Τα περισσότερα λάθη στα business email δεν είναι δραματικά. Είναι μικρές συνήθειες που επαναλαμβάνονται, μέχρι να χάσει την υπομονή του ένας πελάτης, ένας συνεργάτης ή ένας συνάδελφος. Ένα αόριστο θέμα εδώ. Μια παρακολούθηση που ξεχάστηκε εκεί. Ένα Reply All που πλημμυρίζει δώδεκα ανθρώπους που δεν χρειάζονταν τη συζήτηση.
Τα συνηθισμένα λάθη στα business email είναι τα επαναλαμβανόμενα σφάλματα που κάνουν μια ικανή επωνυμία να φαίνεται απρόσεκτη, αργή ή επισφαλής. Δεν χρειάζεται άψογο γράψιμο για να τα αποφύγεις. Χρειάζεται να ξέρεις τι πάει στραβά και να κάνεις μερικούς απλούς ελέγχους πριν πατήσεις αποστολή. Αυτή η ενότητα περνάει από κάθε τύπο λάθους. Εδώ είναι ο χάρτης.
Ποια είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη στα business email;
Τα λάθη που εμφανίζονται συχνότερα χωρίζονται σε έξι ομάδες: ποιότητα γραφής, ύφος, θέματα (subject lines), χειρισμός παραληπτών, συνημμένα και συνέπεια στην παρακολούθηση. Στη λίστα ανήκουν και τα προβλήματα ασφάλειας, αν και πολλές επωνυμίες τα θεωρούν θέμα του IT μέχρι να χαλάσει κάτι.
Η ποιότητα γραφής καλύπτει τα τυπογραφικά, τα γραμματικά κενά και τα μηνύματα που φλυαρούν χωρίς σαφές αίτημα. Τα προβλήματα ύφους φαίνονται όταν ένα χαλαρό σημείωμα μπαίνει σε επίσημη συζήτηση ή μια ψυχρή απάντηση παγώνει μια ζεστή σχέση. Τα λάθη στα θέματα θάβουν το επείγον μήνυμα κάτω από ετικέτες τύπου «Μια γρήγορη ερώτηση». Τα λάθη με τους παραλήπτες περιλαμβάνουν λάθος διευθύνσεις, κατάχρηση του Reply All και μηνύματα που στάλθηκαν πριν τελειώσεις την επεξεργασία.
Λάθη που πλήττουν πρώτα την αξιοπιστία
1. Πρόχειρη γραφή και ασαφή αιτήματα
Τα τυπογραφικά και η έλλειψη στίξης δείχνουν ότι δεν διάβασες το μήνυμα πριν το στείλεις. Τα ασαφή αιτήματα αναγκάζουν τον αναγνώστη να μαντέψει τι χρειάζεσαι. Και τα δύο συνδέονται με τις οδηγίες στο πώς να γράψεις ένα καθαρό, συνοπτικό email και με την πιο αναλυτική λίστα στο λάθη στα email που πλήττουν την αξιοπιστία.
2. Αόριστα ή παραπλανητικά θέματα
Ένα θέμα που λέει «Ενημέρωση» ή «Γεια» δεν λέει τίποτα στον αναγνώστη. Βάζει το μήνυμά σου σε δεύτερη μοίρα ή το διαγράφει χωρίς να το ανοίξει. Οι καλές συνήθειες για τα θέματα ξεκινούν στο θέματα επαγγελματικών email.
3. Ύφος που δεν ταιριάζει στη στιγμή
Χιούμορ σε μια διαφωνία για πληρωμή. Ψυχρή επισημότητα μετά από μήνες φιλικής επαφής. Οι αναντιστοιχίες ύφους μπερδεύουν τον αναγνώστη και καθυστερούν τις αποφάσεις. Το επόμενο κεφάλαιο, για το λάθος ύφος στα business email, εξετάζει αυτό το μοτίβο σε βάθος.
Λάθη που σπαταλούν χρόνο ή δημιουργούν ρίσκο
1. Reply All, ενώ αρκούσε ένα Reply
Ολόκληρες ομάδες τραβιούνται σε παράπλευρες συζητήσεις. Τα inbox γεμίζουν θόρυβο. Οι άνθρωποι κάνουν σίγαση στα νήματα και χάνουν το ένα μήνυμα που είχε σημασία. Οι κανόνες καλής συμπεριφοράς στο πότε να χρησιμοποιείς το Reply All στα business email δίνουν μια καθαρή προεπιλογή.
