Πενήντα άτομα πάτησαν "ενδιαφέρομαι" στην πρόσκληση για το εργαστήριο. Δώδεκα έκαναν πραγματικά εγγραφή. Το πρωί της εκδήλωσης έστρωσες γεύμα για τριάντα, γιατί δεν έμαθες ποτέ τι έκαναν όσοι είπαν "ίσως".
Αυτό το κενό ανάμεσα στο ενδιαφέρον και την επιβεβαιωμένη παρουσία κλείνει ένα μήνυμα υπενθύμισης RSVP. Είναι μήνυμα παρακολούθησης προς όσους δεν έχουν απαντήσει ή απάντησαν διστακτικά, και τους ζητά να επιβεβαιώσουν ναι ή όχι πριν κλείσεις κέτερινγκ, θέσεις ή υλικά. Αν τα γράψεις καλά, γλιτώνεις χρήματα και αποφεύγεις τις άβολες άδειες καρέκλες. Δες πώς να γράψεις ένα μήνυμα υπενθύμισης RSVP που φέρνει απαντήσεις.
Τι είναι το μήνυμα υπενθύμισης RSVP
Το μήνυμα υπενθύμισης RSVP είναι μήνυμα παρακολούθησης που στέλνεται πριν από την προθεσμία μιας εκδήλωσης. Στοχεύει καλεσμένους που δεν έχουν επιβεβαιώσει, που σημείωσαν "ίσως" ή που έκαναν εγγραφή χωρίς να ολοκληρώσουν πληρωμή ή διατροφικά στοιχεία.
Σε αντίθεση με τις υπενθυμίσεις ραντεβού, που υποθέτουν κλεισμένη ώρα, οι υπενθυμίσεις RSVP κυνηγούν συχνά την πρώτη απάντηση. Στόχος είναι η ακρίβεια του αριθμού ατόμων και όχι μόνο η παρουσία σε μια σταθερή καταχώρηση ημερολογίου.
Τα κανάλια είναι email, SMS και ειδοποιήσεις μέσα στην εφαρμογή. Το email δουλεύει καλύτερα για επίσημες εκδηλώσεις με λεπτομέρειες. Το SMS δουλεύει για σύντομες προθεσμίες και χαλαρές συγκεντρώσεις.
Πώς να γράψεις ένα μήνυμα υπενθύμισης RSVP
Γράψε το όνομα και την ημερομηνία της εκδήλωσης στην πρώτη γραμμή. Οι καλεσμένοι πηγαίνουν σε πολλές εκδηλώσεις. Η δική σου πρέπει να αναγνωρίζεται χωρίς να ανοίξουν μακρύ νήμα.
Βάλε καθαρή προθεσμία. Το "Απάντησε μέχρι την Πέμπτη για να κλείσουμε τις θέσεις" δημιουργεί επείγον χωρίς να ακούγεται επιθετικό.
Κάνε την απάντηση εύκολη. Ένα κουμπί για ναι, ένα για όχι. Οι μεγάλες φόρμες θαμμένες τρία κλικ πιο βαθιά εγκαταλείπονται. Όσο πιο εύκολη η απάντηση, τόσο πιο ακριβής ο αριθμός σου.
Εξήγησε γιατί μετράει η απάντηση. Το "Κλείνουμε τον αριθμό γευμάτων" ή "Έμειναν λίγες θέσεις" δίνει στους καλεσμένους λόγο να απαντήσουν πέρα από την ευγένεια.
Στείλε πρώτη υπενθύμιση μία εβδομάδα πριν από την προθεσμία και τελική 48 ώρες πριν. Δύο επαφές πιάνουν τους περισσότερους καθυστερημένους χωρίς να μοιάζουν με spam.
Παραδείγματα μηνυμάτων υπενθύμισης RSVP
Αρχή email: "Γεια σου Jordan, οργανώνουμε το Spring Networking Dinner στις 10 Απριλίου και δεν έχουμε λάβει ακόμα το RSVP σου. Πες μας αν θα έρθεις, για να κρατήσουμε τη θέση σου."
