Το καλύτερο σύστημα κρατήσεων εστιατορίου σε μια ιστοσελίδα κριτικών μπορεί να μη σου κάνει για το μπιστρό σου με τέσσερα τραπέζια. Ο πιο μοδάτος προγραμματιστής για κομμωτήρια μπορεί να μην έχει τις φόρμες εισαγωγής που χρειάζεται το ιατρείο σου. Οι λίστες λειτουργιών ανταμείβουν το εύρος. Η δουλειά σου ανταμείβει την ταιριαστή λύση.
Για να διαλέξεις λογισμικό προγραμματισμού χωρίς μετάνοια, ξεκίνα με ειλικρινείς απαντήσεις για το είδος υπηρεσίας, το μέγεθος της ομάδας, τα κανάλια κρατήσεων και τον προϋπολογισμό. Είτε χρειάζεσαι το καλύτερο σύστημα κρατήσεων εστιατορίου είτε ένα απλό ημερολόγιο για έναν άνθρωπο, το πλαίσιο αξιολόγησης μένει παρόμοιο. Όρισε τις απαιτήσεις, δοκίμασε πραγματικές ροές δουλειάς και δες πώς χειρίζεται κάθε επιλογή τις εξαιρέσεις. Δες ένα πρακτικό μονοπάτι από τη σύντομη λίστα ως την απόφαση.
Ξεκίνα από το μοντέλο κρατήσεων
Γράψε αν δουλεύεις με κρατήσεις, ραντεβού ή και τα δύο. Σημείωσε το μέσο μέγεθος παρέας, τη διάρκεια της επίσκεψης και πόσο νωρίς κλείνουν οι πελάτες.
Τα εστιατόρια νοιάζονται για χρόνους εναλλαγής και συνδυασμούς τραπεζιών. Τα ιατρεία χρειάζονται διαπιστευτήρια επαγγελματιών και φόρμες. Οι χώροι εκδηλώσεων χρειάζονται όρια χωρητικότητας και κατηγορίες εισιτηρίων. Λογισμικό φτιαγμένο για ένα μοντέλο μπορεί να σου φέρνει αντιστάσεις σε ένα άλλο.
Χάρτισε κάθε κανάλι: τηλέφωνο, πελάτες χωρίς κράτηση, ιστοσελίδα, συνδέσμους στα social και καταχωρίσεις συνεργατών. Το σύστημα πρέπει να τα ενώνει, αλλιώς οι συγκρούσεις επιστρέφουν.
Λειτουργίες που αξίζει να βαθμολογήσεις
Η ακρίβεια της διαθεσιμότητας είναι το πρώτο επίπεδο. Αν το ημερολόγιο λέει ψέματα, τίποτα άλλο δεν μετράει.
Η αυτοεξυπηρέτηση πελατών, με επιβεβαιώσεις, υπενθυμίσεις και αλλαγή ώρας, κόβει γρήγορα το κόστος εργασίας.
Τα εργαλεία προσωπικού πρέπει να ταιριάζουν με το πώς δουλεύουν πραγματικά οι υπεύθυνοι: κατόψεις για εστίαση, προβολές πολλών επαγγελματιών για κομμωτήρια, κατάσταση καθαριότητας για καταλύματα.
Οι πληρωμές και οι προκαταβολές είναι προαιρετικές, αλλά ισχυρές για τον έλεγχο των no-show.
Οι αναφορές για αξιοποίηση, ακυρώσεις και ώρες αιχμής καθοδηγούν το προσωπικό και τις προσφορές.
Οι επιλογές επωνυμίας και ενσωμάτωσης κρατούν τις κρατήσεις στην ιστοσελίδα σου, κάτι που συνδέεται με την κατοχή της σχέσης με τον πελάτη.
Η ποιότητα της υποστήριξης ανήκει κι αυτή στη βαθμολογία σου. Η ζωντανή συνομιλία στις ώρες εξυπηρέτησής σου νικά τη βοήθεια μόνο με email, όταν χαλά η ροή κρατήσεων ένα βράδυ Σαββάτου.
