Οι πολίτες φτάνουν στις 7 το πρωί για να κρατήσουν θέση στην ουρά για ένα ραντεβού διαβατηρίου. Μέχρι το μεσημέρι οι υπάλληλοι διώχνουν τους μισούς, γιατί οι θέσεις χωρίς ραντεβού τελείωσαν ώρες πριν. Το online κλείσιμο ραντεβού θα μπορούσε να είχε μοιράσει αυτές τις επισκέψεις σε όλη την εβδομάδα.
Το λογισμικό ραντεβού για το Δημόσιο δίνει στους φορείς έναν οργανωμένο τρόπο να προσφέρουν ώρες για άδειες, πιστοποιητικά, ελέγχους και υπηρεσίες προς τους πολίτες. Τα online ραντεβού του δημόσιου τομέα μειώνουν το συνωστισμό στους διαδρόμους και δείχνουν καθαρά πότε θα γίνει η εξυπηρέτηση. Ένα σύστημα ραντεβού του Δημοσίου πρέπει να μένει προσβάσιμο, διαφανές και δίκαιο όταν η ζήτηση ξεπερνά τις διαθέσιμες θέσεις. Δες πώς διαφέρουν τα δημόσια ραντεβού από τα ραντεβού μιας ιδιωτικής υπηρεσίας.
Τι είναι το κλείσιμο ραντεβού στο Δημόσιο;
Το κλείσιμο ραντεβού στο Δημόσιο είναι η χρήση online κρατήσεων από τον δημόσιο τομέα για υπηρεσίες προς τους πολίτες. Ο πολίτης διαλέγει μια διαθέσιμη ώρα, παίρνει επιβεβαίωση και πηγαίνει έτοιμος, με τα δικαιολογητικά που χρειάζονται.
Το λογισμικό ραντεβού του Δημοσίου προσθέτει ελέγχους που οι ιδιωτικές επιχειρήσεις σπάνια χρειάζονται. Η επαλήθευση ταυτότητας, ο έλεγχος δικαιώματος και η υποστήριξη πολλών γλωσσών συχνά είναι δεδομένα.
Τα online ραντεβού του δημόσιου τομέα χειρίζονται και τις απότομες αιχμές ζήτησης. Ουρές με κλήρωση, σταδιακή ανοιχτή διάθεση ωρών και λίστες αναμονής εμποδίζουν το σύστημα να καταρρεύσει όταν χιλιάδες χρήστες κλείνουν ταυτόχρονα.
Τι χρειάζονται οι δημόσιοι φορείς από τα εργαλεία ραντεβού
Η προσβασιμότητα εξασφαλίζει ότι οι πολίτες που χρησιμοποιούν υποστηρικτική τεχνολογία μπορούν να ολοκληρώσουν την κράτηση. Η απλή γλώσσα και τα καθαρά μηνύματα λάθους μετράνε περισσότερο από τον διακοσμητικό σχεδιασμό.
Οι διεπαφές σε πολλές γλώσσες εξυπηρετούν διαφορετικές κοινότητες. Τα μηνύματα επιβεβαίωσης και υπενθύμισης πρέπει να είναι στη γλώσσα που διάλεξε ο πολίτης στην κράτηση.
Οι λίστες δικαιολογητικών στις επιβεβαιώσεις μειώνουν τις ελλιπείς επισκέψεις. Ο πολίτης ξέρει ακριβώς ποιες ταυτότητες, φόρμες και τέλη να φέρει πριν πάει στην υπηρεσία.
Οι κανόνες δίκαιης πρόσβασης εμποδίζουν bots και μεταπωλητές να αρπάζουν όλες τις ώρες. Το CAPTCHA, τα όρια ανά νοικοκυριό και οι έλεγχοι ταυτότητας προστατεύουν τα λίγα διαθέσιμα ραντεβού.
Οι αναφορές βοηθούν τους υπευθύνους να βλέπουν τη ζήτηση ανά τύπο υπηρεσίας και τοποθεσία. Οι αλλαγές στο προσωπικό βασίζονται σε δεδομένα και όχι σε παράπονα στους διαδρόμους.
Πώς συνδέεται το ραντεβού στο Δημόσιο με αυτό το βιβλίο
Οι βασικές έννοιες από το τι είναι το κλείσιμο ραντεβού και το λογισμικό ραντεβού ισχύουν και για τους φορείς. Η διαφορά είναι η διακυβέρνηση, η προσβασιμότητα και η εμπιστοσύνη του κοινού.
