Το γραφείο Α δουλεύει με ένα κοινό υπολογιστικό φύλλο, που το ενημερώνει όποιος θυμηθεί. Το γραφείο Β έχει μία οθόνη όπου κάθε αίθουσα φαίνεται πράσινη, κίτρινη ή κόκκινη σε πραγματικό χρόνο. Ίδιος αριθμός ατόμων. Ίδιος αριθμός αιθουσών. Το γραφείο Β τελειώνει τις συναντήσεις στην ώρα του. Το γραφείο Α χάνει είκοσι λεπτά την ημέρα σε αναζητήσεις αίθουσας και διαπραγματεύσεις στον διάδρομο.
Αυτή η διαφορά οφείλεται συνήθως σε ένα σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων. Ένα σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων είναι μια οργανωμένη ρύθμιση, συχνά λογισμικό, που αποθηκεύει τον κατάλογο αιθουσών, επιβάλλει κανόνες κράτησης και δίνει σε κάθε υπάλληλο την ίδια ζωντανή εικόνα διαθεσιμότητας. Μετατρέπει τα διάσπαρτα αιτήματα σε ένα συντονισμένο πρόγραμμα. Δες πώς λειτουργούν αυτά τα συστήματα και τι προσθέτουν σε σχέση με ένα απλό ημερολόγιο.
Τι είναι το σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων;
Ένα σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων είναι το επιχειρησιακό επίπεδο πίσω από την κράτηση αιθουσών συσκέψεων. Ξέρει ποιες αίθουσες υπάρχουν, τι χωρητικότητα έχει η καθεμία, ποιος εξοπλισμός είναι εγκατεστημένος και ποιες ώρες μένουν ελεύθερες.
Όταν κάποιος ζητά αίθουσα, το σύστημα ελέγχει τις συγκρούσεις πριν επιβεβαιώσει. Δύο ομάδες δεν μπορούν να κλείσουν τον ίδιο χώρο την ίδια ώρα. Το σύστημα απορρίπτει ή ανακατευθύνει αυτόματα το δεύτερο αίτημα.
Τα συστήματα ξεκινούν από πρόσθετα ημερολογίου και φτάνουν σε πλήρη εργαλεία χώρου εργασίας με χάρτες ορόφων, οθόνες check-in και αναφορές χρήσης. Η ονομασία σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων ισχύει όποτε οι κρατήσεις αιθουσών περνούν από ειδική ροή και όχι μόνο από προσωπικά ημερολόγια.
Βασικά χαρακτηριστικά ενός συστήματος κράτησης αιθουσών συσκέψεων
1. Διαθεσιμότητα σε πραγματικό χρόνο
Το προσωπικό βλέπει αμέσως τις ελεύθερες ώρες. Οι ενημερώσεις περνούν όταν κάποιος κλείνει, παρατείνει ή ακυρώνει. Χωρίς καθυστέρηση ανανέωσης, έχεις λιγότερες εκπλήξεις με αφίξεις επί τόπου.
2. Πρόληψη συγκρούσεων
Το σύστημα μπλοκάρει επικαλυπτόμενες κρατήσεις για την ίδια αίθουσα. Κάποιες ρυθμίσεις εμποδίζουν και ένα άτομο να κρατά πολλές μεγάλες αίθουσες ταυτόχρονα.
3. Χαρακτηριστικά αιθουσών
Φιλτράρισε με βάση θέσεις, οθόνες προβολής, πίνακες ή διευκολύνσεις προσβασιμότητας. Οι ομάδες κλείνουν χώρους που ταιριάζουν στη συνάντησή τους, αντί να ανακαλύπτουν ότι λείπει εξοπλισμός όταν φτάσουν.
4. Πολιτικές και όρια
Όρισε μέγιστη διάρκεια κράτησης, παράθυρα προκράτησης και κανόνες αυτόματης αποδέσμευσης για no-show. Οι πολιτικές κρατούν τις καλύτερες αίθουσες διαθέσιμες για χρήση υψηλής προτεραιότητας.
5. Αναφορές
Παρακολούθησε τη χρήση ανά αίθουσα, όροφο και ημέρα της εβδομάδας. Οι ομάδες διαχείρισης κτιρίου χρησιμοποιούν τα δεδομένα για να προσαρμόσουν τον χώρο ή τα προγράμματα καθαρισμού.
Πότε ένα σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων κερδίζει ένα κοινό ημερολόγιο
Ένα ημερολόγιο δουλεύει όταν ένα άτομο διαχειρίζεται μία αίθουσα. Καταρρέει όταν δεκάδες υπάλληλοι κλείνουν σε πολλούς ορόφους, το προσωπικό από απόσταση χρειάζεται πρόσβαση αυτοεξυπηρέτησης και οι επισκέπτες χρειάζονται προσωρινές ώρες.