Διαδικασία αξιολόγησης που δουλεύει
Γράψε πέντε σενάρια που ζεις κάθε εβδομάδα: τηλεφωνικό αίτημα για μεγάλη παρέα, ακύρωση της τελευταίας στιγμής, φόβος διπλής κράτησης, νέος πελάτης με online κράτηση και γιορτινό πολυάσχολο διάστημα.
Πέρασε κάθε πάροχο από αυτά τα σενάρια σε δοκιμαστική περίοδο. Δες την αντίδραση της ρεσεψιόν, όχι μόνο τον ενθουσιασμό του ιδιοκτήτη.
Έλεγξε ώρες υποστήριξης, εξαγωγή δεδομένων και όρους συμβολαίου πριν μεταφέρεις ιστορικές κρατήσεις.
Βάλε στη συζήτηση ένα σκεπτικιστή της ομάδας. Οι υποστηρικτές βοηθούν την υιοθέτηση, αλλά οι επικριτές βλέπουν νωρίς την τριβή.
Ρώτα για υποστήριξη στην ένταξη και στη μεταφορά. Η μεταφορά ενεργών κρατήσεων από υπολογιστικά φύλλα ή παλιά εργαλεία πρέπει να έχει τεκμηριωμένο σχέδιο. Μια όμορφη επίδειξη δεν λέει πολλά, αν την εβδομάδα της εκκίνησης χαθούν ζωντανές κρατήσεις.
Σχεδίασε την εκπαίδευση σε σύντομες συναντήσεις δεμένες με πραγματικές βάρδιες. Μία ώρα πριν την εξυπηρέτηση νικά ένα εγχειρίδιο που δεν το διαβάζει κανείς. Τα στιγμιότυπα οθόνης από το δικό σου στήσιμο νικούν τις γενικές διαφάνειες του παρόχου.
Βαθμολόγησε κάθε πάροχο με βάση το πόσο καλά χειρίζεται το χειρότερο σενάριό σου. Το εργαλείο που διαλέγεις μια ήρεμη Τρίτη πρέπει να δουλεύει και το πιο πολυάσχολο Σάββατο.
Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγεις
Η αγορά μόνο βάσει τιμής αγνοεί το κόστος των no-show και τις ώρες προσωπικού που γλιτώνεις.
Αν αγνοήσεις τις ενσωματώσεις, θα έχεις διπλή καταχώριση ανάμεσα στις κρατήσεις, στην τιμολόγηση και στα εργαλεία μάρκετινγκ.
Οι ρήτρες εξόδου από το συμβόλαιο αξίζουν προσεκτικό έλεγχο. Κάποιοι πάροχοι χρεώνουν υψηλά τέλη εξαγωγής ή περιορίζουν τη μεταφορά δεδομένων αν φύγεις μετά τον πρώτο χρόνο.
Αν παραλείψεις τις δοκιμές στο κινητό, χάνεις πελάτες που κλείνουν από το κινητό στις μετακινήσεις τους.
Οι αναφορές από παρόμοιες επιχειρήσεις δείχνουν την ποιότητα υποστήριξης καλύτερα από τα βίντεο λειτουργιών. Ρώτα συναδέλφους τι χάλασε στην πρώτη τους πολυάσχολη εποχή με έναν πάροχο.
Αφού διαλέξεις, σύνδεσε τις έννοιες αυτής της ενότητας: online συστήματα κρατήσεων, booking widget και στρατηγική άμεσης κράτησης. Αν καταλάβεις πώς δουλεύει ένα σύστημα κρατήσεων, θα ρυθμίσεις καλύτερα ό,τι αγόρασες.
Ξαναδές την επιλογή σου μετά από ενενήντα ημέρες. Τα μοτίβα χρήσης που δεν μπορούσες να προβλέψεις την πρώτη εβδομάδα συχνά δείχνουν ελλείπουσες λειτουργίες ή extra που δεν χρησιμοποιείς και αξίζει να κόψεις για να γλιτώσεις κόστος.