Οι υπενθυμίσεις λειτουργούν όπως στον ιδιωτικό τομέα, όπως τις δείχνουν τα αυτόματα συστήματα υπενθύμισης ραντεβού, με πρόσθετη προσοχή σε ουδέτερα μηνύματα που δεν αναφέρουν ευαίσθητα στοιχεία της υπόθεσης.
Οι μεγάλες υπηρεσίες με πολλά τοπικά γραφεία έχουν κοινά σημεία με τα μοντέλα του ραντεβού για μεγάλους οργανισμούς, για έλεγχο σε πολλές τοποθεσίες.
Οι φορείς που δημοσιεύουν πύλες για πολίτες μπορούν να φιλοξενούν τις σελίδες κρατήσεων στα επίσημα domain τους, με εργαλεία ιστοσελίδας που κρατούν το περιεχόμενο και τα ραντεβού κάτω από το ίδιο brand.
Συχνές ερωτήσεις
Γιατί οι δημόσιοι φορείς υιοθετούν λογισμικό ραντεβού;
Οι online κρατήσεις μικραίνουν τις ουρές στο γκισέ, μειώνουν τον χρόνο που χάνουν οι υπάλληλοι να επαναλαμβάνουν οδηγίες και δίνουν στους πολίτες προβλέψιμες ώρες εξυπηρέτησης. Οι φορείς παίρνουν και δεδομένα για τις ώρες αιχμής, που βοηθούν να κατανείμουν καλύτερα το προσωπικό.
Μπορούν να κλείσουν ραντεβού και οι πολίτες χωρίς πρόσβαση στο διαδίκτυο;
Οι δημόσιες υπηρεσίες συνήθως κρατούν και τηλεφωνικό ή δια ζώσης κλείσιμο δίπλα στο online. Τα ραντεβού που καταχωρούν οι υπάλληλοι πρέπει να γράφονται στο ίδιο ημερολόγιο, ώστε τα online και τα offline κανάλια να μην κλείνουν ποτέ την ίδια ώρα δύο φορές.
Πώς χειρίζονται τα συστήματα ραντεβού του Δημοσίου τις υπηρεσίες με μεγάλη ζήτηση;
Άνοιξε τις θέσεις σε δόσεις με πρόγραμμα, χρησιμοποίησε λίστες αναμονής όταν γεμίζουν και δείξε καθαρά την επόμενη διαθέσιμη ημερομηνία. Οι ξαφνικές αιχμές ζήτησης χρειάζονται όριο αιτημάτων και παρακολούθηση, ώστε η σελίδα κρατήσεων να μένει online για όλους.
Μπορούν οι δημόσιοι φορείς να βάζουν σελίδες κρατήσεων στις επίσημες ιστοσελίδες τους;
Οι πολίτες εμπιστεύονται περισσότερο τα ραντεβού όταν η κράτηση γίνεται σε επίσημο domain. Το WEMASY βοηθά τους φορείς να φτιάξουν προσβάσιμες σελίδες για πολίτες με τον Δημιουργό ιστοσελίδων και να συνδέσουν τις κρατήσεις, χωρίς να στέλνουν τον κόσμο σε άγνωστες διευθύνσεις τρίτων.
Πρέπει οι υπενθυμίσεις του Δημοσίου να έχουν προσωπικά στοιχεία της υπόθεσης;
Οι δημόσιες υπενθυμίσεις πρέπει να έχουν μόνο ημερομηνία, ώρα, τοποθεσία, όνομα υπηρεσίας και λίστα δικαιολογητικών. Απόφυγε αριθμούς υπόθεσης ή ευαίσθητες ετικέτες στις προεπισκοπήσεις των sms. Ακολούθησε τα πρότυπα απορρήτου που περιγράφονται στα συστήματα υπενθύμισης ραντεβού ασθενών, όπου ισχύει παρόμοια προσοχή.
Τι πρέπει να διαβάσουν οι φορείς μετά από αυτό το κεφάλαιο;
Γύρνα στη διαχείριση κρατήσεων για πολιτικές ακύρωσης και απουσίας σε δημόσιες υπηρεσίες με μεγάλη ζήτηση. Το άρθρο μας για το ποιος χρειάζεται σύστημα κρατήσεων βοηθά να στηθεί το επιχείρημα για την έγκριση της διοίκησης.