέπει να συμμορφωθείς, εκτός αν μια νομική υποχρέωση σε αναγκάζει να τα κρατήσεις, όπως φορολογικά αρχεία ή εν εξελίξει νομικές διαδικασίες. Επεξεργάσου τα αιτήματα διαγραφής χωρίς καθυστέρηση και επιβεβαίωσε την ολοκλήρωση σε αυτόν που ρώτησε.
Βοηθά το WEMASY με τη διατήρηση δεδομένων φορμών;
Ο δημιουργός ιστοσελίδων του WEMASY σου επιτρέπει να φτιάξεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.
Να αρχειοθετώ ή να διαγράφω παλιές υποβολές φορμών;
Διέγραψε δεδομένα που δεν έχουν πια επαγγελματικό ή νομικό σκοπό. Αρχειοθέτησε μόνο όταν έχεις τεκμηριωμένο λόγο να τα κρατήσεις, όπως ενεργή σχέση με πελάτη ή νομική δέσμευση. Η αρχειοθέτηση χωρίς σαφή σκοπό είναι απλώς καθυστερημένη διαγραφή με επιπλέον κόστος αποθήκευσης.