Μια ομάδα ακολουθεί μια λίστα ελέγχου κάθε φορά που εγγράφεται νέος πελάτης. Μια άλλη αυτοσχεδιάζει κάθε φορά και ελπίζει ότι δεν θα ξεφύγει τίποτα. Έξι μήνες μετά, η πρώτη ομάδα έχει εντάξει σαράντα πελάτες χωρίς κανένα χαμένο βήμα. Η δεύτερη διορθώνει ακόμα λάθη από την πρώτη εβδομάδα. Αυτό το χάσμα έχει σχεδιαστεί να κλείνει η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών.
Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών είναι η χρήση τεχνολογίας για να τρέχουν οι επαναλαμβανόμενες επιχειρηματικές διαδικασίες με ελάχιστη χειροκίνητη προσπάθεια. Πάει πιο πέρα από την αυτοματοποίηση ενός μεμονωμένου email ή μιας υπενθύμισης. Συνδέει πολλά βήματα, ανθρώπους και συστήματα σε μια διαδικασία που τρέχει με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά. Δες πώς λειτουργεί και γιατί μετράει για το brand σου.
Τι είναι η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών;
Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών, που συχνά λέγεται απλά αυτοματοποίηση διαδικασιών, είναι η χρήση λογισμικού για να γίνονται τα βήματα μιας επιχειρηματικής διαδικασίας από την αρχή ως το τέλος. Επιχειρηματική διαδικασία είναι κάθε επαναλαμβανόμενη σειρά στην οποία στηρίζεται η εταιρεία σου: η ένταξη ενός νέου υπαλλήλου, η επεξεργασία μιας επιστροφής χρημάτων, η εκτέλεση μιας παραγγελίας ή η έγκριση ενός αιτήματος προϋπολογισμού.
Ενώ η αυτοματοποίηση ροών εργασίας μπορεί να χειρίζεται μία συνδεδεμένη σειρά βημάτων, η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών κοιτά τη μεγάλη εικόνα. Χαρτογραφεί πώς κινείται η δουλειά ανάμεσα στα τμήματα, ποιες εγκρίσεις χρειάζονται και ποια δεδομένα πρέπει να περάσουν από το ένα στάδιο στο επόμενο. Το αποτέλεσμα είναι μια διαδικασία που τρέχει με συνέπεια, χωρίς να συντονίζει κάποιος με το χέρι κάθε παράδοση.
Γιατί μετράει η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών;
Η ανάπτυξη αποκαλύπτει γρήγορα τα προβλήματα των διαδικασιών. Ό,τι δούλευε με τρία άτομα καταρρέει στα δέκα. Οι εργασίες διπλασιάζονται, οι εγκρίσεις κολλάνε στα εισερχόμενα και κανείς δεν ξέρει ποια έκδοση ενός εγγράφου ισχύει. Η αυτοματοποίηση επιχείρησης σου δίνει έναν ενιαίο, αξιόπιστο δρόμο που μεγαλώνει μαζί με την ομάδα σου.
Δημιουργεί επίσης ένα αρχείο του τι έγινε και πότε. Κάθε βήμα αφήνει ίχνος: ποιος ενέκρινε τι, πότε ολοκληρώθηκε μια εργασία, πού κόλλησε ένα αίτημα. Αυτή η ορατότητα σε βοηθά να εντοπίζεις τα σημεία συμφόρησης και να τα διορθώνεις πριν σου κοστίσουν πελάτες ή έσοδα.
Πώς διαφέρει η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών από την αυτοματοποίηση ροών εργασίας;
Οι δύο όροι επικαλύπτονται, αλλά εστιάζουν σε διαφορετικό εύρος. Η αυτοματοποίηση ροών εργασίας συνήθως χειρίζεται μια ορισμένη σειρά βημάτων μέσα σε έναν τομέα της επιχείρησής σου. Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών καλύπτει διαδικασίες από άκρη σε άκρη, που μπορεί να περνούν από ομάδες, εργαλεία και επίπεδα έγκρισης.
Σκέψου το έτσι. Η αυτοματοποίηση ενός email παρακολούθησης μετά από μια υποβολή φόρμας είναι αυτοματοποίηση ροής εργασίας. Η αυτοματοποίηση ολόκληρης της διαδικασίας ένταξης πελάτη, από την υπογραφή συμβολαίου ως τη δημιουργία λογαριασμού και την πρώτη επαφή, είναι αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών. Το δεύτερο παράδειγμα έχει περισσότερα βήματα, περισσότερους ανθρώπους και περισσότερα σημεία απόφασης.
1. Εύρος και πολυπλοκότητα
Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών χειρίζεται διαδικασίες που απλώνονται σε πολλές λειτουργίες. Μια διαδικασία πρόσληψης μπορεί να αγγίζει το HR, την πληροφορική και τον υπεύθυνο πρόσληψης. Κάθε λειτουργία έχει τα δικά της βήματα, αλλά η αυτοματοποίηση διαδικασιών τα δένει σε μία ροή.
