Είκοσι τέσσερις ώρες πριν από την επίσκεψη φεύγει η υπενθύμιση. Δώδεκα πελάτες παίρνουν καθαρό μήνυμα με ημερομηνία, ώρα και σύνδεσμο επιβεβαίωσης. Τρεις παίρνουν ένα γενικό "έρχεται ραντεβού" χωρίς στοιχεία. Μάντεψε ποια ομάδα έρχεται στην ώρα της.
Ένα μήνυμα υπενθύμισης ραντεβού δουλεύει όταν απαντά σε ό,τι χρειάζεται ο πελάτης μέσα σε λιγότερο από δέκα δευτερόλεπτα ανάγνωσης. Δηλαδή όνομα επιχείρησης, είδος ραντεβού, ημερομηνία, ώρα, τοποθεσία ή σύνδεσμο βίντεο και ένα επόμενο βήμα. Το κείμενο για ραντεβού διαφέρει λίγο από τις γενικές υπενθυμίσεις κράτησης, γιατί οι επισκέψεις έχουν συχνά κανόνες προετοιμασίας ή περιορισμούς απορρήτου. Δες πώς να το κάνεις σωστά.
Τι πρέπει να έχει ένα μήνυμα υπενθύμισης ραντεβού
Ξεκίνα με το όνομα του ιατρείου ή της επιχείρησής σου. Οι πελάτες ιατρικών, οδοντιατρικών και επαγγελματικών υπηρεσιών παίρνουν πολλά αυτόματα μηνύματα. Το δικό σου πρέπει να αναγνωρίζεται αμέσως.
Γράψε το είδος του ραντεβού όταν χωράει. Το "Καθαρισμός δοντιών" ή "Συμβουλευτική 30 λεπτών" βοηθά τον πελάτη να βρει το σωστό ραντεβού στην εβδομάδα του.
Βάλε ημερομηνία, ώρα και ζώνη ώρας για εικονικές επισκέψεις. Το "Τρίτη 3/18 στις 2:00 μ.μ. ET" αφαιρεί την αμφιβολία για πελάτες σε άλλες περιοχές.
Πρόσθεσε μία γραμμή προετοιμασίας μόνο όταν χρειάζεται. Το "Φέρε την κάρτα ασφάλισης" ή "Έλα 10 λεπτά νωρίτερα για χαρτιά" ανήκει εδώ. Οι πλήρεις οδηγίες εισαγωγής ανήκουν στο email.
Πρότεινε επιβεβαίωση ή αλλαγή ώρας. Το "Απάντησε C για επιβεβαίωση" ή ένας σύντομος σύνδεσμος για αλλαγές από τον ίδιο τον πελάτη μειώνει τα τηλέφωνα της τελευταίας στιγμής.
Πώς να γράψεις το κείμενο ενός μηνύματος υπενθύμισης ραντεβού
Χρησιμοποίησε δύο πρότυπα. Μια υπενθύμιση 24 ωρών μπορεί να είναι ενημερωτική. Μια υπενθύμιση 2 ωρών πρέπει να έχει οδηγίες, πάρκινγκ ή σύνδεσμο τηλεϊατρικής.
Σεβάσου το απόρρητο σε ρυθμιζόμενους χώρους. Απόφυγε ονόματα ευαίσθητων διαγνώσεων στο SMS όταν αρκεί μια γενική ετικέτα όπως "το ραντεβού σου". Οι αναλυτικές πληροφορίες υγείας ανήκουν σε ασφαλή κανάλια.
Κράτα επαγγελματικό τόνο για κλινικούς χώρους και πιο ζεστό για υπηρεσίες lifestyle. Μια υπενθύμιση φυσικοθεραπείας μπορεί να είναι απλή. Μια υπενθύμιση κομμωτηρίου μπορεί να έχει φιλικό κλείσιμο.
Δοκίμασε τον αριθμό χαρακτήρων με πραγματικά δεδομένα. Τα μεγάλα ονόματα επαγγελματιών ή οι υπηρεσίες με πολλές λέξεις μπορεί να σπρώξουν το μήνυμα σε δύο τμήματα, κάτι που διπλασιάζει το κόστος και ρισκάρει διασπασμένη παράδοση.
Η ενότητα τρία καλύπτει ήδη την ευρύτερη ροή υπενθυμίσεων. Διάβασε το πώς να γράψεις μηνύματα υπενθύμισης ραντεβού για περισσότερα μοτίβα και το πώς να στείλεις μηνύματα υπενθύμισης ραντεβού για τα βήματα αυτοματισμού. Συνδύασε τις υπενθυμίσεις με email επιβεβαίωσης ραντεβού, ώστε οι πελάτες να παίρνουν άμεση απόδειξη και υπενθύμιση την προηγούμενη μέρα.
