Πατάς αποστολή και σου πέφτει η καρδιά στην κοιλιά. Η πρόταση έφυγε με λάθος γραμμένο το όνομα του πελάτη. Ή με «λάθως» αντί για «λάθος» στην πρώτη γραμμή. Δεν μπορείς να την πάρεις πίσω. Μπορείς μόνο να περιμένεις την απάντηση και να ελπίζεις ότι δεν το πρόσεξε.
Τα τυπογραφικά και τα γραμματικά λάθη στο επαγγελματικό email είναι σφάλματα ορθογραφίας, στίξης και σύνταξης που αποσπούν τον αναγνώστη από το μήνυμά σου. Σπάνια αλλάζουν το περιεχόμενο. Αλλάζουν όμως πόσο εμπιστεύεται ο αναγνώστης τον άνθρωπο πίσω από τις λέξεις. Εδώ θα δεις γιατί συμβαίνει αυτή η μετατόπιση και τι μπορείς να κάνεις.
Γιατί τα τυπογραφικά και τα γραμματικά λάθη βλάπτουν το επαγγελματικό email;
Το email είναι συχνά το πρώτο γραπτό δείγμα που βλέπει ένας πελάτης από την επωνυμία σου. Μια καθαρή ιστοσελίδα και ένα πρόχειρο μήνυμα μοιάζουν με δύο διαφορετικές εταιρείες. Ο αναγνώστης κάνει μια σιωπηλή ερώτηση: αν παρέλειψες τον έλεγχο εδώ, τι άλλο παρέλειψες;
Τα γραμματικά λάθη επιβραδύνουν και την κατανόηση. Ο αναγνώστης ξαναδιαβάζει μια μπερδεμένη πρόταση ή σκαλώνει σε μια λάθος λέξη. Αυτή η τριβή μαζεύεται σε μια φορτωμένη μέρα. Κάποιοι συγχωρούν ένα λάθος. Τα επαναλαμβανόμενα λάθη τους μαθαίνουν να περιμένουν απροσεξία.
Τι υποθέτουν οι αναγνώστες όταν βλέπουν λάθη
1. Δεν ξαναδιάβασες το μήνυμα
Ένα ορατό τυπογραφικό υποδηλώνει ότι έστειλες το πρώτο προσχέδιο. Σε θέματα με μεγάλο διακύβευμα, όπως τιμές, συμβόλαια ή συγγνώμες, η υπόθεση αυτή μοιάζει δίκαιη. Οι συνήθειες ελέγχου από το πώς να γράψεις ένα επαγγελματικό email θεωρούν τη διόρθωση μέρος της αποστολής και όχι προαιρετικό έξτρα.
2. Η επωνυμία σου δεν προσέχει τις λεπτομέρειες
Οι πελάτες συνδέουν την ποιότητα του γραπτού με την ποιότητα της εξυπηρέτησης. Ένα λάθος γραμμένο όνομα προϊόντος σε email βάζει αμφιβολίες για την ακρίβεια της παραγγελίας. Η σχέση με το λάθη στα email που πλήττουν την αξιοπιστία είναι άμεση.
3. Βιάζεσαι ή είσαι πνιγμένος στη δουλειά
Κάποιες φορές η εντύπωση αυτή ισχύει. Οι πολυάσχολοι ιδρυτές στέλνουν γρήγορες απαντήσεις από το κινητό, με εκπλήξεις από την αυτόματη διόρθωση. Ο αναγνώστης πάντως το βιώνει ως χαμηλότερη προτεραιότητα. Τα καθαρά, σύντομα μηνύματα από το πώς να γράψεις ένα καθαρό, συνοπτικό email θέλουν λιγότερο χρόνο επεξεργασίας.
Πώς πιάνεις τα λάθη πριν την αποστολή
Διάβασε το μήνυμα μία φορά φωναχτά. Το αυτί πιάνει άκομψες διατυπώσεις που το μάτι προσπερνά. Έλεγξε χωριστά ονόματα, αριθμούς και ημερομηνίες, γιατί ο ορθογραφικός έλεγχος τα αγνοεί όταν μοιάζουν με υπαρκτές λέξεις.