Γράψε γιατί διάλεξες τον νικητή. Το μελλοντικό σου εγώ ή ένας νέος υπεύθυνος θα ξεχάσει τις λεπτομέρειες της δοκιμής. Ένα αρχείο απόφασης μίας σελίδας αποτρέπει να ξανανοίγετε την ίδια συζήτηση του χρόνου.
Μοιράσου την τελική σύντομη λίστα με το προσωπικό πρώτης γραμμής πριν από την αγορά. Η αποδοχή τους επιταχύνει την υιοθέτηση από την πρώτη μέρα.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιο είναι το καλύτερο σύστημα κρατήσεων εστιατορίου για μια μικρή τραπεζαρία;
Οι μικρές τραπεζαρίες χρειάζονται ακριβή διαχείριση τραπεζιών, απλές online κρατήσεις και καθαρές προβολές χώρου, χωρίς πολυπλοκότητα μεγάλων επιχειρήσεων. Οι ρυθμίσεις χρόνου εναλλαγής και οι κανόνες μεγέθους παρέας μετράνε περισσότερο από τον αυτοματισμό μάρκετινγκ. Δοκίμασε σε μια πολυάσχολη εξυπηρέτηση Σαββατοκύριακου πριν δεσμευτείς.
Πόσο πρέπει να δοκιμάσω ένα λογισμικό προγραμματισμού πριν αποφασίσω;
Δοκίμασε τουλάχιστον δύο εβδομάδες που να καλύπτουν κανονικά μοτίβα και αιχμές. Μία ήσυχη εβδομάδα κρύβει κενά προγραμματισμού που εμφανίζονται όταν ανεβαίνει ο όγκος. Βάλε στην τελική βαθμολογία και τα σχόλια του προσωπικού πρώτης γραμμής.
Να διαλέξω ξεχωριστά εργαλεία για ιστοσελίδα και κρατήσεις;
Τα ξεχωριστά εργαλεία δουλεύουν όταν οι ενσωματώσεις είναι γερές. Οι συνδυασμένες λύσεις μειώνουν τα λάθη συγχρονισμού και κρατούν συνεπές το brand. Αν δημοσιεύεις με το WEMASY, η σύνδεση των κρατήσεων με σελίδες στον δημιουργό ιστοσελίδων αποφεύγει μπαλωμένες ενσωματώσεις που ξεφεύγουν από το στυλ.
Πώς συγκρίνω δίκαια τα μοντέλα τιμολόγησης;
Κανονικοποίησε το μηνιαίο κόστος με τις κρατήσεις που επεξεργάζεσαι, τις τοποθεσίες και τις θέσεις προσωπικού. Τα κρυφά τέλη για υπενθυμίσεις SMS ή επεξεργασία πληρωμών μαζεύονται. Υπολόγισε συνολικά δώδεκα μήνες με ρεαλιστικό όγκο, όχι με εικασίες της πρώτης εβδομάδας.
Ποιες ενσωματώσεις να απαιτήσω από την πρώτη μέρα;
Στο ελάχιστο, σχεδίασε πώς μιλά το σύστημα κρατήσεων με ημερολόγια, παράδοση email ή SMS και κάθε σύστημα τιμολόγησης που χρησιμοποιείς. Οι ενσωματώσεις μάρκετινγκ μπορούν να περιμένουν, αν ο βασικός προγραμματισμός είναι σταθερός. Γράψε ποια ενσωμάτωση είναι η επίσημη όταν τα δεδομένα συγκρούονται.
Ποιο είναι το τελευταίο κεφάλαιο αυτής της ενότητας;
Τελείωσε με το τι είναι η άμεση κράτηση, για να κρατάς έσοδα και σχέσεις στη δική σου ιστοσελίδα. Ξαναδές το γιατί κάθε επιχείρηση χρειάζεται online κρατήσεις, αν χρειάζεσαι το επιχειρηματικό επιχείρημα όταν προτείνεις αλλαγή εσωτερικά.