Τέσσερα άτομα αγγίζουν το ίδιο τιμολόγιο πριν πληρωθεί. Καθένας προσθέτει ένα βήμα, στέλνει ένα email και περιμένει απάντηση. Ό,τι θα έπρεπε να πάρει δύο μέρες τραβά σε δύο εβδομάδες. Έχεις νιώσει ξανά αυτή τη βαρυφορτωμένη κατάσταση, ακόμα κι αν το δικό σου σημείο συμφόρησης ήταν άλλη διαδικασία. Τα καλά νέα είναι ότι οι περισσότεροι από αυτούς τους αργούς, χειροκίνητους δρόμους έχουν πιο γρήγορη αυτοματοποιημένη εκδοχή.
Τα παραδείγματα αυτοματοποίησης ροών εργασίας σε βοηθούν να δεις τι είναι δυνατό πριν χτίσεις οτιδήποτε μόνος σου. Αντί για αφηρημένους ορισμούς, παίρνεις συγκεκριμένες ροές που μπορείς να φανταστείς να τρέχουν στη δική σου επιχείρηση. Εδώ είναι πέντε συνηθισμένα παραδείγματα αυτοματοποιημένων ροών και πώς γλιτώνει χρόνο το καθένα.
Πώς μοιάζουν στην πράξη τα παραδείγματα αυτοματοποίησης ροών εργασίας;
Κάθε αυτοματοποιημένη ροή έχει το ίδιο βασικό σχήμα. Κάτι ενεργοποιεί τη ροή, τρέχει μια σειρά βημάτων και η διαδικασία τελειώνει με ένα ξεκάθαρο αποτέλεσμα. Τα παραδείγματα παρακάτω δείχνουν πώς παίζει αυτό το μοτίβο σε διαφορετικούς τομείς μιας επιχείρησης.
Δεν είναι εξωτικές ρυθμίσεις που προορίζονται για μεγάλες εταιρείες. Οι μικρές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν εκδοχές και των πέντε κάθε μέρα. Η διαφορά είναι αν τα βήματα τρέχουν με το χέρι ή ακολουθούν κανόνες που όρισες μία φορά.
Πέντε παραδείγματα αυτοματοποίησης ροών εργασίας για μικρές επιχειρήσεις
1. Ένταξη νέου πελάτη
Ένας πελάτης υπογράφει συμβόλαιο και ξεκινά η ροή ένταξης. Το σύστημα στέλνει ένα email καλωσορίσματος με τα επόμενα βήματα, δημιουργεί φάκελο έργου, αναθέτει εργασίες ρύθμισης στην ομάδα σου και προγραμματίζει υπενθύμιση για την έναρξη σε τρεις μέρες. Κανείς δεν αντιγράφει στοιχεία πελατών ανάμεσα σε υπολογιστικά φύλλα και κανείς δεν ξεχνά να στείλει το πακέτο καλωσορίσματος.
Αυτό είναι ένα κλασικό παράδειγμα αυτοματοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών, γιατί συνδέει πολλά βήματα ανάμεσα στις πωλήσεις και την παράδοση. Κάθε νέος πελάτης παίρνει την ίδια εμπειρία, όσο φορτωμένη κι αν είναι εκείνη την εβδομάδα η ομάδα σου.
2. Έγκριση και πληρωμή τιμολογίου
Ένα τιμολόγιο υποβάλλεται και δρομολογείται στον υπεύθυνο για έγκριση. Αν εγκριθεί, περνά στα οικονομικά για προγραμματισμό της πληρωμής. Αν απορριφθεί, αυτός που το υπέβαλε παίρνει ειδοποίηση με τον λόγο. Μια υπενθύμιση ενεργοποιείται αυτόματα αν δεν γίνει καμία ενέργεια μέσα σε 48 ώρες.
Αυτή η ροή αντικαθιστά τα email πήγαινε-έλα που καθυστερούν τις πληρωμές. Η αυτοματοποίηση ροών εγγράφων αναλαμβάνει τη δρομολόγηση, ώστε το σωστό άτομο να βλέπει πάντα το σωστό αρχείο τη σωστή στιγμή.
3. Από τη φόρμα της ιστοσελίδας στην επαφή των πωλήσεων
Ένας επισκέπτης συμπληρώνει τη φόρμα επικοινωνίας στην ιστοσελίδα σου. Μέσα σε δευτερόλεπτα παίρνει email επιβεβαίωσης. Ο υπεύθυνος πωλήσεων παίρνει ειδοποίηση με τα στοιχεία του ενδιαφερόμενου. Δημιουργείται μια εργασία παρακολούθησης με προθεσμία την επόμενη εργάσιμη μέρα.
Είναι ένα από τα πιο απλά παραδείγματα αυτοματοποιημένων ροών και ένα από τα πιο αποτελεσματικά. Στις πωλήσεις μετράει η ταχύτητα και μια άμεση απάντηση νικά μια απάντηση που έρχεται μετά από δύο μέρες, επειδή κάποιος ξέχασε να ελέγξει τα εισερχόμενα.
4. Αίτημα άδειας υπαλλήλου
Ένας υπάλληλος υποβάλλει αίτημα άδειας μέσω μιας εσωτερικής φόρμας. Το σύστημα ελέγχει το υπόλοιπο των ημερών του, δρομολογεί το αίτημα στον προϊστάμενό του και ενημερώνει το ημερολόγιο της ομάδας αν εγκριθεί. Το HR παίρνει εγγραφή για τη μισθοδοσία χωρίς να προωθήσει κανείς email.
