Εβδομήντα τρία τοις εκατό των πελατών που παίρνουν καθαρή επιβεβαίωση μέσα σε πέντε λεπτά από την κράτηση εμφανίζονται στην ώρα τους. Το νούμερο αυτό προέρχεται από επιχειρήσεις υπηρεσιών που μέτρησαν τα no-show πριν και μετά τη βελτίωση των email επιβεβαίωσης. Όσες περίμεναν ως την προηγούμενη μέρα για να στείλουν κάτι είδαν πολύ πιο αδύναμα αποτελέσματα.
Το email επιβεβαίωσης ραντεβού είναι η πρώτη επίσημη καταγραφή της κράτησης. Φτάνει στα εισερχόμενα αμέσως αφού ο πελάτης διαλέξει ώρα και θέτει προσδοκίες πριν αναλάβουν τα μηνύματα υπενθύμισης. Ένα δυνατό πρότυπο email επιβεβαίωσης περιλαμβάνει ημερομηνία, ώρα, χώρο, βήματα προετοιμασίας και κανόνες ακύρωσης σε απλή γλώσσα. Δες πώς να φτιάξεις περιεχόμενο email επιβεβαίωσης κράτησης ραντεβού που μειώνει το άγχος και τα no-show.
Τι πρέπει να περιέχει ένα email επιβεβαίωσης ραντεβού
Το θέμα δηλώνει καθαρά τον σκοπό. Το «Επιβεβαιώθηκε: το ραντεβού σου την Τρίτη 8 Απριλίου» είναι καλύτερο από ένα αόριστο «Η κράτησή σου έγινε».
Η πρώτη γραμμή ευχαριστεί τον πελάτη και επαναλαμβάνει τα βασικά στοιχεία. Το όνομα, η υπηρεσία, ο επαγγελματίας, η ημερομηνία, η ώρα και η διεύθυνση ή ο σύνδεσμος βίντεο ανήκουν στο πάνω μέρος.
Η ενότητα προετοιμασίας λέει τι να φέρει ο πελάτης, πόσο νωρίτερα να έρθει και ποιες φόρμες να συμπληρώσει πριν. Βάλε σύνδεσμο προς τις φόρμες εισαγωγής στοιχείων, αντί να βάζεις ευαίσθητα δεδομένα στο κείμενο του email.
Η ενότητα πολιτικής καλύπτει τα περιθώρια ακύρωσης, τις επιλογές αλλαγής ώρας και τα τέλη no-show σε δύο ή τρεις προτάσεις. Οι πελάτες δεν πρέπει να ψάχνουν τους κανόνες στην ιστοσελίδα σου μετά την κράτηση.
Ένα συνημμένο ημερολογίου ή ένα κουμπί προσθήκης στο ημερολόγιο βοηθά τους πελάτες να αποθηκεύσουν αμέσως την επίσκεψη στο προσωπικό τους πρόγραμμα.
Πώς να φτιάξεις πρότυπο email επιβεβαίωσης ραντεβού
Γράψε ένα βασικό πρότυπο με πεδία για τα δυναμικά στοιχεία. Το όνομα πελάτη, η υπηρεσία, ο επαγγελματίας, η ημερομηνία, η ώρα και ο χώρος πρέπει να συμπληρώνονται αυτόματα από την εγγραφή της κράτησης.
Φτιάξε παραλλαγές για νέους και παλιούς πελάτες. Οι νέοι πελάτες χρειάζονται οδηγίες στάθμευσης και συνδέσμους εισαγωγής στοιχείων. Οι παλιοί χρειάζονται πιο σύντομο μήνυμα.
Ταίριαξε τον τόνο με τη μάρκα σου. Μια παιδιατρική κλινική ακούγεται διαφορετικά από μια εταιρεία συμβούλων, αλλά και οι δύο πρέπει να προτιμούν τη σαφήνεια από τη φαντασία.
Δοκίμασε την εμφάνιση σε κινητά. Οι περισσότεροι πελάτες ανοίγουν πρώτα στο κινητό το email επιβεβαίωσης. Μετράνε οι διατάξεις σε μία στήλη και οι μεγάλες περιοχές πατήματος για τους συνδέσμους.