2. Εργαλεία και ρύθμιση
Το λογισμικό αυτοματοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών έχει φτιαχτεί για να χαρτογραφεί, να τρέχει και να παρακολουθεί σύνθετες διαδικασίες. Συχνά περιλαμβάνει οπτικά εργαλεία σχεδίασης διαδικασιών, δρομολόγηση εγκρίσεων και πίνακες αναφορών. Οι πιο απλές αυτοματοποιήσεις ροών εργασίας μπορούν να ζουν μέσα σε μεμονωμένα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείς.
3. Διακυβέρνηση και συμμόρφωση
Όταν μια διαδικασία πρέπει να ακολουθεί συγκεκριμένους κανόνες, η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών τους επιβάλλει. Οι απαιτούμενες εγκρίσεις δεν μπορούν να παραλειφθούν. Τα ίχνη ελέγχου δείχνουν ακριβώς ποιος έκανε τι. Αυτό το επίπεδο ελέγχου μετράει στα οικονομικά, στο HR και σε κάθε τομέα όπου η συνέπεια δεν είναι προαιρετική.
Όταν καταλάβεις την αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών, είσαι έτοιμος να τη δεις στην πράξη. Το επόμενο κεφάλαιο περνά από πραγματικά παραδείγματα αυτοματοποίησης ροών εργασίας που μπορείς να προσαρμόσεις στη δική σου επιχείρηση. Αν θέλεις να εμβαθύνεις στο γιατί μετράνε οι οργανωμένες διαδικασίες πριν τις αυτοματοποιήσεις, διάβασε το blog μας για τη σημασία της οργάνωσης των ροών εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιες επιχειρηματικές διαδικασίες να αυτοματοποιήσω πρώτες;
Ξεκίνα με διαδικασίες που έχουν μεγάλο όγκο, είναι επιρρεπείς σε λάθη και ακολουθούν ξεκάθαρους κανόνες. Η έγκριση τιμολογίων, η ένταξη υπαλλήλων και η δρομολόγηση αιτημάτων υποστήριξης είναι συνηθισμένα σημεία εκκίνησης, που καλύπτονται στο κεφάλαιο με τα παραδείγματα αυτοματοποίησης ροών εργασίας. Διάλεξε τη διαδικασία που κοστίζει στην ομάδα σου τον περισσότερο χρόνο και χαρτογράφησέ την σε χαρτί πριν αγγίξεις οποιοδήποτε λογισμικό.
Χρειάζομαι λογισμικό αυτοματοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών από την πρώτη μέρα;
Όχι πάντα. Οι μικρές ομάδες μπορούν να αυτοματοποιήσουν απλές διαδικασίες με ενσωματωμένες λειτουργίες των εργαλείων που ήδη χρησιμοποιούν. Όταν οι διαδικασίες γίνονται πιο σύνθετες ή περνούν από πολλές ομάδες, το ειδικό λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας αξίζει την επένδυση.
Μπορεί η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών να δουλέψει με την ιστοσελίδα και τις online φόρμες μου;
Πολλές αυτοματοποιημένες διαδικασίες ξεκινούν από ενέργειες των πελατών στην ιστοσελίδα σου. Μια υποβολή φόρμας, μια κράτηση ή μια αγορά μπορεί να ενεργοποιήσει το πρώτο βήμα μιας μεγαλύτερης διαδικασίας. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα.
Θα καταργήσει θέσεις εργασίας στην ομάδα μου η αυτοματοποίηση μιας διαδικασίας;
Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών αφαιρεί την επαναλαμβανόμενη δουλειά συντονισμού, όχι τους ανθρώπους που σκέφτονται και χτίζουν σχέσεις. Η ομάδα σου ξοδεύει λιγότερο χρόνο κυνηγώντας εγκρίσεις και αντιγράφοντας δεδομένα και περισσότερο σε δουλειά που θέλει κρίση και προσωπική προσοχή.
Πόσο χρόνο παίρνει η αυτοματοποίηση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας;
Μια απλή διαδικασία τριών βημάτων μπορεί να αυτοματοποιηθεί σε ένα απόγευμα, όταν έχεις χαρτογραφήσει καθαρά τα βήματα. Οι σύνθετες διαδικασίες ανάμεσα σε τμήματα θέλουν περισσότερο χρόνο, γιατί εμπλέκουν περισσότερους ανθρώπους και δοκιμές. Η φάση της χαρτογράφησης συνήθως παίρνει περισσότερο χρόνο από την τεχνική ρύθμιση.
Τι γίνεται όταν μια αυτοματοποιημένη διαδικασία συναντά εξαίρεση;
Μια καλά σχεδιασμένη αυτοματοποίηση διαδικασιών περιλαμβάνει εναλλακτικές διαδρομές για καταστάσεις που δεν ταιριάζουν στους τυπικούς κανόνες. Το σύστημα μπορεί να στείλει την περίπτωση σε έναν άνθρωπο για έλεγχο, να στείλει ειδοποίηση ή να σταματήσει τη ροή μέχρι να αποφασίσει κάποιος. Αν σχεδιάσεις τις εξαιρέσεις από την αρχή, η αυτοματοποίηση δεν δημιουργεί νέα προβλήματα.