Ο καλύτερος κομμωτής σου δεν μπορεί να είναι σε δύο μέρη ταυτόχρονα. Το πρόγραμμά σου όμως λέει το αντίθετο. Το ραντεβού για βαφή στις 3 μ.μ. και το ραντεβού για μπρουσινγκ στις 3 μ.μ. γράφουν το ίδιο άτομο. Ένας πελάτης θα περιμένει, ένας θα φύγει θυμωμένος και η υποδοχή θα ζητάει συγγνώμη για την επόμενη ώρα.
Αυτή η σύγκρουση στο πρόγραμμα είναι η διπλή κράτηση στον προγραμματισμό. Συμβαίνει όταν δύο ραντεβού διεκδικούν τον ίδιο υπάλληλο, τον ίδιο χώρο ή τον ίδιο εξοπλισμό και κανείς δεν το προσέχει μέχρι να φανεί το πρόβλημα. Η διπλή κράτηση στον προγραμματισμό είναι πιο συγκεκριμένη από την απλή υπερκράτηση, γιατί δείχνει πώς αλληλεπιδρούν τα ημερολόγια, οι πόροι και οι βάρδιες. Δες πώς γεννιούνται αυτές οι συγκρούσεις και πώς τις εξαλείφεις.
Τι είναι η διπλή κράτηση στον προγραμματισμό;
Η διπλή κράτηση στον προγραμματισμό είναι μια σύγκρουση ημερολογίου όπου δύο ραντεβού καταλαμβάνουν τον ίδιο πόρο σε ώρες που επικαλύπτονται. Ο πόρος μπορεί να είναι ένα άτομο, ένα δωμάτιο θεραπειών, ένα όχημα παράδοσης ή μια αίθουσα συσκέψεων. Η σύγκρουση φαίνεται είτε ως δύο καταχωρίσεις με την ίδια ώρα έναρξης είτε ως ραντεβού με διαφορετική ώρα, που η διάρκειά τους πέφτει η μία πάνω στην άλλη.
Τα συστήματα προγραμματισμού βλέπουν τη χωρητικότητα σαν μια δεξαμενή. Κάθε πόρος που κλείνεται έχει συγκεκριμένο χρόνο την ημέρα. Όταν δύο κρατήσεις παίρνουν από τη δεξαμενή χωρίς να ελέγξουν πρώτα τη διαθεσιμότητα, το πρόγραμμα χαλάει. Ο πελάτης βλέπει επιβεβαιωμένη ώρα. Η πραγματικότητα πίσω από το ημερολόγιο λέει άλλα.
Πώς διαφέρουν οι συγκρούσεις προγραμματισμού από τη γενική διπλή κράτηση
Η γενική διπλή κράτηση καλύπτει κάθε διπλή καταχώριση. Η διπλή κράτηση στον προγραμματισμό εστιάζει στη λειτουργία των ημερολογίων: βάρδιες προσωπικού, διάρκειες υπηρεσιών, εξαρτήσεις πόρων και χρόνους ανάμεσα στα ραντεβού. Ένα εστιατόριο μπορεί να κλείσει δύο φορές το ίδιο τραπέζι. Μια κλινική μπορεί να κλείσει δύο φορές μια νοσηλεύτρια σε δύο ιατρεία που μοιράζονται ένα άτομο υποστήριξης.
Οι υπηρεσίες με πολλά βήματα κρύβουν συγκρούσεις. Μια κράτηση μπορεί να χρειάζεται πρώτα ένα δωμάτιο και μετά έναν ειδικό. Αν ελέγχεται μόνο το ημερολόγιο του ειδικού, η σύγκρουση για το δωμάτιο μένει αόρατη μέχρι να έρθουν και οι δύο ασθενείς.
Συχνές αιτίες στον προγραμματισμό προσωπικού και πόρων
1. Αγνοείς τη διάρκεια της υπηρεσίας
Αν μπλοκάρεις 30 λεπτά για μια υπηρεσία 60 λεπτών, το δεύτερο μισό μένει ανοιχτό για άλλη κράτηση. Μπλόκαρε πάντα ολόκληρη τη διάρκεια της υπηρεσίας και τον καθαρισμό.
2. Κρατήσεις πάνω από τα όρια της βάρδιας
Ένα ραντεβού που ξεκινά στις 4:45 μ.μ. μπορεί να τραβήξει μετά την αλλαγή βάρδιας στις 5 μ.μ. Αν ο επόμενος υπάλληλος είναι κλεισμένος και αυτός στις 5 μ.μ., η παράδοση βάρδιας δημιουργεί μια σύγκρουση που κανείς δεν σχεδίασε.
3. Ένας πόρος σε πολλά ημερολόγια
Όταν μια αίθουσα συσκέψεων υπάρχει και στο ημερολόγιο των πωλήσεων και στο ημερολόγιο της εκπαίδευσης, κάθε ομάδα βλέπει διαθεσιμότητα που η άλλη έχει ήδη πάρει.
