Ο πιο γρήγορος τρόπος να χάσεις την εμπιστοσύνη μετά από μια online κράτηση είναι η σιωπή. Ο πελάτης σου διάλεξε ώρα, πάτησε επιβεβαίωση και δεν άκουσε τίποτα. Μέχρι το πρωί είχε ήδη κλείσει αλλού, γιατί νόμισε ότι η πρώτη προσπάθεια απέτυχε.
Το email επιβεβαίωσης κράτησης κλείνει αυτό το κενό μέσα σε δευτερόλεπτα. Αποδεικνύει ότι η κράτηση πέρασε, επαναλαμβάνει τα βασικά στοιχεία και λέει στον πελάτη τι να κάνει στη συνέχεια. Κάθε επιχείρηση με online κρατήσεις χρειάζεται ένα. Δες πώς να φτιάξεις ένα email επιβεβαίωσης κράτησης που δουλεύει.
Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα email επιβεβαίωσης κράτησης
Ξεκίνα με σαφές θέμα. Το «Το ραντεβού σου επιβεβαιώθηκε για τις 12 Μαρτίου στις 2:00 μ.μ.» είναι καλύτερο από ένα ασαφές «Η κράτηση ελήφθη». Τα συγκεκριμένα θέματα βοηθούν τους πελάτες να βρουν το μήνυμα αργότερα, όταν ελέγχουν το πρόγραμμά τους.
Το κείμενο πρέπει να επαναλαμβάνει κάθε στοιχείο που χρειάζεται ο πελάτης: ημερομηνία, ώρα, ζώνη ώρας, όνομα υπηρεσίας, τοποθεσία ή σύνδεσμο βίντεο και αριθμό αναφοράς κράτησης. Μην τον αναγκάζεις να συνδεθεί για να δει βασικά στοιχεία που έχει ήδη δώσει.
Πρόσθεσε οδηγίες προετοιμασίας όταν χρειάζεται. Τι να φέρει, πού να παρκάρει, πόσο νωρίς να έρθει ή τι να περιμένει στην επίσκεψη. Αυτές οι λεπτομέρειες αποτρέπουν τη σύγχυση της ημέρας και μειώνουν τα τηλεφωνήματα της τελευταίας στιγμής.
Βάλε συνδέσμους για αλλαγή ή ακύρωση, όταν το σύστημά σου υποστηρίζει αλλαγές από τον ίδιο τον πελάτη. Οι πελάτες που διαχειρίζονται μόνοι τους τις κρατήσεις τους τηλεφωνούν λιγότερο στην ομάδα σου.
Πώς να φτιάξεις ένα email επιβεβαίωσης κράτησης
Βήμα πρώτο: όρισε την ενεργοποίηση. Το σύστημα κρατήσεών σου πρέπει να στέλνει το email αυτόματα τη στιγμή που η κατάσταση της κράτησης γίνεται επιβεβαιωμένη. Η χειροκίνητη αποστολή φέρνει καθυστερήσεις και ανθρώπινα λάθη.
Βήμα δεύτερο: γράψε το πρότυπο. Χρησιμοποίησε απλή γλώσσα και σύντομες παραγράφους. Βάλε ημερομηνία και ώρα κοντά στην κορυφή, ώστε οι αναγνώστες από κινητό να βλέπουν τα βασικά χωρίς κύλιση. Απόφυγε βαριές εικόνες που φορτώνουν αργά ή καταλήγουν στον φάκελο ανεπιθύμητων.
Βήμα τρίτο: προσωποποίησε με δυναμικά πεδία. Βάλε δυναμικά το όνομα του πελάτη, την υπηρεσία, το όνομα του επαγγελματία και τη διεύθυνση. Οι γενικές επιβεβαιώσεις μοιάζουν αυτόματες με κακό τρόπο. Οι προσωποποιημένες δείχνουν ότι η επιχείρησή σου πρόσεξε.
Βήμα τέταρτο: δοκίμασε την παράδοση. Στείλε δοκιμαστικές επιβεβαιώσεις στους μεγάλους παρόχους email και έλεγξε αν φτάνουν στα εισερχόμενα. Οι εγγραφές ταυτοποίησης στο domain σου επηρεάζουν το αν τα emails κρατήσεων φτάνουν στους πελάτες ή στα ανεπιθύμητα.
Βήμα πέμπτο: ευθυγράμμισε με την επιβεβαίωση στην οθόνη. Η σελίδα ευχαριστίας μετά την κράτηση και το email πρέπει να δείχνουν τα ίδια στοιχεία. Οι αναντιστοιχίες φθείρουν αμέσως την εμπιστοσύνη.
Ο ευρύτερος ρόλος των επιβεβαιώσεων στις ροές κρατήσεων εξηγείται στο πώς δουλεύει ένα σύστημα κρατήσεων της πρώτης ενότητας.
Καλές πρακτικές για το μήνυμα επιβεβαίωσης κράτησης
Στείλε την επιβεβαίωση αμέσως. Οι καθυστερήσεις πάνω από λίγα λεπτά κάνουν τους πελάτες να ξαναπροσπαθούν να κλείσουν, κάτι που μπορεί να δημιουργήσει διπλά στο ημερολόγιό σου.
