Μία κράτηση για δώδεκα δωμάτια αλλάζει τα πάντα στον τρόπο που τιμολογείς, επιβεβαιώνεις και κάνεις check-in μια ταξιδιωτική παρέα. Οι μεμονωμένες κρατήσεις αντιμετωπίζουν κάθε επισκέπτη ως ξεχωριστή συναλλαγή. Η ομαδική κράτηση αντιμετωπίζει την παρέα ως ένα συντονισμένο μπλοκ με κοινούς όρους.
Η ομαδική κράτηση είναι η διαδικασία κράτησης χωρητικότητας για πολλά άτομα, δωμάτια ή θέσεις με έναν λογαριασμό διοργανωτή ή ένα συμβόλαιο. Εμφανίζεται στις κρατήσεις μπλοκ δωματίων σε ξενοδοχεία, στις πωλήσεις τραπεζιών σε συνέδρια, στα πακέτα tour, στα πακέτα μαθημάτων για εταιρικές ομάδες και στις αγορές οικογενειακών εισιτηρίων. Δες πώς δουλεύει η ομαδική κράτηση και τι πρέπει να χειρίζεται το σύστημα εγγραφών ή κρατήσεών σου.
Τι είναι η ομαδική κράτηση;
Η ομαδική κράτηση είναι ένα μοντέλο κράτησης όπου μία συναλλαγή ή ένα συμβόλαιο κρατά πολλές μονάδες χωρητικότητας ταυτόχρονα. Ο διοργανωτής μπορεί να είναι μια εταιρεία που πληρώνει θέσεις εκπαίδευσης για τους υπαλλήλους της, μια οικογένεια που κλείνει διπλανά δωμάτια ξενοδοχείου ή ένας χορηγός που αγοράζει ολόκληρο τραπέζι σε εκδήλωση συγκέντρωσης χρημάτων.
Ο επικεφαλής της ομάδας συνήθως διαχειρίζεται την πληρωμή, τη συλλογή ονομάτων και τις αλλαγές για ολόκληρο το μπλοκ. Οι μεμονωμένοι συμμετέχοντες μπορεί να παίρνουν ακόμη δικά τους στοιχεία επιβεβαίωσης, αλλά η πολιτική και η χρέωση συχνά ανήκουν στον διοργανωτή.
Η ομαδική κράτηση διαφέρει από έναν μεμονωμένο πελάτη που αγοράζει πολλά εισιτήρια για φίλους. Η κλίμακα και η δομή ορίζουν το όριο. Η αγορά τεσσάρων εισιτηρίων συναυλίας είναι αγορά ποσότητας. Η κράτηση σαράντα δωματίων ξενοδοχείου με εταιρικό κωδικό τιμής και κλιμακωτές ημερομηνίες άφιξης είναι ομαδική κράτηση.
Συνηθισμένοι τύποι ομαδικής κράτησης
Η ομαδική κράτηση ξενοδοχείου μπλοκάρει δωμάτια για γάμους, συνέδρια, αθλητικές ομάδες και ομάδες tour. Τα ξενοδοχεία ελευθερώνουν συγκεκριμένο αριθμό δωματίων με συμφωνημένη τιμή και ημερομηνία λήξης για τις επιβεβαιώσεις μεμονωμένων επισκεπτών μέσα στο μπλοκ.
Η κράτηση τραπεζιού εκδήλωσης πουλά οκτώ ή δέκα θέσεις ως μία μονάδα αποθέματος για γκαλά και δείπνα. Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί και οι χώροι χρησιμοποιούν πολύ αυτό το μοντέλο δίπλα στο γενικό λογισμικό εγγραφών σε εκδηλώσεις.
Οι εταιρικές και εκπαιδευτικές ομάδες αγοράζουν πάσες μαθημάτων ή μπλοκ ιδιωτικών συνεδριών. Μια εταιρεία γράφει είκοσι υπαλλήλους σε μια σειρά εκπαίδευσης με ένα τιμολόγιο αντί για είκοσι ξεχωριστά checkout.
Οι διοργανωτές tour και δραστηριοτήτων πουλούν ιδιωτικές ομαδικές αναχωρήσεις όταν μία παρέα γεμίζει ένα σκάφος, ένα λεωφορείο ή μια θέση ξεναγού. Η χωρητικότητα κρατιέται ως μονάδα και όχι θέση προς θέση.
Τι πρέπει να χειρίζονται τα συστήματα ομαδικής κράτησης
Το απόθεμα σε κλίμακα ομάδας σημαίνει ότι η διαθέσιμη χωρητικότητα μειώνεται κατά ολόκληρο το μέγεθος του μπλοκ όταν γίνεται η κράτηση, όχι μία θέση τη φορά. Το overselling ενός τραπεζιού, επειδή το σύστημα μέτρησε λάθος τα άτομα, χαλά τη βραδιά της εκδήλωσης.
