Το δείπνο με τον πελάτη μεταφέρθηκε στο γραφείο σου. Χρειάζεσαι την αίθουσα συμβουλίου σε σαράντα λεπτά. Να τηλεφωνήσεις στη διαχείριση κτιρίου και να περιμένεις να σε πάρουν πίσω δεν είναι επιλογή, όταν η ατζέντα έχει ήδη φτάσει σε δώδεκα εισερχόμενα.
Μια εφαρμογή κράτησης αιθουσών διασκέψεων είναι φτιαγμένη για ακριβώς αυτή την πίεση. Μια εφαρμογή κράτησης αιθουσών διασκέψεων είναι ένα εργαλείο κινητού ή προγράμματος περιήγησης, που δείχνει ζωντανή διαθεσιμότητα αιθουσών διασκέψεων, δέχεται άμεσες κρατήσεις, στέλνει επιβεβαιώσεις και συχνά δείχνει την κατάσταση της αίθουσας σε οθόνες κοντά στην πόρτα. Βάζει την κράτηση αίθουσας διασκέψεων στην τσέπη σου, αντί για ένα ημερολόγιο υπολογιστή τρία κλικ πιο μέσα. Δες πώς δουλεύουν αυτές οι εφαρμογές και πώς χωράνε στο ευρύτερο σύνολο κράτησης αιθουσών.
Τι είναι η εφαρμογή κράτησης αιθουσών διασκέψεων;
Μια εφαρμογή κράτησης αιθουσών διασκέψεων είναι η εμπειρία χρήστη για την κράτηση μεγάλων χώρων συναντήσεων. Οι χρήστες ανοίγουν την εφαρμογή, διαλέγουν ημερομηνία, φιλτράρουν ανά χωρητικότητα ή εξοπλισμό και πατούν για να κλείσουν. Η εφαρμογή μιλά με την ίδια βάση προγραμματισμού που τροφοδοτεί τα εργαλεία υπολογιστή και τις οθόνες τοίχου.
Οι περισσότερες εφαρμογές υποστηρίζουν αναζήτηση "κοντά μου" για γραφεία με πολλούς ορόφους, αγαπημένα για αίθουσες που χρησιμοποιείς συχνά και ενέργειες παράτασης ή αποδέσμευσης όταν οι συναντήσεις τελειώνουν νωρίς ή τραβάνε.
Κάποιες εφαρμογές προσθέτουν check-in με κωδικό QR, κάρτες επισκεπτών ή ενσωμάτωση με έλεγχο πρόσβασης. Τα δεδομένα check-in τροφοδοτούν κανόνες αυτόματης αποδέσμευσης που ελευθερώνουν αίθουσες όταν δεν εμφανίζεται κανείς.
Γιατί μετράει η πρόσβαση από κινητό για τις αίθουσες διασκέψεων
Οι ανάγκες για αίθουσες διασκέψεων αλλάζουν γρήγορα. Οι επισκέψεις πελατών προστίθενται στη διαδρομή. Οι γενικές συγκεντρώσεις μικραίνουν και ελευθερώνουν χώρο στα μέσα του πρωινού. Τα εργαλεία κράτησης μόνο για υπολογιστή χάνουν αυτές τις στιγμές, γιατί αυτός που χρειάζεται την αίθουσα δεν είναι στο γραφείο του.
Οι εφαρμογές κινητού βοηθούν και τους υπαλλήλους που κινούνται σε χώρους coworking και γραφεία με υπηρεσίες. Κλείνεις την αίθουσα συμβουλίου πριν φύγεις από το καφέ. Οι συνάδελφοι βλέπουν την κράτηση στις οθόνες του ορόφου όταν περνούν.
Ωφελούνται και η υποδοχή και η διαχείριση κτιρίου. Το προσωπικό κοιτάζει την εφαρμογή για να απαντήσει "σε ποια αίθουσα είναι η επίδειξη των 3 μ.μ.;" χωρίς να ανοίξει ολόκληρο πίνακα διαχείρισης.
Χαρακτηριστικά που πρέπει να περιμένεις από μια καλή εφαρμογή κράτησης
1. Ζωντανή διαθεσιμότητα με φωτογραφίες ή κατόψεις
Δες χωρητικότητα, διάταξη και εξοπλισμό πριν δεσμευτείς. Το οπτικό πλαίσιο μειώνει τις ασύμφωνες κρατήσεις για συναντήσεις με πελάτες.
2. Άμεση επιβεβαίωση και συγχρονισμός ημερολογίου
Οι κρατήσεις εμφανίζονται στο ημερολόγιό σου με όνομα αίθουσας, όροφο και στοιχεία σύνδεσης. Μοιράσου προσκλήσεις χωρίς να ξαναγράφεις την τοποθεσία.
