Την περασμένη Τρίτη πάτησες επιβεβαίωση για ένα ραντεβού σε κομμωτήριο. Η σελίδα ευχαριστίας φάνηκε για ένα δευτερόλεπτο και μετά τίποτα. Την Πέμπτη είχες κλείσει αλλού, γιατί νόμισες ότι η πρώτη προσπάθεια απέτυχε.
Αυτή τη σιωπή την αποτρέπει ένα καλογραμμένο email επιβεβαίωσης κράτησης. Φτάνει μέσα σε δευτερόλεπτα, επαναλαμβάνει τα στοιχεία που χρειάζεται ο πελάτης και δίνει τον τόνο για την επίσκεψη. Δεν χρειάζονται φανταχτερά διαφημιστικά λόγια. Χρειάζονται καθαρότητα, σωστή στιγμή και εμπιστοσύνη. Δες πώς να γράψεις ένα email επιβεβαίωσης κράτησης που οι πελάτες διαβάζουν και κρατούν.
Τι πρέπει να έχει ένα email επιβεβαίωσης κράτησης
Ξεκίνα με τα γεγονότα. Ημερομηνία, ώρα, ζώνη ώρας, όνομα υπηρεσίας, τοποθεσία ή σύνδεσμος βίντεο και αριθμός κράτησης πρέπει να φαίνονται στην πρώτη οθόνη του κινητού. Οι πελάτες ανοίγουν το μήνυμα για να ελέγξουν την κράτηση, όχι για να διαβάσουν την ιστορία της επιχείρησής σου.
Γράψε θέμα που δουλεύει σαν εργαλείο αναζήτησης. Το "Το κούρεμά σου επιβεβαιώθηκε για την Παρασκευή στις 3 μ.μ." είναι καλύτερο από το "Η κράτηση ελήφθη", γιατί ο πελάτης το βρίσκει αργότερα όταν κοιτάζει το ημερολόγιό του.
Πρόσθεσε οδηγίες προετοιμασίας όταν έχουν σημασία. Οδηγίες για πάρκινγκ, τι να φέρει, πόσο νωρίς να έρθει ή ενδυματολογικός κώδικας μειώνουν τη σύγχυση της ημέρας. Μην βάλεις εδώ μεγάλα μπλοκ με πολιτικές. Βάλε σύνδεσμο προς τη σελίδα ακύρωσης αντί να επικολλήσεις όλο το κείμενο.
Κλείσε με ένα καθαρό επόμενο βήμα. Προσθήκη στο ημερολόγιο, συμπλήρωση φόρμας εισαγωγής ή προβολή στοιχείων κράτησης. Μία κύρια ενέργεια ανά email κρατά το μήνυμα εστιασμένο.
Πώς να γράψεις το κείμενο του email επιβεβαίωσης
Ξεκίνα από πρότυπο, όχι από λευκή σελίδα. Όρισε σταθερές προτάσεις για τον χαιρετισμό, τη γραμμή κατάστασης και το υποσέλιδο. Χρησιμοποίησε πεδία συγχώνευσης για ό,τι αλλάζει σε κάθε κράτηση: όνομα πελάτη, επαγγελματία, διεύθυνση και τιμή.
Κράτα τη φωνή της επιχείρησής σου χωρίς υπερβολές. Ένα κέντρο παιδικών δραστηριοτήτων μπορεί να ακούγεται ζεστό και παιχνιδιάρικο. Μια νομική συμβουλευτική πρέπει να μένει επαγγελματική και ακριβής. Ο τόνος δείχνει τι εμπειρία περιμένει τον πελάτη.
Κράτα τις παραγράφους κοντές. Δύο ή τρεις προτάσεις ανά μπλοκ. Όσοι διαβάζουν από κινητό ρίχνουν μια ματιά. Αν χρειάζεται να κάνουν scroll πάνω από δύο φορές για να βρουν την ώρα του ραντεβού, κόψε το κείμενο.
Δοκίμασε με πραγματικές κρατήσεις πριν ξεκινήσεις. Στείλε επιβεβαιώσεις στο δικό σου inbox στους μεγάλους παρόχους email. Έλεγξε ότι τα πεδία συγχώνευσης γεμίζουν σωστά και ότι οι σύνδεσμοι ανοίγουν σε κινητό και υπολογιστή.
Η ρύθμιση και ο αυτοματισμός καλύπτονται στο πώς να φτιάξεις email επιβεβαίωσης κράτησης από την ενότητα δύο. Για επαναχρησιμοποιήσιμη δομή και διατυπώσεις, δες το πώς να γράψεις πρότυπο επιβεβαίωσης κράτησης.
