Το ετήσιο γκαλά σου έχει 340 αιτήματα για εισιτήρια, σκορπισμένα σε τρία inbox εθελοντών, δύο υπολογιστικά φύλλα και μια στοίβα ταχυδρομικές επιταγές. Τα κλιμάκια χορηγιών είναι γραμμένα σε έναν πίνακα. Η διάταξη των τραπεζιών βρίσκεται στην εφαρμογή σημειώσεων κάποιου.
Οι εκδηλώσεις συγκέντρωσης χρημάτων αποτυγχάνουν αθόρυβα όταν οι εγγραφές μένουν χειροκίνητες. Το λογισμικό εγγραφών σε εκδηλώσεις για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς είναι φτιαγμένο να χειρίζεται πωλήσεις εισιτηρίων, κλιμάκια δωρεών, βάρδιες εθελοντών και επικοινωνία με συμμετέχοντες σε μία οργανωμένη ροή. Δίνει στις μικρές ομάδες την ίδια δομική υποστήριξη που έχουν οι μεγάλοι φιλανθρωπικοί οργανισμοί, χωρίς να χρειάζονται ολόκληρο τμήμα εκδηλώσεων. Δες τι πρέπει να κάνει το λογισμικό εγγραφών για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και πώς να το αξιολογήσεις.
Τι είναι το λογισμικό εγγραφών σε εκδηλώσεις για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς;
Το λογισμικό εγγραφών σε εκδηλώσεις για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς είναι τεχνολογία εγγραφών προσαρμοσμένη σε εκδηλώσεις συγκέντρωσης χρημάτων, προγράμματα κοινότητας και συναντήσεις με αποστολή. Μαζεύει εγγραφές, επεξεργάζεται πληρωμές εισιτηρίων ή δωρεών και παρακολουθεί ποιος παρευρίσκεται, ώστε η επικοινωνία μετά και οι αναφορές να μένουν σωστές.
Οι εκδηλώσεις μη κερδοσκοπικών συχνά συνδυάζουν πώληση εισιτηρίων με προαιρετικές δωρεές, πακέτα χορηγιών και χρονικές θέσεις για εθελοντές. Οι γενικές φόρμες εγγραφής δυσκολεύονται με αυτούς τους συνδυασμούς. Το λογισμικό που εστιάζει στους μη κερδοσκοπικούς υποστηρίζει κλιμακωτές τιμές, μηνύματα για φορολογικές αποδείξεις και χωρητικότητα σε πολλούς τύπους εκδηλώσεων που τρέχουν ταυτόχρονα.
Στόχος δεν είναι η πολυπλοκότητα για τον εαυτό της. Είναι να έχουν οι συντονιστές εθελοντών μία πηγή αλήθειας πριν από τη βραδιά της εκδήλωσης, αντί να συμφωνούν λίστες λίγες ώρες πριν ανοίξουν οι πόρτες.
Γιατί οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί χρειάζονται ειδικό λογισμικό εγγραφών
Η εμπιστοσύνη των δωρητών εξαρτάται από μια ομαλή εγγραφή και καθαρή επιβεβαίωση. Ένας δωρητής που πληρώνει αλλά δεν παίρνει email απόδειξης μπορεί να διστάσει να δώσει ξανά. Το λογισμικό εγγραφών στέλνει άμεση επιβεβαίωση με τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης και τη διατύπωση αναγνώρισης της δωρεάς που ορίζει το οικονομικό σου τμήμα.
Ο χρόνος των εθελοντών είναι περιορισμένος. Η χειροκίνητη καταχώριση από χάρτινες φόρμες ή προωθημένα email τρώει ώρες που θα πήγαιναν σε δράσεις προσέγγισης. Η αυτοματοποιημένη εγγραφή ελευθερώνει το προσωπικό για τις σχέσεις, αντί για καθάρισμα υπολογιστικών φύλλων.
Οι αναφορές στηρίζουν επιχορηγήσεις και ενημερώσεις του διοικητικού συμβουλίου. Το λογισμικό εγγραφών εξάγει αριθμούς παρουσίας, έσοδα ανά τύπο εισιτηρίου και λίστες επαφών δωρητών για καμπάνιες ευχαριστίας μετά την εκδήλωση.
Ο έλεγχος χωρητικότητας μετράει για δείπνα με καθιστές θέσεις, αίθουσες workshop και όρια ασφαλείας σε κοινοτικούς χώρους. Το overselling μιας εκδήλωσης συγκέντρωσης χρημάτων φέρνει αμηχανία και δουλειά επιστροφής χρημάτων που φθείρει την καλή θέληση.
Λειτουργίες που πρέπει να προτεραιοποιούν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί
Οι ευέλικτοι τύποι εισιτηρίων καλύπτουν γενική είσοδο, τραπέζια VIP, εκπτώσεις μελών και συμπληρωματικά εισιτήρια για μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή τον Τύπο. Κάθε τύπος πρέπει να αντιστοιχεί σε σαφείς κανόνες χωρητικότητας.
