Δώδεκα άτομα εμφανίζονται για την τριμηνιαία ανασκόπηση. Η αίθουσα που έκλεισες χωράει οκτώ. Δύο πελάτες στέκονται στον διάδρομο. Κάποιος προτείνει να χωριστεί η ομάδα, κάτι που σκοτώνει τη ροή της παρουσίασης πριν από την πρώτη διαφάνεια.
Η κράτηση αίθουσας διασκέψεων υπάρχει για να αποτρέπει ακριβώς αυτή την ασυμφωνία. Η κράτηση αίθουσας διασκέψεων είναι η δέσμευση ενός μεγαλύτερου χώρου, συχνά για πελάτες, φτιαγμένου για επίσημες συναντήσεις, παρουσιάσεις και συζητήσεις ομάδας. Ακολουθεί την ίδια λογική κράτησης και επιβεβαίωσης με την κράτηση αίθουσας συσκέψεων, αλλά το διακύβευμα ανεβαίνει όταν μετράνε ο αριθμός ατόμων, ο οπτικοακουστικός εξοπλισμός και η πρώτη εντύπωση. Δες τι περιλαμβάνει η κράτηση αίθουσας διασκέψεων και πότε πρέπει να την αντιμετωπίσεις διαφορετικά.
Τι είναι η κράτηση αίθουσας διασκέψεων;
Η κράτηση αίθουσας διασκέψεων είναι κράτηση με χρονικό όριο για έναν χώρο συναντήσεων μεγάλης χωρητικότητας. Αυτές οι αίθουσες χωράνε συνήθως περισσότερα άτομα από τις τυπικές μικρές αίθουσες και περιλαμβάνουν εξοπλισμό παρουσίασης, τηλέφωνα συνδιάσκεψης ή τοίχους βίντεο.
Η κράτηση καταγράφει ποιος διοργανώνει τη συνάντηση, την αναμενόμενη συμμετοχή, τις ανάγκες προετοιμασίας και τη διάρκεια. Η διαχείριση κτιρίου ή το IT μπορεί να χρειάζονται προειδοποίηση για κέτερινγκ, επιπλέον καρέκλες ή τεχνική υποστήριξη.
Σε πολλά γραφεία, οι αίθουσες διασκέψεων έχουν αυστηρότερους κανόνες κράτησης. Μεγαλύτερες ελάχιστες προθεσμίες, έγκριση από τους υπευθύνους γραφείου ή όρια στα εβδομαδιαία επαναλαμβανόμενα μπλοκ κρατούν τον κορυφαίο χώρο διαθέσιμο για συναντήσεις με πελάτες και γενικές συγκεντρώσεις.
Πώς διαφέρει η κράτηση αίθουσας διασκέψεων από τις μικρότερες αίθουσες
Η χωρητικότητα είναι η προφανής διαφορά. Μια μικρή αίθουσα τεσσάρων ατόμων δεν αντικαθιστά μια αίθουσα συμβουλίου είκοσι ατόμων. Τα συστήματα κρατήσεων πρέπει να επιβάλλουν ελάχιστη και μέγιστη πληρότητα, ώστε οι σύντομες συναντήσεις να μη δεσμεύουν μεγάλους χώρους.
Διαφέρουν και οι απαιτήσεις εξοπλισμού. Οι αίθουσες διασκέψεων χρειάζονται συχνά ενσωματωμένο οπτικοακουστικό σύστημα, αριθμούς σύνδεσης και δυνατότητα εγγραφής. Ένα πεδίο σημείωσης στην κράτηση για αιτήματα προετοιμασίας βοηθά το προσωπικό υποστήριξης να ετοιμαστεί πριν φτάσουν οι συμμετέχοντες.
Η ορατότητα μετράει όταν ο χώρος είναι για πελάτες. Η υποδοχή μπορεί να χρειάζεται το πρόγραμμα για να καλωσορίσει τους επισκέπτες και να τους κατευθύνει στον σωστό όροφο. Η κράτηση αίθουσας διασκέψεων που συγχρονίζεται με τη ροή της υποδοχής μειώνει τις μπερδεμένες αφίξεις.
Καλές πρακτικές για την κράτηση αίθουσας διασκέψεων
1. Ταίριαξε το μέγεθος της αίθουσας με τη συμμετοχή
Κλείσε αίθουσα που χωράει την ομάδα σου με λίγες επιπλέον θέσεις. Οι άδειες σειρές φαίνονται άβολες σε συναντήσεις με πελάτες. Οι υπερπλήρεις αίθουσες φαίνονται ανεπαγγελματικές.
2. Μπλόκαρε χρόνο προετοιμασίας και αποσυναρμολόγησης
Κράτα τριάντα λεπτά πριν και μετά από μεγάλες παρουσιάσεις για ελέγχους οπτικοακουστικού και επαναφορά του χώρου. Οι κρατήσεις η μία μετά την άλλη χωρίς περιθώριο φέρνουν καθυστερήσεις που κυλούν σε όλη την ημέρα.