3. Ειδοποιήσεις push
Οι υπενθυμίσεις πριν την ώρα έναρξης και οι προτροπές για πρόωρη αποδέσμευση μειώνουν τις κρατήσεις-φαντάσματα που μπλοκάρουν τους συναδέλφους.
4. Παρακάμψεις και εγκρίσεις διαχειριστή
Οι υπεύθυνοι εγκρίνουν τις καλύτερες αίθουσες από την ίδια εφαρμογή. Η διαχείριση κτιρίου μπορεί να μπλοκάρει αίθουσες για συντήρηση χωρίς να μπει σε άλλο σύστημα.
5. Ενσωμάτωση με κράτηση γραφείων και πόρων
Οι ενοποιημένες εφαρμογές χώρου εργασίας σου επιτρέπουν να κλείσεις γραφείο, αίθουσα διασκέψεων και εξοπλισμό σε μία συνεδρία. Αυτή η ροή συνδέεται με τον προγραμματισμό πόρων όταν το γραφείο σου διαχειρίζεται περισσότερα από αίθουσες.
Πίσω από την εφαρμογή βρίσκεται ένα σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων, που αποθηκεύει το απόθεμα και τους κανόνες. Η εφαρμογή είναι η βολική επιφάνεια. Το σύστημα είναι η πηγή αλήθειας.
Συχνές ερωτήσεις
Διαφέρει μια εφαρμογή κράτησης αιθουσών διασκέψεων από το λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων;
Η εφαρμογή είναι συχνά ο πελάτης κινητού του ίδιου λογισμικού πίσω από τα σκηνικά. Το λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων μπορεί να περιλαμβάνει διαχείριση στο web, οθόνες τοίχου και APIs. Η εφαρμογή κράτησης εστιάζει στην εμπειρία κράτησης του υπαλλήλου σε κινητό ή tablet.
Μπορούν οι επισκέπτες να χρησιμοποιούν μια εφαρμογή κράτησης αιθουσών διασκέψεων;
Κάποιες εφαρμογές στηρίζουν λογαριασμούς επισκεπτών ή πρόσβαση περιορισμένου χρόνου για εξωτερικούς συνεργάτες. Οι πελάτες coworking κλείνουν αίθουσες συμβουλίου μέσω εφαρμογών μελών, δεμένων με το επίπεδο συνδρομής τους.
Δουλεύουν οι εφαρμογές κράτησης αιθουσών διασκέψεων χωρίς υλικό τοίχου;
Τα tablet τοίχου βοηθούν στην κράτηση επί τόπου αλλά είναι προαιρετικά. Μια εφαρμογή μαζί με ακριβείς κατόψεις καλύπτει τις περισσότερες ανάγκες, μέχρι τα ποσοστά no-show ή η σύγχυση στους διαδρόμους να δικαιολογήσουν οθόνες πόρτας.
Μπορεί η κράτηση αιθουσών διασκέψεων να ζει στην ιστοσελίδα της εταιρείας αντί για ξεχωριστή εφαρμογή;
Η κράτηση από πρόγραμμα περιήγησης δουλεύει για προσωπικό και πελάτες που προτιμούν να μην εγκαταστήσουν άλλη εφαρμογή. Το WEMASY περιλαμβάνει δημιουργό ιστοσελίδων, όπου ενσωματώνεις προσαρμοστικές ροές κρατήσεων που συμπεριφέρονται σαν εφαρμογή σε οθόνες κινητού.
Πώς χειρίζονται οι εφαρμογές κράτησης τις επαναλαμβανόμενες συναντήσεις της διοίκησης;
Οι επαναλαμβανόμενες σειρές κλείνονται από την εφαρμογή με ορατές από την αρχή ημερομηνίες λήξης. Οι διαχειριστές ελέγχουν τις μακροχρόνιες σειρές μέσω αναφορών του συστήματος κράτησης αιθουσών, ώστε οι καλύτερες αίθουσες να μένουν διαθέσιμες για πελάτες.
Τι πρέπει να δοκιμάσω πριν βγάλω μια εφαρμογή κράτησης αιθουσών διασκέψεων;
Κλείσε, παράτεινε, ακύρωσε και κάνε check-in από κινητό στο πραγματικό δίκτυο του γραφείου σου. Έλεγξε τον συγχρονισμό ημερολογίου, τα μηνύματα συγκρούσεων και την ακρίβεια της κάτοψης. Ένας πιλοτικός όροφος για δύο εβδομάδες φέρνει στο φως τα περισσότερα προβλήματα πριν την εφαρμογή σε όλη την εταιρεία.