Εκδοχή SMS: "Υπενθύμιση: RSVP για το δείπνο της 10ης Απριλίου μέχρι την Πέμ. Απάντησε Y για να έρθεις, N για να αρνηθείς. Στοιχεία: [σύντομος σύνδεσμος]"
Παρακολούθηση για όσους είπαν ίσως: "Σημείωσες «ίσως» για το εργαστήριο της 3ης Μαΐου. Μπορείς να επιβεβαιώσεις ναι ή όχι μέχρι τη Δευτέρα; Τα υλικά παραγγέλνονται με βάση τον τελικό αριθμό ατόμων."
Κράτα ζεστό τόνο για κοινωνικές εκδηλώσεις και πιο άμεσο για πληρωμένες εγγραφές, όπου η σιωπή σημαίνει χαμένα έσοδα.
Η ρύθμιση εγγραφής σε εκδήλωση βρίσκεται στην ενότητα δύο, στο πώς να φτιάξεις φόρμα εγγραφής σε εκδήλωση. Για παρακολούθηση ατομικών ραντεβού αντί για ομαδικές εκδηλώσεις, δες τα μηνύματα υπενθύμισης ραντεβού από το προηγούμενο κεφάλαιο.
Συχνές ερωτήσεις
Πότε να στείλω την πρώτη υπενθύμιση RSVP;
Μία εβδομάδα πριν από την προθεσμία απάντησης είναι καλό σημείο εκκίνησης. Στείλε πιο σύντομη τελική υπενθύμιση 48 ώρες πριν από την προθεσμία, για να πιάσεις όσους ήθελαν να απαντήσουν αλλά ξέχασαν.
Πρέπει οι υπενθυμίσεις RSVP να πηγαίνουν και σε όσους έχουν ήδη επιβεβαιώσει;
Εξαίρεσε τους επιβεβαιωμένους καλεσμένους από τις μαζικές υπενθυμίσεις. Χώρισε τη λίστα, ώστε μόνο όσοι δεν απάντησαν και όσοι είπαν ίσως να παίρνουν υπενθύμιση. Οι επιβεβαιωμένοι που ενοχλούνται με μηνύματα μπορεί να ακυρώσουν από εκνευρισμό.
Μπορώ να μαζεύω RSVP από την ιστοσελίδα μου;
Μια φόρμα εγγραφής στην ιστοσελίδα σου μαζεύει τις απαντήσεις σε ένα σημείο. Το WEMASY σου επιτρέπει να φτιάξεις σελίδες εγγραφής στον Δημιουργό ιστοσελίδων και να στέλνεις αυτόματες υπενθυμίσεις RSVP για ημιτελείς εγγραφές.
Πώς διαφέρει η υπενθύμιση RSVP από την επιβεβαίωση εκδήλωσης;
Οι επιβεβαιώσεις πάνε σε όσους έχουν ήδη γραφτεί, για να επαναλάβουν τα στοιχεία της εκδήλωσης. Οι υπενθυμίσεις RSVP κυνηγούν όσους δεν έχουν απαντήσει ακόμα. Η ενότητα δύο καλύπτει πρότυπα επιβεβαίωσης στο πώς να φτιάξεις πρότυπο email επιβεβαίωσης.
Ποιος τόνος δουλεύει στις υπενθυμίσεις RSVP χωρίς πληρωμή;
Μείνε ευγενικός και ουσιαστικός. Γράψε την προθεσμία, εξήγησε γιατί μετράει ο αριθμός και δώσε εύκολο τρόπο άρνησης. Οι καλεσμένοι που δεν μπορούν να έρθουν συχνά αγνοούν μηνύματα που μοιάζουν με ενοχές.
Να προσφέρω επιλογή ίσως στις υπενθυμίσεις RSVP;
Οι απαντήσεις ίσως αυξάνουν την αβεβαιότητα. Για εκδηλώσεις όπου ο αριθμός ατόμων καθορίζει το κόστος, ζήτα ναι ή όχι στο κείμενο της υπενθύμισης. Αν επιτρέψεις ίσως, στείλε δεύτερη υπενθύμιση ειδικά σε αυτή την ομάδα πριν κλείσεις τα σχέδια.