Περίμενε εξήντα δευτερόλεπτα στις σημαντικές αποστολές. Μια φρέσκια ματιά, αφού ξεκολλήσεις, πιάνει λάθη που είχες συνηθίσει όσο έγραφες. Στα πρότυπα και στις υπογραφές κάνε τριμηνιαίο έλεγχο, γιατί τα παλιά υποσέλιδα μαζεύουν αθόρυβα τυπογραφικά. Ο έλεγχος υπογραφών ταιριάζει με το λάθη στις υπογραφές email που πρέπει να αποφύγεις.
Κάποια λάθη θα ξεφεύγουν πού και πού. Ένα λάθος σε ένα μακρύ νήμα είναι ανθρώπινο. Ένα μοτίβο λαθών είναι πρόβλημα διαδικασίας. Το επόμενο κεφάλαιο, για το λάθος ύφος στα business email, καλύπτει μια άλλη συνήθεια γραφής που βλάπτει την εμπιστοσύνη χωρίς ούτε ένα ορθογραφικό λάθος.
Συχνές ερωτήσεις
Πιάνει ο ορθογραφικός έλεγχος τα περισσότερα γραμματικά προβλήματα;
Ο ενσωματωμένος ορθογραφικός έλεγχος πιάνει πολλά τυπογραφικά, αλλά χάνει τις σωστά γραμμένες λάθος λέξεις και την αδύναμη σύνταξη. Διάβασε τα σημαντικά μηνύματα με το μάτι ή φωναχτά πριν τα στείλεις. Η ίδια συνήθεια ελέγχου ισχύει και για τις σελίδες που φτιάχνεις στον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY.
Πρέπει να διορθώσεις ένα λάθος αφού στάλθηκε το email;
Ένα σύντομο μήνυμα που διορθώνει ένα ουσιαστικό λάθος δείχνει προσοχή χωρίς δράμα. Άφησε ένα μικρό τυπογραφικό σε μια χαλαρή συζήτηση, αν το νόημα ήταν σαφές. Τα βήματα αποκατάστασης για μεγαλύτερα λάθη υπάρχουν στο καλές πρακτικές business email για επωνυμίες.
Μετράνε τα γραμματικά λάθη στα εσωτερικά email;
Τα εσωτερικά email μπορούν να μείνουν χαλαρά, αλλά η ασαφής γραμματική προκαλεί παρερμηνείες προθεσμιών και λάθος υποθέσεις. Τα πρότυπα που ακολουθείς με τους πελάτες πρέπει να ισχύουν τουλάχιστον για τις ομάδες που έρχονται σε επαφή με αυτούς.
Είναι χειρότερα τα λάθη στο θέμα ή στο σώμα του μηνύματος;
Τα λάθη στο θέμα φαίνονται πριν το άνοιγμα και δείχνουν αμέσως χαμηλή προσπάθεια. Τα λάθη στο σώμα πονάνε όταν ο αναγνώστης έχει ήδη επενδύσει προσοχή. Και τα δύο αξίζουν έναν τελικό έλεγχο. Οδηγίες για τα θέματα υπάρχουν στο θέματα επαγγελματικών email.
Πώς κρατούν οι ομάδες συνεπή τη γραμματική ανάμεσα στους αποστολείς;
Κοινά πρότυπα για προσφορές, απαντήσεις υποστήριξης και υποδοχή νέων πελατών μειώνουν τα μεμονωμένα λάθη. Συνδύασέ τα με μια σύντομη σημείωση ύφους για τα κεφαλαία και τους χαιρετισμούς κλεισίματος. Τα παραδείγματα στο παραδείγματα επαγγελματικών email δίνουν στο προσωπικό ένα μοντέλο για αντιγραφή.
Επηρεάζει η κακή γραμματική την αναζήτηση μέσα στο inbox;
Η αναζήτηση κοιτάζει το θέμα και το κείμενο. Τα λάθος γραμμένα ονόματα πελατών ή κωδικοί έργων κάνουν πιο δύσκολη την εύρεση παλιών νημάτων αργότερα. Η συνεπής ονομασία στα θέματα βοηθά τα αρχεία από το αρχειοθέτηση και αναζήτηση business email να παραμένουν χρήσιμα.