Οι επιλογές διαμοιρασμένης πληρωμής αφήνουν τους διοργανωτές να πληρώσουν προκαταβολή, ενώ οι μεμονωμένοι επισκέπτες εξοφλούν το μερίδιό τους αργότερα, ή έναν πληρωτή να καλύψει ολόκληρο το μπλοκ εκ των προτέρων. Η ροή του checkout σου πρέπει να ταιριάζει με το πώς χρεώνει πραγματικά ο κλάδος σου.
Η συλλογή λίστας συμμετεχόντων μαζεύει ονόματα, διατροφικές ανάγκες ή προτιμήσεις δωματίων αφού πουληθεί το μπλοκ. Ο διοργανωτής συμπληρώνει τα στοιχεία μέσα σε μέρες χωρίς να χάσει την κράτηση.
Οι κανόνες αλλαγών ορίζουν ποιος μπορεί να προσθέσει ή να αφαιρέσει θέσεις μέσα στο μπλοκ και μέχρι ποια προθεσμία. Τα ομαδικά συμβόλαια συχνά περιλαμβάνουν ρήτρες μείωσης, που επιβάλλουν τα ξενοδοχεία αν γεμίσουν πολύ λίγα δωμάτια.
Η επικοινωνία πηγαίνει και στον διοργανωτή και στους μεμονωμένους επισκέπτες. Οι επιβεβαιώσεις, οι υπενθυμίσεις και οι ειδοποιήσεις αλλαγών πρέπει να φτάνουν στον άνθρωπο που πραγματικά έρχεται, όχι μόνο σε εκείνον που πλήρωσε.
Τα μοτίβα ομάδων επικαλύπτονται με την εγγραφή σε εκδηλώσεις μη κερδοσκοπικών οργανισμών για γκαλά και με τις συνηθισμένες κρατήσεις, όταν ένα εστιατόριο κρατά μια μεγάλη ιδιωτική αίθουσα.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι η ομαδική κράτηση ξενοδοχείου το ίδιο με την κράτηση μέσω ταξιδιωτικού γραφείου;
Οι πράκτορες συχνά κάνουν ομαδική κράτηση ξενοδοχείου εκ μέρους των πελατών, αλλά το μοντέλο είναι το ίδιο: ένα μπλοκ δωματίων με κοινούς όρους. Η άμεση ομαδική κράτηση μέσω ξενοδοχείου ή ιστοσελίδας εκδήλωσης αποφεύγει τα τέλη μεσάζοντα όταν ο οργανισμός σου διαχειρίζεται τη δική του λίστα.
Πρέπει οι ομαδικές κρατήσεις να απαιτούν προκαταβολή;
Οι προκαταβολές μειώνουν τις ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής που αφήνουν μεγάλα άδεια μπλοκ. Το ύψος της προκαταβολής συνήθως αντανακλά τα ελάχιστα εγγυημένα έσοδα της επιχείρησης. Δήλωσε καθαρά τους κανόνες επιστροφής στη σελίδα ομαδικής κράτησης πριν από το checkout.
Μπορεί ένα άτομο να αγοράσει online εισιτήρια για μια ομάδα;
Τα πεδία ποσότητας στην εγγραφή σε εκδήλωση χειρίζονται μικρές ομάδες που αγοράζουν αρκετά εισιτήρια σε ένα checkout. Τα μεγαλύτερα μπλοκ με συλλογή λίστας και σταδιακή πληρωμή χρειάζονται ειδικές ροές ομαδικής κράτησης και όχι έναν απλό επιλογέα ποσότητας.
Πώς παρουσιάζω επιλογές ομαδικής κράτησης στην ιστοσελίδα μου;
Οι ειδικές σελίδες ομάδων εξηγούν το ελάχιστο μέγεθος, τα κλιμάκια τιμών και πώς ζητάς ένα μπλοκ. Με τον Δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY φτιάχνεις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.
Τι γίνεται όταν ακυρώνει ένα μέρος της ομάδας;
Η πολιτική ορίζει αν η μερική ακύρωση επιστρέφει μεμονωμένες θέσεις στη δημόσια πώληση ή μειώνει το εγγυημένο μπλοκ. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα πρέπει να ενημερώνουν το απόθεμα αμέσως όταν ο διοργανωτής αφαιρεί συμμετέχοντες μέσα στα επιτρεπτά χρονικά όρια.
Πώς αλληλεπιδρούν οι λίστες αναμονής με τις ομαδικές κρατήσεις;
Όταν ακυρώνεται ένα γεμάτο τραπέζι ή μπλοκ δωματίων, μια ομάδα από τη λίστα αναμονής μπορεί να πάρει ολόκληρη τη μονάδα μονομιάς. Δες τη διαχείριση λίστας αναμονής για το πώς προσφέρεις δίκαια μεγάλα κενά.