Τη Δευτέρα το πρωί, η γραμματέας σου σχεδίαζε να πάρει τηλέφωνο κάθε ασθενή με επίσκεψη την Τετάρτη. Ως το μεσημέρι η αίθουσα αναμονής γέμισε και τρία τηλεφωνήματα δεν έγιναν ποτέ. Δύο από αυτούς τους ασθενείς δεν εμφανίστηκαν. Το μέλος του προσωπικού δεν έκανε κάτι λάθος. Λάθος ήταν η διαδικασία.
Ένα αυτόματο σύστημα υπενθύμισης ραντεβού λύνει αυτό το εμπόδιο. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις ενεργοποιούνται από γεγονότα του ημερολογίου και όχι από τη μνήμη του προσωπικού. Όταν μπαίνει μια κράτηση, το σύστημα προγραμματίζει SMS ή email για τα διαστήματα που διάλεξες. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις προσαρμόζονται μόνες τους όταν οι πελάτες αλλάζουν ώρα. Δες πώς δουλεύει αυτός ο αυτοματισμός και πού ταιριάζει στο σύστημα κρατήσεών σου.
Τι είναι ένα αυτόματο σύστημα υπενθύμισης ραντεβού;
Ένα αυτόματο σύστημα υπενθύμισης ραντεβού είναι μια μηχανή κανόνων συνδεδεμένη με το ημερολόγιο ραντεβού σου. Οι κανόνες ορίζουν πότε στέλνονται τα μηνύματα, ποιο πρότυπο χρησιμοποιείται και ποιο κανάλι προτιμάται.
Οι αυτόματες υπενθυμίσεις στέλνονται χωρίς καθημερινή ενέργεια του προσωπικού. Οι επιβεβαιώσεις μπορεί να φεύγουν αμέσως μετά την κράτηση. Οι υπενθυμίσεις παρακολούθησης φεύγουν είκοσι τέσσερις ή σαράντα οκτώ ώρες πριν την επίσκεψη.
Το σύστημα σταματά επίσης τα μηνύματα όταν ακυρώνονται τα ραντεβού. Έτσι αποφεύγεται το αμήχανο μήνυμα για μια επίσκεψη που ο πελάτης έχει ήδη αφαιρέσει.
Πώς διαφέρουν οι αυτόματες υπενθυμίσεις από τις χειροκίνητες
Οι χειροκίνητες υπενθυμίσεις εξαρτώνται από τον διαθέσιμο χρόνο του προσωπικού. Τις φορτωμένες μέρες τα τηλεφωνήματα χαμηλής προτεραιότητας παραλείπονται. Ο αυτοματισμός αντιμετωπίζει κάθε κράτηση ίδια.
Ο αυτοματισμός δίνει σταθερή διατύπωση. Οι πελάτες παίρνουν κάθε φορά τα ίδια καθαρά στοιχεία, κάτι που μειώνει τη σύγχυση για τον χώρο ή τα βήματα προετοιμασίας.
Γίνονται δυνατές οι αναφορές. Βλέπεις αριθμούς αποστολών, ποσοστά επιβεβαίωσης και αποτυχημένες παραδόσεις σε ένα μέρος, αντί να μαντεύεις ποιον πήραν τηλέφωνο.
Η ανθρώπινη επαφή έχει ακόμα ρόλο στις σύνθετες περιπτώσεις και στους πελάτες μεγάλης αξίας. Ο αυτοματισμός χειρίζεται το συνηθισμένο επίπεδο, ώστε το προσωπικό να εστιάζει στις εξαιρέσεις.
Πώς στήνεις μια αυτόματη ροή υπενθυμίσεων
Ξεκίνα με πρότυπα από το πώς να φτιάξεις πρότυπο υπενθύμισης ραντεβού. Ο αυτοματισμός χωρίς καλό κείμενο απλώς στέλνει κακά μηνύματα πιο γρήγορα.
Σύνδεσε κάθε κανάλι κράτησης με ένα ημερολόγιο. Οι κρατήσεις από την ιστοσελίδα, το τηλέφωνο και τον πάγκο πρέπει να δημιουργούν τα ίδια γεγονότα ενεργοποίησης. Ο ενιαίος προγραμματισμός από το πώς να ρυθμίσεις online προγραμματισμό ραντεβού στηρίζει αυτή την ευθυγράμμιση.