2. Λάθη με συνημμένα και ασφάλεια
Λάθος αρχεία, υπερβολικά μεγάλα συνημμένα και ευαίσθητα δεδομένα σε απλό κείμενο προκαλούν αμηχανία και πραγματική ζημιά. Οι συνήθειες για τα συνημμένα έχουν θέση στο πώς χειρίζεσαι επαγγελματικά τα συνημμένα. Τα βασικά της ασφάλειας υπάρχουν στο τι είναι η ασφάλεια email για επιχειρήσεις.
3. Σιωπή αφού υποσχέθηκες ενέργεια
Είπες ότι θα στείλεις την προσφορά μέχρι την Παρασκευή. Η Παρασκευή περνάει. Ο πελάτης υποθέτει ότι τον ξέχασες ή ότι διάλεξες κάποιον ανταγωνιστή. Η πειθαρχία στην παρακολούθηση είναι δική της κατηγορία λαθών, πιο κάτω στην ενότητα.
Διάλεξε μία ομάδα να ελέγξεις αυτή την εβδομάδα. Διάβασε το αντίστοιχο κεφάλαιο, διόρθωσε μία συνήθεια και πέρνα στην επόμενη. Τα κεφάλαια για τα τυπογραφικά και τη γραμματική, το λάθος ύφος και τα αόριστα θέματα είναι το συνηθισμένο σημείο εκκίνησης για επωνυμίες που ήδη χρησιμοποιούν δικό τους domain.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιο λάθος στα business email κάνουν πρώτο οι μικρές επωνυμίες;
Πολλές μικρές επωνυμίες ξεκινούν με μια δωρεάν προσωπική διεύθυνση στη σελίδα επικοινωνίας και προσθέτουν από πάνω αόριστα θέματα και αργές απαντήσεις. Η διόρθωση της διεύθυνσης και της ρύθμισης DNS είναι το πρώτο βήμα. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου, όπως μια σελίδα επικοινωνίας: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Επηρεάζουν τα συνηθισμένα λάθη στα email την παράδοση;
Τα πρόχειρα μοτίβα αποστολής, τα υψηλά ποσοστά παραπόνων και οι ελλιπείς εγγραφές ταυτοποίησης μπορούν να σπρώξουν τα μηνύματα προς τον φάκελο ανεπιθύμητων. Τα λάθη γραφής από μόνα τους σπάνια προκαλούν προβλήματα στην τοποθέτηση, αλλά φθείρουν την εμπιστοσύνη όταν τα μηνύματα φτάνουν. Διάβασε το γιατί τα business email καταλήγουν στα ανεπιθύμητα για την τεχνική πλευρά.
Πόσο συχνά πρέπει μια επωνυμία να ελέγχει τις συνήθειές της στα email;
Ένας τριμηνιαίος έλεγχος δέκα πρόσφατων συζητήσεων με πελάτες πιάνει τα περισσότερα επαναλαμβανόμενα λάθη. Πάρε δείγματα χωριστά από πωλήσεις, υποστήριξη και τιμολόγηση, γιατί κάθε τύπος αποτυγχάνει με διαφορετικό τρόπο. Οι ροές διαχείρισης από το ροή εργασίας διαχείρισης επαγγελματικού email κάνουν τους ελέγχους ρουτίνα.
Τα αυτόματα email εξαιρούνται από αυτά τα λάθη;
Ο αυτοματισμός πολλαπλασιάζει τα λάθη, γιατί ένα κακό πρότυπο φτάνει σε κάθε νέα επαφή. Τα χαλασμένα πεδία συγχώνευσης και το προσποιητά προσωπικό ύφος κάνουν ζημιά πιο γρήγορα σε μεγάλη κλίμακα. Δες το λάθη αυτοματοποίησης email που πρέπει να αποφύγεις πριν ενεργοποιήσεις ακολουθίες.
Μπορεί ένα άτομο να διορθώσει τα λάθη για όλη την εταιρεία;
Ένας υπεύθυνος μπορεί να ορίσει πρότυπα και κανόνες, αλλά κάθε αποστολέας πρέπει να τους ακολουθεί. Οι γραπτές πολιτικές και η εισαγωγή νέων μελών πετυχαίνουν περισσότερα από τις υπενθυμίσεις αφού έχει γίνει η ζημιά. Οι οδηγίες για ομάδες βρίσκονται στο καλές πρακτικές business email για επωνυμίες.
Ποια είναι η πιο γρήγορη νίκη μετά από αυτό το κεφάλαιο;
Ξαναγράψε τα τρία πρότυπα θεμάτων που χρησιμοποιείς περισσότερο, ώστε το καθένα να λέει το θέμα και την ενέργεια που χρειάζεται. Αυτή η αλλαγή βελτιώνει την αναζήτηση, την προτεραιότητα και την ταχύτητα απάντησης χωρίς νέα εργαλεία. Περισσότερες οδηγίες για τα θέματα υπάρχουν στο θέματα επαγγελματικών email.