Κράτα τα ευαίσθητα στοιχεία έξω από το κείμενο του email όταν το απαιτούν οι κανονισμοί. Ένα ιατρείο μπορεί να επιβεβαιώνει την ώρα του ραντεβού με email και να βάζει σύνδεσμο σε ασφαλή πύλη για τις ιατρικές φόρμες.
Πρόσθεσε συνημμένο ημερολογίου ή σύνδεσμο «Προσθήκη στο ημερολόγιο», ώστε οι πελάτες να αποθηκεύουν το ραντεβού στο προσωπικό τους πρόγραμμα. Η προσθήκη με ένα κλικ μειώνει τις απουσίες, γιατί το γεγονός ζει δίπλα στις άλλες υποχρεώσεις τους.
Ταίριαξε το ύφος της μάρκας σου. Η επιβεβαίωση ενός spa μπορεί να είναι ζεστή και φιλόξενη. Η επιβεβαίωση νομικής συμβουλής πρέπει να μένει επαγγελματική και ακριβής. Ο τόνος δείχνει τι είδους εμπειρία περιμένει τον πελάτη.
Όταν το βασικό email επιβεβαίωσης δουλεύει, βελτίωσε τη διατύπωση με ένα επαναχρησιμοποιήσιμο πρότυπο. Το επόμενο κεφάλαιο για το πώς να γράψεις πρότυπο επιβεβαίωσης κράτησης μπαίνει πιο βαθιά στη δομή και το κείμενο.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να στέλνονται επιβεβαιώσεις για κρατήσεις που εκκρεμούν;
Στείλε έναν τύπο μηνύματος για κάθε κατάσταση. Μια κράτηση που εκκρεμεί μπορεί να ενεργοποιεί email «το αίτημα ελήφθη», ενώ μια επιβεβαιωμένη να ενεργοποιεί την πλήρη επιβεβαίωση. Αν ανακατέψεις καταστάσεις σε ένα πρότυπο, οι πελάτες μπερδεύονται αν η ώρα τους έχει πράγματι κρατηθεί.
Τι κάνω αν τα emails επιβεβαίωσης καταλήγουν στα ανεπιθύμητα;
Ρύθμισε την ταυτοποίηση αποστολέα στο domain σου και στείλε από διεύθυνση σε αυτό το domain και όχι από γενικό noreply σε άλλον πάροχο. Κράτα τα θέματα ουδέτερα και απόφυγε λέξεις που προκαλούν φίλτρα ανεπιθύμητων. Δοκίμασε σε ποιον φάκελο φτάνουν πριν ξεκινήσεις τις online κρατήσεις.
Μπορεί το WEMASY να στέλνει αυτόματα emails επιβεβαίωσης κράτησης;
Τα εργαλεία κρατήσεων του WEMASY ενεργοποιούν emails επιβεβαίωσης όταν μια κράτηση επιβεβαιώνεται. Προσάρμοσε το πρότυπο μία φορά στον λογαριασμό σου ή μέσω του δημιουργού ιστοσελίδων και κάθε μελλοντική κράτηση στέλνει το ίδιο μήνυμα με τη μάρκα σου, χωρίς χειροκίνητη δουλειά.
Να βάλω στοιχεία πληρωμής στο email επιβεβαίωσης;
Βάλε το ποσό που χρεώθηκε και τα τελευταία τέσσερα ψηφία του τρόπου πληρωμής όταν εισέπραξες πληρωμή στην κράτηση. Για υπηρεσίες με πληρωμή στην επίσκεψη, δήλωσε καθαρά την αναμενόμενη αμοιβή, ώστε οι πελάτες να έρθουν προετοιμασμένοι. Το κεφάλαιο για την πύλη πληρωμών κρατήσεων καλύπτει τη ρύθμιση του checkout.
Πόσο μεγάλο πρέπει να είναι ένα email επιβεβαίωσης κράτησης;
Οι πιο αποτελεσματικές επιβεβαιώσεις χωράνε σε μία οθόνη κινητού για τα βασικά στοιχεία, με προαιρετικές ενότητες από κάτω για οδηγίες και πολιτικές. Αν οι πελάτες χρειάζονται πάνω από δύο κυλίσεις για να βρουν ημερομηνία και ώρα, κόψε το κείμενο.
Χρειάζομαι ξεχωριστή επιβεβαίωση για τα μέλη του προσωπικού;
Οι εσωτερικές ειδοποιήσεις βοηθούν τις ομάδες να προετοιμαστούν. Στείλε στο προσωπικό μια σύντομη ειδοποίηση με όνομα πελάτη, υπηρεσία και ειδικές σημειώσεις από τη φόρμα εισαγωγής. Κράτα χωριστά τα emails προς τον πελάτη και προς το προσωπικό, ώστε οι εσωτερικές λεπτομέρειες να μένουν ιδιωτικές.