Όρισε διαδρομές κλιμάκωσης. Αν ένας πελάτης δεν επιβεβαιώσει μετά από δύο υπενθυμίσεις, σημείωσε την κράτηση για επαφή από το προσωπικό, αντί να στείλεις τέταρτο ίδιο μήνυμα.
Δες την απόδοση κάθε μήνα. Μια αλλαγή στις ώρες αποστολής κατά λίγες ώρες βελτιώνει συχνά τα ποσοστά επιβεβαίωσης περισσότερο από το ξαναγράψιμο των προτύπων.
Οι ομάδες υγείας με αυστηρότερες ανάγκες απορρήτου πρέπει να διαβάσουν μετά το τι είναι ένα σύστημα υπενθύμισης ραντεβού ασθενών για τα ειδικά θέματα του κλάδου.
Συχνές ερωτήσεις
Αντικαθιστά το αυτόματο σύστημα υπενθύμισης όλα τα τηλεφωνήματα;
Ο αυτοματισμός χειρίζεται τις συνηθισμένες υπενθυμίσεις για τις περισσότερες κρατήσεις. Το προσωπικό πρέπει να παίρνει ακόμα τηλέφωνο όταν οι επισκέψεις θέλουν ειδικό συντονισμό, όπως προετοιμασία για επέμβαση ή διευκολύνσεις προσβασιμότητας. Στόχος είναι να ελευθερωθεί χρόνος στο τηλέφωνο, όχι να καταργηθεί εντελώς η ανθρώπινη επαφή.
Μπορώ να προσαρμόσω τις αυτόματες υπενθυμίσεις ανά τύπο υπηρεσίας;
Τα καλά συστήματα δρομολογούν διαφορετικά πρότυπα ανάλογα με την υπηρεσία, τον επαγγελματία ή τον τύπο πελάτη. Ένας καθαρισμός για νέο ασθενή και μια τακτική επανεξέταση δεν πρέπει να έχουν ίδιο μήνυμα αν τα βήματα προετοιμασίας διαφέρουν.
Τι γίνεται αν οι αυτόματες υπενθυμίσεις αποτύχουν να σταλούν;
Τα αρχεία παράδοσης δείχνουν αποτυχίες από κακούς αριθμούς, μπλοκαρίσματα παρόχου ή λάθη προτύπου. Όρισε ειδοποιήσεις για υψηλά ποσοστά αποτυχίας, ώστε το προσωπικό να πιάνει τα προβλήματα πριν από την ημέρα της επίσκεψης. Η λογική επανάληψης βοηθά σε προσωρινές καθυστερήσεις του παρόχου.
Πώς ταιριάζει το WEMASY σε αυτόματες ροές υπενθυμίσεων;
Οι κρατήσεις από την ιστοσελίδα χρειάζονται μια αξιόπιστη διαδρομή προς το ημερολόγιο προγραμματισμού σου. Το WEMASY σου επιτρέπει να δημοσιεύεις ροές κράτησης μέσω του δημιουργού ιστοσελίδων, ώστε οι αυτόματες υπενθυμίσεις να ενεργοποιούνται από τις ίδιες εγγραφές που διαχειρίζεται καθημερινά η ομάδα σου.
Είναι οι αυτόματες υπενθυμίσεις το ίδιο με τις διαφημιστικές καμπάνιες SMS;
Οι υπενθυμίσεις για υπάρχοντα ραντεβού έχουν διαφορετικό σκοπό από τα διαφημιστικά μηνύματα. Οι κανόνες συναίνεσης και διαγραφής διαφέρουν. Κράτα τις ακολουθίες υπενθύμισης ξεχωριστά από τις λίστες μάρκετινγκ, για να μένεις συμβατός και να μην εκνευρίζεις τους πελάτες.
Τι να διαβάσω μετά για τις αυτόματες υπενθυμίσεις;
Δες το πώς να χρησιμοποιήσεις μια εφαρμογή υπενθύμισης ραντεβού για τη ρύθμιση του εργαλείου. Μετά διάβασε το πώς οι υπενθυμίσεις ραντεβού μειώνουν τα no-show, αν δεν έχεις δει ακόμα τον επιχειρηματικό λόγο.