Χρόνος και συχνότητα των υπενθυμίσεων ραντεβού
Μία υπενθύμιση 24 ώρες νωρίτερα δουλεύει για πολλές υπηρεσίες. Οι κατηγορίες με πολλές απουσίες ωφελούνται από δεύτερο σημείο επαφής 2 έως 4 ώρες πριν από την έναρξη.
Απόφυγε αποστολές αργά το βράδυ. Ένα μήνυμα στις 11 μ.μ. για ραντεβού στις 9 π.μ. ξυπνά τους πελάτες και χτίζει δυσαρέσκεια. Προγραμμάτισε τις αποστολές σε λογικές ώρες, εκτός αν το κοινό σου περιμένει εξυπηρέτηση όλο το εικοσιτετράωρο.
Ακύρωσε τις υπενθυμίσεις αυτόματα όταν τα ραντεβού αλλάζουν ώρα ή ακυρώνονται. Τίποτα δεν χαλάει πιο γρήγορα την εμπιστοσύνη από μια υπενθύμιση για ώρα που δεν υπάρχει πια.
Παρακολούθησε τα ποσοστά απουσίας πριν και μετά το ξεκίνημα των γραπτών προτύπων. Αν τα αποτελέσματα μένουν ίδια, συνήθως χρειάζεται αλλαγή στον χρόνο και όχι πιο δυνατή διατύπωση.
Για συγκεντρώσεις τύπου εκδήλωσης με προγραμματισμό αριθμού ατόμων, το επόμενο κεφάλαιο για τα μηνύματα υπενθύμισης RSVP καλύπτει διαφορετική μορφή υπενθύμισης, όπου η δήλωση συμμετοχής μετράει όσο και η πραγματική παρουσία.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιο είναι ένα καλό δείγμα μηνύματος υπενθύμισης ραντεβού;
"Υπενθύμιση: Η επίσκεψή σου στο Clearview Dental είναι Παρ 3/21 στις 10 π.μ., 45 Main St. Απάντησε C για επιβεβαίωση ή κάλεσε 555-0198 για αλλαγή." Λέει το όνομα της επιχείρησης, το πότε και το πού και προτείνει μία ενέργεια.
Πρέπει οι υπενθυμίσεις ραντεβού να αναφέρουν χρεώσεις ακύρωσης;
Μια σύντομη σημείωση δουλεύει όταν η πολιτική σου χρεώνει τις αργές ακυρώσεις. Το πλήρες κείμενο της πολιτικής ανήκει στο email ή στη σελίδα κρατήσεων. Μια γραμμή όπως "Ακύρωσε 24+ ώρες πριν για να αποφύγεις χρέωση" αρκεί για SMS.
Μπορεί το WEMASY να στέλνει μηνύματα υπενθύμισης ραντεβού από την ιστοσελίδα μου;
Οι ροές κρατήσεων του WEMASY στην ιστοσελίδα σου μπορούν να συνδεθούν με αυτόματες σειρές υπενθυμίσεων. Φτιάξε τη σελίδα κρατήσεων στον Δημιουργό ιστοσελίδων και ρύθμισε τα πρότυπα μία φορά, ώστε κάθε online ραντεβού να παίρνει ίδιο κείμενο υπενθύμισης.
Πώς σχετίζονται οι υπενθυμίσεις ραντεβού με τις πολιτικές απουσίας;
Οι υπενθυμίσεις μειώνουν τη λήθη. Οι πολιτικές χειρίζονται τις εσκεμμένες απουσίες. Η ενότητα τέσσερα καλύπτει πρότυπα πολιτικών στο τι είναι η πολιτική απουσίας και το άρθρο μας για συμβουλές για διαχείριση κρατήσεων και αποφυγή απουσιών τα δένει μαζί.
Πρέπει τα εικονικά ραντεβού να έχουν διαφορετικό κείμενο υπενθύμισης;
Βάλε στην υπενθύμιση τον σύνδεσμο βίντεο και τη ζώνη ώρας αντί για διεύθυνση. Στείλε ξανά τον σύνδεσμο στην υπενθύμιση των 2 ωρών, γιατί οι πελάτες τον ψάχνουν συχνά λίγα λεπτά πριν από την κλήση.
Αρκεί το SMS ή πρέπει να στέλνω και υπενθυμίσεις με email;
Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν και τα δύο. Το email κρατά τις μεγαλύτερες οδηγίες προετοιμασίας. Το SMS φέρνει το επείγον μήνυμα ημερομηνίας και ώρας που οι πελάτες βλέπουν πιο γρήγορα. Χρησιμοποίησε αυτόματα συστήματα υπενθύμισης ραντεβού για να συντονίσεις και τα δύο κανάλια.