Οι προσθήκες δωρεών στο checkout αφήνουν τους υποστηρικτές να δώσουν πάνω από την τιμή του εισιτηρίου χωρίς ξεχωριστή φόρμα. Αυτή η ροή ενός βήματος αυξάνει το μέσο ποσό δωρεάς σε σύγκριση με το να στέλνεις τον κόσμο σε δύο σελίδες checkout.
Η εγγραφή σε βάρδιες εθελοντών αντιμετωπίζει τις χρονικές θέσεις σαν καθίσματα. Οι συντονιστές βλέπουν ποιος γράφτηκε για στήσιμο, γραφείο εγγραφής και μάζεμα, χωρίς ξεχωριστό εργαλείο προγραμματισμού.
Η ομαδική κράτηση και η κράτηση τραπεζιών βοηθά τα γκαλά, όπου οι συμμετέχοντες αγοράζουν ένα μπλοκ τραπεζιού αντί για μεμονωμένες θέσεις. Αυτό το μοτίβο συνδέεται φυσικά με τις έννοιες της ομαδικής κράτησης που καλύπτονται αργότερα σε αυτή την ενότητα.
Τα εργαλεία επικοινωνίας στέλνουν υπενθυμίσεις, αλλαγές χώρου της τελευταίας στιγμής και μηνύματα ευχαριστίας μετά την εκδήλωση από την ίδια λίστα συμμετεχόντων που χρησιμοποιείται στο check-in.
Πολλοί μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί ξεκινούν με βασικό λογισμικό εγγραφών σε εκδηλώσεις και προσθέτουν εγγραφές σε μαθήματα ή προγράμματα για συνεχή εκπαίδευση μέσω της εγγραφής σε μάθημα, όταν τα workshop τρέχουν όλο τον χρόνο.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορούν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί να χρησιμοποιούν δωρεάν εγγραφή για εκδηλώσεις της κοινότητας;
Και οι δωρεάν εκδηλώσεις της κοινότητας ωφελούνται από την εγγραφή, για να ελέγχεται η χωρητικότητα και να μαζεύονται δηλώσεις ή επαφές έκτακτης ανάγκης. Ένα βήμα εγγραφής χτίζει και λίστα επαφών για μελλοντικά προγράμματα, χωρίς να αγοράζεις εξωτερικές λίστες.
Πώς πρέπει να χειρίζονται οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί τις αποδείξεις δωρεών στην εγγραφή;
Τα email επιβεβαίωσης πρέπει να αναφέρουν ποιο μέρος εκπίπτει φορολογικά, όταν ισχύει, και να παραπέμπουν στην επίσημη αποστολή απόδειξης από τη διαδικασία του οικονομικού σου τμήματος. Το λογισμικό εγγραφών ενεργοποιεί το μήνυμα, αλλά τη νομική διατύπωση την ορίζει ο οργανισμός σου.
Χρειάζονται οι μικροί μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πλήρες λογισμικό εγγραφών;
Μία ετήσια εκδήλωση μπορεί να ξεκινήσει με μια δομημένη φόρμα εγγραφής και να γίνει λογισμικό όταν πολλαπλασιαστούν τα προγράμματα. Όταν διοργανώνεις περισσότερες από λίγες εκδηλώσεις τον χρόνο ή διαχειρίζεσαι βάρδιες εθελοντών μαζί με εισιτήρια, το ειδικό λογισμικό γλιτώνει περισσότερο χρόνο από όσο κοστίζει.
Μπορεί ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός να δημοσιεύσει εγγραφές εκδηλώσεων στη δική του ιστοσελίδα;
Η εγγραφή στο δικό σου domain ενισχύει την εμπιστοσύνη των δωρητών. Με τον Δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY φτιάχνεις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.
Πώς βοηθούν οι λίστες αναμονής τις εκδηλώσεις συγκέντρωσης χρημάτων που έχουν sold out;
Τα γκαλά και τα δημοφιλή workshop συχνά γεμίζουν νωρίς. Μια λίστα αναμονής κρατά το ενδιαφέρον, ώστε να γεμίσεις γρήγορα τις ακυρώσεις ή να σχεδιάσεις δεύτερη συνεδρία. Δες τη διαχείριση λίστας αναμονής για το πώς δουλεύει αυτή η διαδικασία σε μεγάλη κλίμακα.
Ποιος άλλος πόρος καλύπτει τη γενική σχεδίαση εγγραφών σε εκδηλώσεις;
Το κεφάλαιο πώς να φτιάξεις φόρμα εγγραφής εκδήλωσης περνά από τις επιλογές πεδίων και τη ροή επιβεβαίωσης, που ισχύουν τόσο για εκδηλώσεις μη κερδοσκοπικών όσο και για εμπορικά workshop.