5. Δρομολόγηση αιτημάτων υποστήριξης πελατών
Ένα αίτημα υποστήριξης φτάνει και κατηγοριοποιείται με βάση το θέμα που επιλέχθηκε στη φόρμα. Οι ερωτήσεις για τιμολόγηση πηγαίνουν στα οικονομικά. Τα τεχνικά προβλήματα πηγαίνουν στον υπεύθυνο υποστήριξης. Τα επείγοντα αιτήματα στέλνουν άμεση ειδοποίηση στον εφημερεύοντα. Οι πελάτες φτάνουν πιο γρήγορα στο σωστό άτομο, χωρίς χειροκίνητη προώθηση.
Πώς να διαλέξεις το σωστό παράδειγμα για την επιχείρησή σου
Κοίτα πού χάνει τον περισσότερο χρόνο η ομάδα σου σε επαναλαμβανόμενο συντονισμό. Αν οι νέοι πελάτες ξεφεύγουν, ξεκίνα από την ένταξη. Αν οι πληρωμές κολλάνε, ξεκίνα από την έγκριση τιμολογίων. Αν οι ενδιαφερόμενοι κρυώνουν, ξεκίνα από την παρακολούθηση της φόρμας. Κάθε παράδειγμα ξεκίνησε ως μια χειροκίνητη ροή εργασίας, χαρτογραφημένη βήμα βήμα πριν προστεθεί οποιαδήποτε αυτοματοποίηση.
Αυτά τα παραδείγματα καλύπτουν τις βασικές ιδέες πίσω από την αυτοματοποίηση ροών εργασίας. Η επόμενη ενότητα εξερευνά τα εργαλεία που σε βοηθούν να χτίζεις και να διαχειρίζεσαι αυτές τις ροές σε μεγαλύτερη κλίμακα. Αν θέλεις περισσότερο υπόβαθρο για τη ρύθμιση των ροών εργασίας πριν τις αυτοματοποιήσεις, διάβασε το blog μας για τη σημασία της οργάνωσης των ροών εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιο παράδειγμα αυτοματοποίησης ροής εργασίας είναι το πιο εύκολο για αρχή;
Η παρακολούθηση της φόρμας της ιστοσελίδας είναι συνήθως το πιο απλό σημείο εκκίνησης. Έχεις ήδη την ενεργοποίηση (μια υποβολή φόρμας) και οι ενέργειες (αποστολή επιβεβαίωσης, ειδοποίηση της ομάδας) είναι απλές. Οι περισσότερες επιχειρήσεις βλέπουν αποτελέσματα μέσα στην πρώτη εβδομάδα.
Μπορώ να συνδυάσω πολλά παραδείγματα αυτοματοποίησης ροών εργασίας σε μία ροή;
Ναι, και έτσι αναπτύσσεται φυσικά η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών. Μια ροή ένταξης νέου πελάτη μπορεί να περιλαμβάνει ενεργοποίηση από υποβολή φόρμας, ένα βήμα έγκρισης εγγράφου και μια προγραμματισμένη υπενθύμιση. Ξεκίνα με ένα παράδειγμα και σύνδεσε και άλλα όσο μεγαλώνουν οι ανάγκες σου.
Χρειάζομαι προγραμματιστή για να φτιάξω αυτές τις αυτοματοποιημένες ροές;
Τα περισσότερα συνηθισμένα παραδείγματα στήνονται χωρίς κώδικα. Τα οπτικά εργαλεία ροών και οι ενσωματωμένες λειτουργίες αυτοματοποίησης καλύπτουν τις περισσότερες ανάγκες μιας μικρής επιχείρησης. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα.
Πώς μετράω αν μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας δουλεύει;
Παρακολούθησε τους δείκτες που μετράνε για κάθε ροή. Στην ένταξη, μέτρα τον χρόνο από την υπογραφή του συμβολαίου ως την έναρξη. Στην έγκριση τιμολογίων, μέτρα τον μέσο αριθμό ημερών μέχρι την πληρωμή. Σύγκρινε αυτούς τους αριθμούς πριν και μετά την αυτοματοποίηση για να δεις τον πραγματικό αντίκτυπο.
Τι γίνεται αν η επιχειρηματική μου διαδικασία δεν ταιριάζει με κανένα από αυτά τα παραδείγματα;
Αυτά τα πέντε μοτίβα καλύπτουν τα πιο συνηθισμένα σχήματα, αλλά η δική σου διαδικασία μπορεί να συνδυάζει στοιχεία από πολλά. Χαρτογράφησε πρώτα τα βήματά σου σε χαρτί, βρες την ενεργοποίηση και το αποτέλεσμα και ψάξε το παράδειγμα που μοιάζει περισσότερο με τη ροή σου. Οι περισσότερες προσαρμοσμένες αυτοματοποιήσεις είναι παραλλαγές ενός από αυτά τα μοτίβα.
Μπορούν οι αυτοματοποιημένες ροές να ακολουθούν διαφορετικές διαδρομές ανάλογα με τον τύπο του πελάτη;
Η διακλάδωση με συνθήκες επιτρέπει σε μία ροή να χωρίζεται σε διαφορετικές διαδρομές. Ένας χονδρεμπορικός πελάτης μπορεί να ενεργοποιεί διαφορετική ακολουθία ένταξης από έναν πελάτη λιανικής. Αυτές οι διακλαδισμένες ροές είναι ένα είδος ροής εργασίας με συνθήκες και δουλεύουν καλά όταν οι κανόνες σου είναι ξεκάθαροι.