Ένα σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων αντιμετωπίζει τις αίθουσες ως πόρους προς κράτηση με δικούς τους κανόνες. Τα προσωπικά ημερολόγια αντιμετωπίζουν τα γεγονότα ως ατομικές καταχωρίσεις, που μπορεί να μη φανερώνουν τους φυσικούς περιορισμούς. Αυτό το κενό προκαλεί τον περισσότερο πόνο των διπλών κρατήσεων σε γραφεία που μεγαλώνουν.
Αν ήδη καταλαβαίνεις τι είναι η κράτηση αίθουσας συσκέψεων, το σύστημα είναι η υποδομή που την κάνει αξιόπιστη σε μεγάλη κλίμακα. Το λογισμικό προσθέτει αυτοματισμό, αλλά η έννοια του συστήματος ισχύει ακόμα κι όταν οι πολιτικές τρέχουν σε χαρτί με αυστηρές διαδικασίες check-in.
Το επόμενο κεφάλαιο καλύπτει ειδικά το λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων: τα εργαλεία που προσφέρουν αυτά τα χαρακτηριστικά χωρίς προσαρμοσμένη ανάπτυξη.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζεται ένα σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων υλικό εκτός γραφείου;
Πολλά συστήματα τρέχουν εξ ολοκλήρου μέσω web και εφαρμογών κινητού. Τα προαιρετικά tablet τοίχου ή οι οθόνες πόρτας δείχνουν ζωντανή κατάσταση, αλλά δεν χρειάζονται πάντα. Ξεκίνα με πρόσβαση στο λογισμικό και πρόσθεσε υλικό όταν επιμένει η σύγχυση με τις αφίξεις επί τόπου.
Μπορεί ένα σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων να ενσωματωθεί με τα υπάρχοντα ημερολόγια;
Τα περισσότερα συστήματα χώρου εργασίας συγχρονίζονται με συνηθισμένα εργαλεία ημερολογίου, ώστε οι κρατήσεις να εμφανίζονται στα προσωπικά προγράμματα. Η ενσωμάτωση μειώνει τη διπλή καταχώριση και κρατά όσους δουλεύουν από απόσταση ενήμερους για τις αίθουσες που έχουν κρατηθεί στο γραφείο.
Πώς χειρίζεται ένα σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων τα no-show;
Οι κανόνες αυτόματης αποδέσμευσης ελευθερώνουν τις αίθουσες όταν κανείς δεν κάνει check-in μέσα σε ορισμένο χρόνο. Κάποια συστήματα στέλνουν υπενθυμίσεις πριν ξεκινήσει η ώρα. Μαζί με καθαρό κείμενο πολιτικής, οι κανόνες αποδέσμευσης ανακτούν ώρες αχρησιμοποίητου χρόνου αιθουσών κάθε εβδομάδα.
Μπορούν οι μικρές επιχειρήσεις να χρησιμοποιούν σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων στην ιστοσελίδα τους;
Οι διαχειριστές χώρων coworking και κοινόχρηστων γραφείων δημοσιεύουν συχνά τη διαθεσιμότητα των αιθουσών online. Το WEMASY παρέχει δημιουργό ιστοσελίδων, όπου μπορείς να παρουσιάσεις αίθουσες προς κράτηση δίπλα στις σελίδες συνδρομής, ώστε οι εξωτερικοί πελάτες να κλείνουν χώρο χωρίς πήγαινε έλα με email.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων και σύστημα κράτησης αιθουσών;
Οι όροι επικαλύπτονται. Ένα σύστημα κράτησης αιθουσών καλύπτει συχνά ευρύτερους τύπους χώρων, όπως αίθουσες εκδηλώσεων και εκπαίδευσης. Το τι είναι το σύστημα κράτησης αιθουσών εξηγεί το ευρύτερο πεδίο όταν ο χώρος σου ξεπερνά τις συνηθισμένες αίθουσες συσκέψεων.
Πόσες αίθουσες δικαιολογούν την επένδυση σε ειδικό σύστημα;
Δεν υπάρχει σταθερό όριο. Τρεις αίθουσες που μοιράζονται τριάντα άτομα μπορεί να είναι πιο στενές από δέκα αίθουσες για είκοσι άτομα. Αν οι διπλές κρατήσεις γίνονται κάθε εβδομάδα ή το προσωπικό ξοδεύει αισθητό χρόνο στον συντονισμό, ένα σύστημα ξεπληρώνεται σε παραγωγικότητα που ανακτάς.