Το επαγγελματικό email δεν είναι ένα προϊόν που αγοράζεις από το ράφι. Είναι μια στοίβα εργαλείων που συνδέονται μεταξύ τους. Αν παραλείψεις ένα κομμάτι, τα υπόλοιπα δεν μπορούν να κάνουν τη δουλειά τους. Η κατανόηση αυτής της στοίβας σε γλιτώνει από το να αγοράσεις το λάθος πράγμα ή να αναρωτιέσαι γιατί δεν δουλεύει ακόμα η νέα σου διεύθυνση.
Το στήσιμο business email σημαίνει ότι φέρνεις μαζί ένα domain, φιλοξενία email και έναν τρόπο να διαβάζεις τα μηνύματά σου. Κανένα από αυτά τα κομμάτια δεν δουλεύει μόνο του. Εδώ είναι τι κάνει το καθένα και πώς ταιριάζουν.
Ποια εργαλεία χρειάζεσαι για το business email;
Χρειάζεσαι τέσσερα βασικά κομμάτια: ένα όνομα domain, φιλοξενία email, ρύθμιση DNS και ένα πρόγραμμα email. Το domain είναι η διεύθυνση της επωνυμίας σου στο internet. Η φιλοξενία email αποθηκεύει και παραδίδει τα μηνύματά σου. Οι ρυθμίσεις DNS συνδέουν τα δύο, ώστε το email να φτάνει στο inbox σου. Το πρόγραμμα email είναι η εφαρμογή ή η διεπαφή browser που χρησιμοποιείς για να διαβάζεις και να στέλνεις.
Κάποιοι πάροχοι συνδυάζουν domain, φιλοξενία και webmail σε ένα πακέτο. Άλλοι τα πουλούν ξεχωριστά. Και στις δύο περιπτώσεις, και τα τέσσερα κομμάτια πρέπει να υπάρχουν για να δουλέψει η business διεύθυνσή σου.
Το domain και η φιλοξενία email σου
Το domain είναι το θεμέλιο. Είναι το κομμάτι yourbrand.com του hello@yourbrand.com. Το καταχωρείς μία φορά και το ανανεώνεις κάθε χρόνο. Η φιλοξενία email κάθεται πάνω σε αυτό το domain και φτιάχνει τα πραγματικά γραμματοκιβώτια όπου αποθηκεύονται τα μηνύματα.
Οι εγγραφές DNS στο domain σου λένε στο internet πού να παραδίδει το email σου. Ο πάροχος φιλοξενίας σου δίνει τις εγγραφές που θα προσθέσεις. Μόλις ρυθμιστούν σωστά, τα μηνύματα που στέλνονται στη διεύθυνση της επωνυμίας σου φτάνουν στο γραμματοκιβώτιό σου.
Προγράμματα email και webmail
Το πρόγραμμα email είναι το εργαλείο που χρησιμοποιείς για να ελέγχεις και να στέλνεις email. Μπορεί να είναι εφαρμογή υπολογιστή, εφαρμογή κινητού ή webmail από browser. Οι περισσότεροι πάροχοι φιλοξενίας περιλαμβάνουν webmail, ώστε να ξεκινήσεις αμέσως χωρίς εγκατάσταση.
Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συνδέουν επίσης το γραμματοκιβώτιό τους σε ειδική εφαρμογή email στο κινητό ή στον υπολογιστή. Έτσι παίρνεις ειδοποιήσεις, πρόσβαση χωρίς σύνδεση και μια οικεία διεπαφή, ενώ το email σου εξακολουθεί να τρέχει στο domain σου μέσω του παρόχου φιλοξενίας.
Όταν έχεις στο μυαλό σου τα εργαλεία, βοηθά να δεις πώς συνδυάζονται σε μια πραγματική ρύθμιση. Το κεφάλαιο πώς μοιάζει μια επαγγελματική ρύθμιση email δείχνει αυτή την πλήρη εικόνα. Για λεπτομέρειες ειδικά στο επίπεδο φιλοξενίας, διάβασε το τι είναι η φιλοξενία email.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζεται να εγκαταστήσω λογισμικό για να χρησιμοποιήσω business email;
Όχι απαραίτητα. Η περισσότερη φιλοξενία email περιλαμβάνει webmail που ανοίγεις από browser. Αν προτιμάς ειδική εφαρμογή στο κινητό ή στον υπολογιστή, μπορείς να τη συνδέσεις με τις ρυθμίσεις που σου δίνει ο πάροχός σου. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου, και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων.
Τι είναι ένα πρόγραμμα email;
Ένα πρόγραμμα email είναι κάθε εφαρμογή ή διεπαφή που χρησιμοποιείς για να διαβάζεις, να γράφεις και να οργανώνεις email. Το webmail σε browser μετράει ως πρόγραμμα email. Το ίδιο και οι εφαρμογές υπολογιστή και κινητού που φτιάχτηκαν για τη διαχείριση πολλών inbox.
Μπορώ να χρησιμοποιώ το ίδιο πρόγραμμα email για προσωπικό και business email;
Ναι. Οι περισσότερες εφαρμογές email σου επιτρέπουν να προσθέτεις πολλούς λογαριασμούς δίπλα δίπλα. Μπορείς να ελέγχεις το προσωπικό και το business inbox από μία εφαρμογή, ενώ οι λογαριασμοί μένουν εντελώς ξεχωριστοί.
Τι είναι οι εγγραφές DNS και πρέπει να τις καταλάβω;
Οι εγγραφές DNS είναι ρυθμίσεις στο domain σου που λένε στο internet πού να βρει την ιστοσελίδα και το email σου. Δεν χρειάζεται να καταλάβεις κάθε λεπτομέρεια. Ο πάροχος φιλοξενίας σου δίνει τις ακριβείς εγγραφές που θα προσθέσεις και σε καθοδηγεί στη διαδικασία.
Χρειάζομαι ξεχωριστά εργαλεία για email στο κινητό;
Όχι. Η ίδια εφαρμογή email στο κινητό συνδέεται με το φιλοξενούμενο business γραμματοκιβώτιό σου. Μόλις ρυθμιστεί, το κινητό σου στέλνει και λαμβάνει email από τη διεύθυνση της επωνυμίας σου όπως ο υπολογιστής σου.
Μου παρέχει η WEMASY όλα τα εργαλεία που χρειάζομαι;
Η φιλοξενία email της WEMASY, και το webmail της, έρχεται σύντομα. Μέχρι τότε χρησιμοποιείς τον δικό σου πάροχο email για το domain και τα γραμματοκιβώτια.