4. Χειροκίνητες παρακάμψεις χωρίς ίχνος
Οι υπεύθυνοι που χωράνε στο πρόγραμμα πελάτες χάρη, παρακάμπτοντας το σύστημα, δημιουργούν συχνά αθόρυβες επικαλύψεις. Κάθε παράκαμψη πρέπει να αφήνει ορατή σημείωση στο πρόγραμμα.
Πώς κρατάς τα ημερολόγια χωρίς συγκρούσεις
Δώσε σε κάθε πόρο που κλείνεται ένα μόνο ημερολόγιο. Ρύθμισε αυτόματες ειδοποιήσεις σύγκρουσης που ενεργοποιούνται όταν μια νέα κράτηση επικαλύπτει μια υπάρχουσα. Φτιάξε πρότυπα υπηρεσιών με σταθερές διάρκειες, ώστε το προσωπικό να μη μικρύνει κατά λάθος ένα μπλοκ. Έλεγξε το αυριανό πρόγραμμα στο τέλος κάθε ημέρας και βρες τα προβλήματα πριν μπουν οι πελάτες.
Ο καλός προγραμματισμός εξαρτάται και από μια καθαρή ροή ακυρώσεων. Όταν ελευθερώνεται μια ώρα, πρέπει να εμφανίζεται ως διαθέσιμη παντού ταυτόχρονα. Συνδύασε τους κανόνες προγραμματισμού με ένα καθαρό πρότυπο πολιτικής ακύρωσης, ώστε οι πελάτες να αφήνουν τις ώρες νωρίς και να προλαβαίνεις να τις γεμίσεις ξανά.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς διαφέρει η διπλή κράτηση στον προγραμματισμό από την υπερκράτηση ενός μαθήματος;
Η υπερκράτηση σε μάθημα πουλάει περισσότερα εισιτήρια από τις θέσεις, γιατί περιμένεις κάποια no-show. Η διπλή κράτηση στον προγραμματισμό γίνεται κατά λάθος: δύο επιβεβαιωμένα ραντεβού διεκδικούν έναν πόρο. Τα μαθήματα μπορεί να έχουν υπερκράτηση σκόπιμα. Τα ημερολόγια του προσωπικού δεν πρέπει ποτέ.
Να βάζω χρόνο ανάμεσα σε κάθε ραντεβού;
Ένα περιθώριο 10 έως 15 λεπτών μειώνει τις επικαλύψεις όταν ένα ραντεβού τραβάει και δίνει στο προσωπικό χρόνο να ετοιμάσει ξανά το δωμάτιο. Οι υπηρεσίες με μεγάλο όγκο και προβλέψιμη διάρκεια μπορούν να έχουν μικρότερα κενά. Ξεκίνα με περιθώριο και μίκρυνέ το μόνο αν τα δεδομένα δείχνουν ότι σπάνια το χρειάζεσαι.
Μπορεί ένας υπάλληλος να υπάρχει με ασφάλεια σε πολλά ημερολόγια υπηρεσιών;
Μόνο αν όλα τα ημερολόγια συγχρονίζονται σε μία κοινή δεξαμενή διαθεσιμότητας. Όταν κάθε τύπος υπηρεσίας έχει δικό του ημερολόγιο για το ίδιο άτομο, οι συγκρούσεις είναι αναπόφευκτες. Μία δεξαμενή και πολλά σημεία εισόδου είναι το ασφαλές μοντέλο.
Πώς δείχνω σωστή διαθεσιμότητα προσωπικού στην ιστοσελίδα μου;
Σύνδεσε τη δημόσια σελίδα κρατήσεων με το ίδιο ημερολόγιο που χρησιμοποιεί εσωτερικά η ομάδα σου. Το WEMASY σου επιτρέπει να δημοσιεύσεις αυτή την εμπειρία κρατήσεων μέσα από τον δημιουργό ιστοσελίδων, ώστε οι πελάτες online να βλέπουν μόνο ώρες που είναι πραγματικά ελεύθερες.
Ποια καθημερινή συνήθεια πιάνει νωρίς τις συγκρούσεις;
Έλεγχε την επόμενη εργάσιμη κάθε απόγευμα. Ψάξε για διπλά ονόματα, κρατήσεις η μία μετά την άλλη χωρίς κενό και πόρους που έχουν δοθεί σε δύο μέρη ταυτόχρονα. Πέντε λεπτά ελέγχου αποτρέπουν τις περισσότερες κρίσεις στην υποδοχή.
Βοηθά η μείωση των no-show στην ακρίβεια του προγραμματισμού;
Λιγότερα no-show σημαίνουν λιγότερες ελεύθερες ώρες την τελευταία στιγμή, που το προσωπικό προσπαθεί να γεμίσει χειροκίνητα υπό πίεση. Οι βιαστικές χειροκίνητες κρατήσεις προκαλούν συγκρούσεις στον προγραμματισμό. Το άρθρο Πώς μειώνεις τα no-show καλύπτει τις τακτικές πρόληψης που κρατούν σταθερό το ημερολόγιό σου.