3. Κατάγραψε νωρίς τις επαναλαμβανόμενες ανάγκες
Οι σταθερές συναντήσεις της διοίκησης πρέπει να χρησιμοποιούν επαναλαμβανόμενες κρατήσεις με ημερομηνία λήξης. Οι επαναλήψεις χωρίς τέλος μπορούν να μονοπωλήσουν τον καλύτερο χώρο διασκέψεων για μήνες.
4. Ακύρωσε άμεσα όταν αλλάζουν τα σχέδια
Οι μεγάλες αίθουσες είναι σπάνιες. Άφησε ελεύθερα τα αχρησιμοποίητα μπλοκ, ώστε άλλες ομάδες να κλείσουν συναντήσεις με πελάτες που αλλιώς θα μετακινούνταν εκτός γραφείου.
Οι οργανισμοί με πολλούς κοινόχρηστους χώρους διαχειρίζονται συχνά τις αίθουσες διασκέψεων μέσω ενός συστήματος κράτησης αιθουσών, που καλύπτει όλους τους τύπους αιθουσών σε έναν κατάλογο. Η πρόσβαση από κινητό μέσω μιας εφαρμογής κράτησης αιθουσών διασκέψεων βοηθά τους υπαλλήλους να κλείνουν από τον διάδρομο όταν προστεθεί την τελευταία στιγμή μια συνάντηση με πελάτη.
Συχνές ερωτήσεις
Η κράτηση αίθουσας διασκέψεων αφορά μόνο εταιρικά γραφεία;
Κάθε οργανισμός με μεγάλους κοινόχρηστους χώρους συναντήσεων χρησιμοποιεί κράτηση αιθουσών διασκέψεων: πανεπιστήμια, ξενοδοχεία με χώρους συναντήσεων, πολιτιστικά κέντρα και διαχειριστές χώρων coworking. Η διαδικασία προσαρμόζεται σε κάθε χώρο όπου η χωρητικότητα των αιθουσών είναι περιορισμένη.
Πρέπει οι αίθουσες διασκέψεων να απαιτούν έγκριση από υπεύθυνο;
Οι ροές έγκρισης βοηθούν όταν οι αίθουσες είναι σπάνιες ή αφορούν πελάτες. Η αυτόματη έγκριση δουλεύει όταν η χρήση είναι χαμηλή. Δες τα δεδομένα κρατήσεων κάθε τρίμηνο και σφίξε τους κανόνες αν η ίδια ομάδα κρατά την αίθουσα συμβουλίου κάθε απόγευμα.
Πόσο νωρίτερα πρέπει να κλείνονται οι αίθουσες διασκέψεων;
Δύο με τέσσερις εβδομάδες είναι συνηθισμένο παράθυρο για μεγάλες αίθουσες. Τα μικρότερα παράθυρα απογοητεύουν τις ομάδες που σχεδιάζουν επισκέψεις πελατών. Τα μεγαλύτερα κινδυνεύουν από μονοπώληση. Προσάρμοσέ το στο πόσο γρήγορα γεμίζει το γραφείο σου τις καλύτερες ώρες.
Μπορούν εξωτερικοί πελάτες να κλείνουν αίθουσες διασκέψεων μέσω ιστοσελίδας;
Οι χώροι που νοικιάζουν αίθουσες συναντήσεων δημοσιεύουν συχνά τη διαθεσιμότητα online. Το WEMASY περιλαμβάνει δημιουργό ιστοσελίδων, όπου μπορείς να παρουσιάσεις αίθουσες διασκέψεων με φόρμες κράτησης, ώστε οι εξωτερικοί οργανισμοί να κλείνουν και να πληρώνουν χωρίς τηλεφωνικό κυνηγητό.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στην κράτηση αίθουσας διασκέψεων και στην κράτηση χώρου εκδηλώσεων;
Η κράτηση αίθουσας διασκέψεων καλύπτει συνήθως προγραμματισμένες συναντήσεις μέσα στην εργάσιμη ημέρα. Η κράτηση χώρου εκδηλώσεων καλύπτει συχνά βράδια, Σαββατοκύριακα και μεγαλύτερες διατάξεις με κέτερινγκ. Ο προγραμματισμός πόρων καλύπτει το ευρύτερο μοντέλο όταν στην κράτηση μπαίνουν και εξοπλισμός και προσωπικό.
Πώς παρακολουθώ τη χρήση των αιθουσών διασκέψεων στον χρόνο;
Το λογισμικό κρατήσεων με αναφορές δείχνει τις ώρες που κλείνονται ανά αίθουσα και τις ημέρες αιχμής. Τα στατιστικά του WEMASY σε βοηθούν να δεις τάσεις όταν εξετάζεις αν θα μετατρέψεις έναν υποχρησιμοποιούμενο χώρο διασκέψεων σε χώρο γραφείων ή σε επιπλέον μικρές αίθουσες.