Πώς συνδέονται οι επιβεβαιώσεις με τις υπενθυμίσεις
Οι επιβεβαιώσεις απαντούν στο «τι έκλεισα» αμέσως μετά την ενέργεια. Οι υπενθυμίσεις επαναλαμβάνουν τα ίδια στοιχεία πιο κοντά στην ημέρα της επίσκεψης. Μην αντιγράφεις κάθε παράγραφο. Οι επιβεβαιώσεις μπορούν να είναι μακρύτερες. Οι υπενθυμίσεις μένουν πιο σύντομες.
Η ενότητα ρύθμισης καλύπτει σχετικές ροές στο πώς να ρυθμίσεις emails επιβεβαίωσης ραντεβού και στο πώς να φτιάξεις email επιβεβαίωσης κράτησης. Τα κεφάλαια υπενθύμισης αυτής της ενότητας συνεχίζουν με την ακολουθία παρακολούθησης.
Όταν δουλεύει η επιβεβαίωση, ρύθμισε χρονισμένες υπενθυμίσεις με τα πρότυπα υπενθύμισης ραντεβού, ώστε οι πελάτες να ακούν από εσένα στην κράτηση και ξανά πριν φτάσουν.
Συχνές ερωτήσεις
Πότε πρέπει να στέλνεται το email επιβεβαίωσης ραντεβού;
Στείλε το αμέσως μετά την επιβεβαίωση της κράτησης, είτε έκλεισε ο πελάτης online είτε πέρασε το ραντεβού με το χέρι το προσωπικό. Οι καθυστερημένες επιβεβαιώσεις δημιουργούν αμφιβολία και αυξάνουν τις διπλές κρατήσεις. Ο αυτοματισμός πρέπει να ενεργοποιείται μέσα σε λεπτά, όχι σε ώρες.
Να ζητούν τα email επιβεβαίωσης από τους πελάτες να επαληθεύσουν την κράτησή τους;
Μια ενέργεια επιβεβαίωσης ή προσθήκης στο ημερολόγιο ενισχύει τη δέσμευση χωρίς να φαίνεται πιεστική. Κάποια ιατρεία ζητούν από τους πελάτες να συμπληρώσουν φόρμες εισαγωγής στο ίδιο email. Κράτα τις απαιτούμενες ενέργειες σε μία ή δύο, ώστε το μήνυμα να διαβάζεται γρήγορα.
Σε τι διαφέρει το πρότυπο email επιβεβαίωσης ραντεβού από το πρότυπο υπενθύμισης;
Οι επιβεβαιώσεις γιορτάζουν την κράτηση και θέτουν τις πρώτες προσδοκίες. Οι υπενθυμίσεις θυμίζουν σε πελάτες που έχουν ήδη συμφωνήσει να έρθουν. Τα κοινά πεδία είναι εντάξει, αλλά κάθε πρότυπο χρειάζεται διαφορετικό θέμα και μήκος.
Μπορώ να στέλνω emails επιβεβαίωσης από τις σελίδες κράτησης του WEMASY;
Τα emails επιβεβαίωσης πρέπει να ενεργοποιούνται από το ίδιο σύστημα που καταγράφει την κράτηση. Το WEMASY σε βοηθά να δημοσιεύεις ροές κράτησης μέσω του δημιουργού ιστοσελίδων και να συνδέεις αυτόματα μηνύματα που φεύγουν όταν οι πελάτες ολοκληρώνουν μια κράτηση online.
Τι πρέπει να αποφεύγουν τα email επιβεβαίωσης στην υγεία;
Οι κλινικές επιβεβαιώσεις πρέπει να έχουν όσο λιγότερα ευαίσθητα στοιχεία γίνεται στο θέμα και στην προεπισκόπηση. Στείλε τους ασθενείς σε ασφαλές portal για φόρμες ιστορικού υγείας. Διάβασε τα συστήματα υπενθύμισης ραντεβού ασθενών για σχετικές πρακτικές απορρήτου.
Τι να διαβάσω μετά τα email επιβεβαίωσης;
Δες το προγραμματισμός ραντεβού για επιχειρήσεις αν διαχειρίζεσαι πολλαπλές τοποθεσίες. Ή γύρνα στο πώς οι υπενθυμίσεις ραντεβού μειώνουν τα no-show, για να σφίξεις την ακολουθία παρακολούθησης.