Συνηθισμένα λάθη που αδυνατίζουν τα email επιβεβαίωσης
Τα αόριστα θέματα αναγκάζουν τον πελάτη να ανοίξει το email μόνο και μόνο για να μάθει την ημερομηνία. Βάλε τα βασικά στο θέμα όταν χωράνε.
Το να κρύβεις τα στοιχεία πίσω από σύνδεσμο σύνδεσης εκνευρίζει όσους χρειάζονται μόνο τη διεύθυνση και την ώρα. Επανάλαβε αυτά που έβαλαν ήδη, εκτός αν οι κανόνες απορρήτου λένε διαφορετικά.
Η καθυστέρηση στην αποστολή δημιουργεί διπλές κρατήσεις. Οι πελάτες που δεν ακούν τίποτα μέσα σε λίγα λεπτά συχνά ξαναδοκιμάζουν. Αυτοματοποίησε την αποστολή, ώστε η επιβεβαίωση να φεύγει τη στιγμή που η κατάσταση γίνεται επιβεβαιωμένη.
Στοιχεία που διαφέρουν ανάμεσα στη σελίδα ευχαριστίας και στο email χαλούν αμέσως την εμπιστοσύνη. Και τα δύο σημεία επαφής πρέπει να δείχνουν την ίδια ημερομηνία, ώρα και αριθμό κράτησης.
Όταν το κείμενο του email σου είναι στέρεο, δες το τι είναι η επιβεβαίωση κράτησης, για να καταλάβεις πώς οι επιβεβαιώσεις ταιριάζουν σε όλο το ταξίδι του πελάτη, πέρα από το email.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο μεγάλο πρέπει να είναι ένα email επιβεβαίωσης κράτησης;
Οι πιο αποτελεσματικές επιβεβαιώσεις χωράνε σε μία οθόνη κινητού για τα βασικά στοιχεία, με προαιρετικές ενότητες από κάτω για οδηγίες και πολιτικές. Αν η ημερομηνία και η ώρα δεν φαίνονται χωρίς scroll, κόψε τις πρώτες παραγράφους.
Να βάλω τιμή στο email επιβεβαίωσης;
Βάλε το ποσό όταν η πληρωμή έγινε στην κράτηση. Για υπηρεσίες με πληρωμή στην επίσκεψη, γράψε το αναμενόμενο κόστος, ώστε ο πελάτης να έρθει προετοιμασμένος. Μια αόριστη τιμή στην επιβεβαίωση οδηγεί σε άβολες συζητήσεις στην άφιξη.
Μπορεί το WEMASY να με βοηθήσει να γράψω και να στείλω email επιβεβαίωσης;
Τα εργαλεία κρατήσεων του WEMASY έχουν επεξεργάσιμα πρότυπα επιβεβαίωσης συνδεδεμένα με τον ιστοσελίδα σου. Προσάρμοσε το κείμενο μία φορά στον λογαριασμό σου ή μέσω του Δημιουργού ιστοσελίδων και κάθε επιβεβαιωμένη κράτηση στέλνει αυτόματα το ίδιο μήνυμα με την ταυτότητά σου.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στο να γράφεις και στο να φτιάχνεις ένα email επιβεβαίωσης;
Το γράψιμο αφορά τις λέξεις, τον τόνο και τη δομή που διαβάζει ο πελάτης. Η δημιουργία καλύπτει την τεχνική ρύθμιση: ενεργοποιητές, πεδία συγχώνευσης και παράδοση στο inbox. Και τα δύο μετράνε και η ενότητα δύο καλύπτει τη ρύθμιση στο πώς να ρυθμίσεις email επιβεβαίωσης ραντεβού.
Πρέπει η επιβεβαίωση να αναφέρει την πολιτική ακύρωσης;
Μια περίληψη μίας πρότασης με σύνδεσμο προς την πλήρη πολιτική δουλεύει καλά. Αν επικολλήσεις όλη την πολιτική στο email, οι πελάτες προσπερνούν το μήνυμα. Κράτα την εστίαση στην επιβεβαίωση της κράτησης.
Χρειάζομαι διαφορετικό κείμενο επιβεβαίωσης για το προσωπικό;
Τα μηνύματα για πελάτες και προσωπικό πρέπει να μένουν χωριστά. Στείλε στο προσωπικό μια σύντομη εσωτερική ειδοποίηση με όνομα πελάτη, υπηρεσία και σημειώσεις. Μην αντιγράφεις ποτέ εσωτερικά στοιχεία στο email που βλέπει ο πελάτης.